Kako ispraviti pogreške u formatiranju datuma i brojeva prilikom spajanja pošte u Wordu

Siguran sam da vam se to dogodilo: imate sve spremno u svojoj Excel proračunskoj tablici, s besprijekornim datumima i dobro formatiranim iznosima, ali kada to prenesete u Word pomoću spajanja pošte, podaci poludeOdjednom se dani pomiješaju s mjesecima ili se brojevi valuta pojavljuju kao jednostavni decimali bez simbola eura, što vas ostavlja s osjećajem potpune frustracije neposredno prije ispisa.

Ovaj problem je češći nego što se čini i javlja se jer Word, prema zadanim postavkama, čita izvorni Excel podaci A ne vizualno oblikovanje koje vidimo u ćelijama. Ne brinite, nije problem s vašim računalom ili da ste nešto krivo napravili; to je jednostavno način na koji Microsoft rješava razmjenu informacija između svojih aplikacija. Da bismo to riješili, imamo nekoliko trikova u rukavu koji čine čuda. Otkrijmo zašto Word mijenja datume i iznose prilikom spajanja pošte: kako sačuvati njihovo oblikovanje.

Brza metoda: Izmjena kodova polja

Ako ne želite komplicirati stvari konfiguriranjem sustava i potrebno vam je samo određeno polje, poput datuma registracije, da bi se ispravno prikazalo, najbolja je opcija urediti kod polja izravno u predlošku dokumenta. Da biste to učinili, postavite kursor iznad problematičnog polja i pritisnite ALT + F9 (ili kliknite desnom tipkom miša i odaberite "Aktiviraj ili deaktiviraj kodove polja").

Nakon što vidite kod između vitičastih zagrada, na primjer { MERGEFIELD Fecha_Alta }Morate dodati maska ​​formataZa datume, pišite \@ "dd/MM/yyyy" Neposredno prije nego što zatvorite slavinu. Ključno je da se "M" za mjesece napiše velikim slovom, jer ako koristite malo "m", Word će misliti da mislite na minute. Za novčane iznose možete koristiti izraz \#.##0,00€ tako da broj zadrži decimalna mjesta i simbol valute. Nakon što izvršite promjenu, ponovno pritisnite . ALT + F9 i ažurirajte pregled kako biste provjerili je li sve na svom mjestu.

Ultimativno rješenje: Dinamička razmjena podataka (DDE)

Ako imate veliki broj polja i ne želite uređivati ​​kôd jedno po jedno, postoji globalna postavka koja prisiljava Word da čita format točno onako kako se pojavljuje u Excelu. Ova metoda temelji se na... DDE (dinamička razmjena podataka) protokolDa biste ga aktivirali, idite na izbornik Datoteka, unesite Opcije, zatim Napredno i, pomaknuvši se prema dolje do odjeljka Općenito, označite okvir. Potvrdi pretvorbe formata datoteke prilikom otvaranja.

Kada ponovno odaberete popis primatelja na kartici Pošta, Word će prikazati dijaloški okvir. Evo ključa: trebate kliknuti "Prikaži sve" i odabrati opciju MS Excel proračunske tablice putem DDE-aOd tog trenutka nadalje, Word će prestati interpretirati podatke na svoj način i poštovat će vizualni format koje ste definirali u svojoj Excel radnoj knjizi, što vam štedi puno ručnog rada.

Savladavanje naprednih pravila kombiniranja

Osim formatiranja, Word nudi moćne alate koji će učiniti da vaša pisma izgledaju više od hladnih, bezličnih predložaka. Pravila kombiniranja Omogućuju vam umetanje dinamičkog teksta na temelju vrijednosti polja. Na primjer, pravilo "Ako...Onda...Inače..." idealno je za personalizaciju pozdrava; možete programirati da ako je polje Spol "M", dokument će pisati "Dragi susjed"Ako ne, napišite "Dragi susjede".

Postoje i druge vrlo korisne funkcije poput pravila "Ispuni", koje otvara dijaloški okvir za upisivanje informacija koje će se ponavljati u cijelom dokumentu, ili pravila "Pitaj", koje sprema podatke u interna ploča s rezultatima Za korištenje na više mjesta koristite polje Ref. Također možete koristiti "Sljedeći zapis" ako trebate da se podaci različitih osoba pojave na istoj stranici, što je uobičajeno pri ispisu. samoljepljive etikete ili omote CD-ova.

Za one kojima je potrebno filtrirati popis, pravilo "Preskoči zapis ako…" je spas. Omogućuje vam automatsko izostavljanje bilo kojeg primatelja koji ispunjava određeni uvjet, sprječavajući ispis nepotrebnih pisama. Konačno, ako trebate numerirati dokumente, možete upotrijebiti "Spoji broj zapisa" za pregled originalna pozicija u bazi podataka ili "Kombiniraj redni broj" za sekvencijalno numeriranje samo na temelju filtriranih zapisa.

Učinkovito upravljanje spajanjem pošte uključuje rukovanje tehničkom vezom s Excelom pomoću DDE-a ili kodova polja i logičkom prilagodbom putem uvjetnih pravila, osiguravajući da velike količine dokumenata zadrže profesionalni izgled i da ne sadrže pogreške u formatiranju. Sada znate zašto Word mijenja datume i iznose tijekom spajanja pošte: kako sačuvati njihovo formatiranje.