रिमाइंडर ईमेल कैसे लिखें

अनुस्मारक ईमेल कैसे लिखें: महत्वपूर्ण कौशलों में से एक दुनिया में ⁤वर्तमान काम यह जानना है कि कैसे संवाद करना है प्रभावी ढंग से ईमेल के माध्यम से। स्पष्ट और प्रेरक अनुस्मारक भेजने की क्षमता किसी परियोजना की सफलता या किसी समय सीमा को पूरा करने में अंतर ला सकती है। इस लेख में, हम एक सफल अनुस्मारक ईमेल लिखने के प्रमुख तत्वों का पता लगाएंगे, जिससे आपको अपने कार्य वातावरण में सकारात्मक परिणाम प्राप्त करने में मदद करने के लिए व्यावहारिक सुझाव और दिशानिर्देश मिलेंगे।

अनुस्मारक ईमेल का महत्व: व्यावसायिक जीवन में, हम दैनिक आधार पर भारी मात्रा में जानकारी के कारण समय-सीमा, बैठकें या महत्वपूर्ण कार्य चूक जाना आम बात है। उचित शब्दों में लिखा गया अनुस्मारक ईमेल गलतफहमी से बचने और परियोजना में शामिल सभी लोगों को उनकी जिम्मेदारियों और प्रतिबद्धताओं के बारे में जागरूक रखने के लिए एक मूल्यवान उपकरण है। अपने सहकर्मियों, ग्राहकों या वरिष्ठों को आगामी तारीख या डिलीवरी के बारे में धीरे से याद दिलाकर, आप कार्य के महत्व और प्राथमिकता को सुदृढ़ करते हैं, जिससे यह संभावना बढ़ जाती है कि यह समय पर पूरा हो जाएगा।

अनुस्मारक ईमेल की संरचना: अनुस्मारक ईमेल बनाते समय, स्पष्ट और संक्षिप्त संरचना का पालन करना महत्वपूर्ण है। ⁤एक सम्मानजनक और व्यक्तिगत अभिवादन के साथ शुरुआत करें, उसके बाद ⁤एक संक्षिप्त परिचय दें जो ईमेल के उद्देश्य को स्पष्ट करता है। ⁤संदेश के मुख्य भाग में, स्पष्ट और सीधी भाषा का उपयोग करते हुए प्रमुख तिथियों, समय-सीमाओं और अपेक्षित कार्रवाइयों को उजागर करें। अंत में, ध्यान देने के लिए उन्हें धन्यवाद देते हुए और किसी भी प्रश्न का उत्तर देने या यदि आवश्यक हो तो अधिक जानकारी प्रदान करने की पेशकश करते हुए ईमेल समाप्त करें।

इस लेख में, हम आपको विषय से लेकर अलविदा तक, अनुस्मारक ईमेल के प्रत्येक अनुभाग के लिए एक विस्तृत मार्गदर्शिका देंगे। हम विश्लेषण करेंगे कि प्राप्तकर्ता और संदर्भ के आधार पर स्वर और लेखन शैली को कैसे अनुकूलित किया जाए, साथ ही इस प्रकार के ईमेल लिखते समय बचने के लिए सामान्य गलतियों का विश्लेषण करें। ईमेल लिखने में विशेषज्ञ बनने के लिए पढ़ते रहें ⁣ अनुस्मारक ईमेल और अपने संचार में सुधार करें पेशेवर क्षेत्र!

1. एक प्रभावी अनुस्मारक ईमेल का महत्व

परिच्छेद 1: ⁢एक प्रभावी अनुस्मारक ईमेल समय सीमा पूरी करने और कुशल वर्कफ़्लो बनाए रखने के लिए व्यावसायिक संचार में एक महत्वपूर्ण उपकरण है। इसके अलावा, इस प्रकार के ईमेल का महत्व इसमें शामिल सभी लोगों को सूचित और जवाबदेह बनाए रखने की क्षमता में निहित है। एक अच्छी तरह से लिखा गया अनुस्मारक ईमेल गलतफहमी और देरी से बचने में मदद कर सकता है, साथ ही टीम में सहयोग और उत्पादकता को बढ़ावा दे सकता है।

