DMS softver: Aplikacije koje vam omogućuju sigurno pohranjivanje dokumentacije

La upravljanje pravnom dokumentacijom Više se ne razumije bez DMS softver koji centraliziraju, štite i omogućuju pristup datotekama s bilo kojeg uređaja. Iako se mnogi odvjetnički uredi još uvijek bore s procesima temeljenima na papiru, stvarnost je da su pravna pitanja složena i zahtijevaju moderni softver za pojednostavljenje tijeka rada, minimiziranje rizika i poboljšanje odnosa s klijentima. Koje aplikacije omogućuju pohranu pravne dokumentacije? O tome smo razgovarali u ovom članku.

U njemu objašnjavamo kako ih sigurno koristiti, njihove najznačajnije značajke i najbolja rješenja koja možemo koristiti.

Što je softver za upravljanje i pohranu pravne dokumentacije?

Softver za upravljanje pravnim dokumentima (DMS) je Specijalizirani alat za pohranu, organiziranje, verzioniranje i praćenje digitalnih datoteka unutar tvrtki, konzultantskih tvrtki i pravnih odjela.Njegov je cilj da kritični dokumenti Sigurni su, a opet ih je lako pronaći, s naprednim pretraživanjem, dozvolama temeljenim na ulogama i sljedivošću.

Ove platforme obično uključuju moćno pretraživanje, suradnju u stvarnom vremenu, kontrolu verzija i značajke usklađenosti. U pravni sektorOsim toga, ključno je da sustav podržava automatizaciju tijeka rada, sigurnu razmjenu s klijentima, elektroničke potpise i reviziju radnji.

Izvan pravne sfere, DMS-ovi su dio ekosustava upravljanja sadržajem poduzeća (ECM)., uključujući digitalizaciju (skeniranje i OCR), elektroničko arhiviranje, sigurnosno kopiranje i sigurnosne slojeve na razini poduzeća kako bi se uskladili sa standardima GDPR-a i ISO-a.

Ključne značajke koje biste trebali zahtijevati od pravnog DMS-a

• Upravljanje i pohrana u oblaku i/ili vlastitim poslužiteljimaPristup 24/7 s weba i mobilnih uređaja, sa sigurnom sinkronizacijom i skalabilnim planovima temeljenim na količini podataka te mogućnošću hibridnog cloud-on-premises ako to zahtijeva vaša IT politika.
• Jednostavna upotrebljivost i implementacijaIntuitivno sučelje ubrzava usvajanje i smanjuje krivulju učenja; što prije pružite vrijednost, to ćete dobiti bolji povrat i manji će biti unutarnji otpor.
• Prilagodljivi predlošci, nadzorne ploče i metapodaciStandardizirajte ugovore, zahtjeve ili dokumente pomoću predložaka i nadzornih ploča za višekratnu upotrebu kako biste vidjeli napredak, prekretnice i ovisnosti; metapodaci i oznake ključni su za kategorizaciju.
• Automatizacija tokaZamijenite ručne korake pravilima i okidačima (odobrenja, upozorenja, dodjele), s verzijama i zapisnicima aktivnosti za reviziju.

Vrste DMS-a i uobičajene funkcije

• Po implementacijiU oblaku (sveprisutan pristup, smanjeno trenje i ovisnost o trećim stranama) ili lokalno (potpuna kontrola, interna ulaganja i održavanje). Postoje i hibridi za kombiniranje prednosti.
• Po licenciVlasnički kod (službena podrška, obuka, SLA, veća cijena) u odnosu na otvoreni kod (fleksibilnost i zajednica, zahtijeva iskusnog dobavljača ili interni tim za održavanje).
• Ključne mogućnostiSkeniranje i OCR, indeksiranje metapodataka, pretraživanje sadržaja ili ključnih riječi, određivanje verzija, dozvole i revizija, integracije (ERP, CRM, e-pošta) i tijekovi rada (odobrenja).

Najbolji DMS (upravljanje pravnim dokumentima) softver

Sastavili smo rješenja koja pravni timovi koriste za upravljanje slučajevima, dokumentaciju, radno opterećenje i odnose s klijentima. Uključili smo prednosti, ograničenja, cijene i ocjene za detaljniju usporedbu.

Kliknite gore

ClickUp dokumenti pruža agilan način za stvaranje, pretraživanje i suradnju na pravnim dokumentima unutar istog projektnog okruženja. Njegova moćna tražilica ubrzava lociranje datoteka i Sigurnost i pristupačnost su izvanredne. Riješiti se pravni predlošci (upravljanje klijentima, praćenje slučajeva i naplata) i ClickUp AI pisati sažetke i ažuriranja.

CijeneBesplatno zauvijek; Neograničeno 7 USD/korisnik/mjesečno; Poslovno 12 USD/korisnik/mjesečno; Poduzeće (kontakt). ClickUp AI +5 USD mjesečno po članu na plaćenim planovima.

Projekt ProProfs

Jednostavan paket za zadatke, kalendare i resurse, nije pravno specifično, ali korisno ako tražite jednostavnost i dobra cijena. Projekt ProProfs Generira račune i izvješća, prati vrijeme i nudi Gantt i Kanban ploče. Nedostaje mu napredni CRM i timski chat.

cijena39,97 USD/mjesečno za neograničen broj korisnika (godišnje).

asana

asana je Sveobuhvatna platforma za tijek rada s automatizacijom, ovisnostima i izvještavanjem.Omogućuje vam pregled problema na vremenskoj traci, popisu ili ploči, postavljanje pametnih ciljeva i stvaranje pravila bez koda. Njegova početna krivulja učenja i složene hijerarhije mogu biti prepreka za neke korisnike.

