Lojisyèl DMS: Aplikasyon ki pèmèt ou estoke dokiman an sekirite

La jesyon dokiman legal Li pa konprann ankò san yon Lojisyèl DMS ki santralize, pwoteje, epi fè dosye yo aksesib sou nenpòt aparèy. Malgre ke anpil kabinè avoka toujou ap lite ak pwosesis ki baze sou papye, reyalite a se ke zafè legal yo konplèks epi yo mande lojisyèl modèn pou senplifye workflows, minimize risk, epi amelyore relasyon kliyan yo. Ki aplikasyon ki pèmèt ou estoke dokiman legal? Nou te pale de li nan atik sa a.

Nan li, nou eksplike kijan pou itilize yo san danje, karakteristik ki pi remakab yo, ak pi bon solisyon nou ka itilize yo.

Ki lojisyèl ki pou jere ak estoke dokiman legal?

Yon lojisyèl jesyon dokiman legal (DMS) se Yon zouti espesyalize pou estoke, òganize, verifye vèsyon, epi swiv dosye dijital nan konpayi, kabinè konsiltasyon, ak depatman legal yo.Objektif li se pou dokiman kritik yo yo an sekirite men fasil pou jwenn, avèk rechèch avanse, otorizasyon ki baze sou wòl, ak trasabilite.

Platfòm sa yo tipikman gen ladan yo fonksyon rechèch pwisan, kolaborasyon an tan reyèl, kontwòl vèsyon, ak konfòmite. Nan la sektè legal laAnplis de sa, li enpòtan pou sistèm nan sipòte automatisation workflow, echanj an sekirite ak kliyan yo, siyati elektwonik, ak odit aksyon yo.

Pi lwen pase esfè legal la, DMS yo fè pati ekosistèm jesyon kontni antrepriz (ECM) lan., ki enkòpore dijitalizasyon (eskanè ak OCR), achiv elektwonik, backup, ak kouch sekirite nan nivo antrepriz pou konfòme avèk estanda GDPR ak ISO yo.

Karakteristik kle ou ta dwe egzije nan yon DMS legal

• Jesyon ak depo nan nwaj la ak/oswa pwòp sèvè yoAksè 24 sou 7, XNUMX jou sou XNUMX, sou entènèt la ak sou mobil, avèk senkronizasyon an sekirite ak plan évolutif ki baze sou volim done, epi posiblite pou yon sistèm ibrid nan nwaj lokal la si règleman IT ou a egzije sa.
• Fasil pou itilize ak aplikeYon koòdone entwisyon akselere adopsyon an epi li diminye koub aprantisaj la; pi vit ou delivre valè, se pi bon retou w ap jwenn, epi mwens rezistans entèn pral genyen.
• Modèl, tablodbò, ak metadone personnalisableEstandadize kontra, reklamasyon, oswa dokiman avèk modèl ak tablodbò ki ka itilize ankò pou wè pwogrè, etap enpòtan, ak depandans; metadone ak etikèt yo esansyèl pou kategorizasyon.
• Otomatizasyon kouleRanplase etap manyèl yo ak règ ak deklanchè (apwobasyon, alèt, asiyasyon), ak jounal vèsyon ak aktivite pou odit.

Kalite DMS ak fonksyon komen yo

• Pa deplwamanNan nwaj la (aksè toupatou, mwens friksyon, ak depandans sou twazyèm pati) oubyen sou plas (kontwòl total, envestisman entèn ak antretyen). Genyen tou ibrid pou konbine avantaj yo.
• Pa lisansPwopriyetè (sipò ofisyèl, fòmasyon, SLA, pri ki pi wo) vs sous ouvè (fleksibilite ak kominote, mande yon vandè ki gen eksperyans oswa yon ekip entèn pou antretyen).
• Kapasite kle yoEskanè ak OCR, endèksasyon metadone, rechèch kontni oswa mo kle, kontwòl vèsyon, pèmisyon ak odit, entegrasyon (ERP, CRM, imèl), ak workflows (apwobasyon).

Pi bon lojisyèl DMS (Jesyon Dokiman Legal)

Nou konpile solisyon ekip legal yo itilize pou jesyon ka, dokimantasyon, chaj travay, ak relasyon kliyan. Nou mete ladan l pwen fò, limit, pri, ak evalyasyon pou yon konparezon sere.

Klike sou

ClickUp Docs bay yon fason ajil pou kreye, rechèche, epi kolabore sou dokiman legal nan menm anviwònman pwojè a. Motè rechèch pwisan li a akselere lokalizasyon dosye ak Sekirite ak aksè yo eksepsyonèl. Jete nan modèl legal yo (jesyon kliyan, swivi ka ak faktirasyon) ak ClickUp AI pou ekri rezime ak mizajou.

PriGratis pou tout tan; San limit $7/itilizatè/mwa; Biznis $12/itilizatè/mwa; Antrepriz (kontak). ClickUp AI +$5/mwa pou chak manm sou plan peye yo.

Pwojè ProProfs

Yon seri senp pou travay, kalandriye, ak resous, pa espesifik sou kesyon legal, men itil si w ap chèche senplisite ak bon pri. Pwojè ProProfs Li jenere fakti ak rapò, li swiv tan, epi li ofri tablo Gantt ak Kanban. Li pa gen CRM avanse ak chat ekip.

pri$39,97/mwa pou itilizatè san limit (anyèl).

asana

asana se yon Yon platfòm konplè pou workflow ak automatisation, depandans, ak rapò.Li pèmèt ou wè pwoblèm yo nan yon Kronoloji, yon Lis, oswa yon Tablo, fikse objektif entelijan, epi kreye règ san kòd. Koub aprantisaj inisyal li yo ak yerachi konplèks li yo ka yon antrav pou kèk itilizatè.

