- Outlook में उन्नत मेल सेटिंग्स और फ़िल्टर को समझें.
- जानें कि प्रेषकों, सुरक्षित प्राप्तकर्ताओं और अवरुद्ध प्राप्तकर्ताओं को कैसे प्रबंधित करें।
- अनावश्यक संदेशों से बचने के लिए गोपनीयता और अधिसूचना स्तर समायोजित करें।
इस लेख में, हम प्रत्येक विकल्प और सेटिंग की समीक्षा करेंगे जो Outlook में स्वचालित संदेशों के प्रबंधन को प्रभावित कर सकते हैं, जिसमें फ़िल्टर, प्रेषक और प्राप्तकर्ता सूची, अधिसूचनाएं, गोपनीयता स्तर और अन्य प्रासंगिक पहलुओं पर विस्तार से चर्चा की जाएगी।
मुझे Outlook में 'स्वयं के लिए नहीं' या 'स्वयं के लिए नोट' संदेश क्यों दिखाई देते हैं?
कई उपयोगकर्ताओं को सबसे ज़्यादा भ्रमित करने वाला व्यवहार "स्वयं को नहीं" संदेश है, जो आम तौर पर तब दिखाई देता है जब आप अपने पते पर ईमेल भेजते हैं। आउटलुक, इस पैटर्न को पहचानते हुए, आपको यह चेतावनी देते हुए लेबल या प्रदर्शित कर सकता है कि आप प्रेषक और प्राप्तकर्ता दोनों हैं। इसका उद्देश्य संभावित त्रुटियों, स्वचालित स्पैम या यहां तक कि व्यक्तिगत संगठनात्मक रूटीनों से बचना है, जो जानबूझकर नहीं किए गए हों।.
हालाँकि, इस सुविधा में मानक सेटिंग्स से इसे अक्षम करने के लिए प्रत्यक्ष और स्पष्ट नियंत्रणों का अभाव है, जिससे यदि आपको वास्तव में इसकी आवश्यकता नहीं है तो इसकी उपस्थिति को कम करना मुश्किल हो जाता है। यह तब है जब Outlook में "स्वयं के लिए नोट" संदेशों को अक्षम करना जानना महत्वपूर्ण हो जाता है।
अन्य समय में, आउटलुक संदिग्ध संदेशों के लिए भी इसी तरह की चेतावनियाँ प्रदर्शित कर सकता है, उदाहरण के लिए यदि कोई आपका अपना पता या किसी नियमित संपर्क का पता स्पूफ कर रहा है। इन मामलों में, प्लेटफ़ॉर्म ईमेल की उत्पत्ति में किसी भी विसंगति की निगरानी करके आपको फ़िशिंग प्रयासों से बचाने का प्रयास करता है। जो भी मामला हो, लक्ष्य हमेशा मेलबॉक्स की सुरक्षा और उचित व्यवस्था सुनिश्चित करना होता है।, भले ही इससे अवांछित स्वचालित सूचनाएं प्राप्त हों।
फ़िल्टर कॉन्फ़िगर करना और स्पैम प्रबंधित करना
आउटलुक में "स्वयं को नोट करें" संदेशों को अक्षम करने के तरीके को जानने के अलावा, आपको यह भी पता होना चाहिए कि यह सेवा उपयोगकर्ताओं को कई तरीके प्रदान करती है प्रबंधित करें कि कौन से संदेश आपके इनबॉक्स में आते हैं, कौन से स्पैम के रूप में चिह्नित हैं, तथा बार-बार भेजने वाले संदेशों से कैसे निपटें।.
अक्सर, स्वचालित संदेशों का दिखना सक्रिय फ़िल्टर या कुछ नियंत्रण सूचियों में आपके स्वयं के पते को शामिल करने के कारण होता है। इन सेटिंग्स तक पहुँचने के लिए, विकल्प है 'ब्लॉक करें या अनुमति दें' सबसे आधुनिक संस्करणों में, यह आपको यह तय करने की अनुमति देता है कि आप किसे सुरक्षित मानते हैं और किसे स्थायी रूप से ब्लॉक करना चाहते हैं।
फ़िल्टर सेटिंग्स को Outlook वेब ऐप सेटिंग्स या डेस्कटॉप क्लाइंट विकल्पों तक पहुँच कर संशोधित किया जा सकता है:
- तक पहुंच है विन्यास (गियर आइकन) और चुनें मेल.