CijeneOsnovno (besplatno), Premium 10,99 USD/korisnik/mjesečno (godišnje), Poslovni 24,99 USD/korisnik/mjesečno (godišnje).

Redbooth

Fokus na timove koji kombiniraju Zadaci, HD videopozivi i prilagođeni tijekovi na jednoj platformi. Redbooth uključuje predloške, Gantt i zastavicu za hitne slučajeve za kritične zadatke.

CijenePro 9 USD; Business 15 USD/korisnik/mjesečno (godišnje); Enterprise (kontakt).

Trello

Trello poznat je po svom jednostavnom Kanbanu, sada s Butler automatizacije i višestruki prikazi (vremenska crta, kalendar, tablica, karta)DMS softver s izvrsnim ekosustavom poboljšanja i integracija.

CijeneBesplatno; Standardno 5 USD; Premium 10 USD/korisnik/mjesečno (godišnje); Enterprise (kontakt).

Evernote

Iako je izvorno stvoren za bilješke, mnoge odvjetničke tvrtke ga koriste Evernote kao lagano i kolaborativno repozitorijSkenirajte, spremite i pretražujte pomoću naprednog pretraživanja. Integrirajte kalendare i zadatke.

CijeneBesplatno; Osobno 10,83 USD; Profesionalno 14,17 USD/korisnik/mjesečno (godišnje).

DMS, ECM i CMS: razlike koje bi trebale biti jasne

Prilikom odabira DMS softvera, korisno je razjasniti određene koncepte koji se često brkaju:

• DMS se fokusira na životni ciklus dokumenta (skeniranje, sortiranje, pohranjivanje, verzija, objavljivanje i dijeljenje).
• ECM pokriva sav sadržaj tvrtke (dokumenti, e-pošta, multimedija, podaci), s tokovima informacija i upravljanjem.
• CMS obično je orijentiran prema upravljanje web sadržajem (stranice, blogovi, intraneti).

Očekuje se da će tržište ECM-a dosegnuti otprilike 67.590 milijardi dolara u 2023. godini, a za pet godina moglo bi premašiti 131.200 milijarde dolara., s godišnjim rastom od 14%. Mnoga mala i srednja poduzeća rasipaju kapital zbog neučinkovitosti: do 20.000 USD godišnje zbog problema s dokumentima i prosječno 18 minuta za pronalaženje datoteke.

Otvoreni kod i samostalno hostano: rješenja koja čine razliku

Ako trebate Potpuna kontrola podataka i prilagodba, ekosustav otvorenog koda nudi moćne alternativeEvo 10 istaknutih opcija i njihovih ključnih točaka.

• Papirni žigOtvoreni kod, samostalno hostano, neograničeni dokumenti i mape, bijelo označavanje, prilagođene domene i vodeni žigovi. Cijene: Besplatni plan; 29 USD (3 mjesta) za dijeljenje dokumenata; 59 USD sigurna podatkovna soba; 149 USD neograničene sobe; puna verzija s vlastitim hostanom.
• NextcloudSuradnički paket s Datotekama, Talkom, Groupwareom i Officeom (online uređivanje, kalendar, kontakti i e-pošta). Sigurnost i kontrola pristupa na razini poduzeća te integracija s postojećom infrastrukturom. Cijena: 37,49–195 €/korisnik/godina, ovisno o planu.
• Dokumentarni film: Platforma za potpisivanje dokumenata otvorenog koda, Samostalno hostano s pametnim predlošcima i pravilima; integrira se sa Zapierom. Stack TS/Next.js/Prisma/Tailwind. Cijene: Enterprise 1188 USD po licu/godišnje; Singleplayer (bez javnih cijena).
• OpenDocMan: web DMS softver u PHP-u ISO 17025 i OIE, s kontrolom pristupa, automatizirani pregled, metapodaci, pretraživanja po autoru/odjelu/kategoriji i Sigurni URL-ovi. ograničenjaKorisničko sučelje s ograničena prilagodba i krivulja za VAS. 
• Spajanje papiraDizajnirano za skenirane dokumente s OCR-om i pretraživanjem cijelog teksta; više korisnika, verzija, REST API i granularne dozvole. Ograničenja: Fokus na skeniranje i možda nedostaju napredne značajke.

Kako odabrati svoj DMS softver

Ovo su aspekti koje treba uzeti u obzir prije odabira jednog DMS softvera ili drugog:

• Iskustvo dobavljačaPotražite partnere koji razumiju pravne procese i mogu vam pomoći s implementacijom, obukom i kontinuitetom poslovanja.
• Jednostavnost upotrebeUpotrebljiv alat smanjuje unutarnji otpor; uz kratku obuku, svatko bi trebao biti u stanju koristiti osnove (od računovodstva do prodaje).
• Zaštita podatakaDajte prioritet šifriranju, sigurnosnim kopijama, kontroli pristupa, zapisnicima aktivnosti i usklađenosti s GDPR-om/ISO-om; sigurnost je neizostavna.
• Mobilni i udaljeni pristupTako možete pokrenuti tijekove i donositi odluke s mobilnog telefona izvan ureda bez ikakvih problema.
• SkalabilnostProcijenite njegovu sposobnost rasta s vama (korisnici, GB/TB, novi odjeli) i njegovu fleksibilnost integracije s ERP/CRM/e-poštom.

Dobar DMS softver centralizira, klasificira i automatizira, a istovremeno osigurava sigurnost, usklađenost i napredno pretraživanje koje pronalazi dokument u sekundama.Sa svim ovdje opisanim, imate provjereni niz alata za implementaciju čvrste i produktivne digitalne osnove koja podržava sve, od ureda s jednom osobom do najzahtjevnije korporacije.