परिच्छेद 2: एक प्रभावी अनुस्मारक ईमेल लिखने के लिए, स्पष्ट और संक्षिप्त भाषा का उपयोग करना आवश्यक है ईमेल का विषय प्रत्यक्ष और वर्णनात्मक होना चाहिए, ताकि प्राप्तकर्ता तुरंत अनुस्मारक की प्रकृति की पहचान कर सके। इसके अलावा, अनुस्मारक के प्रासंगिक विवरण शामिल किए जाने चाहिए, जैसे कि समय सीमा, आवश्यक कार्य या कार्रवाई, और कोई भी अतिरिक्त जानकारी जो प्राप्तकर्ता के लिए आवश्यक हो कार्य⁣ प्रभावी तरीका.

परिच्छेद 3: अनुस्मारक ईमेल लिखते समय एक और महत्वपूर्ण विचार लहजा और रवैया है। हर समय एक पेशेवर और सम्मानजनक मुद्रा बनाए रखना आवश्यक है। देरी या गैर-अनुपालन की स्थितियों में भी, टकराव या नकारात्मक स्वर से बचना महत्वपूर्ण है।. इसके बजाय, दोषारोपण या आलोचना करने के बजाय सहायता और समर्थन की पेशकश करते हुए सहयोगात्मक और मैत्रीपूर्ण दृष्टिकोण अपनाने की सिफारिश की जाती है। इससे अच्छे कामकाजी संबंध बनाए रखने में मदद मिलेगी और इस बात की संभावना बढ़ जाएगी कि प्राप्तकर्ता सकारात्मक और समय पर कार्रवाई करेगा।

2. अनुस्मारक ईमेल के लिए उचित संरचना

सही संरचना एक पैरा अनुस्मारक ईमेल यह सुनिश्चित करने के लिए आवश्यक है कि आपका संदेश स्पष्ट और प्रभावी हो। नीचे, हम आपको चरण-दर-चरण मार्गदर्शिका प्रस्तुत करेंगे ताकि आप एक सफल अनुस्मारक ईमेल लिख सकें:

1. विषय: ईमेल का विषय संक्षिप्त और स्पष्ट होना चाहिए ताकि प्राप्तकर्ता तुरंत ईमेल के उद्देश्य को पहचान सके। उनका ध्यान आकर्षित करने के लिए "अनुस्मारक" या "तत्काल" जैसे शब्दों का प्रयोग करें। उदाहरण के लिए, "अनुस्मारक: अगले शुक्रवार को महत्वपूर्ण बैठक।"

।। शुभकामना: संदेश को वैयक्तिकृत करने के लिए प्राप्तकर्ता के नाम का उपयोग करते हुए, मैत्रीपूर्ण अभिवादन के साथ ईमेल की शुरुआत करें। उदाहरण के लिए, "प्रिय जॉन।"

3. पोस्ट: ईमेल के मुख्य भाग में, संदेश का कारण संक्षेप में और स्पष्ट रूप से याद रखें। इवेंट की तारीख और समय पर प्रकाश डाला गया या वह गतिविधि जो अवश्य की जानी चाहिए। ⁢उपयोग करें छोटे पैराग्राफ ​पढ़ने की सुविधा के लिए⁤ और सबसे प्रासंगिक जानकारी पर प्रकाश डालता है।

याद रखें कि a का उपयोग उचित संरचना ⁢रिमाइंडर ईमेल में यह सुनिश्चित करना आवश्यक है कि प्राप्तकर्ता जानकारी को समझता है और आवश्यक कार्रवाई करता है। हर समय मैत्रीपूर्ण और सम्मानजनक भाषा का प्रयोग करते हुए स्पष्ट और संक्षिप्त होना न भूलें। जारी रखें ये टिप्स और आपके पास कुछ ही समय में एक प्रभावी अनुस्मारक ईमेल होगा!

