Verzióelőzmények a Google Drive-ban: Útmutató a fájlok helyreállításához és kezeléséhez

¿Hogyan használhatom a verzióelőzményeket és hogyan állíthatom vissza a dokumentumokat a Google Drive-ban? Amikor egyedül vagy csapatban dolgozol, a verzióelőzmények jelentik azt az életmentő eszközt, amely lehetővé teszi, hogy lásd ki mit és mikor változtatott a fájljaiban, hogy tartalmat állítson helyre vagy hibát vonjon vissza anélkül, hogy elszalasztaná.

Ebben az útmutatóban mindent megtalálsz, amire szükséged van: hogyan tekintheted át a Drive-tevékenységeket, hogyan használhatod a verzióelőzményeket a Google Dokumentumokban, Táblázatokban és Diákban, hogyan kezelheted a nem Google-fájlok (PDF-ek, képek stb.) verzióit, és Trükkök és bevált gyakorlatok az információvesztés elkerülésére.

Mi a verzióelőzmény, és miért érdekelheti?

A Google-alkalmazások (Dokumentumok, Táblázatok és Diák) verzióelőzményei idővel pillanatképeket mentenek a fájlról; ez lehetővé teszi a következőket: korábbi verziók megtekintése, szerzők azonosítása és egy korábbi állapot visszaállítása ha valami nincs a helyén.

Minden nagyobb módosításról létrejön egy napló; amikor megnyitod az előzményeket, láthatod az időbélyegeket, és minden verzió mellett a módosításokat végző szerkesztőket, a módosításaikhoz tartozó színekkel, ami nagyon egyszerűvé teszi a folyamatot. nyomon követheti az egyes kiadásokat egy pillantással.

• Irányítja a kulcsfontosságú dokumentumok fejlődését és korábbi vázlatok visszaállítása ha meggondolod magad.
• Együttműködésben pontosan tudni fogod ki végezte el az egyes módosításokat és hogyan befolyásolja a tartalmat.
• Felejtsd el az ezernyi furcsa nevű példány mentését: maga a rendszer központosítsa a vázlatait egyetlen fájlban.
• Hiba vagy véletlen ütközés esetén mindig lesz visszaállítási pont áll rendelkezésre.

Drive-tevékenység: Milyen változásokat láthat, és hogyan férhet hozzájuk

A Drive rögzíti a fájlok és mappák általános tevékenységét, ami segít megérteni a legutóbbi mozgásokat és műveleteket; ez különbözik a verzióelőzményektől, de kiegészíti azokat. tudja, mi történt egy elemmel.

1. Látogasson el a számítógépéről a drive.google.com oldalra, és az oldalsávon a Saját meghajtó menüpontban tekintse át a tartalmát; onnan a következőket teheti: nyissa meg az információs nézetet.
2. A jobb felső sarokban koppintson az Információ ikonra az oldalsó panel megjelenítéséhez, amelyen a részletek és a tevékenységek fülei láthatók; a Tevékenység rész fog megjelenni. a legújabb változások.
3. Ha egy adott fájl vagy mappa részleteit szeretné megtekinteni, jelölje ki azt, és jelölje be a panelt; ekkor láthatja olyan műveletek, mint a megosztás, áthelyezés vagy átnevezés.

• Szerkesztések vagy megjegyzések a Google-fájlokban és névváltozások fájlok vagy mappák.
• Mozgások, kiesések és új elemek feltöltése.
• Megosztási vagy megosztás visszavonási műveletek más felhasználókkal, minden kronologikusan.

Fontos: A Dokumentumok, Táblázatok és Diák verzióelőzményei nem ugyanazok, mint a Drive-ban lévő fájlelőzmények olyan formátumok esetében, mint a PDF vagy a képek; alább láthatja, hogyan kezeli a rendszer az egyes eseteket a következő esetekben: Ne keverd össze az aktivitást a verziókkal.

