Potpuni vodič za Microsoft Lists: što je to i kako funkcionira

Unutar ekosustava Microsoft 365, Microsoftovi popisi To je jedan od bitnih alata organizirati, pratiti i dijeliti informacije na strukturiran način. Od praćenja incidenta i projekta do uključivanja zaposlenika ili upravljanja resursima, ova se aplikacija ističe svojom fleksibilnošću i jednostavnošću korištenja.

Ako radite timski ili jednostavno želite održavajte svoje podatke organiziranima i dostupnima s bilo kojeg mjesta, evo rješenja koje ne smijete zanemariti. U ovom članku detaljno ćemo vam reći što možete učiniti Microsoftovi popisi i kako koristiti njihove predloške. Također ćemo pregledati njegovu interakciju s drugim aplikacijama kao što su SharePoint ili Teams.

Što je Microsoft Lists i kako funkcionira?

Microsoft Lists je Microsoft 365 aplikacija dizajnirana za inteligentno praćenje informacija. Možete raditi s njim s weba, mobilnog uređaja ili čak izravno iz Microsoft Teamsa zahvaljujući potpunoj integraciji.

Zapravo, djeluje kao jednostavna i vizualna baza podataka, sastavljen od redaka i stupaca u koje možete uključiti tekst, slike, datoteke, datume, opunomoćenike, hiperveze i još mnogo toga. Zahvaljujući sustavu prikaza, možete prikazati informacije na različite načine, ovisno o cilju: rešetka (zadana opcija), popis, kalendar ili galerija. Popis je sličan ali bez mogućnosti online uređivanja. Galerija se dobro prilagođava vizualnom sadržaju, a kalendar je savršen ako želite vidjeti artikle raspoređene po datumu.

Kada izradite novi popis, možete početi od nule, koristiti postojeći popis kao predložak ili uvesti Excel tablicu. Također se možete osloniti na brojne unaprijed dizajnirani predlošci koje Microsoft nudi za posebne slučajeve uporabe.

Svi popisi mogu se vizualno prilagoditi- Promijenite boje pozadine, dodijelite određene ikone i primijenite pravila koja mijenjaju njihov izgled na temelju statusa. Na primjer, stavka sa statusom "Odobreno" može se pojaviti sa zelenom pozadinom, dok će se druga "U pregledu" pojaviti narančasto.

 

Unaprijed dizajnirani predlošci za svaku potrebu

Ako imate malo vremena za izradu popisa od nule, Microsoft Lists uključuje korisne predloške prilagođene različitim scenarijima. Ovi su predlošci dizajnirani za korištenje sa samo nekoliko klikova, zadržavajući specifičnu strukturu, prilagođena polja, prikaze i vizualne stilove.

Ovo su neki od najpopularnijih:

• Predložak upravljanja problemom: idealno za praćenje incidenata s njihovim statusom, prioritetom i odgovornim stranama.
• Predložak plana puta događaja: organizira sve detalje događaja u jasnu strukturu koju je moguće uređivati.
• Model pacijenta: Za zdravstvena okruženja omogućuje vam bilježenje statusa, opažanja i potreba svakog pacijenta.
• Predložak zahtjeva za kredit: praćenje i kontrola procesa odobravanja kredita.

Mogućnosti organizacije, oblikovanja i pravila

Pored već navedenih stavova, svaki popis možete prilagoditi svom tijeku rada uspostavljanje filtara, grupiranja, sortiranja i automatiziranih pravila. Neke od mogućnosti su:

• Postavite upozorenja e-poštom kada se stanje promijeni ili se doda novi element.
• Uvjetno promijenite format ovisno o sadržaju: boje, ikone, stilovi.
• Grupni elementi po prioritetu, datumu, statusu itd.
• Stvorite nove popise od drugih, kopiranje dizajna i strukture.
• Uvoz podataka iz Excela s automatskim prepoznavanjem stupaca.

Sve te funkcije štede vrijeme i Osigurajte vizualnu dosljednost i dosljednost podataka unutar tima, posebno u projektima suradnje u kojima je uključeno više ljudi.

Spremite i pristupite popisima

Jedna od prednosti Microsoftovih popisa je njegova izvorna integracija s ekosustavom Microsoft 365. Možete spremiti svoje popise na web stranice SharePoint ili u OneDrive za osobnu upotrebu. Ako radite kao tim, najčešće ih je ugostiti na SharePoint web mjestu koje se dijeli sa svim članovima.

Popisi se otvaraju na cijelom zaslonu za jednostavno uređivanje, a iz URL-a ili alatne trake možete vidjeti gdje je točno pohranjen. Iz standardnog sučelja možete jednostavno stvarajte, uređujte, dijelite i izvozite stavke.