3. ईमेल की सामग्री में स्पष्ट एवं संक्षिप्त भाषा का प्रयोग

अनुस्मारक ईमेल के माध्यम से प्रभावी संचार सुनिश्चित करना आवश्यक है स्पष्ट और संक्षिप्त भाषा का प्रयोग करें. जटिल तकनीकी शब्दों और लंबे वाक्यांशों का उपयोग करने से बचें जो प्राप्तकर्ता के लिए भ्रमित करने वाले हो सकते हैं, मित्रता खोए बिना, पेशेवर और सीधे लहजे का उपयोग करें। याद रखें कि इस प्रकार के ईमेल का मुख्य उद्देश्य आपको किसी समय सीमा, मीटिंग या किसी अन्य प्रासंगिक जानकारी की याद दिलाना है।

सामग्री में स्पष्टता बनाए रखने की एक अच्छी तकनीक है जानकारी को संरचित तरीके से व्यवस्थित करें. विशिष्ट विषयों द्वारा विभाजित छोटे अनुच्छेदों का उपयोग करें। मुख्य बिंदुओं को हाइलाइट करने के लिए शीर्षक या उपशीर्षक शामिल करें। इसके अतिरिक्त, आप महत्वपूर्ण जानकारी को हाइलाइट करने के लिए बुलेट पॉइंट या बिना नंबर वाली सूचियों का उपयोग कर सकते हैं। इससे प्राप्तकर्ता को प्रासंगिक जानकारी तुरंत पहचानने में मदद मिलेगी और ईमेल को पढ़ना आसान हो जाएगा।

स्पष्ट और संरचित भाषा का उपयोग करने के अलावा, यह महत्वपूर्ण है संक्षिप्त और मुद्दे पर बात करें. अनुस्मारक ईमेल आमतौर पर जल्दी से पढ़े जाते हैं, इसलिए प्राप्तकर्ता का ध्यान आकर्षित करने के लिए उनका संक्षिप्त होना आवश्यक है। फालतू बातें करने या अनावश्यक जानकारी शामिल करने से बचें। इसके बजाय, सीधे मुद्दे पर आएं और पहले पैराग्राफ में जो सबसे अधिक प्रासंगिक है उसे उजागर करें। यदि अतिरिक्त विवरण शामिल करने की आवश्यकता है, तो ईमेल के संगठन और संरचना को बनाए रखने के लिए अलग पैराग्राफ का उपयोग करें।

4. ईमेल के विषय में प्रासंगिक जानकारी का समावेश

एक प्रभावी अनुस्मारक ईमेल लिखने के लिए, ईमेल विषय पंक्ति में प्रासंगिक जानकारी शामिल करना महत्वपूर्ण है। विषय पंक्ति स्पष्ट, संक्षिप्त होनी चाहिए और यह स्पष्ट विचार देना चाहिए कि ईमेल किस बारे में है। यह प्राप्तकर्ता का ध्यान आकर्षित करने में मदद करता है और यह सुनिश्चित करता है कि संदेश इनबॉक्स में किसी का ध्यान न जाए।

ईमेल विषय पंक्ति में प्रासंगिक जानकारी शामिल करते समय, विशिष्ट और विस्तृत होना महत्वपूर्ण है। इससे प्राप्तकर्ता को तुरंत यह समझने में मदद मिलेगी कि ईमेल का उद्देश्य क्या है और उनकी ओर से क्या कार्रवाई की आवश्यकता है। उदाहरण के लिए, यदि ईमेल किसी मीटिंग के लिए अनुस्मारक है, तो विषय में मीटिंग की तारीख, समय और स्थान शामिल हो सकता है।

ईमेल विषय को प्रासंगिक बनाने का दूसरा तरीका उन कीवर्ड का उपयोग करना है जो संदेश की सामग्री को सारांशित करते हैं। उदाहरण के लिए, यदि ईमेल बिक्री रिपोर्ट के बारे में है, तो आप विषय पंक्ति में "बिक्री रिपोर्ट" शब्द शामिल कर सकते हैं। इससे प्राप्तकर्ता को तुरंत यह पहचानने में मदद मिलती है कि ईमेल किस बारे में है और अधिक जानकारी के लिए इसे खोलता है।

5. ईमेल के मुख्य भाग में विशिष्ट तिथियां और समय-सीमाएं शामिल करें

जब आप कोई अनुस्मारक ईमेल भेजते हैं, तो इसे शामिल करना महत्वपूर्ण है विशिष्ट तिथियाँ और समय सीमाएँ संदेश के मुख्य भाग में. यह सुनिश्चित करता है कि आप और प्राप्तकर्ता दोनों स्पष्ट हैं कि कब कार्य पूरा होने की उम्मीद है या कोई निर्णय लिया जाएगा। समय सीमा निर्दिष्ट करने से गलतफहमी और अनावश्यक देरी से बचने में भी मदद मिलती है।