- में जाओ विकल्प और खोज ब्लॉक करें या अनुमति दें.
यहां आप ये सेटिंग कर सकते हैं:
- संबंधित विकल्प को चेक करके स्पैम फ़िल्टरिंग को अक्षम करें, हालांकि इससे अन्य सुरक्षा तंत्र निष्क्रिय हो जाते हैं।
- सुरक्षित प्रेषकों और प्राप्तकर्ताओं की सूची प्रबंधित करें: यदि आप अक्सर कार्यों या अनुस्मारकों के लिए स्वयं को ईमेल भेजते हैं तो अपना पता सुरक्षित के रूप में जोड़ें।इस तरह आप अप्रत्याशित ब्लॉक या फ़िल्टर से बचेंगे।
- अवरुद्ध प्रेषक: सुनिश्चित करें कि आपका व्यक्तिगत ईमेल पता इस सूची में नहीं है, क्योंकि यह अजीब व्यवहार का कारण बन सकता है या आपको अपने स्वयं के संदेश प्राप्त करने से भी रोक सकता है।
याद रखें कि आपके द्वारा सुरक्षित प्रेषकों और प्राप्तकर्ताओं की सूची में शामिल की गई किसी भी चीज़ को कभी भी स्पैम या जंक मेल नहीं माना जाएगा।
स्पैम प्रबंधन को कैसे ब्लॉक करें, अनुमति दें या अनुकूलित करें?
का वातावरण आउटलुक प्रदान करता है संदिग्ध या स्पैम ईमेल की पहचान करने और उनसे निपटने के लिए स्वचालित फ़िल्टरिंग के कई स्तरप्रमुख समायोजनों में शामिल हैं:
- ईमेल को मेरे जंक ईमेल फ़ोल्डर में न ले जाएँयदि आप स्पैम फ़िल्टरिंग हटाना चाहते हैं तो इस विकल्प को सक्षम करें, हालांकि आप अन्य सुरक्षा और अनुकूलन खो देंगे।
- स्पैम ईमेल को स्वचालित रूप से फ़िल्टर करें: Outlook को पूर्व-कॉन्फ़िगर किए गए फ़िल्टरों और आपके संगठन के व्यवस्थापक द्वारा निर्धारित किए गए फ़िल्टरों के आधार पर, संदिग्ध संदेशों का पता लगाने और उन्हें पहचानने के लिए नियमों को स्वचालित रूप से लागू करने की अनुमति देता है।
- सुरक्षित प्रेषक और प्राप्तकर्तायह वह स्थान है जहां आपको यह सुनिश्चित करना चाहिए कि आपका अपना खाता दिखाई दे, विशेषकर यदि आप अनुस्मारक या व्यक्तिगत फाइलों के लिए 'स्वयं को नोट करें' प्रकार के संदेश उत्पन्न करते हैं।
- मेरे संपर्कों के ईमेल पर भरोसा करेंइस विकल्प को सक्षम करने से, सहेजे गए संपर्कों से भेजे गए सभी संदेश सुरक्षित माने जाएंगे, जिससे चेतावनियाँ और अवरोध कम हो जाएंगे।
अगर आपको कभी ऐसा लगे कि आपके द्वारा खुद को भेजे गए ईमेल स्पैम या जंक फ़ोल्डर में चले गए हैं, तो जाँच लें कि आपका ईमेल पता गलती से ब्लॉक किए गए प्रेषकों की सूची में शामिल न हो गया हो। यह एक आम गलती है जो अवांछित अलर्ट और स्वचालित व्यवहार का कारण बन सकती है।
सुरक्षित प्रेषकों और अवरुद्ध प्रेषकों का महत्व
सुरक्षित और अवरुद्ध प्रेषकों की सूची आउटलुक को यह सटीक रूप से पहचानने की अनुमति दें कि कौन से संदेश इनबॉक्स में वितरित किए जाने चाहिए और कौन से नहीं'स्वयं को ईमेल करें' सुविधा का उपयोग करने वाले उपयोगकर्ताओं के लिए इन सूचियों पर नज़र रखना आवश्यक है:
- सुरक्षित प्रेषक: अपना खुद का ईमेल पता और अपने अन्य डिवाइस या लिंक किए गए खातों से ईमेल पता जोड़ें। यह Outlook को इन ईमेल को संदिग्ध या अनावश्यक के रूप में पहचानने से रोकेगा।
- अवरुद्ध प्रेषक- सुनिश्चित करें कि आपका पता और कोई भी प्रकार (यदि कोई हो, जैसे उपनाम, उपडोमेन, आदि) यहाँ दिखाई न दे। यदि ऐसा है, तो किसी भी समस्या से बचने के लिए उन्हें तुरंत हटा दें।
कुछ मामलों में, मेल सर्वर या नेटवर्क व्यवस्थापक के पास ऐसे नियम हो सकते हैं जो आपके मेलबॉक्स तक पहुंचने से पहले ही कुछ संदेशों को स्वचालित रूप से ब्लॉक कर देते हैं।यदि आपकी सभी व्यक्तिगत सेटिंग्स की समीक्षा करने के बाद भी समस्या बनी रहती है, तो अपनी कंपनी या सेवा प्रदाता के समर्थन से संपर्क करें और उन्हें अपने सर्वर-स्तरीय फ़िल्टर की जांच करने के लिए कहें।
अधिसूचनाएं, चेतावनियां और स्वचालित संदेशों का संचालन
आउटलुक न केवल मेल फ़िल्टर करता है, बल्कि प्रदर्शित भी करता है संदेश आदान-प्रदान की सुरक्षा और आवृत्ति से संबंधित सूचनाएं और चेतावनियाँ. 'मुझे आमतौर पर ... से मेल नहीं मिलता' जैसा संदेश देखना आम बात है, खासकर जब नए या असामान्य पतों से निपटना हो। यह सुविधा आपको संभावित पहचान चोरी या फ़िशिंग प्रयासों के बारे में सचेत करने के लिए डिज़ाइन की गई है, लेकिन इसे अन्य पुश नोटिफिकेशन, जैसे 'स्वयं के लिए नोट' संदेश, के साथ भ्रमित किया जा सकता है।.
इन सूचनाओं को कम करने या नियंत्रित करने का सबसे अच्छा तरीका है संपर्कों में नियमित पते (अपना पता भी शामिल करें) जोड़ें, जिससे अधिक विश्वसनीयता और कम अलर्ट सुनिश्चित होंगेयदि आप जानते हैं कि आपके "स्वयं के लिए नहीं" संदेश सामान्य हैं और कोई खतरा पैदा नहीं करते हैं, तो आप इन चेतावनियों को अनदेखा कर सकते हैं या उन्नत विकल्पों का उपयोग करके डेस्कटॉप अधिसूचनाओं को अक्षम कर सकते हैं।
भेजे गए संदेशों की गोपनीयता का स्तर समायोजित करना
आउटलुक आपको सेट करने की अनुमति देता है आपके द्वारा भेजे गए ईमेल में गोपनीयता का स्तरयह संदेश के महत्व या गोपनीयता के बारे में प्राप्तकर्ताओं को सूचित करने के लिए उपयोगी है, हालांकि यह वास्तव में उनके कार्यों को प्रतिबंधित नहीं करता है (उदाहरण के लिए, कोई भी उपयोगकर्ता अभी भी संदेश को अग्रेषित कर सकता है)। सबसे आम स्तर सामान्य, व्यक्तिगत, निजी और गोपनीय हैं:
- साधारणकोई विशिष्ट सुरक्षा या नोटिस लागू नहीं होता।
- व्यक्तिगत : प्राप्तकर्ता को संदेश को व्यक्तिगत मानने की चेतावनी देता है।
- प्राइवेट: यह अनुशंसा की जाती है कि संदेश को निजी माना जाए और इनबॉक्स नियमों का उपयोग करके अग्रेषित करने से रोका जाए।
- गुप्तअनुरोध है कि संदेश को विशेष सावधानी से संभाला जाए।
गोपनीयता स्तर बदलें
- आप जो संदेश लिख रहे हैं, उसमें यहाँ जाएँ संग्रह > गुण.
- में गोपनीयता, इच्छित स्तर चुनें.
- गुण विंडो बंद करें और संदेश समाप्त होने पर क्लिक करें भेजें.
