Kako upravljati SharePoint Onlineom pomoću Copilota: koraci, najbolje prakse i potpuna kontrola podataka

¿Kako upravljati SharePoint Onlineom pomoću Copilota? Moderno upravljanje SharePoint Onlineom čini kvantni skok naprijed zahvaljujući izvornoj integraciji Microsoft Copilota i naprednom paketu za upravljanje koji nam Microsoft 365 stavlja na dohvat ruke. IT menadžeri i administratori web-mjesta znaju da uravnoteženje produktivnosti, kontrole podataka, sigurnosti i besprijekornog korisničkog iskustva može biti složeno. Sada, Copilot asistent postaje ključni saveznik u transformaciji ove složenosti u agilne, kolaborativne i sigurne rezultate., kako za velike tvrtke tako i za male organizacije koje su posvećene digitalnom radu.

Ali kako upravljati SharePoint Onlineom kako biste iskoristili sve prednosti Copilota? Ovaj je vodič najnoviji i najopsežniji na španjolskom jeziku, izrađen s najrelevantnijim i najnovijim informacijama. Ovdje vam pokazujemo kako implementirati, konfigurirati i koristiti Copilot i naprednu administraciju SharePointa, integrirajući sigurnosne prakse, sprječavanje prekomjernog izlaganja podataka te inteligentnu automatizaciju procesa i sadržaja - sve s praktičnim pristupom prilagođenim stvarnom radu timova.

Što je Copilot u SharePoint Onlineu i zašto je novi temelj za administraciju?

Copilot je inteligentni asistent pokretan umjetnom inteligencijom kojeg je Microsoft integrirao u cijeli 365 paket, uključujući SharePoint Online.Ovaj asistent omogućuje sve, od stvaranja i upravljanja sadržajem do inteligentnog upravljanja agentima, kontrole pristupa i sigurnosti dokumenata. Zahvaljujući naprednim jezičnim modelima i izvornoj vezi s dopuštenjima i podacima stanara, Copilot pruža kontekstualne odgovore, automatizira zadatke i omogućuje administratorima održavanje kontrole nad informacijama bez gubitka agilnosti..

U SharePoint Onlineu, Copilot vam omogućuje ne samo stvaranje i poboljšanje stranica i sadržajaali i provoditi politike životnog ciklusa, identificirati rizike prekomjerne izloženosti, podrška za konfiguraciju dozvola, pa čak i interakcija s prilagođenim agentima koji pomažu u odgovaranju na upite i izvršavanju složenih zadataka. Prije nego što nastavimo, upozoravamo vas da u Tecnobits Imamo desetke vodiča o Copilotu i njegovim postavkama, kao što je ovaj na Kako instalirati Copilot u Office 365, puede serte de ayuda.

Preduvjeti i prvi koraci za pripremu SharePoint Onlinea s Copilotom

Prije aktiviranja Copilota i maksimalnog iskorištavanja SharePoint Onlinea, bitno je ispuniti niz zahtjeva i dobro isplanirati.:

• Odgovarajuće licence: Osnova je imati Microsoft 365 Copilot, a za napredne značajke E5 licence i SharePoint Advanced Management (SAM).
• Postavke testnog okruženja: Pripremite sandbox okruženje u kojem možete validirati konfiguracije bez utjecaja na svakodnevno poslovanje.
• Pruebas piloto: Odaberite skupinu ranih korisnika kako biste testirali integraciju i prikupili realne povratne informacije.
• Plan de comunicación: Informirajte i educirajte korisnike o promjenama i novim značajkama Copilota, smanjujući trenje.
• Pregled pravila pristupa i sigurnosti: Prilagodite uvjetni pristup, višefaktorsku autentifikaciju te pravila pretraživanja i dijeljenja kako biste spriječili rizik.
• Provjera i podešavanje mreže: Osigurava da infrastruktura ispunjava zahtjevi za povezivanje i sigurnost za što je potreban Microsoft 365 Copilot.

