Što je Gmailov povjerljivi način rada i kada ga treba uključiti?

¿Što je Gmailov "povjerljivi način rada" i kada ga trebate aktivirati? Ovaj poseban način slanja omogućuje vam ograničavanje onoga što primatelj može učiniti s vašom e-poštom.Sprječava korisnike da ga prosljeđuju, kopiraju njegov tekst, preuzimaju priloge ili ispisuju njegov sadržaj. Također možete postaviti datum isteka ili čak zahtijevati SMS kod za otvaranje. Nije siguran, ali kada se pravilno koristi, značajno smanjuje rizike pri radu s osjetljivim informacijama.

Gmailov povjerljivi način rada poseban je način slanja e-pošte U ovom načinu rada Google primjenjuje ograničenja na poruku i njezine privitke, ograničavajući primateljevu mogućnost dijeljenja informacija. Kada aktivirate ovaj način rada, uobičajene opcije dijeljenja primatelja nestaju. proslijedi, kopiraj, preuzmi i ispiši sadržaj.

Osim što blokira te radnje, Gmail vam omogućuje postavljanje datuma isteka. Za poruku: nakon tog razdoblja, primatelj je više neće moći vidjeti. Također možete ručno opozvati pristup u bilo kojem trenutku ako požalite zbog poslane poruke ili otkrijete pogrešku na strani primatelja. To je posebno korisno kada se radi o povjerljivim dokumentima, osobnim podacima ili osjetljivoj internoj komunikaciji.

Značajka također uključuje dodatni sustav za provjeru lozinkeMožete zahtijevati da primatelj unese kod za otvaranje e-pošte: ili jednostavnu provjeru (koja se u nekim slučajevima šalje e-poštom) ili kod poslan SMS-om na mobilni telefon primatelja. U ovom drugom scenariju, samo će netko s pristupom tom telefonskom broju moći vidjeti sadržaj.

Važno je razumjeti da povjerljivi način rada ne šifrira magično e-poštu od početka do kraja.Umjesto toga, mijenja način isporuke sadržaja. Gmail ne šalje tekst i privitke izravno kao normalna poruka; umjesto toga generira sigurnu vezu kojoj se može pristupiti samo pod uvjetima koje ste postavili (istek, provjera itd.).

Ova je značajka dostupna i za osobne Gmail račune i za Google Workspace.A u poslovnim okruženjima, administratori mogu odlučiti hoće li dopustiti njegovu upotrebu ili ne, bilo u cijeloj domeni ili samo u određenim organizacijskim jedinicama (na primjer, omogućiti ga za pravni odjel i onemogućiti za ostale).

Kako interno funkcionira povjerljivi način rada

Kada šaljete poruku u povjerljivom načinu rada, Gmail ne dostavlja tijelo e-pošte "kakvo jest". na poslužitelj primatelja. Ono što radi jest pohranjivanje sadržaja na Googleove sustave i zamjena kontroliranom vezom. Za nekoga tko koristi Gmail, rezultat izgleda kao normalna e-pošta, ali u stvarnosti pristupa tom hostiranom sadržaju na upravljani način.

Ako primatelj ne koristi Gmail, primit će poruku s poveznicom. tipa "Prikaži e-poštu" ili slično. Klikom na nju otvorit će se sigurna Google stranica na kojoj ćete se morati prijaviti ili unijeti kontrolni kod, ovisno o tome kako ste konfigurirali dostavu. Na taj način zadržavate kontrolu bez obzira na davatelja usluga e-pošte primatelja.

Tipična ograničenja u ovom načinu rada utječu na cijeli paket sadržajaTekst, ugrađene slike i privitci. Primatelj će ga moći pročitati i pregledati privitke ako je format kompatibilan, ali neće imati pristup funkcijama za spremanje na računalo, prosljeđivanje drugoj osobi ili ispis e-pošte iz Gmaila.

Postoji jedno važno ograničenje koje morate imati na umu.Čak i ako su opcije kopiranja, preuzimanja ili ispisa blokirane, Gmail ne može u potpunosti spriječiti nekoga u tome. snimka zaslonaNapravite snimku zaslona telefonom ili upotrijebite zlonamjerni softver za kopiranje sadržaja. Google pokušava ograničiti snimke zaslona u nekim okruženjima, ali u praksi uvijek postoji način da se zaobiđe ta zaštita.

