एक्सेस क्या है और इसके लिए क्या है?

365 संस्करण के बाद से शामिल होने के बावजूद, यह Microsoft 1992 ऑफिस सुइट में सबसे कम ज्ञात कार्यक्रमों में से एक है, हालाँकि, यह एक बहुत ही उपयोगी उपकरण है। इस पोस्ट में हम बताते हैं माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस क्या है और यह किस लिए है?.

का नवीनतम संस्करण माइक्रोसॉफ्ट पहुंच, जिसके बारे में हम यहां बात करने जा रहे हैं, उसे 5 अक्टूबर, 2021 को विंडोज 10 और विंडोज 11 में उपयोग के लिए जारी किया गया था। चुने गए इंस्टॉलेशन विकल्पों के आधार पर, यह हार्ड ड्राइव पर 44 एमबी और 60 एमबी के बीच रहता है।

माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस क्या है?

माइक्रोसॉफ्ट एक है डेटाबेस प्रबंधन प्रणाली अनुप्रयोगों के Microsoft Office सुइट (अब Microsoft 365) में शामिल है। यह एक उपकरण है जिसका उद्देश्य उपयोगकर्ताओं को जानकारी संग्रहीत करने, व्यवस्थित करने और विश्लेषण करने के उद्देश्य से डेटाबेस बनाने और प्रबंधित करने में मदद करना है।

इस एप्लिकेशन का इतना कम उपयोग होने का मुख्य कारण इसकी वास्तविक उपयोगिता को न जानना है। कई उपयोगकर्ता गलती से मानते हैं कि एक्सेस के साथ कुछ भी किया जा सकता है जो वास्तव में एक्सेस के साथ किया जा सकता है। एक्सेल.

हालाँकि यह सच है कि दोनों प्रोग्रामों में समान बिंदु हैं, एक्सेल संख्यात्मक डेटा को संभालने और उस डेटा पर गणना करने के लिए अधिक उपयुक्त है। पहुंच, इसके भाग के लिए, विशेषज्ञता की एक बड़ी डिग्री जोड़ता है और विभिन्न प्रकार के डेटा को प्रबंधित करने के लिए विशिष्ट कार्यों को शामिल करता है. इसके अलावा, यह आपको प्रत्येक फ़ील्ड में उपयोगकर्ताओं द्वारा दर्ज किए गए डेटा को प्रतिबंधित करने की अनुमति देता है, साथ ही संबंधित डेटा को कई तालिकाओं में लिंक करने की भी अनुमति देता है।

Microsoft Access के साथ सहेजे गए डेटाबेस दिखाते हैं दस्तावेज़ विस्तारण ".एसीसीडीबी"। हालाँकि यह सबसे आम और सबसे नवीनतम भी है, फिर भी अन्य एक्सटेंशन ढूंढना संभव है (".एमडीबीई" o ".एमडीई"), जो 2007 से पहले के संस्करणों के अनुरूप है। कुछ अवसरों पर, इस प्रकार के एक्सटेंशन को खोलने के लिए, उपयोगकर्ता को पहले इसे परिवर्तित करने के लिए रूपांतरण टूल का उपयोग करना होगा।.एसीसीडीबी».

चीजें हम एक्सेस के साथ कर सकते हैं

आप डेटाबेस को प्रबंधित करने के लिए एक्सेस का उपयोग कैसे कर सकते हैं? नीचे, हम कुछ सबसे सामान्य कार्यों की व्याख्या करते हैं जिन्हें हम इस टूल से कर सकते हैं।

एक डेटाबेस बनाएँ

एक्सेस होम स्क्रीन पर, "फ़ाइल" पर क्लिक करें और बाईं ओर विकल्प कॉलम में, "नया" चुनें। स्क्रीन पर दिखाए गए विभिन्न विकल्पों में से, हमें शीर्षक वाला विकल्प चुनना होगा "रिक्त डेस्कटॉप डेटाबेस"।