एक प्रभावी तरीका विशिष्ट तिथियों और समय-सीमाओं को उजागर करने के लिए बोल्ड या अंडरलाइन का प्रयोग करें उदाहरण के लिए, आप किसी रिपोर्ट की अंतिम तिथि या किसी महत्वपूर्ण बैठक की तारीख को हाइलाइट कर सकते हैं। उन्हें दृश्य रूप से हाइलाइट करने के अलावा, सुनिश्चित करें उनका स्पष्ट उल्लेख करें ईमेल के मुख्य भाग में, इस प्रकार भ्रम की कोई गुंजाइश नहीं रहेगी।

याद रखें कि वर्कफ़्लो को व्यवस्थित रखने और परियोजनाओं पर समय की पाबंदी सुनिश्चित करने के लिए विशिष्ट तिथियाँ और समय सीमाएँ महत्वपूर्ण हैं। पर उन्हें स्पष्ट रूप से शामिल करें ईमेल के मुख्य भाग में, आप इसमें शामिल सभी लोगों को स्थापित समय-सीमाओं और समय-सीमाओं का स्पष्ट और संक्षिप्त संदर्भ प्रदान करेंगे। यह अभ्यास आपकी व्यावसायिकता को भी दर्शाता है और कार्यों और जिम्मेदारियों को पूरा करने के लिए आपकी चिंता को भी प्रदर्शित करता है।

6. अनुस्मारक में मैत्रीपूर्ण और पेशेवर लहजे का प्रयोग करें

अपने ईमेल प्राप्तकर्ता के प्रति सम्मान और शिष्टाचार व्यक्त करना आवश्यक है। याद रखें कि आपको किसी भी आक्रामक या टकराव वाले लहजे से बचते हुए हमेशा विनम्र और मैत्रीपूर्ण रवैया बनाए रखना चाहिए। इसे प्राप्त करने के लिए, यहां कुछ सिफारिशें दी गई हैं जो आपको एक प्रभावी अनुस्मारक लिखने में मदद करेंगी।

1. विनम्र और मिलनसार बनें: ईमेल को "प्रिय" या "हैलो" जैसे मैत्रीपूर्ण और पेशेवर अभिवादन के साथ शुरू करना आवश्यक है। सकारात्मक वाक्यांशों का उपयोग करें जो प्राप्तकर्ता के प्रति आपकी सराहना दर्शाते हैं, जैसे "मुझे आशा है कि आप अच्छे हैं" या "मुझे विश्वास है कि आपका सप्ताह उत्पादक रहा है।" उनके ध्यान और सहयोग के लिए उन्हें पहले से धन्यवाद देना हमेशा याद रखें।

2. अपने संदेश में स्पष्टता बनाए रखें: यह महत्वपूर्ण है कि आपका अनुस्मारक संक्षिप्त और समझने में आसान हो। अस्पष्टता से बचते हुए स्पष्ट और सीधे वाक्यों का प्रयोग करें। अनुस्मारक का कारण स्पष्ट रूप से बताएं और आप प्राप्तकर्ता से क्या अपेक्षा करते हैं। आवश्यक जानकारी प्रदान करें ताकि वे उचित रूप से प्रतिक्रिया दे सकें।

3. अनुरोध में कूटनीतिक बनें: यदि प्राप्तकर्ता ने कोई कार्रवाई छोड़ दी है या स्थगित कर दी है, तो उन्हें इसे लेने के लिए कहने में कूटनीतिक व्यवहार करें। विनम्र और सौहार्दपूर्ण तरीके से अनुरोध करने के लिए "मुझे आपके साथ रहना अच्छा लगेगा..." या "यदि आप इसे पूरा कर सकें तो मैं इसकी बहुत सराहना करूंगा..." जैसे वाक्यांशों का उपयोग करें। आवश्यक कार्रवाई करने के लिए उन्हें प्रासंगिक तिथियां या समय सीमा प्रदान करना याद रखें।