Još jedan ključni tehnički detalj je da se e-poruke u povjerljivom načinu rada ne mogu zakazati. za kasnije slanje. Ako uvijek koristite "Zakaži slanje" za slanje poruka u određeno vrijeme, imajte na umu da ta značajka nije kompatibilna s povjerljivim načinom rada: morat ćete ih poslati odmah.

Prednosti, ograničenja i kada ga aktivirati

Glavna prednost povjerljivog načina rada je smanjenje nenamjernog otkrivanja osjetljivih informacija.Ako primatelj slučajno klikne "Proslijedi" ili pokuša preuzeti privitak kako bi ga podijelio, jednostavno neće moći. To sprječava mnoge uobičajene pogreške u poslovnim i osobnim postavkama.

Istek poruka je još jedna vrlo zanimljiva točkaMožete odabrati da e-poruka bude dostupna samo jedan dan, tjedan, mjesec ili čak nekoliko godina (tipični rasponi su od 1 dana do 5 godina). Nakon tog vremena, i tijelo poruke i svi prilozi postaju nedostupni primatelju, iako je još uvijek mogu vidjeti u pristigloj pošti.

Mogućnost opoziva pristupa u bilo kojem trenutku dodaje dodatnu sigurnosnu mrežu.Ako ste poslali e-poruku pogrešnoj osobi, uključili informacije zbog kojih kasnije žalite ili ste se jednostavno predomislili, samo idite u mapu Poslane stavke, otvorite povjerljivu e-poruku i kliknite opciju za uklanjanje pristupa. Od tog trenutka primatelj je više neće moći otvoriti.

Međutim, ovaj način rada nije apsolutni štit i ima jasna ograničenja.Kao što je ranije spomenuto, ne može se nepogrešivo zaštititi od blokiranja snimaka zaslona ili fotografija, a ako primatelj namjerava prekršiti vaše povjerenje, uvijek će pronaći načine za spremanje informacija. Nadalje, u strogim korporativnim okruženjima to može biti u sukobu s pravilima arhiviranja, revizije ili e-otkrivanja jer neki pristupi izlaze izvan standardnih tijekova rada.

Preporučljivo je aktivirati povjerljivi način rada u situacijama kada vam je potrebna dodatna kontrola.Slanje ugovora, potvrda, identifikacijskih dokumenata, financijskih informacija, medicinskih podataka, osjetljive interne komunikacije ili poveznica koje moraju prestati raditi na određeni datum nije preporučljivo. Ne smije se koristiti neselektivno jer dodaje korake primatelju i može zakomplicirati stvari ako mu nije potrebno.

Kako poslati povjerljivu e-poštu s Gmaila na računalu

Postupak korištenja povjerljivog načina rada iz web verzije Gmaila prilično je intuitivan.Ali vrijedi proći kroz to korak po korak kako biste bili sigurni da ništa ne propustite. Ideja je da sastavite e-poštu kao i obično i, neposredno prije slanja, aktivirate način rada i prilagodite postavke isteka i provjere.

Ovo su osnovni koraci na računalu:

• Otvorite Gmail i kliknite na "Nova poruka" za stvaranje nove poruke.
• Napišite primatelja, predmet i sadržaj iz e-pošte i priložite datoteke koje trebate poslati.
• Na dnu okvira za pisanje poruke kliknite ikonu lokota sa satom. (Ovo je gumb za povjerljivi način rada.) Ako ste ga već koristili i želite promijeniti postavke, vidjet ćete opciju "Uredi".
• Otvorit će se skočni prozor u kojem možete odabrati datum isteka. poruke i želite li da se zahtijeva lozinka.
• U odjeljku za lozinku možete birati između dva načina:
  • "Nema lozinke putem SMS-a"Korisnici koji otvore e-poruku iz Gmail aplikacije ili web stranice moći će je izravno vidjeti; oni koji ne koriste Gmail mogu primiti kôd u drugoj e-poruci za potvrdu identiteta.
  • "Lozinka putem SMS-a"Primatelj će morati unijeti kôd koji će mu biti poslan putem SMS poruke. Obavezno je unijeti broj telefona primatelja, a ne svoj.
• Nakon što ste sve postavili, kliknite na "Spremi" a zatim pošaljite e-poštu kao i obično.

