मेरा वर्ड दस्तावेज़ दूसरे पीसी पर क्यों गड़बड़ हो गया है और इसे कैसे रोकें?

आप घंटों टेक्स्ट लिखने, उसे फॉर्मेट करने, उसमें इमेज, टेबल, डायग्राम और अन्य आकृतियाँ जोड़ने में बिताते हैं। सब कुछ तैयार है, लेकिन जब आप फ़ाइल को दूसरे कंप्यूटर पर खोलते हैं, तो आप पाते हैं कि तत्व इधर-उधर हो गए हैं और यहां तक ​​कि पाठ का स्वरूप भी खो गया है।आप सोच रहे होंगे कि, "मेरा वर्ड दस्तावेज़ दूसरे पीसी पर क्यों गड़बड़ हो जाता है, और मैं इसे कैसे ठीक कर सकता हूँ?" आइये इसका उत्तर जानें।

मेरा वर्ड दस्तावेज़ दूसरे पीसी पर क्यों गड़बड़ हो जाता है?

अगर आपका वर्ड डॉक्यूमेंट किसी दूसरे पीसी पर ठीक से काम नहीं कर रहा है, तो आप अकेले नहीं हैं। दरअसल, यह माइक्रोसॉफ्ट के ऑफिस सूट के उपयोगकर्ताओं द्वारा सामना की जाने वाली सबसे आम समस्याओं में से एक है। डॉक्यूमेंट पर सावधानी से काम करने के बाद, आप इसे दूसरे कंप्यूटर पर खोलते हैं और आप पाते हैं कि सभी तत्व अव्यवस्थित हो गए हैं: मार्जिन, फ़ॉन्ट, तालिकाओं, बॉक्सों और आकृतियों का स्थान, आदि। यह बहुत निराशाजनक है!

और समस्या तब और भी बड़ी हो जाती है जब यह एक बड़ा दस्तावेज़ हो जिसमें बहुत सारी छवियाँ, टेक्स्ट बॉक्स, अलग-अलग फ़ॉन्ट, फ़ॉर्मेट और अन्य तत्व हों। अप्रत्याशित रूप से सब कुछ गड़बड़ हो जाना एक बड़ी समस्या है। समय और प्रयास की बर्बादी, साथ ही इसे फिर से व्यवस्थित करने का थकाऊ काम भी। वर्ड डॉक्यूमेंट दूसरे पीसी पर क्यों गड़बड़ हो जाता है, लेकिन हमारे पीसी पर बरकरार रहता है? इस घटना के कई कारण हैं।

वर्ड संस्करणों में अंतर

किसी दूसरे पीसी पर वर्ड डॉक्यूमेंट के खराब होने का पहला कारण वर्ड के इस्तेमाल किए जा रहे संस्करण से जुड़ा है। जैसा कि आप शायद पहले से ही जानते हैं, माइक्रोसॉफ्ट वर्ड के कई संस्करण हैं (2010, 2016, 2019, 2021, आदि) और प्रत्येक देश प्रारूपों की व्याख्या थोड़े अलग तरीके से कर सकता है।.

इसलिए Word 2010 में बनाया गया दस्तावेज़ Word 2019 या Microsoft 365 का उपयोग करके खोले जाने पर अलग दिख सकता है। यदि आप इसका उपयोग करते हैं तो भी ऐसा ही हो सकता है वर्ड का ऑनलाइन संस्करण या मैक के लिए वर्ड, विशेषकर यदि विभिन्न प्रारूप लागू किए गए हों या दस्तावेज़ में कई तत्व जोड़े गए हों.