अपने अनुस्मारक में मैत्रीपूर्ण और पेशेवर लहजे का उपयोग करने के लिए इन दिशानिर्देशों का पालन करके, आप अपने प्राप्तकर्ताओं के प्रति एक सकारात्मक और सम्मानजनक छवि व्यक्त करने में सक्षम होंगे, सुखद और कूटनीतिक वाक्यांशों का उपयोग करते हुए अपने संदेश में हमेशा विनम्र और स्पष्ट होना याद रखें। एक अच्छी तरह से लिखे गए अनुस्मारक के साथ, आपको अपने प्राप्तकर्ताओं से प्रतिक्रिया या कार्रवाई प्राप्त होने की संभावना बढ़ जाएगी।

7. ईमेल में स्पष्ट और सीधे निर्देश प्रदान करें

जब हम एक अनुस्मारक ईमेल लिख रहे हैं, तो यह आवश्यक है कि हम अपने प्राप्तकर्ताओं को स्पष्ट और सीधे निर्देश प्रदान करें। इस तरह, हम भ्रम से बचेंगे⁢ और यह सुनिश्चित करेंगे कि हमारे अनुरोधों को कुशलतापूर्वक पूरा किया जाए⁢। इसे हासिल करने के लिए कुछ प्रमुख सुझावों को ध्यान में रखना जरूरी है:

1. सरल एवं संक्षिप्त भाषा का प्रयोग करें: ऐसे तकनीकी शब्दों या शब्दजाल के प्रयोग से बचें जो प्राप्तकर्ता को भ्रमित कर सकते हैं। छोटे, सरल वाक्यांशों का उपयोग करके निर्देशों को स्पष्ट और सटीक रूप से समझाएं। यदि आवश्यक हो, तो जानकारी को अधिक दृश्यमान और अनुसरण करने में आसान तरीके से व्यवस्थित करने के लिए बुलेट बिंदुओं या सूचियों का उपयोग करें।

2. सर्वाधिक प्रासंगिक जानकारी हाइलाइट करें: मुख्य शब्दों या मुख्य वाक्यांशों को बोल्ड या प्रमुख फ़ॉर्मेटिंग में हाइलाइट करके सबसे महत्वपूर्ण निर्देशों पर ज़ोर दें। ​इस तरह,⁤ आपके प्राप्तकर्ता आवश्यक जानकारी को तुरंत पहचानने और उसके अनुसार कार्य करने में सक्षम होंगे। ⁢हाइलाइटिंग के अत्यधिक उपयोग से बचें, क्योंकि इसका विपरीत प्रभाव हो सकता है और समझना मुश्किल हो सकता है।

3. उदाहरण प्रदान करें: यदि आपके द्वारा प्रदान किए जा रहे निर्देश समझने में जटिल हो सकते हैं, तो उन उदाहरणों को शामिल करने पर विचार करें जो स्पष्ट रूप से बताते हैं कि अनुरोधित कार्य को कैसे पूरा किया जाए। उदाहरण किसी भी भ्रम को दूर करने में मदद कर सकते हैं और निर्देशों का पालन करने के बारे में व्यावहारिक मार्गदर्शन प्रदान कर सकते हैं। याद रखें कि उदाहरण छोटे और अनुसरण करने में आसान हों।

इन युक्तियों का पालन करके, आप यह सुनिश्चित करेंगे कि आपके निर्देश सटीक और पालन करने में आसान हैं, जिससे आपके प्राप्तकर्ताओं के लिए आपके द्वारा भेजे गए कार्यों और अनुरोधों को पूरा करना आसान हो जाएगा। अपने संचार में स्पष्ट और प्रत्यक्ष होना याद रखें, अस्पष्टताओं से बचें और सभी आवश्यक जानकारी प्रदान करें ताकि आपके प्राप्तकर्ता कार्रवाई कर सकें। कुशलता.