Imajte na umu da postavka povjerljivog načina rada utječe i na tekst i na privitke.Sav sadržaj poruke podliježe ograničenjima isteka, provjere i kopiranja ili preuzimanja koja ste upravo definirali.

Kako aktivirati povjerljivi način rada s mobilnog telefona

Ako obično koristite Gmail s mobitela (Android ili iOS), imate i povjerljivi način rada pri ruci.Lokacija postavke se malo mijenja u usporedbi s desktop verzijom, ali logika je ista: sastavite e-poruku i prije slanja aktivirate opciju te odaberete kako je želite zaštititi.

Korištenje povjerljivog načina rada u aplikaciji GmailOvaj opći tok slijedi:

• Otvorite aplikaciju Gmail na svom pametnom telefonu i kliknite gumb za pisanje nove e-pošte.
• Napišite primatelja, predmet i porukui priložite datoteke ako je potrebno.
• Dodirnite izbornik s tri točke u gornjem desnom kutu s ekrana dok tipkate.
• Odaberite opciju "Povjerljivi način rada" u padajućem izborniku.
• Otvorit će se zaslon za konfiguriranje datuma isteka i lozinke., s rasponima isteka sličnim onima na webu (od 1 dana do 5 godina) i dvijema opcijama provjere (standardna ili SMS).
• Konfigurirajte željene postavke i kliknite na "Spremi".
• Pošalji e-poštu normalnoOd tog trenutka nadalje primjenjivat će se sva definirana ograničenja.

U svakodnevnom poslovanju, ovaj postupak traje samo nekoliko sekundi duže od uobičajene pošiljke.Stoga ga je izvedivo redovito koristiti sve dok sadržaj to opravdava. Međutim, ne zaboravite obavijestiti primatelja ako nije upoznat s ovim sustavom, kako se ne bi uznemirio kada se od njega zatraži kod ili shvatio da ne može proslijediti poruku.

Kako otvoriti povjerljivu e-poštu kao primatelj

Iskustvo nekoga tko prima povjerljivu e-poštu ovisi o dva ključna čimbenikaTreba uzeti u obzir čimbenike koriste li Gmail i je li pošiljatelj omogućio potvrdu lozinke (osobito ako je putem SMS-a). Unatoč tome, proces je obično prilično vođen, a sučelje vam govori što učiniti u svakom koraku.

Ako koristite Gmail račun, a pošiljatelj nije zatražio lozinku putem SMS-aU većini slučajeva e-poštu možete otvoriti izravno s web-stranice ili ažurirane aplikacije bez ikakvih dodatnih koraka. Poruku ćete vidjeti kao i obično, ali bez gumba za prosljeđivanje, preuzimanje ili ispis. Ako koristite drugi klijent e-pošte povezan s Gmailom (na primjer, Izgledi), može se pojaviti poveznica poput "Prikaži e-poštu" koja će vas odvesti na Google stranicu na kojoj se morate prijaviti.

Kada pošiljatelj aktivira opciju „Lozinka putem SMS-a“Postupak dodaje dodatni sigurnosni korak. Kada pokušate otvoriti poruku, sustav će prikazati gumb poput "Pošalji lozinku"; pritiskom na njega poslat će se kod putem tekstualne poruke na telefonski broj koji je konfiguriran za vas. Morat ćete unijeti taj kod na zaslonu da biste pristupili sadržaju.

Ako vaša adresa nije Gmail adresa (na primjer, koristite poslovnu e-poštu ili e-poštu drugog davatelja usluga)Također ćete primiti poruku s poveznicom za "Prikaži e-poštu" u Googleovom sigurnom sučelju. Nakon toga će se od vas možda tražiti da kliknete "Pošalji lozinku" i provjerite svoje SMS poruke ili, ovisno o postavkama pošiljatelja, da provjerite dodatnu e-poštu koja sadrži kontrolni kod.

U svim slučajevima, ograničenja kopiranja, prosljeđivanja, preuzimanja ili ispisa ostat će na snazi.Moći ćete pročitati e-poruku i, ako nije istekla i vaš pristup nije opozvan, pregledati sve kompatibilne priloge; ali nećete imati pristup tipičnim značajkama za dijeljenje ili spremanje sadržaja izravno iz Gmaila.

Što se događa kada istekne rok e-pošte ili se pristup opozove?

