Pregled promjena u Excel datoteci: vodič koji vam je potreban

Kada dijelimo proračunske tablice, normalno je pitati se što je koja osoba dodirnula i kada. Prikaz izmjena Excel datotekeDanas imamo nekoliko opcija: ploču Prikaži promjene, Povijest verzija i, u klasičnijim scenarijima, veteransku "Prati promjene".

U ovom članku objašnjavamo kako to učiniti, koja ograničenja ima svaka opcija i koje postoje alternative Ako radite izvan oblaka, plus ostali praktični savjeti.

Što je "Prikaži promjene" u Excelu i koje informacije prikazuje?

Funkcija Prikaži promjene centralizira zapis nedavnih uređivanja u knjizi. Njezina ploča prikazuje najnovije promjene na vrhu, omogućujući vam da ih detaljno identificirate. tko je napravio modifikaciju, zahvaćena ćelija, točno vrijeme i prethodna vrijednostPosebno je korisno kada više osoba uređuje dijeljenu datoteku i potrebna vam je jasna vremenska crta.

Ova ploča vam također omogućuje pregled uređivanja koja su izvršena "u skupu". U tim slučajevima, Excel Generira karticu s grupnom radnjom i omogućuje pristup "Prikazu promjena" unutar te kartice, tako da možete dublje istražiti detalji svake grupirane modifikacije bez gubitka konteksta.

Imajte na umu da Excel na ovoj ploči zadržava nedavne aktivnosti, nudeći vidljivost do maksimalno oko 60 danaAko želite proširiti vremenski raspon kako biste pregledali što se događalo prije, na redu je Povijest verzija, o kojoj ćemo kasnije govoriti. putovanje na prethodne verzije i pregledajte ih bez ikakvih iznenađenja.

Pregled promjena u cijeloj knjizi: brzi koraci

Za sveobuhvatan pregled radne knjige i pregled izmjena Excel datoteke, postupak je vrlo jednostavan i vodi vas do ploče sa svim nedavno napravljenim izmjenama. Pomoću ovih koraka moći ćete odmah vidjeti. sve što se dogodilo u datoteci:

1. Na kartici Pregled odaberite Prikaži promjene za otvaranje ploče s nedavnim uređivanjima.
2. Imajte na umu da se promjene prikazuju poredane tako da su najnovije na vrhu, što odražava stvarni kronološki redoslijed izvršenja.
3. Moći ćete prepoznati tko je što promijenio i u kojoj ćeliji, zajedno s točnim datumom i vremenom, što olakšava suradnje u reviziji.
4. Ako postoje skupne izmjene, pronaći ćete karticu koja grupira tu operaciju i gumb za Pogledajte promjene i krećite se kroz svaku uključenu modifikaciju.

Filtriranje promjena po listu, rasponu ili određenoj ćeliji

Kada želite suziti fokus, možete pregledati promjene u Excel datoteci samo za određeni list, raspon ili čak jednu ćeliju. Ovo filtriranje pomaže vam da detaljno istražite. što se dogodilo u određenom području iz knjige bez dodatne buke.

Za brzo filtriranje s lista: odaberite list, raspon ili jednu ćeliju, a zatim kliknite desnom tipkom miša da biste otvorili kontekstni izbornik i odaberite Prikaži promjeneOvom radnjom Excel ograničava ploču na taj odabir.

Također možete filtrirati iz same ploče Promjene. Na vrhu ćete vidjeti ikonu filtra: odabirom ćete moći odrediti želite li filtrirati po... Raspon ili od strane ListAko odaberete Raspon, upišite raspon ili ćeliju u tekstni okvir i potvrdite ikonom strelice pored tog polja da biste primijenili odmah filtrirati.

Ovaj pristup filtriranju štedi vam puno vremena prilikom istraživanja incidenata ili kada se trebate usredotočiti na kritično područje lista (na primjer, raspon u kojem se izračunavaju ukupni zbrojevi ili gdje je netko promijenio reference).

Gdje funkcionira "Prikaži promjene" i koji su uvjeti da bi se sve registriralo?

Prikaz promjena dostupan je u programu Excel za stolna računala i programu Excel za web te na ploči odražava uređivanja napravljena iz programa Excel koje ga podržavaju. ko-autorTo znači da, kako bi vidjeli najpotpuniju povijest na nadzornoj ploči, svi korisnici moraju koristiti kompatibilnu Excel aplikaciju i raditi s datotekom na lokacijama koje održavati zajedničko izdavaštvo aktivne (na primjer, OneDrive ili SharePoint).

Što ako se nadzorna ploča čini praznom iako znate da je bilo aktivnosti? Određene radnje mogu uzrokovati da Excel izbriše taj zapisnik. Prazna nadzorna ploča vidjet će se ako je netko, na primjer, uređivao jednokratnom kupnjom ili starijom verzijom Excela koja nije usklađena sa suautorstvom ili ako su korištene funkcije koje Nisu kompatibilni uz suobjavljivanje ili ako je datoteka zamijenjen ili je kopija spremljena, prekidajući kontinuitet praćenja.