Verziók megtekintése és visszaállítása a Dokumentumokban, Táblázatokban és Diákban

A Google-fájlok verzióelőzményeinek eléréséhez tulajdonosnak kell lenned, vagy szerkesztési jogosultsággal kell rendelkezned; ezzel a következőket teheted: tekintse át az egyes mentett verziókat, és ha szükséges, lépjen vissza.

1. Nyisd meg a fájlt a Drive-ban (Dokumentumok, Táblázatok vagy Diák), és a menüsorban válaszd a Fájl > Verzióelőzmények > lehetőséget. Verzióelőzmények megtekintése.
2. Megnyílik egy oldalsáv a verziók listájával; egy időbélyeg kiválasztásával a tartalom az akkori állapotában, a szerkesztésekkel együtt jelenik meg. színnel kiemelve a szerző szerint.
3. Ha elégedett ezzel a verzióval, a „Változat visszaállítása” gombra kattintva visszaállíthatja a teljes dokumentumot. abban az előző állapotban.

Vannak gyorsbillentyűk és helyi menük, amelyekkel a főmenü használata nélkül nyitható meg az előzmény; a lényeg az, hogy a nézet megjelenítésekor láthatók az érintett személyek és színeik, ami megkönnyíti a folyamatot. nagyon gyorsan megtalálja a változásokat.

Hasznos tipp: Nevezd el a fő verziókat a Fájl > Verzióelőzmények > menüpontban. Nevezd el a jelenlegi verziótAz olyan címkék, mint az Ügyfélbeküldés, Végleges verzió vagy 2. vázlat, megkönnyítik a navigációt, ha a dokumentum sok szerkesztést tartalmaz, és lehetővé teszik a következőket: mérföldkövek keresése másodpercek alatt.

Fájlok nem Google-verzióinak kezelése (PDF-ek, képek stb.)

A nem Google formátumú fájlok (pl. PDF, JPG, DOCX) esetében a Drive eltérő verziókezelést kínál; a módosítások szövege nem lesz kiemelve, de megteheti. verziók feltöltése, letöltése, visszaállítása vagy törlése tárolva.

Új verzió feltöltése a webről

1. A drive.google.com oldalon válaszd ki a lecserélni kívánt, nem Google-fájlt; koppints a Továbbiak menüre (három pont), és lépj a következőre: Verziók kezelése.
2. Kattintson az Új verzió feltöltése gombra, és válassza ki a fájlt a számítógépéről; a feltöltés befejezése után a következőket teheti: zárja be a panelt és dolgozz tovább.

Megjegyzés: Ha egy olyan fájl új verzióját tölti fel, amely valaki máshoz tartozik, a tulajdonjog nem változik; az eredeti tulajdonos ugyanaz marad, tehát nem változtatod meg a tétel tulajdonjogát.

Új verzió feltöltése a számítógépről az asztali Drive segítségével

1. Telepítse az alkalmazást hajtás számítógépekhez, ha még nem rendelkezik vele; ez lehetővé teszi, hogy szinkronizálás és frissítés fájlokat a rendszeredből.
2. Keresd meg a fájlt a számítógépeden, és a Google Drive segítségével húzd a kívánt mappába az áthelyezéshez, vagy másold le, ha duplikálni szeretnéd.
3. A verzió automatikusan frissül a weben, és továbbra is elérhető lesz. mindkét változat a történelemben az adott fájlról.

Ez a módszer ideális, ha helyben dolgozik, és a módosításnak a felhőben is tükröződnie kell további lépések nélkül; a verziók karbantartásával megteheti hasonlítsa össze vagy lépjen vissza ha szükséges.

Korábbi verziók letöltése vagy visszaállítása

1. Jelölje ki a fájlt a Drive-ban, és nyissa meg a Továbbiak > lehetőséget. Verziók kezelése.
2. A kívánt verzió melletti menüben válassza a Letöltés lehetőséget, és ha szeretné, mentse el a számítógépére. megtart egy másolatot.
3. Egy másik verzió (például az imént letöltött) visszaállításához térjen vissza az Új verzió feltöltése menüpontra, válassza ki a fájlt, és kattintson a Megnyitás gombra; majd csukja be a panelt.