Nakon što istekne datum isteka koji je postavio pošiljatelj, poruka više nije dostupna. Za primatelja, iako se e-pošta još uvijek vizualno može prikazivati ​​u pristigloj pošti ili arhivi, kada je pokuša otvoriti, otkrit će da više ne može vidjeti sadržaj ili će naići na poruku da je e-pošta istekla.

Pošiljatelj također može preuzeti inicijativu i opozvati pristup prije datuma isteka.Da biste to učinili, otvorite Gmail na računalu, idite u mapu "Poslano", pronađite povjerljivu e-poštu i kliknite na opciju "Ukloni pristup". Od tog trenutka nadalje, svaki pokušaj primatelja da otvori poruku prikazat će pogrešku ili upozorenje da više nema dopuštenje.

Ako ste vi osoba koja je primila isteklu e-poštu ili grešku o izbrisanom pristupuNajvjerojatnije je da je pošiljatelj odlučio prekinuti pristup ili da ste prekoračili početno konfigurirano vremensko ograničenje. U tom slučaju, jedina vam je mogućnost kontaktirati tu osobu kako biste produžili datum isteka ili da vam ponovno pošalje podatke u novoj, povjerljivoj poruci.

Mogu se pojaviti i pogreške povezane s telefonskim brojevima koji se koriste za SMS provjeru.Gmail podržava samo kodove poslane u određene zemlje i regije (kao što su Sjeverna Amerika, veći dio Južne Amerike, Europa, Australija i neki azijski teritoriji poput Koreje, Indije i Japana). Ako pokušate postaviti broj koji nije u podržanoj regiji, vidjet ćete poruku da se ne može koristiti.

Ovi mehanizmi isteka i opoziva posebno su korisni u radnim kontekstima gdje se dijele privremeni dokumenti, osjetljiva izvješća ili osobni podaci koji ne bi trebali ostati dostupni neograničeno. Pažljivim postavljanjem vremenskih ograničenja možete značajno smanjiti razdoblje izloženosti informacija.

Upravljanje povjerljivim načinom rada za administratore Google Workspacea

U korporativnim okruženjima, administratori imaju zadnju riječ o tome je li povjerljivi način rada dostupan ili ne. Za korisnike. Iz Google Admin konzole može se omogućiti ili onemogućiti na razini domene ili primijeniti samo na određene organizacijske jedinice, u skladu s internom politikom tvrtke.

Za globalno upravljanje ovom funkcijom unutar organizacije, administrator mora:

• Prijavite se u administratorsku konzolu s računom koji ima administratorske ovlasti.
• Idite na odjeljak "Aplikacije", zatim na "Google Workspace", a zatim na "Gmail"..
• Otvorite odjeljak "Postavke korisnika" i pomaknite se prema dolje do "Povjerljivog načina rada".
• Označite ili poništite okvir "Omogući povjerljivi način rada"i spremite promjene.

Promjene obično nisu trenutne.Google navodi da je potrebno i do 24 sata da se te promjene u potpunosti primjene na cijeloj domeni, iako se u praksi često primjenjuju mnogo ranije. Preporučljivo je imati to na umu prilikom planiranja implementacije ili promjene pravila.

Ako želite upravljati povjerljivim načinom rada po organizacijskim jedinicama (OU)Postupak je sličan, ali prije prilagodbe postavke morate odabrati određenu organizacijsku jedinicu u lijevoj ploči (na primjer, "Ljudski resursi", "Financije", "Marketing" itd.). Zatim idite na odjeljak "Povjerljivi način rada", omogućite ili onemogućite ga i spremite promjene za tu određenu jedinicu.

Onemogućavanje povjerljivog načina rada sprječava korisnike da šalju e-poruke pomoću ovog načina rada.Međutim, to samo po sebi ne blokira njihov prijem. Ako organizacija smatra dolazne povjerljive poruke problematičnima za potrebe revizije, usklađenosti ili arhiviranja, mora stvoriti posebna pravila usklađenosti za rukovanje tim vrstama e-pošte.

Blokirajte dolazne poruke u povjerljivom načinu rada u tvrtkama

Neke organizacije radije sprječavaju da povjerljive e-poruke dođu do njihovih korisnikaBudući da ove vrste poruka ograničavaju postupke pregleda sadržaja, arhiviranja ili pravnog e-otkrivanja, Google Workspace nudi sustav pravila usklađenosti koji omogućuje identifikaciju i odbijanje ovih vrsta e-poruka po dolasku na domenu.