इस नव निर्मित डेटाबेस को नए टेम्पलेट तक पहुंचने और इसका उपयोग शुरू करने के लिए प्रारंभिक चरण के रूप में एक नाम दिया जा सकता है।

एक टेबल बनाएं

हमारे द्वारा बनाए गए डेटाबेस में डेटा टेबल जोड़ने के लिए टूल रिबन पर जाना और टैब पर क्लिक करना आवश्यक है "मेज़". इस नई तालिका में हम जितने चाहें उतने फ़ील्ड जोड़ सकते हैं। ऐसा करने के लिए आपको राइट क्लिक करना होगा और विकल्प का चयन करना होगा "जोड़ने के लिए क्लिक करें".

कॉम्बो बॉक्स अनुभाग का उपयोग विभिन्न डेटा प्रकारों को सूचीबद्ध करने के लिए किया जाता है जिन्हें किसी फ़ील्ड को सौंपा जा सकता है (एक्सेस में प्रत्येक फ़ील्ड को डेटा प्रकार निर्दिष्ट करना अनिवार्य है)।

तालिका में डेटा जोड़ें

एक्सेस टेबल में डेटा जोड़ने के कई तरीके हैं: फॉर्म का उपयोग करना, इसे बाहरी फ़ाइल से आयात करना, एसक्यूएल का उपयोग करना, या सीधे डेटा दर्ज करना (अर्थात, मैन्युअल रूप से)। सबसे आम विकल्प है फ़ाइलों के माध्यम से आयात करें ".सीएसवी". इसे आपको इसी तरह करना होगा:

1. उपकरण रिबन पर, क्लिक करें "बाहरी डेटा"।
2. फिर हम पर क्लिक करते हैं "पाठ फ़ाइल"।
3. आगे हम स्रोत फ़ाइल और गंतव्य तालिका का चयन करते हैं।
4. आयात के साथ आगे बढ़ने से पहले, हम फ़ाइल के सभी विवरणों की समीक्षा कर सकते हैं (सीमांकक के रूप में अवधि या अल्पविराम का उपयोग, कुछ फ़ील्ड को छोड़ने की आवश्यकता है।
5. अंत में, हम बटन दबाते हैं खत्म करना आयात चलाने के लिए.

यहां से, ऐसी कई क्रियाएं हैं जिन्हें हम हमारे द्वारा प्रस्तुत विभिन्न तालिकाओं के साथ एप्लिकेशन में निष्पादित कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, यह संभव है तालिकाओं के बीच संबंध बनाएं विभिन्न तालिकाओं से डेटा क्वेरी करने के लिए। आप भी बना सकते हैं तालिका देखो, जिसमें किसी अन्य तालिका द्वारा संदर्भित डेटा शामिल है, या यहां तक ​​कि विभिन्न प्रकार के डेटा के साथ कई तालिकाओं पर जटिल प्रश्न भी बनाते हैं।

अन्य संभावित कार्रवाइयां हैं बैकअप बनाएं, निष्पादन योग्य डेटाबेस बनाएं (जिसे बाहरी उपयोगकर्ता संशोधित नहीं कर सकते) मैक्रो बनाएं जटिल कार्यों को स्वचालित करने के लिए या एक्सेल में डेटा निर्यात करें, कई अन्य संभावनाओं के बीच।

इन सभी कार्यों को करने के लिए, Microsoft Access में एक सुविधा शामिल है सहायक जो निस्संदेह उन लोगों के लिए बहुत मददगार है जो पहली बार इस एप्लिकेशन का उपयोग करते हैं।

निष्कर्ष

छोटे और मध्यम आकार के व्यवसायों के लिए Microsoft Access एक अत्यधिक अनुशंसित विकल्प है एक सरल और उपयोग में आसान डेटा प्रबंधन उपकरण। जी जैसे कार्यों के लिए आदर्शइन्वेंट्री प्रबंधन या परियोजना निगरानी। इन सभी मामलों के लिए, यह सीखने लायक है कि इसका उपयोग कैसे किया जाए।