आउटलुक में मीटिंग कैसे शेड्यूल करें?

आउटलुक में मीटिंग कैसे शेड्यूल करें?

आज के कामकाजी माहौल में, सुचारू और उत्पादक वर्कफ़्लो बनाए रखने के लिए बैठकों को कुशलतापूर्वक शेड्यूल करने की क्षमता आवश्यक है। आउटलुक, कारोबारी माहौल में सबसे व्यापक रूप से उपयोग किए जाने वाले ईमेल प्लेटफार्मों में से एक है, जो अपने उपयोगकर्ताओं को जल्दी और आसानी से मीटिंग शेड्यूल करने की क्षमता प्रदान करता है। इस लेख में, हम चरण दर चरण पता लगाएंगे कि आउटलुक में मीटिंग कैसे शेड्यूल करें और इस टूल से अधिकतम लाभ कैसे प्राप्त करें आवश्यक कार्यस्थल में समय प्रबंधन के लिए.

स्टेप 1: ⁤ आउटलुक में साइन इन करें

⁢आउटलुक में मीटिंग शेड्यूल करना शुरू करने के लिए, सबसे पहले आपको अपने खाते में लॉग इन करना होगा। ⁤यदि आपके पास अभी तक कोई आउटलुक खाता नहीं है, तो आप निःशुल्क एक खाता बना सकते हैं। एक बार जब आप अपने क्रेडेंशियल दर्ज कर लेते हैं और अपने इनबॉक्स में आ जाते हैं, तो आप अपनी मीटिंग शेड्यूल करना शुरू करने के लिए तैयार हैं।

स्टेप 2: कैलेंडर खोलें

अगला कदम आउटलुक में कैलेंडर खोलना है। यह "कैलेंडर" आइकन पर क्लिक करके किया जा सकता है जो आमतौर पर पाया जाता है उपकरण पट्टी या ड्रॉप-डाउन मेनू में। एक बार जब आप कैलेंडर खोल लेंगे, तो आप वर्तमान तिथि तक निर्धारित सभी घटनाओं और बैठकों को देख पाएंगे।

चरण दो: एक नई मीटिंग बनाएं

एक बार जब आप कैलेंडर में हों, तो उस बटन या लिंक को देखें जो आपको एक नई मीटिंग बनाने की अनुमति देता है। यह आपके द्वारा उपयोग किए जा रहे आउटलुक के संस्करण के आधार पर विभिन्न स्थानों पर स्थित हो सकता है। ⁤एक बार जब आपको संबंधित विकल्प मिल जाए, तो अपनी मीटिंग शेड्यूल करना शुरू करने के लिए उस पर क्लिक करें।

स्टेप 4: मीटिंग का पूरा विवरण

जब आप एक नई मीटिंग बनाते हैं, तो एक विंडो खुलेगी जो आपको सभी आवश्यक विवरण दर्ज करने की अनुमति देगी। आपको बैठक की तारीख और समय, साथ ही वह स्थान जहां यह होगी, निर्दिष्ट करना होगा। इसके अतिरिक्त, आपके पास बैठक के लिए विवरण या एजेंडा जोड़ने का विकल्प होगा। भ्रम से बचने के लिए सभी क्षेत्रों को सटीक और स्पष्ट रूप से पूरा करना सुनिश्चित करें।

स्टेप 5: ​ प्रतिभागियों को आमंत्रित करें

एक बार जब आप मीटिंग विवरण भर देते हैं, तो प्रतिभागियों को आमंत्रित करने का समय आ जाता है। आउटलुक आपको सीधे अपनी संपर्क सूची से या प्रतिभागियों के ईमेल पते टाइप करके उपस्थित लोगों को जोड़ने की सुविधा देता है। सुनिश्चित करें कि आपने बैठक से संबंधित सभी लोगों को शामिल किया है।

स्टेप 6: निमंत्रण भेजें

एक बार जब आप प्रतिभागियों को जोड़ लेते हैं, तो आप मीटिंग आमंत्रण भेज सकते हैं। आउटलुक आपको इसे तुरंत भेजने या बाद में भेजने के लिए शेड्यूल करने का विकल्प देगा। निमंत्रण भेजने से पहले उसकी सावधानीपूर्वक समीक्षा करें और पुष्टि करें कि सभी विवरण सही हैं।

इन सरल चरणों के साथ, आप आउटलुक में जल्दी और कुशलता से एक मीटिंग शेड्यूल कर सकते हैं। यह टूल आपको अपनी कार्य गतिविधियों को अनुकूलित और व्यवस्थित करने की अनुमति देगा प्रभावी रूप से, समय प्रबंधन में सहयोग करना और अपने सहकर्मियों के साथ संचार की सुविधा प्रदान करना, आउटलुक में अपनी बैठकें शेड्यूल करना शुरू करें और इसकी सभी सुविधाओं का पूरा लाभ उठाएं!