8.⁤ किसी भी प्रश्न या प्रश्न के लिए अतिरिक्त संपर्क जानकारी शामिल करें

प्रदान करना सदैव महत्वपूर्ण होता है अतिरिक्त संपर्क विवरण एक अनुस्मारक ईमेल के अंत में ताकि प्राप्तकर्ता प्रश्न पूछ सकें या किसी भी चिंता का समाधान कर सकें। इससे उन्हें आपसे सीधे संवाद करने की क्षमता मिलती है, जिससे अनुवर्ती प्रक्रिया आसान हो जाती है। एक ईमेल पता और फ़ोन नंबर अवश्य शामिल करें जहाँ आपसे संपर्क किया जा सके। आप अपनी उपलब्धता के घंटों के बारे में जानकारी जोड़ने पर भी विचार कर सकते हैं ताकि प्राप्तकर्ताओं को पता चले कि उन्हें प्रतिक्रिया मिलने की सबसे अधिक संभावना कब है।

एक अच्छा⁢ अभ्यास एक⁢प्रदान करना है सीधा लिंक उसकी स्थल या प्लेटफ़ॉर्म जहां प्राप्तकर्ता अधिक जानकारी पा सकते हैं या विशिष्ट कार्रवाई कर सकते हैं। यह विशेष रूप से सहायक हो सकता है यदि आपका अनुस्मारक ईमेल किसी घटना या बैठक के बारे में है जहां उन्हें पंजीकरण करने या अतिरिक्त विवरण ढूंढने की आवश्यकता है। एक सीधा लिंक उनके लिए नेविगेट करना आसान बनाता है और उन्हें मैन्युअल रूप से खोजे बिना प्रासंगिक जानकारी तक तुरंत पहुंचने की अनुमति देता है।

याद रखें⁤ कि स्पष्टता और संक्षिप्तता अतिरिक्त संपर्क जानकारी शामिल करते समय महत्वपूर्ण हैं। ‌यह महत्वपूर्ण है कि प्राप्तकर्ता तुरंत पहचान सकें कि आपसे कैसे संपर्क करें और यदि वे ऐसा करते हैं तो क्या अपेक्षा करें। यह सुनिश्चित करने के लिए कि ये विवरण ईमेल में स्पष्ट रूप से दिखाई दें, कृपया बोल्ड या बड़े फ़ॉन्ट का उपयोग करें। आप जानकारी को दृश्य रूप से अलग करने और इसे अधिक पठनीय बनाने के लिए बुलेट या आइकन का उपयोग करने पर भी विचार कर सकते हैं।

9. अपेक्षित प्रतिक्रिया या कार्रवाई के महत्व पर प्रकाश डालें

यह सुनिश्चित करने के लिए कि संचार उद्देश्य पूरे हो गए हैं, अनुस्मारक ईमेल में आवश्यक प्रतिक्रिया या कार्रवाई अत्यंत महत्वपूर्ण है। यह स्पष्ट और संक्षिप्त रूप से उजागर करना आवश्यक है कि प्राप्तकर्ता से क्या अपेक्षा की जाती है, चाहे वह प्रतिक्रिया हो, कोई विशिष्ट कार्रवाई हो, या अनुवर्ती कार्रवाई का कोई अन्य रूप हो। इससे प्रभावी संचार बनाए रखा जा सकेगा और गलतफहमी या देरी से बचा जा सकेगा।

के लिए, प्रत्यक्ष और सटीक वाक्यांशों का उपयोग करने की सलाह दी जाती है, उदाहरण के लिए, आप इसका उपयोग कर सकते हैं "यह आवश्यक है कि आप संकेतित समय सीमा से पहले इस ईमेल का जवाब दें" o "हमारा अनुरोध है कि आप यथाशीघ्र अनुरोधित कार्रवाई करें".⁢ ये वाक्यांश ⁢प्रतिक्रिया या कार्रवाई⁤ की तात्कालिकता और प्रासंगिकता पर जोर देते हैं,⁤प्राप्तकर्ता को आवश्यक कार्रवाई करने के लिए प्रोत्साहित करते हैं।

इसके अलावा, आवश्यक प्रतिक्रिया या कार्रवाई कैसे करें, इस पर स्पष्ट और विस्तृत निर्देश प्रदान करना उचित है। यदि अनुसरण करने के लिए विशिष्ट चरण हैं, तो उन्हें HTML टैग का उपयोग करके एक अनगिनत सूची में सूचीबद्ध किया जा सकता है। उदाहरण के लिए:

• इस ईमेल का उत्तर अपनी टिप्पणियों और सुझावों के साथ दें।
• मांगे गए दस्तावेज़ ⁢in संलग्न करें पीडीएफ प्रारूप.
• दिए गए लिंक पर क्लिक करके अपनी उपस्थिति की पुष्टि करें।