सभी नए संदेशों के लिए डिफ़ॉल्ट स्तर सेट करें
- तक पहुंच है संग्रह > विकल्प > मेल.
- En संदेश भेजो, को चुनिए डिफ़ॉल्ट गोपनीयता सभी नए आउटगोइंग ईमेल के लिए.
यह चरण वैकल्पिक है, लेकिन यह आपके द्वारा स्वयं बनाए गए संदेशों को अधिक स्पष्ट रूप से व्यवस्थित करने और उनमें अंतर करने में आपकी सहायता कर सकता है, जिससे यदि स्वचालित सूचनाएं बार-बार आती हैं, तो उन्हें पहचानना आसान हो जाता है।
अनुभव को अनुकूलित करने और स्वचालित संदेशों को कम करने के लिए सुझाव
आउटलुक में कई स्वचालित संदेश और सूचनाएं (जैसे धन्य खुद पर ध्यान दें) को कुछ व्यावहारिक सुझावों को अपनाकर कम किया जा सकता है, यद्यपि पूरी तरह समाप्त नहीं किया जा सकता:
- संपर्कों और सुरक्षित प्रेषकों की सूची में अपना पता जोड़ें: इससे स्वचालित फ़िल्टर और संदिग्ध ईमेल अलर्ट कम हो जाते हैं।
- समय-समय पर अपनी अवरुद्ध सूचियों की जांच करें।सुनिश्चित करें कि उनमें आपके अपने खाते, उपनाम या रीडायरेक्ट शामिल न हों.
- अनावश्यक डेस्कटॉप सूचनाएं अक्षम करेंआउटलुक सेटिंग्स से, आप चुन सकते हैं कि आप कौन सी सूचनाएं प्राप्त करना चाहते हैं, इस प्रकार स्वचालित संदेशों की संख्या कम हो जाती है।
- फ़ोल्डर्स और रूलर का उपयोग करें 'स्वयं के लिए नहीं' ईमेल को स्वचालित रूप से वर्गीकृत करके अपने संदेशों को बेहतर ढंग से व्यवस्थित करने के लिए।
- अपने Outlook ऐप को अद्यतित रखेंकभी-कभी अधिसूचना संबंधी समस्याएं बग के कारण होती हैं जिन्हें बाद के संस्करणों में ठीक कर दिया गया था।
ज़्यादातर मामलों में, ऊपर दिए गए चरणों का पालन करने से "स्वयं के लिए नोट" संदेशों या हाल ही में स्वचालित सूचनाओं की उपस्थिति में काफ़ी कमी आएगी। हालाँकि, कुछ चेतावनियाँ हमलों, प्रतिरूपण या अनधिकृत पहुँच के विरुद्ध सुरक्षा उपाय के रूप में अभिप्रेत हैं। यदि आप Outlook को सही तरीके से कॉन्फ़िगर करने के बावजूद अत्यधिक असामान्य या दोहराए गए संदेशों का पता लगाते हैं, तो यह आपकी कंपनी के कस्टम नियमों या मेल सर्वर पर लागू किए गए फ़िल्टर के कारण हो सकता है, जो आपके सीधे नियंत्रण से परे हैं।
आउटलुक सेटिंग्स को उचित रूप से प्रबंधित करना और यह समझना कि कुछ स्वचालित संदेश क्यों दिखाई देते हैं, एक स्वच्छ, अधिक प्रभावी और व्यवधान-मुक्त वातावरण बनाने में मदद करता है।
विभिन्न डिजिटल मीडिया में दस वर्षों से अधिक अनुभव के साथ प्रौद्योगिकी और इंटरनेट मुद्दों में विशेषज्ञ संपादक। मैंने ई-कॉमर्स, संचार, ऑनलाइन मार्केटिंग और विज्ञापन कंपनियों के लिए एक संपादक और सामग्री निर्माता के रूप में काम किया है। मैंने अर्थशास्त्र, वित्त और अन्य क्षेत्रों की वेबसाइटों पर भी लिखा है। मेरा काम भी मेरा जुनून है. अब, मेरे लेखों के माध्यम से Tecnobits, मैं उन सभी समाचारों और नए अवसरों का पता लगाने का प्रयास करता हूं जो प्रौद्योगिकी की दुनिया हमारे जीवन को बेहतर बनाने के लिए हमें हर दिन प्रदान करती है।