Što se događa ako otkažem pretplatu na Microsoft 365 s pohranom? Potpuno objašnjenje i rokovi

Što se događa ako otkažem pretplatu na Microsoft 365 s pohranom? Razmišljate li otkazivanje pretplate na Microsoft 365 i brinete se za svoje datoteke, pohranu i pristup svojim podacima? Mnogi ljudi dijele ovu legitimnu zabrinutost, jer sve više upravljamo važnijim dokumentima i uspomenama u oblaku. Otkazivanje Microsoft 365 računa može značiti puno više od pukog prestanka plaćanja za Word ili Excel; Iza ovoga stoji nekoliko tehničkih i pristupnih implikacija koje vrijedi detaljno razumjeti.

U ovom članku objašnjavam vam, na jasan i iscrpan način, sve faze, rokovi i posljedice povezane s otkazivanjem pretplate na Microsoft 365 – za osobnu, obiteljsku ili profesionalnu upotrebu – kao i dostupne mogućnosti za zadržavanje ili oporavak datoteka. Ako tražite sveobuhvatne i ažurne informacije koje će vam pomoći da sigurno djelujete, evo konačnog vodiča.

Kako funkcionira životni ciklus pretplate na Microsoft 365

Kada otkažete ili dopustite da vam pretplata na Microsoft 365 istekne, ne briše se sve odmah. Microsoft je uspostavio niz faza ili stanja koja označavaju prijelaz od trenutka kada je račun aktivan do trenutka kada se svi podaci trajno izbrišu. Poznavanje ovih stanja omogućuje vam donošenje informiranih odluka i izbjegavanje nepopravljivih gubitaka.

Ove faze se općenito odnose na oboje Microsoft 365 za osobnu upotrebu, obitelj, tvrtke i obrazovanje. Naravno, postoje male razlike ovisno o vrsti pretplate i načinu ugovaranja (izravno s Microsoftom, CSP, količinsko licenciranje itd.).

Glavne faze životnog ciklusa pretplate su:

• aktivan
• Isteklo ili razdoblje odgode
• Onemogućeno ili neaktivno
• Uklonjeno

Svaka od ovih faza uključuje različite razine pristupa i rizika od gubitka podataka, kako za korisnike tako i za administratore ili IT menadžere.

Što se događa u svakoj fazi nakon otkazivanja ili isteka pretplate?

Dalje ću detaljno objasniti što možete, a što ne možete učiniti u svakoj fazi životnog ciklusa iz sustava Microsoft 365 i što se događa s vašim pohranjenim datotekama, posebno na OneDriveu i u Outlooku.

Aktivno stanje
Dok je vaša pretplata važeća, sve radi normalno. Imate potpuni pristup Office aplikacijama, datotekama spremljenim na OneDriveu, Outlook e-pošti i svim uslugama povezanim s vašim računom. Možete uređivati, stvarati, dijeliti i preuzimati dokumente ili slike bez ograničenja.

Istekla faza (ili razdoblje odgode)
Nakon što pretplata istekne (bilo zato što je niste obnovili, otkazali ste automatsku obnovu ili je ugovoreno razdoblje završilo), ulazite u razdoblje odgode koje Obično traje između 30 i 90 dana, ovisno o vašem ugovoru i načinu kupnje. U ovoj fazi:

• Vaši podaci ostaju dostupniI korisnici i administratori mogu se prijaviti na usluge i pregledavati, preuzimati ili izrađivati ​​sigurnosne kopije svojih datoteka.
• Nema blokiranih funkcijaAplikacije sustava Office i OneDrive zadržavaju sve mogućnosti.
• Primate obavijesti o isteku na webu i putem e-pošte, podsjećajući vas da obnovite ili napravite sigurnosnu kopiju važnih informacija.

Za poslovne licence ovaj status može trajati malo dulje i osmišljen je kako bi vam omogućio upravljanje obnovom, dodjelom licence ili migracijom bez žurbe.

Onemogućena ili neaktivna faza
Ako niste obnovili ili ponovno aktivirali pretplatu tijekom isteka razdoblja, ona prelazi na onemogućeno stanje (ili neaktivan). Tu počinje pravi rizik od gubitka pristupa:

• Korisnici gube pristup aplikacijama i podacima; Ulazak u ured smanjena funkcionalnost ili način rada samo za čitanje. Neće moći uređivati ​​ili stvarati datoteke, već samo pregledavati i preuzimati.
• Samo administratori mogu pristupiti podacima o organizaciji ili računu. Ako ste administrator, i dalje možete izrađivati ​​sigurnosne kopije.
• Ovaj status traje 90 dana za većinu slučajeva.

U ovom trenutku je ključno je djelovati ako želite spasiti svoje datoteke. Nakon tog vremena, sve postaje komplicirano.