Dobra je vijest da će se od tog trenutka sve nove promjene koje vi ili netko drugi napravite iz kompatibilnih aplikacija ponovno bilježiti u ploči Promjene. To vraća vidljivost za sljedeće događaje i omogućuje vam da pratiti trag bez potrebe za ponovnim izradom dokumenta.

Koje se promjene bilježe, a koje se ne prikazuju na ploči

Ploča Promjene fokusira se na formule i vrijednosti ćelija, kao i na operacije poput premještanja, sortiranja, umetanja ili brisanja ćelija i raspona. Stoga ćete jasno pronaći i jednokratne izmjene i strukturne promjene koje utječu blokovi podataka.

Međutim, neke radnje trenutno nisu prikazane: izmjene grafike, oblika ili drugih objekata, pokreti ili postavke u pivot tabliceTo uključuje promjene formatiranja (boje, fontovi, stilovi), skrivanje ćelija/raspona i primjenu filtera. Imajte to na umu jer se ovaj "vizualni sloj" ne odražava na ploči koja se fokusira na glavne funkcije. numeričke i funkcionalne.

Nadalje, kako bi pružio što potpuniju povijest, Excel može ostaviti praznine na vremenskoj traci ako određene promjene nisu dostupne. Posljedično, možete primijetiti "preskakanja" kada se uređivanja, zbog njihove prirode ili korištenog alata, nisu mogla izvršiti. snimaj na ploču.

Zašto ponekad nedostaju prethodne vrijednosti u nekim unosima? To se može dogoditi kada se podaci mijenjaju pomoću koda (na primjer, VBA ili dodataka) ili ako je netko uredio radnu knjigu pomoću Excela bez ažuriranja. najnovija verzijaU takvim slučajevima, sljedivost "vrijednosti prije/vrijednosti poslije" može se izgubiti za tu određenu radnju.

Kako pregledati starije promjene: Povijest verzija

Ploča Promjene prikazuje najnovije promjene; ​​ako trebate produžiti razdoblje, upotrijebite Povijest verzijaIz Datoteka > Informacije > Povijest verzija možete otvoriti prethodnu verziju kako biste je pregledali i, ako je potrebno, vratili je. To je vrlo korisno prilikom istraživanja prethodni događaji na raspon koji pokriva Prikaži promjene.

Povijest verzija nije isto što i "vizualni usporednik" između dvije vremenske točke: njegova je svrha omogućiti navigaciju kroz stanja datoteka, s mogućnošću otvaranja prethodne verzije i rada na njoj. Unatoč tome, kombiniranje ove značajke s opcijom Prikaži promjene može pružiti uravnotežen pregled. brzo i nedavno s dugoročnijom revizijom.

Ako se vaša datoteka nalazi u SharePointu, imajte na umu da kontrola verzija ima konfigurirana ograničenja. Tijekom postavljanja možete postaviti maksimalan broj verzija koje želite zadržati, a kada sustav dosegne ograničenje, briše posljednju verziju. najstarija kako bi se napravilo mjesta za nove. Ako vam je potrebno više prostora, moguće je povećati taj broj do ograničenja sustava, što poboljšava mogućnost povratka u prošlost kako biste opsežno istraživanje.

Za timove koji se oslanjaju na povijesne verzije, preporučljivo je povremeno pregledavati ovu konfiguraciju u SharePoint biblioteci i prilagođavati je tijeku rada: što je više dnevnih promjena, to je logičnije povećati broj zadržane verzije kako se ne bi izgubio koristan trag.

Resetiranje okna za promjene: Kada i kako

U Excelu za web postoji mogućnost brisanja povijesti promjena koje vidite na nadzornoj ploči. Nalazi se pod Datoteka > Informacije, a potvrđivanjem će se... očistite ploču za sve korisnike knjige. To je nepovratna radnja i stoga je treba pažljivo razmotriti prije nego što je provedete ako trebate sačuvati dokaze o nedavna suradnja.

Čak i ako izbrišete taj unos s ploče, i dalje možete otvoriti ili vratiti prethodne verzije putem Povijesti verzija. Drugim riječima, uklanjate "popis događaja" s ploče, ali ne gubite mogućnost vratiti se u prethodna stanja datoteke sve dok te verzije postoje na sustavu.

Klasično "Praćenje promjena" u Excelu: što nudi i kako ga pregledati

Godinama je program koristio tradicionalni sustav "Praćenja promjena" koji se sada smatra naslijeđenim. Bio je to dobar način za pregled izmjena Excel datoteke. U radnim knjigama konfiguriranim s ovom značajkom, spremanje i dijeljenje svake izmjene ostavljalo je tragove u ćelijama (plavi trokutići) i skočne komentare. opis promjene i odgovornog korisnika. Iako još uvijek postoji u određenim scenarijima, u modernim okruženjima suautorstva zamijenjen je opcijom Prikaži promjene.

