एक्सेल में सेल और शीट लॉक करने की पूरी गाइड: अपने डेटा को प्रो की तरह सुरक्षित रखें

किसी स्प्रेडशीट पर घंटों काम करने के बाद किसी अन्य व्यक्ति द्वारा गलती से महत्वपूर्ण डेटा को संशोधित, हटा या बदल देने से अधिक बुरी कोई बात नहीं हो सकती। सौभाग्य से, ऐसे शक्तिशाली उपकरण मौजूद हैं Excel में कक्षों और शीटों को लॉक करें, जिससे आप यह निश्चित रूप से तय कर सकेंगे कि प्रत्येक उपयोगकर्ता क्या संपादित कर सकता है और आपकी फ़ाइलों के लिए अतिरिक्त सुरक्षा प्रदान करेगा।

इस लेख में आप चरण दर चरण और विस्तार से जानेंगे कि कैसे कॉन्फ़िगर किया जाए कोशिकाओं, श्रेणियों, संपूर्ण शीटों या संपूर्ण पुस्तकों की सुरक्षा एक्सेल. आश्चर्य से बचने और अपने स्प्रेडशीट को आत्मविश्वास के साथ साझा करने के लिए आपको जो कुछ भी जानना आवश्यक है।

एक्सेल में सेल और शीट को लॉक क्यों करें?

का विकल्प लॉक सेल यह विशेष रूप से सहयोगात्मक वातावरण में उपयोगी है, जहां एकाधिक उपयोगकर्ताओं की एक ही स्प्रेडशीट तक पहुंच हो सकती है। कुछ सामग्री की सुरक्षा करके, आप यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि सूत्र, पिवट टेबल या संवेदनशील डेटा को गलती से या जानबूझकर नहीं बदला जाता है. वित्तीय डेटा, आवधिक रिपोर्ट या किसी भी दस्तावेज को संभालते समय यह महत्वपूर्ण है, जहां सूचना की अखंडता महत्वपूर्ण है।

इसके अतिरिक्त, कोशिकाओं को लॉक करने से आप निम्न कार्य कर सकते हैं:

• आकस्मिक संशोधन को रोकें आपकी शीट के लिए कोड, सूत्र और मूलभूत प्रारूपों की एक विस्तृत श्रृंखला।
• नियंत्रित करें कि कौन से उपयोगकर्ता संपादन कर सकते हैं स्प्रेडशीट के कौन से अनुभाग.
• गोपनीयता की रक्षा करें साझा की गई जानकारी की सुरक्षा, विशेषकर पासवर्ड का उपयोग करते समय।
• उन्हें गलती से हटाए जाने या बदले जाने से रोकें आपके काम के सबसे महत्वपूर्ण तत्व.

यह उन लोगों के लिए अत्यधिक मूल्यवान सुविधा है जो दूसरों के साथ फ़ाइलें साझा करते हैं और जो डेटा हेरफेर में त्रुटियों को कम करना चाहते हैं।

लाभ और सामान्य उपयोग परिदृश्य

आप सोच रहे होंगे कि क्या आपको सचमुच अपने एक्सेल शीट में कोशिकाओं को लॉक करने की आवश्यकता है। हेयर यू गो कुछ विशिष्ट परिस्थितियाँ जिसमें एक्सेल में सेल और शीट को लॉक करने का कार्य आवश्यक है:

• आपके लिए शीट का वितरण कई लोगों द्वारा भरा गया, लेकिन यह सुनिश्चित करना कि वे संवेदनशील जानकारी को न छुएं।
• जटिल सूत्रों की सुरक्षा या ऐसे संदर्भ जिन्हें किसी भी परिस्थिति में संशोधित नहीं किया जाना चाहिए।
• के निर्माण में इंटरैक्टिव फॉर्म, जहां केवल कुछ ही कक्ष संपादन योग्य होने चाहिए.
• ऐसी रिपोर्ट तैयार करना जिनके लिए आवश्यकता हो कुल डेटा अखंडता ऑडिट या औपचारिक प्रस्तुतियों के लिए।
• क्लाउड में या बड़ी कार्य टीमों में साझा कार्यपुस्तिकाओं में त्रुटियों को रोकना।