1. मीटिंग शेड्यूल करने के लिए आउटलुक का प्रारंभिक कॉन्फ़िगरेशन

La आउटलुक प्रारंभिक सेटअप यह सक्षम होने की दिशा में पहला कदम है। मीटिंग शेड्यूल करें कुशलता. ऐसा करने के लिए, चरणों की एक श्रृंखला का पालन करना आवश्यक है जो आपको इस ईमेल और नियुक्ति संगठन एप्लिकेशन के सभी कार्यों तक पहुंच प्रदान करेगा। अनुसरण की जाने वाली कार्रवाइयों का विवरण नीचे दिया जाएगा:

स्टेप 1: सबसे पहले आपको आउटलुक प्रोग्राम को खोलना होगा। यह है कर सकता है ⁢प्रारंभ मेनू से, आउटलुक आइकन की खोज करके, या शॉर्टकट पर क्लिक करके डेस्कटॉप पर.

स्टेप 2: एक बार आउटलुक ओपन हो जाए तो यह जरूरी है⁤ एक ईमेल खाता स्थापित करें। यह यह किया जा सकता है आउटलुक खाता सेटअप विज़ार्ड में दिए गए चरणों का पालन करके या मैन्युअल रूप से ईमेल खाता जोड़कर। खाते के लिए ईमेल पता और पासवर्ड हाथ में रखना महत्वपूर्ण है।

स्टेप 3: एक बार जब आपका ईमेल खाता सेट हो जाए, तो शुरू करने का समय आ गया है मीटिंग शेड्यूल करें. ऐसा करने के लिए, नीचे "कैलेंडर" टैब पर क्लिक करें स्क्रीन से.⁤ इसके बाद, कैलेंडर दृश्य प्रदर्शित होगा⁤ और आप दिन, सप्ताह और महीने देख पाएंगे।

2. आउटलुक कैलेंडर में एक नई नियुक्ति बनाना

के लिए आउटलुक कैलेंडर में एक नई नियुक्ति बनाएंआपको इन चरणों का पालन करना होगा:

1. कैलेंडर खोलें: सबसे पहले, अपने आउटलुक खाते में साइन इन करें और "कैलेंडर" अनुभाग पर जाएं।

2. "नया इवेंट" पर क्लिक करें: एक बार कैलेंडर में, "नया ईवेंट" या "नया अपॉइंटमेंट" बटन देखें और उस पर क्लिक करें।

3. नियुक्ति विवरण पूरा करें: पॉप-अप विंडो में, निम्नलिखित जानकारी दर्ज करें:

• मामला: ​ ईवेंट या मीटिंग का संक्षिप्त विवरण लिखें।
• तिथि और समय: ईवेंट की शुरुआत और समाप्ति के लिए दिनांक और समय का चयन करें।
• जगह: मीटिंग का भौतिक या आभासी स्थान दर्ज करें.
• प्रतिभागी: उन लोगों के ⁢ईमेल⁢ जोड़ें जो⁤ मीटिंग में शामिल होंगे.
• अनुस्मारक: सेट करें कि क्या आप मीटिंग से पहले अनुस्मारक प्राप्त करना चाहते हैं।

एक बार आपके पास है सारी जानकारी पूरी कर ली, अपने आउटलुक कैलेंडर में अपॉइंटमेंट के निर्माण की पुष्टि करने के लिए "सहेजें" या "ओके" पर क्लिक करें। अपनी निर्धारित नियुक्तियों और बैठकों से अवगत रहने के लिए अपने कैलेंडर को नियमित रूप से जांचना याद रखें।

3. बैठक में प्रतिभागियों और संसाधनों को जोड़ें

आउटलुक में, आप किसी मीटिंग में प्रतिभागियों और संसाधनों को जल्दी और आसानी से जोड़ सकते हैं। यह विशेष रूप से तब उपयोगी होता है जब आपको कई उपस्थित लोगों के साथ मीटिंग शेड्यूल करने की आवश्यकता होती है या जब आपको कॉन्फ्रेंस रूम या प्रोजेक्टर जैसे संसाधनों को आरक्षित करने की आवश्यकता होती है। आउटलुक में किसी मीटिंग में प्रतिभागियों और संसाधनों को जोड़ने के लिए इन चरणों का पालन करें:

चरण 1: एक नई मीटिंग बनाएं

आउटलुक में किसी मीटिंग में प्रतिभागियों और संसाधनों को जोड़ने के लिए पहला कदम अपने कैलेंडर में एक नई मीटिंग बनाना है। ऐसा करने के लिए, "होम" टैब पर जाएं और "न्यू आइटम" बटन पर क्लिक करें और "मीटिंग" चुनें।

चरण 2: ⁢प्रतिभागियों को जोड़ें

एक बार जब आप मीटिंग बना लेंगे, तो आप इसमें प्रतिभागियों को जोड़ सकेंगे। "उपस्थित" फ़ील्ड पर क्लिक करें और उन लोगों के नाम या ईमेल पते टाइप करना शुरू करें जिन्हें आप आमंत्रित करना चाहते हैं। जैसे ही आप टाइप करेंगे आउटलुक आपको सुझाव दिखाएगा। आप कई प्रतिभागियों को अर्धविराम से अलग करके जोड़ सकते हैं।

चरण 3: संसाधन जोड़ें

प्रतिभागियों को जोड़ने के अलावा, आप अपनी मीटिंग में कॉन्फ्रेंस रूम या दृश्य-श्रव्य उपकरण जैसे संसाधन भी जोड़ सकते हैं। ऐसा करने के लिए, मीटिंग टूलबार में स्थित संसाधन जोड़ें बटन पर क्लिक करें। ड्रॉप-डाउन सूची से उन संसाधनों का चयन करें जिन्हें आप जोड़ना चाहते हैं और "ओके" पर क्लिक करें। चयनित संसाधन स्वचालित रूप से आपकी मीटिंग में जुड़ जाएंगे।

4. ⁤बैठक की तारीख ⁢और समय निर्धारित करें

आउटलुक में मीटिंग शेड्यूल करना बहुत सरल है और आपको तारीख और समय जल्दी और कुशलता से सेट करने की अनुमति देता है। यहां हम आपको वे चरण दिखाते हैं जिनका आपको इस प्लेटफ़ॉर्म पर मीटिंग शेड्यूल करने के लिए पालन करना होगा:

स्टेप 1: अपने आउटलुक खाते में साइन इन करें और नेविगेशन बार में स्थित "कैलेंडर" बटन पर क्लिक करें।

स्टेप 2: शीर्ष मेनू में, ''नया ईवेंट'' बटन पर क्लिक करें उत्पन्न करना एक नई बैठक.

चरण दो: ‌इसके बाद, एक विंडो खुलेगी जहां आप ⁢मीटिंग विवरण दर्ज कर सकते हैं। दिनांक और समय अनुभाग में, वह दिनांक और समय चुनें जिसे आप मीटिंग सेट करना चाहते हैं। आप इसे मैन्युअल रूप से कर सकते हैं या वांछित तिथि का चयन करने के लिए कैलेंडर आइकन पर क्लिक कर सकते हैं। एक बार जब आप तारीख का चयन कर लेते हैं, तो आप मूल्य को बढ़ाने या घटाने के लिए तीरों का उपयोग करके समय चुन सकते हैं।

5.⁢ मीटिंग आमंत्रण में अतिरिक्त विवरण और नोट्स शामिल करें

एक बार जब आप आउटलुक में जिस मीटिंग को शेड्यूल करना चाहते हैं उसका विवरण निर्धारित कर लें, तो सभी को शामिल करना महत्वपूर्ण है प्रासंगिक अतिरिक्त नोट्स जिसकी प्रतिभागियों को आवश्यकता हो सकती है। इसमें स्थान, संपर्क बिंदु, लाने के लिए सामग्री या दस्तावेज़, या किसी अन्य महत्वपूर्ण विवरण के बारे में जानकारी शामिल हो सकती है। इन अतिरिक्त विवरणों को शामिल करते समय, सुनिश्चित करें स्पष्ट रूप से संवाद करें सभी जानकारी आवश्यक है ताकि उपस्थित लोगों को अच्छी तरह से सूचित और तैयार किया जा सके।