Eliminirana faza
Na kraju faze onemogućavanja, ako se pretplata ne ponovno aktivira, račun prelazi u onemogućeno stanje. Uklonjeno:

• Svi podaci i datoteke trajno se brišu.
• Nije moguće oporaviti dokumente, fotografije ili e-poruke pohranjeno u Microsoft 365, OneDriveu, Outlooku ili bilo kojim povezanim uslugama.
• Moći ćete upravljati drugim pretplatama ili kupovati nove proizvode s administratorske ploče samo ako ste globalni administrator, ali sve ostalo je zauvijek izgubljeno.

Zato je toliko važno paziti na rokove, a ako ne želite nastaviti, preuzmite svoje datoteke prije nego što budu izbrisane.

Razlike ovisno o vrsti pretplate (osobna, poslovna, količinsko licenciranje)

Postoje neke varijacije u vremenskim okvirima ovisno o tome imate li Licence za Microsoft 365 Personal, Family, Business, Education ili Open/Enterprise. Sažeto ću navesti glavne slučajeve:

• Osobno i obiteljskoNakon otkazivanja imate standardno razdoblje odgode (30 dana), a zatim 90 dana deaktivacije. Može preuzmite svoje datoteke i e-poruke tijekom tih razdoblja prije nego što budu izbrisani.
• Tvrtke/OrganizacijeFaze su slične, ali rokovi mogu biti nešto duži ovisno o ugovoru. Administratori zadržavaju pristup, ali korisnici gube funkcionalnost nakon isteka razdoblja odgode.
• Količinsko licenciranjeU Open/Enterprise ugovorima, faza isteka može trajati do 90 dana, što olakšava migraciju podataka na drugo rješenje ako je potrebno.

Ako ste Microsoft 365 kupili putem treće strane (CSP-a, prodavača itd.), trebali biste pregledati specifične uvjete i odredbe u vezi s uvjetima i pristupom jer se mogu neznatno razlikovati.

Što se događa s pohranom na OneDriveu i u Outlooku kada otkažem?

Jedan od najtežih aspekata otkazivanja Microsoft 365 je što se točno događa s vašim oblačni prostor, kako za dokumente tako i za e-poštu i fotografije. Microsoft upravlja pohranom koja se obično dijeli između OneDrivea (datoteke/fotografije), Outlooka (e-pošta) i drugih usluga kao što su Notes ili Teams.

Besplatni korisnici (bez aktivne pretplate)Nakon gubitka pretplate, vaš Microsoft račun ostaje 5 GB besplatnog osnovnog prostora za pohranu. Sve vaše datoteke i fotografije koje se uklapaju u to ograničenje i dalje će biti dostupne, ali Nećete moći dodavati ili mijenjati dokumente ako prekoračite ovu kvotu.. U Outlook.com-u, za e-poštu imate 15 GB slobodnog prostora, ali to je zasebna i odvojena pohrana.

Pretplatnici na Microsoft 365Dok je pretplata aktivna, imate do 1 TB prostora za pohranu OneDrive po korisniku. Kada otkažete pretplatu, ako imate podataka koji premašuju besplatni limit, i dalje ćete im moći pristupiti tijekom razdoblja odgode, ali nakon što dosegnu status onemogućenih podataka, moći ćete ih samo preuzeti (ne mijenjati). Ako prije brisanja ne smanjite zauzeti prostor na manje od 5 GB, možete izgubiti podatke. na kraju maksimalnog razdoblja.

E-pošta i OutlookVaše poruke ostaju dostupne dok su u statusu mirovanja i onemogućenosti, ali ih više nećete moći oporaviti nakon brisanja.Preporuka: Kad god otkažete pretplatu, preuzmite važne e-poruke i napravite sigurnosnu kopiju u .pst formatu. kako bi ih zaštitili.

Gubitak ili oporavak podataka: Koje su vam mogućnosti?

Druga česta sumnja je postoji li bilo kakav oblik izbjeći gubitak podataka ili oporaviti datoteke nakon otkazivanja ili isteka Microsoft 365. Mogućnosti su:

• Tijekom razdoblja odgode ili onemogućenoMožete preuzeti sav svoj sadržaj iz oblaka. Administratori mogu izrađivati ​​masovne sigurnosne kopije.
• Ponovno aktiviranjeAko se odlučite ponovno pretplatiti prije isteka razdoblja brisanja, Moći ćete u potpunosti oporaviti svoje datoteke i vratiti im pristup.
• Nakon trajnog brisanja: Nema načina za oporavak podataka. Microsoft briše datoteke slijedeći stroge sigurnosne i privatnostne propise.

U velikim organizacijama preporučljivo je zakažite sigurnosne kopije i obavijestite sve korisnike na vrijeme, kako bi se izbjeglo zaboravljanje koje bi moglo imati ozbiljne posljedice.

Detaljan postupak za otkazivanje pretplate na Microsoft 365

Postupak se neznatno razlikuje ovisno o vrsti računa i načinu kupnje, ali općenito se sastoji od:

• Pristupite svojoj nadzornoj ploči za Microsoft 365 s vašim korisničkim ili administratorskim računom.
• Idite na odjeljak "Usluge i pretplate".
• Odaberite aktivnu pretplatu i potražite opciju odjaviti.
• Slijedite korake na zaslonu dok ne potvrdite otkazivanje.