सेल को लॉक कैसे करें और शीट को सुरक्षित कैसे करें: चरण-दर-चरण मार्गदर्शिका

आइये देखें कि आप कैसे कर सकते हैं कोशिकाओं को लॉक करें या चादरों की सुरक्षा करें एक्सेल के विभिन्न संस्करणों में: विंडोज़, मैक और एक्सेल ऑनलाइन। इस तरह, आप यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि आप जिस भी प्लेटफॉर्म का उपयोग करते हैं, आप अपने काम की सुरक्षा कर सकते हैं।

खिड़कियों पर

केवल उन कक्षों को लॉक करने के लिए आपको निम्नलिखित चरणों का पालन करना होगा जिन्हें आप संशोधित नहीं करना चाहते हैं:

1. उन कक्षों का चयन करें जो संपादन योग्य रहेंगे: सबसे पहले उन कक्षों का चयन करें जिन्हें संशोधित किया जा सकता है, क्योंकि शेष कक्ष डिफ़ॉल्ट रूप से लॉक रहेंगे। यदि आप कुछ को छोड़कर शेष सभी कक्षों को लॉक करना चाहते हैं तो यह चरण महत्वपूर्ण है।
2. सेल गुणधर्मों तक पहुंचें: चयन पर राइट क्लिक करें और क्लिक करें फॉर्मेटो डी क्लेडस. टैब पर जाएं सुरक्षा और बॉक्स को अनचेक करें ब्लोकेडा. पर थपथपाना स्वीकार करना.
3. शीट सुरक्षा सक्रिय करें: टैब पर जाएं समीक्षा करने के लिए रिबन पर और चुनें शीट को सुरक्षित रखें. एक विंडो खुलेगी जहां आप पासवर्ड डाल सकते हैं ताकि कोई भी बिना प्राधिकरण के सुरक्षा हटा न सके।
4. सुरक्षा विकल्प कॉन्फ़िगर करें: सुरक्षा विंडो में, आप यह तय कर सकते हैं कि शीट संरक्षित होने पर भी कौन से कार्यों की अनुमति रहेगी (अनलॉक की गई कोशिकाओं का चयन करना, फ़िल्टर करना, पंक्तियों या स्तंभों को सम्मिलित करना, आदि)। अपनी प्राथमिकताएं चुनें और पुष्टि करें.
5. परिवर्तन समाप्त करें और सहेजें: एक बार सुरक्षा स्वीकार कर लेने के बाद, केवल अनलॉक की गई कोशिकाओं को ही संपादित किया जा सकेगा। बाकी को पूरी तरह से सुरक्षित रखा जाएगा, तथा जो कोई भी इसमें बदलाव करने की कोशिश करेगा, उसे चेतावनी दी जाएगी।

केवल कक्षों की एक विशिष्ट श्रेणी को लॉक करें

यदि आप केवल कोशिकाओं के एक विशिष्ट समूह (उदाहरण के लिए, F4:G10) को सुरक्षित करना चाहते हैं, तो विधि इस प्रकार है:

1. संपूर्ण स्प्रेडशीट अनलॉक करें: सभी कक्षों का चयन करने के लिए ऊपरी बाएँ कोने पर क्लिक करें. दाएँ क्लिक करें, सेल फ़ॉर्मेट करें > सुरक्षा और बॉक्स को अनचेक करें ब्लोकेडा.
2. संरक्षित करने हेतु सीमा का चयन करें: केवल उन कक्षों के समूह को चिह्नित करें जिन्हें आप लॉक करना चाहते हैं, फिर पुनः क्लिक करें। सेल फ़ॉर्मेट करें > सुरक्षा और बॉक्स को सक्रिय करें ब्लोकेडा.
3. शीट सुरक्षा सक्रिय करें: से समीक्षा करें > शीट सुरक्षित करेंयदि आप चाहें तो पासवर्ड सेट करें.
4. पुष्टि करें और सहेजें: केवल चयनित रेंज ही लॉक होगी; शीट के बाकी हिस्से को बिना किसी प्रतिबंध के संपादित किया जा सकता है।