आउटलुक विभिन्न विकल्प प्रदान करता है अतिरिक्त नोट्स और विवरण जोड़ें बैठक के निमंत्रण में. ऐसा करने का एक आसान तरीका मीटिंग विवरण सुविधा का उपयोग करना है। यहां आप टेक्स्ट फॉर्म में अतिरिक्त जानकारी जोड़ सकते हैं, जैसे निर्देश या विशिष्ट विवरण जो उपस्थित लोगों को ध्यान में रखना चाहिए। इसके अतिरिक्त, आप किसी भी प्रासंगिक सामग्री को शामिल करने के लिए फ़ाइल अनुलग्नक सुविधा का भी उपयोग कर सकते हैं जिसे प्रतिभागियों को बैठक से पहले समीक्षा करने की आवश्यकता हो सकती है।

मीटिंग आमंत्रण भेजते समय यह सुनिश्चित कर लें ध्यानपूर्वक समीक्षा करें ⁤ आपके द्वारा शामिल किए गए सभी विवरण और अतिरिक्त नोट्स। इससे आपको यह सुनिश्चित करने में मदद मिलेगी कि जानकारी सटीक और पूर्ण है, जिससे उपस्थित लोगों के बीच भ्रम या गलतफहमी से बचा जा सकेगा। यदि आवश्यक हो, तो आप यह जांचने के लिए निमंत्रण भेजने से पहले पूर्वावलोकन सुविधा का उपयोग कर सकते हैं कि जब प्राप्तकर्ता इसे प्राप्त करेंगे तो जानकारी कैसी दिखेगी। याद रखें कि एक सफल और उत्पादक बैठक सुनिश्चित करने के लिए स्पष्टता और सटीकता आवश्यक है।

6. प्रतिभागियों की प्रतिक्रियाएँ भेजें और प्रबंधित करें

अब जब आप जानते हैं कि आउटलुक में मीटिंग कैसे शेड्यूल करें, तो यह समझना महत्वपूर्ण है कि कैसे। एक बार जब आप सभी आवश्यक विवरणों के साथ मीटिंग बना लेते हैं, तो आप चयनित प्रतिभागियों को अनुरोध भेज सकते हैं। ऐसा करने के लिए, बस मीटिंग विंडो के शीर्ष पर "भेजें" बटन पर क्लिक करें।

एक बार जब प्रतिभागियों को मीटिंग अनुरोध प्राप्त हो जाता है, तो वे आउटलुक के माध्यम से जवाब दे सकते हैं। उत्तर हो सकते हैं स्वीकृत, अस्वीकार कर दिया या प्रयासों के रूप में चिह्नित.⁣मीटिंग विंडो के ⁤»प्रतिक्रियाएँ»⁤ अनुभाग में, आप देख पाएंगे वास्तविक समय में जिसने निमंत्रण स्वीकार या अस्वीकार कर दिया है, जिससे आपको बैठक में उपस्थिति पर बेहतर नियंत्रण प्राप्त करने की अनुमति मिल जाएगी।

प्रतिभागियों की प्रतिक्रियाएँ प्राप्त करने के अलावा, आप उन्हें प्रबंधित भी कर सकते हैं कुशलता. उदाहरण के लिए, यदि कोई बैठक में अपनी उपस्थिति रद्द कर देता है, तो आप स्वचालित रूप से सभी प्रतिभागियों को परिवर्तन के बारे में सूचित करते हुए एक अपडेट भेज सकते हैं। यह सुविधा आपका समय बचाएगी और भ्रम से बचाएगी। आप मीटिंग आमंत्रण पर राइट-क्लिक करके और "उपस्थित लोगों को अपडेट भेजें" विकल्प का चयन करके इस विकल्प तक पहुंच सकते हैं।

7. निर्धारित बैठक में परिवर्तन और अनुवर्ती कार्रवाई करें

एक बार जब आप आउटलुक में एक बैठक निर्धारित कर लेते हैं, तो यह जानना महत्वपूर्ण है कि परिवर्तन कैसे करें और उचित रूप से पालन करें ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि सभी प्रतिभागियों को अपडेट के बारे में पता है। यहां हम आपको इन कार्यों को प्रभावी ढंग से पूरा करने के लिए कुछ सरल कदम दिखाएंगे:

1. बैठक की तिथि या समय संशोधित करें: ⁤यदि आपको पहले से निर्धारित मीटिंग की तारीख या समय बदलना है, तो बस अपने आउटलुक कैलेंडर में मीटिंग का चयन करें और ⁢»मीटिंग संशोधित करें'' पर क्लिक करें। ‍फिर आप अपनी आवश्यकताओं के अनुसार दिनांक और समय समायोजित कर सकते हैं।⁢ प्रतिभागियों को एक अपडेट भेजना याद रखें ताकि वे परिवर्तनों से अवगत रहें।