Čvrsti temelji osiguravaju da će Copilot i SharePoint raditi zajedno, sigurno i učinkovito. desde el primer momento.

Napredna administracija SharePointa: Operativno središte za Copilot

El complemento Napredno upravljanje SharePointom (SAM) To je bitan akcelerator za svaku organizaciju koja želi iskoristiti inteligenciju i automatizaciju koju nudi Copilot.

• Izbjegavajte pretjerano dijeljenje i pretrpavanje izvora podataka, poboljšavajući točnost rezultata koje generira Copilot.
• Prati životni ciklus web-mjesta i sadržaja, identificiranje i čišćenje onoga što je zastarjelo ili neaktivno.
• Kontrolirajte, ograničavajte i revidirajte pristup dokumentima i web-mjestima, primjenjujući inteligentne politike i oznake osjetljivosti.

Putem SAM Administration Centra možete pregledavati detaljna izvješća, primjenjivati ​​skupne radnje, automatizirati obavijesti i sinkronizirati sigurnost i usklađenost u cijeloj organizaciji. Integracija s Copilotom dodaje konverzacijski i inteligentni sloj koji pojednostavljuje donošenje odluka i svakodnevno upravljanje..

Najbolje prakse i ključni koraci za pripremu SharePointa za Copilot

Priprema podataka, upravljanje i sigurnost su ključni. Evo nekoliko preporuka koje ne možete zanemariti:

1. Smanjite slučajno dijeljenje i kontrolirajte dopuštenja

U SharePointu, Izbjegavanje pretjeranog izlaganja je ključno kako bi Copilot vraćao samo relevantne i autoritativne informacije.Da biste to učinili:

• Konfigurirajte postavke dijeljenja na razini zakupnika i web-mjesta, prilagođavajući zadane dozvole „određenim osobama“ umjesto cijeloj organizaciji.
• Skriva opcije sa širokim rizicima kao „Svi osim vanjskih korisnika“ kako biste ograničili radijus izloženosti.
• Educira i obučava vlasnike web-mjesta upravljati zahtjevima za pristup i temeljito pregledati tko može pristupiti podacima.

2. Osigurajte valjanost vlasnika web-mjesta

Vlasnici web-mjesta su posljednja linija obrane za upravljanje sadržajem i njegovu čistoću.

• Izvršava direktive o svojstvima otkriti lokacije bez barem dvije jasne odgovorne strane.
• Omogućite automatske obavijesti za ove vlasnike kako bi se potvrdila aktivnost, dopuštenja i potreba za nastavkom održavanja web-mjesta.
• Ažurira zapise o nekretninama u aktivnom načinu rada i zahtijeva periodične preglede.

3. Čišćenje neaktivnih web-mjesta i upravljanje životnim ciklusom

Stari sadržaj je Copilotov najgori neprijatelj točnosti.Nakupljanje zastarjelih podataka raspršuje izvore i generira zbunjujuće ili irelevantne odgovore.

• Identificira lokacije bez relevantne aktivnosti tijekom definiranih razdoblja (3, 6, 9 ili 12 mjeseci).
• Izdajte obavijesti vlasnicima kako biste potvrdili njihovu korisnost.
• Nepotrebne stavke stavite u način rada samo za čitanje i zakažite automatsko arhiviranje nakon dogovorenog vremena.
• Koristite izvješća s umjetnom inteligencijom od SAM-a kako biste dobili automatske preporuke o tome koje radnje poduzeti.

Povezani članak:

Kako automatizirati zadatke koji se ponavljaju pomoću Power Automate: napredni vodič

4. Otkrivanje potencijalno prekomjerno dijeljenog sadržaja

Pomoću izvješća o aktivnostima i dopuštenjima možete prepoznati žarišta prekomjerne izloženosti:

• Pregledajte izvješća o aktivnostima za sadržaj podijeljen sa "bilo kim", "svima osim vanjskim" ili "članovima organizacije".
• Pomoću osnovnog izvješća o prekomjernoj izloženosti procijenite broj korisnika s pristupom na temelju definiranih pragova.
• Preuzmite, filtrirajte i analizirajte podatke kako biste brzo reagirali na sumnjive situacije.