मैक पर

मैक पर प्रक्रिया बहुत समान है, यद्यपि मेनू थोड़ा भिन्न हो सकते हैं:

1. लॉक करने के लिए कक्षों का चयन करें और मेनू तक पहुंचें प्रारूप > कक्ष.
2. टैब सुरक्षा, सत्यापित करें कि विकल्प ब्लोकेडा केवल उन कक्षों में चेक किया जाता है जिन्हें आप सुरक्षित रखना चाहते हैं।
3. कक्षों को अनलॉक करने के लिए, उन्हें चुनें और अनचेक करें. ब्लोकेडा शॉर्टकट का उपयोग करके कमांड + 1.
4. टेप से समीक्षा करने के लिए, चुनें शीट को सुरक्षित रखें o पुस्तक की रक्षा करें और पासवर्ड दर्ज करें.
5. आप कॉन्फ़िगर कर सकते हैं कि क्या अन्य उपयोगकर्ता लॉक किए गए कक्षों का चयन कर सकते हैं, केवल अनलॉक किए गए कक्षों को भर सकते हैं, आदि।
6. इसके साथ घनिष्ठ स्वीकार करना और आपकी शीट आपके द्वारा कॉन्फ़िगर किए गए अनुसार सुरक्षित रहेगी।

एक्सेल ऑनलाइन में

एक्सेल के वेब संस्करण में सुरक्षा अधिक सीमित है, लेकिन यदि आप फ़ाइल को सीधे डेस्कटॉप ऐप में खोलते हैं, तो आप विशिष्ट श्रेणियों की सुरक्षा कर सकते हैं:

1. शीट का चयन करें और क्लिक करें एक्सेल में संपादित करें वेब से
2. En समीक्षा करने के लिएचुनना उपयोगकर्ताओं को श्रेणियाँ संपादित करने की अनुमति दें.
3. एक नई श्रेणी बनाएं, उन कक्षों का चयन करें जिन्हें आप प्रतिबंधित करना चाहते हैं, और उन अनुमतियों या समूहों को परिभाषित करें जो उन्हें संपादित कर सकते हैं।
4. पर दबाएं स्वीकार करना अपने परिवर्तनों को सहेजने और अपनी फ़ाइल को ऑनलाइन पुनः जांचने के लिए।

Excel में उन्नत सुरक्षा विकल्प

सुरक्षा केवल कोशिकाओं को लॉक करने और अनलॉक करने तक ही सीमित नहीं है। Excel अनुभव को अनुकूलित करने के लिए कई प्रकार के विकल्प प्रदान करता है सुरक्षा और टीमवर्क:

• विशिष्ट कार्यों की अनुमति दें: आप यह तय कर सकते हैं कि उपयोगकर्ता पंक्तियों और स्तंभों को सम्मिलित या हटा सकते हैं, चार्ट या बटन जैसे ऑब्जेक्ट को संशोधित कर सकते हैं, हाइपरलिंक संपादित कर सकते हैं, ऑटोफ़िल्टर का उपयोग कर सकते हैं, परिदृश्यों को संशोधित कर सकते हैं, या यहां तक ​​कि लॉक किए गए कक्षों के स्वरूपण को भी बदल सकते हैं।
• संपूर्ण कार्यपुस्तिका को सुरक्षित रखें: शीट के अतिरिक्त, आप संपूर्ण फ़ाइल को इससे सुरक्षित कर सकते हैं समीक्षा > पुस्तक सुरक्षित रखें. इससे शीटों को जोड़ने या हटाने, या कार्यपुस्तिका की संरचना को बदलने से रोका जा सकता है।
• प्रति उपयोगकर्ता अनुमतियाँ अनुकूलित करें: अधिक उन्नत संस्करणों में तथा क्लाउड में सहेजी गई फाइलों के साथ, विभिन्न उपयोगकर्ताओं या समूहों को विशिष्ट अनुमतियां सौंपी जा सकती हैं।
• पासवर्ड का उपयोग: पासवर्ड सेट करने से केवल वही लोग सुरक्षा हटा सकते हैं जो इसे जानते हैं। याद रखें कि यदि आप इसे भूल गए, तो इसे पुनः प्राप्त करना बहुत कठिन होगा और आप लॉक की गई कोशिकाओं तक पहुंच खो सकते हैं।

मैं संरक्षित शीट पर अन्य उपयोगकर्ताओं को क्या करने की अनुमति दे सकता हूँ?