Za račune kupljene putem trećih strana (operatera, distributera itd.), morate zatražiti otkazivanje od izvornog pružatelja usluga, prvo pregledavši specifične uvjete i odredbe.

Za godišnje pretplate možete jednostavno pustiti da isteknu tako što ćete onemogućiti automatsku obnovu. Ako se otkazivanje izvrši unutar probnog razdoblja (obično 1 mjesec u Microsoft 365), preporučljivo je to učiniti prije isteka kako biste izbjegli prelazak na plaćenu pretplatu. Ako otkažete unutar prvih 30 dana nakon godišnje obnove, možda imate pravo na povrat preostalog iznosa.

Što se događa ako potpuno izbrišete svoj Microsoft račun?

Ako otkažete samo pretplatu, vaše ostale usluge i besplatni pristup Microsoftu ostaju aktivni (iako s ograničenjima prostora za pohranu).

Međutim, ako odlučite izbrišite svoj Microsoft račun, izgubit ćete apsolutno sav pristup:

• Datoteke na OneDriveu, e-poruke u Outlooku, podaci u Teamsu i Skypeu, povijest kupnje, aplikacije i postavke nestaju.
• Imate rok od 60 dana za pokajanje i ponovnu aktivaciju računa, ali nakon tog razdoblja eliminacija je nepovratna.

Dakle, ako samo želite prestati plaćati Microsoft 365, preporučujem otkažite pretplatu i preuzmite svoje datoteke, ali nemojte brisati svoj osobni račun osim ako to nije apsolutno neophodno.

Utjecaj na usluge i aplikacije nakon otkazivanja

Nakon odjave s usluge Microsoft 365:

• Office aplikacije (Word, Excel, PowerPoint itd.) prelaze u način rada samo za čitanje. Možete otvarati i pregledavati dokumente, ispisivati ​​ih i spremati lokalno, ali ne stvaraj niti uređuj nove datoteke.
• Napredne značajke Outlook.com i OneDrivea su ograničene zbog smanjenja raspoloživog prostora za pohranu.
• Izgubit ćete pristup premium značajkama (kao što su pune verzije za stolna računala, izravna Microsoftova podrška, napredni alati za suradnju itd.).

U poslovnim okruženjima, samo administratori mogu pristupiti administratorskoj ploči i, privremeno, svim korisničkim podacima za sigurnosne kopije ili upravljanje prijelazom.

Obavijesti putem e-pošte i korisničke ploče prate vas tijekom cijelog postupka, upozoravajući vas na rizik od gubitka pristupa i pružajući vam nekoliko mogućnosti za ponovnu aktivaciju pretplate.

Praktični savjeti kako biste izbjegli gubitak datoteka i podataka

Kako biste smanjili utjecaj otkazivanja ili isteka pretplate na Microsoft 365, imajte na umu sljedeće savjete:

• Uvijek napravite jedan napravite sigurnosnu kopiju važnih datoteka prije otkazivanja pretplate ili isteka razdoblja odgode.
• Preuzmite relevantne e-poruke iz Outlooka u .pst ili sličnom formatu. Nemojte pretpostavljati da će uvijek biti dostupni online.
• Ako upravljate s više korisničkih računa, obavijestiti o roku otkazivanja i koordinira preuzimanje dokumenata kako nitko ne bi slučajno izgubio informacije.
• Smanjite količinu podataka na manje od 5 GB na OneDriveu ako planirate zadržati besplatan pristup nakon otkazivanja.
• Točne uvjete i odredbe za poslovne račune i količinsko licenciranje provjerite kod svog davatelja usluga.

Koje su alternative za Microsoft 365?

Ako ste odlučili napustiti Microsoft 365, postoje i druge mogućnosti za rad u oblaku i pohranu datoteka:

• Googleov radni prostorRobusna alternativa s uslugama poput Google dokumenata, Tablica, Gmaila i pohrane na Disku. Nudi osobne, poslovne i obrazovne planove. Osim toga, u Tecnobits mi vam ostavljamo jedan Potpuni vodič za Google WorkSpace.
• Druga cjelovita rješenja: OpenOffice, LibreOffice, iWork za iCloud, Dropbox Business, OX App Suite. Obično ovise o vrsti korisnika i potrebi za online suradnjom.

U svakom slučaju, imajte na umu da svaka platforma ima svoj vlastiti model pohrane, uvjete pristupa i razdoblja čuvanja podataka, stoga je dobro prvo pregledati njihove politike i usporediti značajke na temelju svojih potreba.

Važno je napomenuti da otkazivanje pretplate na Microsoft 365 ne znači da ćete odmah izgubiti svoje datoteke, ali pokreće vremensko razdoblje za upravljanje i sigurnosno kopiranje podataka prije nego što se trajno izbrišu. Uz pravilno planiranje, možete besprijekorno migrirati svoje podatke i osigurati sigurnost sve vaše dokumentacije.