5. Kontrolirajte i ograničite pristup sadržaju

Kada otkrijete rizike, Copilot vam pomaže centralizirati i ublažiti neovlašteni pristup., ali odluka i izvršenje uvijek padaju na administratora:

• Započnite preglede pristupa s vlasnicima web-mjesta.
• Ograničite pristup određenim grupama pomoću pravila "Ograničena kontrola pristupa (RAC)" kako bi samo potrebni korisnici i dalje mogli vidjeti informacije, i u SharePointu i na OneDriveu.
• Omogućite pravilo "otkrivanje ograničenog sadržaja" kako biste sakrili sadržaj iz Copilota i organizacijskog pretraživanja bez promjene dozvola.
• Kombinirajte obje opcije u najkritičnijim područjima.

6. Proaktivne akcije na strateškim lokacijama

Ključna mjesta organizacije zahtijevaju dodatnu zaštitu od prve minute.:

• Primijenite RAC prilikom pružanja novih lokacija, izbjegavajući prekomjerno dijeljenje od samog početka.
• Blokirajte preuzimanja, posebno snimke iz Teamsa, kada je to potrebno.
• Razmotrite šifriranje s "pravima ekstrakcije" za dokumente visokog utjecaja.

Integracija i upravljanje agentima u SharePointu i Copilotu

Još jedna od revolucija koje Copilot donosi sa sobom je mogućnost Stvaranje, upravljanje i dijeljenje inteligentnih agenata u SharePointu za pomoć, učenje i zadatke automatizacije:

• Svaki član s dopuštenjima za uređivanje može stvoriti vlastitog agenta., koje vlasnik web-mjesta zatim može uređivati, dijeliti ili čak odobriti.
• Vlasnici mogu označiti agenta kao "odobrenog" i postaviti ga kao zadano iskustvo za posjetitelje.
• Agenti se mogu prikvačiti, uređivati ​​ili dijeliti s Copilot chat panela, što olakšava suradnju i pristup.
• Mogu se izbrisati kao i bilo koja druga datoteka unutar web-mjesta, što olakšava rotiranje i čišćenje zastarjelih agenata.

Izrada bogatog sadržaja pomoću Copilota u SharePointu

Copilot nije samo mehanizam za upravljanje i sigurnost, već i revolucionira način na koji stvarate i objavljujete sadržaj u SharePointu.:

• Izrada stranica iz predložaka: Odaberite unaprijed dizajnirane predloške poput biltena, najava događaja ili ažuriranja i prilagodite ih pametnim uputama i prilozima.
• Izrada iz otvorenih obavijesti: Započnite s rečenicom i pustite Copilota da predloži strukturu, dizajn i sadržaj, prilagođavajući rezultat onoliko puta koliko je potrebno.
• Ideje za dizajn: Copilot predlaže vizualna i izgledna poboljšanja kako bi svaka stranica bila privlačna i profesionalna.
• Pametno prepisivanje: Uređivač obogaćenog teksta omogućuje vam poboljšanje poruka, davanje prirodnog ili profesionalnog tona, pa čak i sažimanje ili proširivanje informacija prema potrebi.

Kako dodati SharePoint kao izvor znanja u Copilot Studio

Copilot vam omogućuje integraciju SharePointa kao izvora podataka za generativne odgovore., što povećava relevantnost informacija koje se pružaju putem agenata i asistenata:

1. Otvorite agenta u Copilot Studiju.
2. Kliknite "Dodaj znanje" u odgovarajućem odjeljku.
3. Odaberite "SharePoint" i unesite URL-ove web-mjesta koja želite dodati (možete ih uključiti više pomoću tipki shift + enter).
4. Dajte mu ime i točan opis, jer će umjetna inteligencija koristiti te informacije kao kontekst.
5. Kliknite "Dodaj" i definirajte scenarije autentifikacije: prema zadanim postavkama Copilot Studio se autentificira s Microsoft Enter ID-om, ali možete prilagoditi Scopes i ručnu autentifikaciju ako su vam potrebni restriktivniji scenariji.