PriDebaz (Gratis), Premium $10,99/itilizatè/mwa (anyèl), Biznis $24,99/itilizatè/mwa (anyèl).

Redbooth

Konsantre sou ekip ki konbine Tach, apèl videyo HD, ak pwosesis pèsonalize sou yon sèl platfòm. Redbooth gen ladan modèl, Gantt ak drapo ijans pou travay kritik yo.

PriPwofesyonèl $9; Biznis $15/itilizatè/mwa (anyèl); Antrepriz (kontak).

Trello

Trello li konnen pou Kanban senp li a, kounye a avèk Otomatizasyon Butler ak plizyè View (Kronoloji, Kalandriye, Tablo, Kat)Yon lojisyèl DMS ak yon gwo ekosistèm amelyorasyon ak entegrasyon.

PriGratis; Estanda $5; Premium $10/itilizatè/mwa (anyèl); Antrepriz (kontak).

Evernote

Malgre ke li te kreye okòmansman pou nòt, anpil kabinè avoka itilize li. Evernote kòm depo lejè ak kolaboratifEskane, sove, epi fè rechèch avèk rechèch avanse. Entegre kalandriye ak travay.

PriGratis; Pèsonèl $10,83; Pwofesyonèl $14,17/itilizatè/mwa (chak ane).

DMS, ECM ak CMS: diferans ki ta dwe klè

Lè w ap chwazi yon lojisyèl DMS, li itil pou klarifye sèten konsèp ki souvan konfonn:

• DMS la konsantre sou sik lavi dokiman an (eskane, triye, estoke, verifye vèsyon, pibliye ak pataje).
• ECM a kouvri tout kontni konpayi an. (dokiman, imèl, miltimedya, done), avèk sikilasyon enfòmasyon ak gouvènans.
• CMS la anjeneral oryante sou jesyon kontni entènèt (sit entènèt, blog, entranèt).

Mache ECM lan espere rive nan apeprè $67.590 milya dola an 2023 epi li ta ka depase $131.200 milya dola nan senk ane., ak yon kwasans anyèl de 14%. Anpil PME gaspiye kapital akòz ineefikasite: jiska $20.000 pa ane akòz pwoblèm dokiman ak yon mwayèn de 18 minit pou jwenn yon dosye.

Sous ouvè ak oto-òganize: solisyon ki fè yon diferans

Si ou bezwen Kontwòl konplè sou done ak pèsonalizasyon, ekosistèm sous ouvè a ofri altènativ pwisan.Men 10 opsyon remakab ak pwen prensipal yo.

• PapermarkSous ouvè, oto-hébergement, dokiman ak dosye san limit, etikèt blan, domèn pèsonalize, ak filigrane. Pri: Plan gratis; $29 (3 plas) pou pataje dokiman; $59 chanm done an sekirite; $149 chanm san limit; vèsyon konplè oto-hébergement.
• NextcloudSuite kolaborasyon ak Files, Talk, Groupware, ak Office (koreksyon sou entènèt, kalandriye, kontak, ak imèl). Sekirite ak kontwòl aksè nivo antrepriz, ak entegrasyon ak enfrastrikti ki deja egziste. Pri: €37,49–€195/itilizatè/ane selon plan an.
• Dokimantè: Platfòm siyati dokiman sous ouvè, Oto-hébergement ak modèl ak règ entelijan; entegre ak Zapier. Stack TS/Next.js/Prisma/Tailwind. Pri.Antrepriz $1188 pa plas/ane; Yon sèl jwè (pa gen pri piblik).
• OpenDocManlojisyèl DMS entènèt an konfòmite PHP ISO 17025 ak OIE, avèk kontwòl aksè, revizyon otomatik, metadone, rechèch pa otè/depatman/kategori ak URL an sekirite. LimitasyonUI ak pèsonalizasyon limite ak koub pou OU. 
• Fizyon PapyeFèt pou dokiman eskane ak OCR ak rechèch tèks konplè; plizyè itilizatè, kontwòl vèsyon, REST API, ak pèmisyon detaye. Limit: Konsantre sou eskanè epi li ka pa gen fonksyon avanse.

Kijan pou chwazi lojisyèl DMS ou a

Men aspè ou dwe konsidere anvan ou chwazi yon lojisyèl DMS oswa yon lòt:

• Eksperyans FounisèChèche patnè ki konprann pwosesis legal yo epi ki ka ede w ak aplikasyon, fòmasyon, ak kontinwite biznis ou.
• Fasilite pou itilizeYon zouti itil diminye rezistans entèn; avèk yon ti fòmasyon, nenpòt moun ta dwe kapab opere bagay debaz yo (soti nan kontablite rive nan lavant).
• Privacy PolicyBay priyorite a chifreman, sovgad, kontwòl aksè, jounal aktivite, ak konfòmite GDPR/ISO; sekirite pa negosyab.
• Aksè mobil ak a distansKonsa, ou ka kòmanse pwosesis epi pran desizyon depi telefòn mobil ou deyò biwo a san pwoblèm.
• ÉvolutivitéEvalye kapasite li pou grandi avèk ou (itilizatè, GB/TB, nouvo depatman) ak fleksibilite li pou entegre ak ERP/CRM/imèl.

Yon bon lojisyèl DMS santralize, klase, epi otomatize, tout pandan l ap asire sekirite, konfòmite, ak yon rechèch avanse ki jwenn dokiman an nan kèk segonn.Avèk tout sa ki diskite la a, ou gen yon seri zouti ki pwouve efikasite ou pou mete an plas yon fondasyon dijital solid ak pwodiktif ki sipòte tout bagay, soti nan yon biwo pou yon sèl moun rive nan yon kòporasyon ki pi mande.