Ako vaša organizacija još uvijek koristi taj pristup, promjene možete navesti na zasebnom listu. Da biste to učinili, na kartici Pregled otvorite Praćenje promjena i odaberite istaknuti promjeneOdaberite opciju "Prikaži promjene u novom listu" i potvrdite s U redu: Excel će dodati list pod nazivom "Povijest" s Detalji za promjenu izvučeno iz knjige.

Pregledom ovih uređivanja također se upravljalo iz Pregled > Praćenje promjena > Prihvati ili odbij promjene. Tamo ih možete prihvatiti ili odbiti jednu po jednu ili koristiti opcije "Prihvati sve" ili "Odbij sve" za obradu u serijama, s mogućnošću zatvaranja u bilo kojem trenutku. povratak na stranicu.

Ova metoda ima vrijednost u knjigama koje su već stvorene pomoću tog sustava, ali ne nudi iskustvo integracije i suautorstva koje danas pružaju oblak i ploča Prikaži promjene, gdje su informacije bolje usklađene s suradničko uređivanje u stvarnom vremenu.

Usporedba verzija i ograničenja: što možete, a što ne možete očekivati ​​od Excela

Umjesto pregledavanja izmjena Excel datoteke, mnogi korisnici jednostavno žele "na prvi pogled" znati što se promijenilo između posljednje i trenutne verzije, bez otvaranja dvije datoteke jednu pored druge. U praksi, Excel ne uključuje izvorni alat koji obavlja tu funkciju. detaljna razlika između bilo koje dvije lokalne datoteke. Nudi Prikaži promjene za knjige čiji su autori drugi autori (nedavna i vrlo praktična značajka) i Povijest verzija za otvaranje prethodnih verzija i, ako je primjenjivo, vratiti ih.

Neki korisnici spominju uslužni program pod nazivom Spreadsheet Compare (dio određenih instalacija sustava Office) za usporedbu dvije spremljene datoteke. Da biste ga koristili, potrebna vam je kopija prethodne verzije na računalu; to nije "čarobni gumb" unutar Excela, već zaseban alat koji uspoređuje radne knjige i prikazuje rezultate. razlikeKorisno je ako ne radite u oblaku, iako zahtijeva dodatni korak čuvanja lokalnih verzija.

Uobičajeno je pročitati na forumima da "ne postoji izvorni, brz i univerzalan način" za usporedbu bilo koje verzije s trenutnom bez prethodne pripreme materijala. I to ima smisla: da bi se zabilježila svaka i najmanja varijacija, arhiva bi morala pohraniti ogromnu količinu metapodaciTo bi drastično povećalo njegovu veličinu i otežalo upravljanje, posebno u knjigama koje se ažuriraju svakodnevno.

Ako radite u sustavu Windows, File Explorer vam omogućuje dodavanje stupaca s informacijama (datum stvaranja, datum izmjene itd.), ali to su metapodaci na razini datoteke, a ne povijest promjene po ćelijiDruga opcija sustava je Povijest datotekekoji uzima kopije modificiranih datoteka kako bi se mogle vratiti; zauzvrat troši prostor na disku i nije preglednik granularne promjene kao takav.

Ukratko: ako surađujete s Excelom (OneDrive/SharePoint), koristite Prikaži promjene za nedavne promjene i Povijest verzija za dulja razdoblja. Ako je vaš tijek rada lokalan, spremite verzije i, kada trebate usporediti, razmislite o korištenju alata za usporedbu poput Usporedbe proračunskih tablica kako biste dobili kartu promjena. razlike između datoteka.

Ekosustav za pregled promjena u Excel datoteci nudi moćna rješenja pri radu u oblaku i uz suautorstvo: okno Prikaži promjene daje vam "ovdje i sada", dok postavke Povijest verzija i SharePoint proširuju vremenski horizont. U lokalnim scenarijima, usporedba zahtijeva spremanje kopija i oslanjanje na vanjske uslužne programe. Znajući što se zapisuje, a što ne, te osiguravajući odgovarajuću konfiguraciju, možete imati realnu i učinkovitu kontrolu nad procesom. trag Edijaticije u vašim proračunskim tablicama.

Povezani članak:

Office se ne otvara zbog AppVIsvSubsystems64.dll: provjerena rješenja

Daniel Terrasa

Urednik specijaliziran za pitanja tehnologije i interneta s više od deset godina iskustva u različitim digitalnim medijima. Radio sam kao urednik i kreator sadržaja za tvrtke koje se bave e-trgovinom, komunikacijom, internetskim marketingom i oglašavanjem. Pisao sam i na web stranicama o ekonomiji, financijama i drugim sektorima. Moj posao je također moja strast. Sada, kroz moje članke u Tecnobits, nastojim istražiti sve novosti i nove mogućnosti koje nam svijet tehnologije svakodnevno nudi za poboljšanje života.