Osnovne sigurnosne mjere za upravljanje SharePoint Onlineom pomoću Copilota

Autenticación multifactor (MFA)

Omogući MFA za sve upravljane korisnike i računala putem administratorskog centra za Microsoft 365, kao i konfigurirati pravila uvjetnog pristupa na temelju razine rizika, lokacije i uređaja.

Revizija i čuvanje zapisa

• Omogućite objedinjeno zapisivanje revizije u Microsoft Purviewu kako biste zabilježili sve radnje korisnika i administratora.
• Definirajte politike zadržavanja na temelju regulatornih potreba i periodički pregledavajte zapisnike radi anomalija.

Kontrole povjerljivih informacija

• Izvezite 100 najkorištenijih web-mjesta i pregledajte potencijalne rizike prekomjerne izloženosti pomoću izvješća SAM i Microsoft Purview DSPM.
• Onemogućite široko dijeljenje i provjeravajte aktivnosti Copilota kako biste spriječili curenje informacija.
• Koristite oznake osjetljivosti za klasifikaciju, šifriranje i ograničavanje podataka u dokumentima, web-mjestima i grupama.

Primjena i upravljanje oznakama osjetljivosti u SharePointu pomoću Copilota

Oznake osjetljivosti Microsoft Purviewa ključne su za zaštitu informacija i kontrolu načina korištenja Copilota.:

1. Izradite oznake s portala Microsoft Purview i objavite ih svim korisnicima ili samo određenim grupama.
2. Konfigurirajte označava li oznaka samo sadržaj ili primjenjuje i šifriranje i ograničenja pristupa.
3. Dodijelite zadane oznake bibliotekama dokumenata, koristeći opciju proširenja zaštite čak i na preuzimanja ako vam je potrebna maksimalna sigurnost.
4. Postavite sinkronizaciju oznaka za web-mjesta, grupe i radne prostore.
5. Koristite automatsko označavanje usluga za scenarije u kojima se ne želite oslanjati na ručni korisnički unos.

Sprječavanje gubitka podataka (DLP) i adaptivna kontrola nad osjetljivim informacijama

La prevención de pérdida de datos (DLP) ugrađen u Purview pomaže u sprječavanju slučajnih curenja na svim točkama: SharePoint, Teams, Exchange i uređajima.

• Definira pravila koja analiziraju i štite osjetljive podatke (npr. kreditne kartice, brojeve socijalnog osiguranja, medicinske podatke).
• Poduzmite automatizirane radnje: blokirajte prijave, upozorite korisnike ili pokrenite tokove obavijesti i sanacije.
• Omogućite adaptivnu zaštitu povezivanjem DLP-a s upravljanjem unutarnjim rizicima kako biste dinamički prilagodili razinu kontrole na temelju incidenata u ponašanju.

Kontinuirano praćenje i revizija u Copilotu i SharePoint Onlineu

Redoviti pregledi, analiza zapisnika i praćenje zahtjeva i odgovora Copilota ključni su za održavanje sigurnosti i usklađenosti.:

• Koristite izvješća o povijesti promjena za reviziju tko je što učinio i kada, i na razini web-mjesta i globalno.
• Pokrećite ova izvješća tjedno tijekom početne faze usvajanja, a nakon toga prilagodite učestalost.
• Pomoću alata za istraživanje sadržaja i aktivnosti pratite primjenu oznaka zadržavanja i osjetljivosti, kao i potencijalne incidente koji uključuju osjetljive podatke.