असामान्य फ़ॉन्ट का उपयोग

सबसे आम कारणों में से एक यह है कि दस्तावेज़ में ऐसे कस्टम फ़ॉन्ट का उपयोग किया गया है जो दूसरे पीसी पर उपलब्ध नहीं हैंजब वर्ड को मूल फ़ॉन्ट नहीं मिल पाता, तो वह उसे डिफ़ॉल्ट फ़ॉन्ट से बदल देता है, जिससे पाठ में परिवर्तन हो सकता है।

इसलिए यदि आपने दस्तावेज़ में एक या अधिक असामान्य फ़ॉन्ट का उपयोग किया है, जब आप इसे किसी दूसरे कंप्यूटर पर खोलने का प्रयास करेंगे तो यह भिन्न हो सकता है। यदि नए पीसी में वे फ़ॉन्ट इंस्टॉल नहीं हैं, तो Word उन्हें समान फ़ॉन्ट या डिफ़ॉल्ट फ़ॉन्ट से बदल देगा (समय नया रोमन, एरियल, कैलिब्री, और इतने पर).

विभिन्न प्रिंट सेटिंग्स और मार्जिन

यदि वर्ड डॉक्यूमेंट को किसी अन्य पीसी पर मार्जिन को स्थानांतरित करके गलत तरीके से कॉन्फ़िगर किया गया है, तो यह प्रिंट सेटिंग्स के कारण हो सकता है। याद रखें कि प्रत्येक कंप्यूटर में अलग-अलग प्रिंटर सेटिंग्स हो सकती हैं, जिसके कारण समस्या हो सकती है मार्जिन की स्थिति बदलनाइसके कारण पाठ के पैराग्राफ ऊपर या नीचे चले जाते हैं, छवियों और वस्तुओं की स्थिति बदल जाती है, तथा पृष्ठ क्रमांक बदल जाता है।

कस्टम टेम्पलेट्स का उपयोग करना

माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में काम करने के लिए कई तरह के डिफ़ॉल्ट टेम्पलेट्स हैं, लेकिन यह आपको अपना स्वयं का कस्टम टेम्पलेट बनाएंयदि आपने बाद वाला विकल्प चुना है, तो दस्तावेज़ को दूसरे पीसी पर खोलने पर वह बदल सकता है। यह समझ में आता है, क्योंकि आपके द्वारा उपयोग किया गया कस्टम टेम्पलेट नए कंप्यूटर पर उपलब्ध नहीं है, इसलिए यह डिफ़ॉल्ट टेम्पलेट का उपयोग करेगा।

छवियों, तालिकाओं और एम्बेडेड ऑब्जेक्ट्स के साथ समस्याएँ

एक और कारण जिसकी वजह से वर्ड डॉक्यूमेंट दूसरे पीसी पर अनकॉन्फ़िगर हो सकता है, वह टेक्स्ट में एम्बेड की गई छवियों, तालिकाओं और ऑब्जेक्ट की मौजूदगी से संबंधित है। अगर ये तत्व हैं "पाठ के अनुरूप" पर सेट करेंटेक्स्ट फ़ॉर्मेटिंग में कोई भी बदलाव उसके प्लेसमेंट को प्रभावित करेगा। इन मामलों में, एम्बेडेड तत्वों पर "फिक्स्ड लेआउट" लागू करना सबसे अच्छा है ताकि वे अपनी स्थिति बनाए रखें।

किसी वर्ड डॉक्यूमेंट को दूसरे पीसी पर खराब होने से कैसे रोकें

हो सकता है कि आप किसी सहयोगी के साथ संपादन के लिए वर्ड दस्तावेज़ साझा करना चाहते हों, या आपको इसे प्रिंट करने के लिए बस इसे किसी अन्य कंप्यूटर पर खोलना हो। समस्या यह है कि इसे बनाने वाले तत्व और आपके द्वारा इसे निर्दिष्ट स्वरूपण जैसे ही आप इसे किसी अन्य कंप्यूटर पर खोलते हैं, बदल जाते हैं। यदि आप चाहें तो ऐसा होने से रोकें, आप निम्नलिखित समाधान लागू कर सकते हैं:

दस्तावेज़ को PDF प्रारूप में सहेजें

जब किसी अन्य पीसी पर वर्ड दस्तावेज़ दूषित हो जाए तो पीडीएफ प्रारूप का उपयोग करना सबसे अच्छा विकल्प है। यह प्रारूप मूल लेआउट को सुरक्षित रखता है और दस्तावेज़ को परिवर्तन या संपादन से बचाता है।. और इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि इसे बनाने के लिए वर्ड के किस संस्करण का उपयोग किया गया था या क्या पीडीएफ़ रीडर जिसका उपयोग इसे खोलने के लिए किया जाता है।

किसी वर्ड डॉक्यूमेंट को पीडीएफ फॉर्मेट में सेव करने के लिए आपको बस यह करना होगा फ़ाइल - सेव एज़ पर क्लिक करें, और सेव विकल्पों में से पीडीएफ विकल्प चुनें।इस तरह, मार्जिन, फ़ॉन्ट, छवियाँ, आकृतियाँ और कोई भी अन्य तत्व टेक्स्ट के भीतर बरकरार रहेंगे, चाहे आप फ़ाइल को कहीं भी खोलें। दूसरी ओर, यदि आपको फ़ाइल को संपादित करने के लिए दूसरों की आवश्यकता है, तो इस विकल्प को छोड़ दें।

दस्तावेज़ को संगत प्रारूप में सहेजें

यदि दस्तावेज़ को PDF प्रारूप में सहेजना कोई विकल्प नहीं है, तो इसे Word के पुराने संस्करणों के साथ संगत प्रारूप में सहेजेंऐसा करने के लिए, Save As पर क्लिक करें और सेव विकल्पों में से .doc प्रारूप चुनें। .docx प्रारूप .doc की तुलना में अधिक आधुनिक और अनुकूलित है, इसलिए यदि गंतव्य कंप्यूटर पर आपके कंप्यूटर से अधिक नया Word संस्करण है तो आप इसका उपयोग कर सकते हैं।

मानक फ़ॉन्ट और शैलियों का उपयोग करें

याद रखें कि जब हम कस्टम फ़ॉन्ट या स्टाइल का उपयोग करते हैं तो वर्ड डॉक्यूमेंट दूसरे पीसी पर डीकॉन्फ़िगर हो जाता है। इसलिए, यदि संभव हो तो, सामान्य फ़ॉन्ट का उपयोग करने का प्रयास करेंजैसे टाइम न्यू रोमन या एरियल, और डिफ़ॉल्ट टेम्पलेट्स मैन्युअल रूप से समायोजित टेम्पलेट्स के बजाय। यह सब दस्तावेज़ को किसी अन्य कंप्यूटर पर खोलने पर होने वाले अप्रत्याशित परिवर्तनों की संभावना को कम करता है।

दस्तावेज़ में फ़ॉन्ट एम्बेड करें

यदि वर्ड दस्तावेज़ किसी अन्य पीसी पर गलत तरीके से कॉन्फ़िगर किया गया है, तो फ़ॉन्ट एम्बेड करने से मदद मिलती है, क्योंकि फ़ाइल में फ़ॉन्ट्स को बनाए रखने की सुविधा देता है, भले ही दूसरे कंप्यूटर पर वे इंस्टॉल न होंवर्ड दस्तावेज़ में फ़ॉन्ट एम्बेड करने के लिए, इन सरल चरणों का पालन करें:

1. फ़ाइल-विकल्प पर जाएँ।
2. सहेजें चुनें
3. फ़ाइल में फ़ॉन्ट एम्बेड करें विकल्प को सक्रिय करें।

सहयोग के लिए OneDrive या Google Docs का उपयोग करें

किसी वर्ड डॉक्यूमेंट के किसी दूसरे पीसी पर कॉन्फ़िगरेशन से बाहर होने की समस्या का अंतिम समाधान क्लाउड प्लेटफ़ॉर्म का उपयोग करना है, जैसे कि OneDrive या Google Docs। यह अधिक स्थिरता सुनिश्चित करता है, और अनुमति देता है सभी उपयोगकर्ताओं को संगतता समस्याओं के बिना दस्तावेज़ का एक ही संस्करण दिखाई देता है.