जब आप सुरक्षा सक्रिय करते हैं, तो आप इसे बेहतर बना सकते हैं किस प्रकार के शेयर उपलब्ध होंगे यहां तक ​​कि चादर को बिना सुरक्षा दिए भी। सबसे आम में से:

• लॉक सेल का चयन करें: - डिफ़ॉल्ट रूप से अनुमत है, लेकिन अक्षम किया जा सकता है।
• अनलॉक सेल का चयन करें: यह सुनिश्चित करता है कि कम से कम अनुमत कक्षों को हमेशा संपादित किया जा सके।
• कक्षों, पंक्तियों और स्तंभों को प्रारूपित करना: आप आयामों या शैलियों को परिवर्तित होने से रोक सकते हैं.
• पंक्तियाँ और कॉलम सम्मिलित करें या हटाएँ: यह निर्णय लेता है कि उपयोगकर्ता शीट संरचना को संशोधित कर सकते हैं या नहीं।
• ऑटोफ़िल्टर का उपयोग करना और डेटा सॉर्ट करनायदि आप बड़ी मात्रा में डेटा और कस्टम दृश्यों के साथ काम करते हैं तो यह महत्वपूर्ण है।
• पिवटटेबल ऑब्जेक्ट और रिपोर्ट संशोधित करें: उन्नत ग्राफ़िक तत्वों और रिपोर्टों की सुरक्षा करता है।
• नोट्स और टिप्पणियाँ जोड़ें या संपादित करें: फ़ाइल के भीतर फीडबैक और संचार को नियंत्रित करता है।

संरक्षित कोशिकाओं को कैसे अनलॉक करें

किसी समय, आपको संरक्षित कक्षों को संपादित करने की आवश्यकता हो सकती है। आपके द्वारा लागू की गई सुरक्षा के प्रकार के आधार पर प्रक्रिया अलग-अलग होती है:

• समीक्षा टैब से शीट को असंरक्षित करें: बस चयन करें असुरक्षित चादर. यदि शीट पर पासवर्ड है तो आपको उसे दर्ज करना होगा।
• लॉक किए गए कक्षों का संपादनएक बार शीट असुरक्षित हो जाने पर, आप किसी भी सेल को बदल सकते हैं, जब तक कि वे कार्यपुस्तिका स्तर पर या उच्चतर अनुमतियों के साथ सुरक्षित न हों।
• सुरक्षा पुनः सक्रिय करेंजब आप परिवर्तन करना समाप्त कर लें, तो आप अपनी फ़ाइल को सुरक्षित रखने के लिए उसी प्रक्रिया का उपयोग करके शीट को फिर से सुरक्षित कर सकते हैं।

सूत्रों, वस्तुओं और टिप्पणियों का क्या होता है?

सुरक्षा विकल्प आपको यह तय करने की अनुमति देते हैं कि उपयोगकर्ता सूत्रों को संशोधित करें, छिपाएँ या हटाएँ. सूत्रों वाले कक्षों को विशेष रूप से सुरक्षित करना आम बात है, ताकि उन्हें गलती से परिवर्तित होने से रोका जा सके और दस्तावेज़ के परिणामों में बाधा उत्पन्न न हो।

के बारे में ग्राफ़िकल ऑब्जेक्ट, एम्बेडेड ग्राफ़िक्स या नियंत्रण (जैसे बटन या टेक्स्ट बॉक्स), आप उनके संशोधन की अनुमति दे सकते हैं या अस्वीकार कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, यदि आपके पास मैक्रो चलाने के लिए एक बटन है, तो आप इसे चालू रखने का निर्णय ले सकते हैं, लेकिन अविनाशी रख सकते हैं।

L टिप्पणियाँ और नोट्स उन्हें संरक्षित भी किया जा सकता है, ताकि अन्य लोग उन्हें हटा या संशोधित न कर सकें। इस तरह, सभी संदर्भ और फीडबैक साझा शीट में सुरक्षित रखे जाते हैं।