2. प्रतिभागियों को जोड़ें या हटाएँ: यदि आप किसी निर्धारित मीटिंग में प्रतिभागियों को जोड़ना या हटाना चाहते हैं, तो आप ऐसा आसानी से कर सकते हैं। बस अपने कैलेंडर में ⁣मीटिंग⁤ खोलें और "उत्तर दें" ‍पर क्लिक करें और फिर "फॉरवर्ड" पर क्लिक करें। फिर आप निमंत्रण में उपयुक्त लोगों को जोड़ या हटा सकते हैं, एक अपडेट भेजना न भूलें ताकि हर कोई भागीदार सूची में हुए परिवर्तनों से अवगत हो सके।

3. ठीक से पालन करें: यह सुनिश्चित करने के लिए निर्धारित बैठकों पर नज़र रखना आवश्यक है कि सभी प्रतिभागियों को एजेंडे और होने वाले किसी भी बदलाव के बारे में पता हो। प्रतिभागियों को अनुस्मारक भेजने के लिए आउटलुक की अनुवर्ती सुविधा का उपयोग करें, और बैठक समाप्त होने के बाद उसका सारांश भेजना सुनिश्चित करें। इस तरह, सभी को सूचित किया जाएगा और बैठक से संबंधित संचार का उचित रिकॉर्ड रखा जाएगा।

8. बैठकों की कुशलतापूर्वक योजना बनाने के लिए आउटलुक कैलेंडर के उपयोग को अनुकूलित करें

बैठकों का आयोजन और समन्वय करना एक चुनौती हो सकती है, लेकिन आउटलुक कैलेंडर के लिए धन्यवाद, यह कार्य आसान और अधिक कुशल हो जाता है। इस टूल से, आप अपने और अपने सहकर्मियों के समय को अधिकतम करते हुए, अपनी बैठकों को जल्दी और प्रभावी ढंग से प्रबंधित और योजना बना सकते हैं।

आउटलुक कैलेंडर के उपयोग को अनुकूलित करने और बैठकों को कुशलतापूर्वक शेड्यूल करने के लिए यहां कुछ युक्तियां दी गई हैं:

• उपलब्धता सुविधा का लाभ उठाएं: मीटिंग शेड्यूल करने से पहले, कैलेंडर की उपलब्धता सुविधा का उपयोग करके प्रतिभागियों की उपलब्धता की जांच करें। इससे आपको एक उपयुक्त समय मिल सकेगा जहां हर कोई उपस्थित हो सके।
• श्रेणियाँ⁤ और टैग निर्दिष्ट करें: श्रेणियों और टैग का उपयोग करके अपनी बैठकें व्यवस्थित करें। आप अपने कैलेंडर पर उन्हें अधिक स्पष्ट रूप से प्रदर्शित करने के लिए प्रत्येक श्रेणी (उदाहरण के लिए, टीम मीटिंग, आमने-सामने मीटिंग आदि) को एक रंग निर्दिष्ट कर सकते हैं। इसके अतिरिक्त, आप जल्दी से पहचानने के लिए वर्णनात्मक लेबल जोड़ सकते हैं। प्रत्येक बैठक का उद्देश्य.
• उन्नत विकल्पों का लाभ उठाएँ: आउटलुक आपकी बैठकों को अनुकूलित करने के लिए उन्नत विकल्प प्रदान करता है। आप अनुस्मारक सेट कर सकते हैं, नोट्स जोड़ सकते हैं, प्रासंगिक फ़ाइलें संलग्न कर सकते हैं और बैठक की अवधि निर्धारित कर सकते हैं। इसके अतिरिक्त, आप मीटिंग शेड्यूल या विवरण में बदलाव के मामले में प्रतिभागियों को अपडेट भेज सकते हैं।

अब आप तैयार हैं आउटलुक कैलेंडर का उपयोग करके बैठकों को कुशलतापूर्वक शेड्यूल करें. अनुसरण करें इन सुझावों और बैठकों का समय-निर्धारण और समन्वय करके अपनी उत्पादकता को अधिकतम करें। ‌शेड्यूल खोजने और ईमेल भेजने में अब और समय बर्बाद नहीं होगा! आउटलुक के साथ, आपकी मीटिंग प्रबंधित करना एक सरल और तेज़ कार्य होगा।