Opći postupak za blokiranje dolaznih povjerljivih poruka je sljedeći:

• U administratorskoj konzoli pristupite postavkama Gmaila. i uđite u odjeljak posvećen „Usklađenosti sa standardima sadržaja“.
• Kliknite na "Konfiguriraj" za stvaranje nove postavkeAko pravila već postoje, možete odabrati "Dodaj još jedno pravilo".
• Dodijelite opisni naziv pravilu (na primjer, „Blok dolaznog povjerljivog načina rada“).
• U odjeljku "Pogođene poruke" odaberite opciju "Dolazne". tako da se pravilo primjenjuje samo na e-poruke koje stižu na domenu.
• U odjeljku izraza dodajte uvjet temeljen na metapodacima i odaberite kao atribut „Gmail povjerljivi način rada“ s vrstom podudaranja „Poruka je u Gmail povjerljivom načinu rada“.
• U bloku radnji odaberite "Odbaci poruku" i, ako želite, sastaviti personalizirani tekst koji će se automatski poslati pošiljatelju s objašnjenjem razloga odbijanja.
• Drži se pravila i čekaj da se proširi (opet, maksimalno procijenjeno vrijeme je oko 24 sata).

Ovaj pristup omogućuje primjenu vrlo preciznih sigurnosnih i usklađenih politika.Na primjer, možete blokirati primanje povjerljivih e-poruka izvan organizacije, ali i dalje dopustiti njihovu internu upotrebu ili ih ograničiti samo na određene odjele. Sve ovisi o pravnim i operativnim potrebama svake organizacije.

Najbolje prakse i sigurnosni savjeti pri korištenju povjerljivog načina rada

Iako povjerljivi način rada pruža dodatne slojeve zaštite, on nije zamjena za zdrav razum.Prije slanja e-pošte s vrlo osjetljivim informacijama, vrijedi razmisliti treba li je zaista poslati e-poštom ili bi bilo razumnije koristiti druge, robusnije metode šifriranja ili sigurnog dijeljenja datoteka.

Ključna preporuka je pažljivo prilagoditi datum isteka.Za iznimno osjetljive dokumente možda biste trebali postaviti kratke rokove (jedan dan, jedan tjedan); za ostale komunikacije, poput ugovora koji se pregledavaju i koji zahtijevaju vrijeme, poželjno je dati primatelju razumnu količinu vremena. Korištenje apsurdno kratkih rokova samo frustrira primatelja i uzrokuje još više ponovnog slanja ili zbrke.

Kada je rizik visok, toplo se preporučuje opcija SMS lozinke.Pod uvjetom da možete sigurno upravljati telefonskim brojem primatelja i da se nalazi u regiji koju podržava Google. Ovaj dodatni korak otežava nekome tko je dobio pristup e-pošti (na primjer, prijavom na račun bez dopuštenja) čitanje sadržaja bez da ima i telefonski broj primatelja.

Prije slanja važno je dvaput provjeriti adrese e-pošte i brojeve telefona.Jedna pogreška u znamenki može poslati informaciju pogrešnoj osobi ili ostaviti primatelja bez mogućnosti otvaranja poruke. Također je dobra ideja unaprijed upozoriti primatelja da će primiti povjerljivu e-poštu s potvrdom, kako ne bi pomislio da se radi o phishingu ili neželjenoj pošti.

U tvrtkama, implementacija povjerljivog načina rada trebala bi biti popraćena minimalnom obukom.Objasnite što ova funkcija radi, a što ne radi, kada se preporučuje njezino korištenje, koji su tipični datumi isteka i kako riješiti probleme poput isteka pristupa ili neisporučenih SMS poruka. To sprječava korisnike da pribjegavaju nesigurnim rješenjima zbog nedostatka znanja.

Gmailov povjerljivi način rada postaje vrlo praktičan alat Kako bi se stekla kontrola nad širenjem informacija putem e-pošte, posebno u kombinaciji s jasnim politikama, zdravim razumom i drugim komplementarnim sigurnosnim mjerama. Razborito korišteno, omogućuje sigurniju cirkulaciju osjetljivih podataka uz manje nepotrebnih strahova, kako osobno tako i profesionalno.