Onemogućite ograničeno pretraživanje SharePointa (RSS) prilikom prelaska na Copilot

RSS je privremeno rješenje koje ograničava pretraživanje na dopuštene stranice dok se dozvole pregledavaju i ispravljaju.Kada je konfiguracija već sigurna, onemogućite RSS i dopustite Copilotu i pretraživanju pristup svim autoriziranim sadržajima, povećavajući točnost i vrijednost generiranih odgovora.

• Potpuno onemogućite RSS pomoću PowerShella (Set-SPOTenantRestrictedSearchMode).
• Uklonite web-lokacije s popisa dopuštenih pomoću Remove-SPOTenantRestrictedSearchAllowedSite.
• Ako održavate RSS, provjerite jesu li na popisu dopuštenih samo zaista sigurne web-lokacije.

Zadržavanje podataka i životni ciklus: uklonite nepotrebne podatke i pridržavajte se propisa

• Koristite pravila zadržavanja iz Purviewa za automatsko zadržavanje ili brisanje dokumenata, e-pošte i sadržaja Copilota na temelju pravnih ili poslovnih potreba.
• Postavite iznimke s određenim oznakama zadržavanja za kritični sadržaj.
• Pratite provedbu pridržavanja i zadržavanja pomoću alata za izvještavanje i istraživača aktivnosti.

Prati i kontrolira interakcije i odgovore koje generira Copilot

• Primijenite unaprijed definirane politike usklađenosti komunikacija u Purviewu kako biste otkrili neprikladan jezik, curenja informacija ili zlouporabu u zahtjevima i odgovorima Copilota.
• Povremeno pregledavajte zapisnike i revizije kako biste ispravili incidente i izmjerili stvarnu upotrebu Copilota.

Kontinuirana optimizacija: Resursi, usvajanje i obuka za Copilot i SharePoint

Optimalna implementacija i administracija Copilota u SharePoint Onlineu je kontinuirani proces.:

• Stvorite pionirske korisničke zajednice kako biste prikupili povratne informacije i identificirali prilike za poboljšanje.
• Postupno uvedite primjenu, prateći utjecaj, spremnost i zadovoljstvo korištenjem alata Viva Insights i izvješća o korištenju sustava Microsoft 365.
• Iskoristite Microsoftove resurse za obuku i komplete za uvođenje u posao kako biste proširili znanje na sve timove.
• Ako imate veliki broj licenci, pogledajte opcije podrške i pomoći za FastTrack ili implementirajte projekte zajedničkog ulaganja s Microsoftom i službenim partnerima..

Konačno, ako vašoj organizaciji trebaju još prilagođeniji scenariji, Copilot Studio i ekosustav Power Platform omogućuju vam proširenje funkcionalnosti, dodavanje specifičnih integracija i automatizacija, uz poštivanje postojeće sigurnosti i upravljanja.

Napredno upravljanje SharePoint Onlineom uz pomoć Copilota otvara nove horizonte učinkovitosti, sigurnosti i praktičnosti.; kombinacija centraliziranog upravljanja, automatizacije, integrirane zaštite i kontekstualne pomoći omogućuje svakom timu da zaštiti svoje podatke, da budu produktivni i uvijek pod kontrolom. Za više informacija o toj temi pogledajte Službena stranica Microsoft 365 Copilota.

Povezani članak:

Ultimativni vodič za automatizaciju ponavljajućih zadataka u sustavu Windows 11 pomoću Power Automate Desktop

Cristian Garcia

Od malih nogu zaljubljenik u tehnologiju. Volim biti u tijeku u sektoru i, iznad svega, komunicirati ga. Zato sam godinama posvećen komunikaciji na web stranicama o tehnologiji i video igrama. Možete me naći kako pišem o Androidu, Windowsu, MacOS-u, iOS-u, Nintendu ili bilo kojoj drugoj srodnoj temi koja vam padne na pamet.