9. आउटलुक को अन्य डिवाइस और एप्लिकेशन के साथ सिंक्रोनाइज़ करना

आउटलुक एक ईमेल प्रबंधन उपकरण है जो व्यावसायिक वातावरण में व्यापक रूप से उपयोग किया जाता है। आउटलुक की सबसे उपयोगी विशेषताओं में से एक इसकी अन्य उपकरणों और अनुप्रयोगों के साथ सिंक करने की क्षमता है, जिससे आप कहीं से भी और किसी भी समय अपनी जानकारी तक पहुंच सकते हैं। अपनी नियुक्तियों, बैठकों और कार्यों को व्यवस्थित और अद्यतन रखना आवश्यक है।

आउटलुक को सिंक्रोनाइज़ करने के विभिन्न तरीके हैं अन्य उपकरण और अनुप्रयोग. ⁤सबसे आम विकल्पों में से एक है ⁢अपने मोबाइल फोन के साथ सिंक्रोनाइज़ेशन का उपयोग करना। आउटलुक को अपने फोन के साथ सिंक करके, आप अपने मोबाइल डिवाइस से अपने कैलेंडर, संपर्क और ईमेल तक पहुंच सकते हैं। यह विशेष रूप से तब उपयोगी होता है जब आप कार्यालय से बाहर हों या यात्रा के दौरान किसी महत्वपूर्ण बैठक को याद रखने की आवश्यकता हो।

मोबाइल फोन सिंक के अलावा, आउटलुक अन्य लोकप्रिय ऐप्स के साथ भी सिंक कर सकता है, जैसे गूगल कैलेंडर या आईक्लाउड. ‌ यह आपको विभिन्न स्रोतों से जानकारी को एक ही स्थान पर संयोजित करने की अनुमति देता है, जिससे आपके सभी कार्यक्रम और नियुक्तियाँ सुव्यवस्थित रूप से व्यवस्थित रहती हैं। आउटलुक के साथ सिंक करने के लिए अन्य अनुप्रयोग, आपको बस कनेक्शन को कॉन्फ़िगर करना होगा और ‌सिंक विकल्पों का चयन करना होगा जो आपकी आवश्यकताओं के लिए सबसे उपयुक्त हों। इस कार्यक्षमता के साथ, आप फिर कभी किसी महत्वपूर्ण घटना को नहीं भूलेंगे या किसी मीटिंग के लिए देर नहीं करेंगे।

10. आउटलुक में सफल मीटिंग शेड्यूल करने के लिए सर्वोत्तम अभ्यास

आउटलुक में एक सफल मीटिंग शेड्यूल करने के लिए, कुछ का पालन करना महत्वपूर्ण है। सर्वोत्तम प्रथाएं इससे आपको अपना और अन्य प्रतिभागियों का समय अनुकूलित करने में मदद मिलेगी। ‍सबसे पहले, ‍यह जरूरी है बैठक के उद्देश्य को स्पष्ट रूप से परिभाषित करें और उन उद्देश्यों को स्थापित करें जिन्हें प्राप्त करने का इरादा है। इससे सभी उपस्थित लोगों को एकजुट होने और समय पर ध्यान केंद्रित करने की अनुमति मिलेगी। कारगर तरीका.

एक और ⁤महत्वपूर्ण सिफ़ारिश है सही समय चुनें ⁤बैठक के लिए. निमंत्रण भेजने से पहले, प्रतिभागियों की उपलब्धता की समीक्षा करना और एक ऐसी तारीख और समय चुनना आवश्यक है जो सभी के लिए सुविधाजनक हो। आउटलुक की शेड्यूलिंग सुविधा आपको संपर्कों की उपलब्धता की जांच करने की अनुमति देती है, जिससे यह कार्य आसान हो जाता है।

इसके अलावा, यह आवश्यक है एक स्पष्ट एजेंडा स्थापित करें बैठक के लिए। इसमें चर्चा किए जाने वाले विषयों को परिभाषित करना और उनमें से प्रत्येक के लिए अनुमानित समय स्थापित करना शामिल है। इस तरह, यह सुनिश्चित करता है कि बैठक कुशल है और उन विचलनों से बचती है जो अनावश्यक रूप से समय का उपभोग कर सकते हैं, इसके अलावा, एक सुविधाकर्ता या मॉडरेटर को नियुक्त करना महत्वपूर्ण है जो व्यवस्था बनाए रखने और चर्चा को निर्देशित करने का प्रभारी है।

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