Ez az elérési út lehetővé teszi, hogy ugyanazon fájl változatai között mozogjon anélkül, hogy duplikátumokat hozna létre különböző mappákban, ami megőrzi az egységet. rendezett és következetes.

Töröljön egy korábbi verziót

1. Nyissa meg a drive.google.com oldalt, jelölje ki a fájlt, és lépjen a Továbbiak > menüpontra. Verziók kezelése.
2. Az eltávolítani kívánt verzió sorában kattintson a menüre, és válassza a Törlés lehetőséget. Előzmények törlése és helyet takaríthat meg.

Megjegyzés: Csak a legújabb verziók maradnak meg automatikusan; ha van egy adott változat, amelyet meg szeretne őrizni, jelölje meg a következővel: Örökké tart a verzió panelen belül, hogy az idő múlásával ne járjon le.

Fájl Drive-hoz való hozzáadásának időpontjának ellenőrzése

1. A Drive webhelyén kattintson jobb gombbal a fájlra, és válassza a Fájlinformáció > lehetőséget. részletek.
2. Az oldalsó panelen görgess lejjebb a létrehozási dátum megtalálásához; ott láthatod, hogy mikor hozzáadva az egységedhez.

Ez a nézet nagyon hasznos, ha dátumokat kell igazolni, vagy egy dokumentum eredetét nyomon kell követni anélkül, hogy meg kellene nyitni a dokumentumot. teljes verzióelőzmény.

Elveszett tartalom helyreállítása: tipikus esetek és a teendők

Ismerősen hangzik? Jól haladsz, és anélkül, hogy észrevennéd, törölsz vagy felülírsz egy egész blokkot egy szerencsétlen beillesztési művelettel. Mire vissza akarnád vonni, már túl késő, vagy nem éri meg. A verzióelőzmények a legjobb módja ezeknek a problémáknak a kezelésére. a legmegbízhatóbb B terved.

• Nyissa meg az előzményeket, keresse meg a hibát megelőző időszakot, és verzió előnézete hogy megerősítse, hogy a tartalom még mindig ott van.
• Állítsa vissza a teljes verziót, ha szükséges, vagy másolja ki és illessze be az adott részletet az előzmények nézetből, így megőrizve legújabb előrelépések.
• Ha ez gyakran előfordul, nevezze meg a fontos kiadásokat (pl. kockázatos változtatások előtt) kétség nélkül lépj vissza.

Ez a módszer nem hibátlan, ha a tartalmat soha nem mentették, de a legtöbb esetben órákig tartó munkát takarít meg; ráadásul a felhőben való munkavégzés révén a mentési pontok... Gyakoriak és automatikusak.

A szerkesztési előzmények maximalizálásának ajánlott gyakorlatai

Az apró szokások is számítanak: határozzon meg egyértelmű kritériumokat a kulcsfontosságú verziók elnevezésére, például minden ügyfélnek történő szállításkor vagy egy fázis végén; ez lehetővé teszi, hogy böngésszen az előzmények között időpazarlás nélkül.

Egyeztessen a csapattal arról, hogy mikor kell a változtatásokat egy elnevezett stabil verzióba összesíteni, és mikor kell a kisebb szerkesztéseket felülvizsgálni; így elkerülheti a zajt, és jelentős ellenőrzőpontok.

Használja a Tevékenység nézetet, ha gyors pillanatképet szeretne kapni a mozgásokról (megosztások, átnevezések, áthelyezések), és a verzióelőzményeket a tartalom részletes áttekintéséhez szeretné fenntartani; minden nézet más perspektívát kínál, és kiegészítő.

Megosztott dokumentumok szerkesztésekor próbálja meg a kapcsolódó módosításokat egyértelmű munkamenetekbe csoportosítani; ez hasznosabbá teszi az időbélyegeket, és ha vissza kell lépnie, minimális munkát veszítesz.