ये विशिष्ट निर्देश प्राप्तकर्ता के लिए आवश्यक कार्य को निष्पादित करना आसान बना देंगे, भ्रम से बचेंगे और त्रुटियों की संभावना को कम करेंगे। संक्षेप में, प्रभावी संचार प्राप्त करने और निर्धारित उद्देश्यों को पूरा करने के लिए एक अनुस्मारक ईमेल आवश्यक है।

10. ईमेल के समापन में विनम्र और आभारी रहें

जब एक अनुस्मारक ईमेल लिखने की बात आती है, तो शुरुआत से अंत तक विनम्र और आभारी स्वर बनाए रखना आवश्यक है। हमें हमेशा याद रखना चाहिए कि ईमेल लिखित संचार का एक रूप है, इसलिए इसका गलत अर्थ निकालना या संदर्भ खोना आसान है। भ्रम से बचने के लिए, ईमेल बंद करते समय स्पष्ट, विनम्र होना और आभार व्यक्त करना आवश्यक है।

1. अग्रिम आभार व्यक्त करें

अनुस्मारक के कारण को संबोधित करने से पहले, दिए गए ध्यान और किए गए किसी भी प्रयास के लिए आभार व्यक्त करना महत्वपूर्ण है अन्य व्यक्ति. इससे सहयोग और आपसी सम्मान का माहौल स्थापित करने में मदद मिलेगी। उदाहरण के लिए, हम यह कहकर ईमेल शुरू कर सकते हैं, "सबसे पहले, मैं मेरे पिछले संदेश को पढ़ने के लिए समय निकालने और मेरे अनुरोध पर विचार करने के लिए आपको धन्यवाद देना चाहता हूं।" इस तरह, हम एक सकारात्मक और सराहनीय रवैया दिखाते हैं। शुरुआत से.

2. विनम्र स्वर बनाए रखें

अनुस्मारक के दौरान, विनम्र और सम्मानजनक स्वर बनाए रखना महत्वपूर्ण है। हम आक्रामक वाक्यांशों या वाक्यांशों का उपयोग करने से बचेंगे जो मांगों की तरह लग सकते हैं। इसके बजाय,⁤ हमें विनम्र और विचारशील भाषा का प्रयोग करना चाहिए। उदाहरण के लिए, हम कह सकते हैं, "क्या मैं आपको यह याद दिलाने के लिए यह ईमेल भेज सकता हूं कि हम अभी भी आपकी प्रतिक्रिया का इंतजार कर रहे हैं।" ऐसे शब्दों या वाक्यांशों का उपयोग करने से बचना भी महत्वपूर्ण है जो आक्रामक या टकरावपूर्ण लग सकते हैं, और इसके बजाय अधिक तटस्थ और उद्देश्यपूर्ण दृष्टिकोण का उपयोग करें।

3. विनम्रतापूर्वक समापन करें

ईमेल बंद करते समय विनम्र और आभारी रवैया बनाए रखना आवश्यक है। हम इस तरह के वाक्यांशों का उपयोग कर सकते हैं जैसे "इस मामले में आपके ध्यान और विचार के लिए मैं आपको फिर से धन्यवाद देता हूं" या "मैं आपकी त्वरित प्रतिक्रिया या कार्रवाई के लिए अग्रिम धन्यवाद देता हूं।" हम दूसरे व्यक्ति के किसी भी अतिरिक्त प्रश्न या चिंता के लिए अपनी उपलब्धता भी दोहरा सकते हैं। हमेशा उचित अंतिम अभिवादन का उपयोग करना याद रखें⁤ जैसे "ईमानदारी से" या "सर्वश्रेष्ठ सादर"।

हमें अपने अनुस्मारक ईमेल में शिष्टाचार और कृतज्ञता की शक्ति को कम नहीं आंकना चाहिए। ⁢ये दृष्टिकोण एक अच्छे पेशेवर रिश्ते को बनाए रखने में योगदान देते हैं⁤ और यह सुनिश्चित करते हैं कि हमारे अनुरोधों पर कुशलतापूर्वक ध्यान दिया जाता है⁣। तो आइए प्रत्येक ईमेल समापन में विनम्र और आभारी होना हमेशा याद रखें, क्योंकि यह लिखित संचार में हमारे शिष्टाचार को दर्शाता है।