Popisi dijeljenja: dopuštenja, pristup i suradnja

Dijeljenje popisa jednostavno je kao generirajte poveznicu ili pozovite određene članove. Možete dati puni pristup (čitanje + uređivanje) ili samo čitanje. Osim toga, možete postaviti istek veze, zaštititi je lozinkom, pa čak i odabrati mogu li primatelji unositi promjene.

Također možete dijeliti jednu stavku popisa, umjesto cijele baze podataka. Komentari se mogu ostavljati na pojedinačne stavke, što poboljšava suradnju bez potrebe za slanjem e-pošte.

Dopuštenjima se upravlja putem SharePointa i nasljeđuju se prema zadanim postavkama mjesta gdje je popis spremljen. Međutim, možete ih modificirati kako biste prilagodili pristup samo određenim osobama ili ograničili određene radnje.

Microsoft Lists i njegova integracija s drugim aplikacijama

Pravi potencijal popisa dolazi do izražaja u kombinaciji s drugim alatima u Microsoftovom okruženju. Biti potpuno Integriran sa SharePoint, Microsoft Teams i PlannerMožete učiniti sljedeće:

• Dodajte popise kao kartice unutar Teams kanala, olakšavajući izravan pristup iz razgovora tima.
• Koristite popise kao web-dijel na stranici SharePoint za prikaz informacija uživo na vašem intranetu.
• Postavite pravila ili automatizaciju koja povezuje popise s Power Automate ili Power Apps, za prilagođene tokove.
• Povežite zadatke iz planera ili obaveza centralizirati upravljanje zadacima.

Sve je to dio vizije Microsoft 365 as povezana platforma na kojoj sve aplikacije međusobno komuniciraju poboljšati produktivnost i transparentnost rada.

Microsoftovi popisi na mobilnim uređajima

Mobilna verzija Microsoftovih popisa dostupna je za Android y iOSTo omogućuje stvarajte, konzultirajte i uređujte popise sa svog mobitela, bilo u uredu, kod kuće ili u pokretu. Ovo su neke od stvari koje se mogu učiniti:

• Pogledajte nedavne i omiljene popise.
• Kompletno uređivanje stavki popisa.
• Pristup izvan mreže.
• Snimanje fotografija i skeniranje QR koda.
• Prilagođeno sučelje, s podrškom za tamni način rada i horizontalnu orijentaciju.

Također ima iste sigurnosne mogućnosti kao na stolnom računalu, s Intune podrškom za MDM i MAM. Access zahtijeva poslovni Microsoft račun s pristupom SharePointu ili Office 365.

Microsoft navodi slučajeve korištenja

Kako se alat razvijao, Razvijeno je više kreativnih načina za iskorištavanje Microsoftovih popisa u različitim kontekstima. Evo nekih od najznačajnijih:

• Organizacija sadržaja za društvene mreže. Pomoću predloška za planiranje sadržaja možete organizirati kampanje, rasporediti objave, uključiti slike, poveznice i datume objavljivanja. Vrlo korisno za marketinške timove.
• Kontrola pristupa i posjetitelja. Popisi vam omogućuju generiranje datoteke za svakog posjetitelja s njegovim imenom, fotografijom osobne iskaznice, datumom ulaska i izlaska. Možete čak programirati automatsku obavijest vrataru kada netko ode.
• Pratite ulaznice kupaca. Koristeći popise kao mini-CRM, možete dodijeliti ljude, zabilježiti problem, odrediti prioritete i ostaviti povratne informacije o statusu tiketa.
• Jednostavno upravljanje projektima. Ako vam nije potreban složen alat, popisi vam omogućuju osnovno praćenje sa zadacima, rokovima i prikazima kalendara. Možete čak primati upozorenja kada se zadatak promijeni.
• Inventar i IT resursi. Pomoću popisa možete pratiti svu korporativnu opremu i povezane podatke: datum kupnje, jamstvo, recenzije, lokaciju itd. Sve vizualno i filtrirajuće jednim klikom.
• Uključivanje novih zaposlenika ili dobavljača. Popis uključivanja pomaže u održavanju svih zadataka i dokumenata novog zaposlenika pod kontrolom. Označavanjem stavki kao "dovršenih", obavijesti se mogu pokrenuti odgovarajućem odjelu.

Ukratko, nudi Microsoft Lists svestran, vizualni i kolaborativni način za upravljanje dinamičkim informacijama. Bilo kao rješenje za praćenje, organizacijski alat ili dodatak drugim platformama kao što su Teams ili SharePoint, dokazano je da se savršeno prilagođava svakoj vrsti korisnika ili tvrtke.