Figyelembe veendő korlátok és szempontok

Ne feledd: a Google alkalmazásverzió-előzményei nem ugyanazok, mint a nem Google-féle fájlverzió-kezelő rendszer; az előbbiben színekkel és szerzőkkel ellátott módosításokat láthatsz, míg az utóbbiban... teljes fájlokat kezelsz szöveges részletek nélkül.

Megfelelő jogosultságokkal (tulajdonjog vagy szerkesztés) kell rendelkeznie a verziók megtekintéséhez és visszaállításához; ha csak olvasási hozzáféréssel rendelkezik, akkor nem tudja megnyitni vagy visszaállítani. triggerelőzmények.

A Drive megőrzi a legújabb verziókat, és ki tudja törölni a régebbi verziókat, ha nem jelöli meg őket megőrzésre; használja a „Megőrzés örökre” beállítást azokon a kulcsfontosságú verziókon, amelyek jogi vagy projektkövetelmények miatt... fenntartanod kell.

Ha a munkafolyamata gyakori, nem Google-ból származó feltöltéseken (pl. exportált PDF-eken) alapul, döntse el, hogy megtartja-e a verziózott fájlt, vagy átnevezett másolatokat hoz létre; az előbbi helyet takarít meg, és központosítja a felügyeletet.

Kiegészítő alternatíva: Előzményvezérlés a ClickUp Docs-ban

Ha a dokumentumkészítést a projektmenedzsmenttel szeretné kombinálni, egyes integrált csomagok lehetővé teszik a dokumentumok feladatokhoz való csatolását és az előzmények áttekintését ugyanazon a platformon; az egyik ilyen csomag a következőket kínálja: Oldal előzményei, visszaállítás és részletes engedélyek a munkavezetődön belül.

Ebben a megoldásban megnyithatja a dokumentumot, a hárompontos menüben beléphet az Oldalelőzmények menüpontba, hogy megtekinthesse a változtatások kronológiáját a szerzővel, a dátummal és az időponttal; innentől kezdve lehetséges előző verziók visszaállítása ha valami rosszul sül el.

Lehetővé teszi oldalak vagy aloldalak megosztását hivatkozással, és ha szükséges, a hivatkozást egy adott blokkból másolhatja, hogy csak egy részletet küldjön el; ezzel Ön szabályozza mit osztanak meg és kivel anélkül, hogy a többit felfednéd.

A tulajdonosok és az együttműködők kezelése egyszerű: a felső avatarból új tagokat adhatsz hozzá, módosíthatod az engedélyeket, és a dokumentumot összekapcsolhatod a feladatokkal vagy projektekkel; minden ugyanabban a kontextusban marad. csökkentse a súrlódást a tartalom és a kivitelezés között.

A Drive-tevékenységek, a Dokumentumok, Táblázatok és Diák verzióelőzményeinek, valamint a nem Google-fájlokban lévő változatok kezelésének elsajátítása teljes ellenőrzést biztosít a dokumentumai felett; olyan szokásokkal, mint a mérföldkövek elnevezése, a kulcsfontosságú verziók megőrzése és a tevékenységek áttekintése a visszaállítás előtt, könnyen mindent kézben tarthat. kerüld el a meglepetéseket a mindennapi életbenHa idáig eljutottál, akkor alternatívaként ezt a másik cikket ajánljuk figyelmedbe. Gyorsan megtelik a merevlemezed? Teljes körű útmutató a hatalmas fájlok észleléséhez és a helytakarékossághozViszlát legközelebb!

Kapcsolódó cikk:

Gyorsan megtelik a merevlemezed? Teljes körű útmutató a hatalmas fájlok észleléséhez és a helytakarékossághoz

Christian garcia

Kiskora óta szenvedélyes a technológia iránt. Szeretek naprakész lenni a szektorban, és mindenekelőtt azt kommunikálni. Ezért foglalkozom évek óta a technológiai és videojáték-weboldalak kommunikációjával. Androidról, Windowsról, MacOS-ról, iOS-ről, Nintendóról vagy bármilyen más kapcsolódó témáról írok, ami eszembe jut.