A Microsoft listák teljes útmutatója: mi ez és hogyan működik

A Microsoft 365 ökoszisztémán belül Microsoft listák Ez az egyik alapvető eszköz az információk strukturált rendszerezése, nyomon követése és megosztása. Az incidensek és projektek nyomon követésétől kezdve az alkalmazottak beépítéséig vagy az erőforrás-kezelésig ez az alkalmazás kiemelkedik rugalmasságával és könnyű kezelhetőségével.

Ha csapatban dolgozol, vagy egyszerűen csak szeretnél tartsa rendszerezett és bárhonnan elérhető információkat, itt van egy megoldás, amit nem szabad figyelmen kívül hagynod. Ebben a cikkben részletesen elmondjuk, mit tehetsz Microsoft listák és hogyan kell használni sablonjaikat. Megvizsgáljuk más alkalmazásokkal, például a SharePointtal vagy a Teams-szel való interakcióját is.

Mi az a Microsoft List és hogyan működik?

A Microsoft Lists egy Microsoft 365 alkalmazás, amelyet a intelligens információkövetés. Dolgozhat vele az internetről, mobilról vagy akár közvetlenül a Microsoft Teamsről a teljes integrációnak köszönhetően.

tulajdonképpen egyszerű és vizuális adatbázisként működik, amely sorokból és oszlopokból áll, amelyekben szöveget, képeket, fájlokat, dátumokat, megbízottakat, hiperhivatkozásokat és még sok mást tartalmazhat. Nézetrendszerének köszönhetően a céltól függően különböző módokon jelenítheti meg az információkat: rács (az alapértelmezett beállítás), lista, naptár vagy galéria. A lista hasonló, de az online szerkesztés lehetősége nélkül. A galéria jól alkalmazkodik a vizuális tartalomhoz, a naptár pedig tökéletes, ha dátum szerint elosztva szeretné látni a tételeket.

Új lista létrehozásakor kezdheti elölről, használhat egy meglévő listát sablonként, vagy importálhat egy Excel-táblát. Számtalanra is támaszkodhat előre megtervezett sablonok amelyeket a Microsoft konkrét felhasználási esetekre ajánl fel.

Az összes lista vizuálisan testreszabható- Módosíthatja a háttérszíneket, hozzárendelhet bizonyos ikonokat, és olyan szabályokat alkalmazhat, amelyek állapotuk alapján módosítják a megjelenésüket. Például egy „Jóváhagyva” állapotú tétel zöld háttérrel, míg egy másik „Ellenőrzés alatt” állapot narancssárgával jelenhet meg.

 

Előre tervezett sablonok minden igényhez

Ha kevés ideje van egy lista létrehozására a semmiből, A Microsoft Listák hasznos sablonokat tartalmaznak, amelyek különböző forgatókönyvekhez igazodnak. Ezeket a sablonokat úgy tervezték, hogy néhány kattintással használhatók legyenek, megtartva a sajátos szerkezetet, egyéni mezőket, nézeteket és vizuális stílusokat.

Ezek a legnépszerűbbek:

• Problémakezelési sablon: ideális az incidensek állapotának, prioritásainak és felelős feleinek megfigyelésére.
• Esemény útvonalterv sablon: az esemény minden részletét áttekinthető, szerkeszthető szerkezetbe rendezi.
• Beteg modell: Egészségügyi környezetben lehetővé teszi az egyes betegek állapotának, megfigyeléseinek és szükségleteinek rögzítését.
• Kölcsönigénylési sablon: a hitel jóváhagyási folyamatának nyomon követése és ellenőrzése.

Szervezési, formázási és szabályok lehetőségek

A már említett nézetek mellett minden listát a munkafolyamatához igazíthat szűrők, csoportosítások, rendezés és automatizált szabályok létrehozása. Néhány lehetőség a következő:

• E-mail figyelmeztetések beállítása amikor egy állapot megváltozik vagy új elem kerül hozzáadásra.
• Feltételesen módosítsa a formátumot tartalomtól függően: színek, ikonok, stílusok.
• Csoportelemek prioritás, dátum, állapot stb. szerint.
• Hozzon létre új listákat másokból, a terv és a szerkezet másolása.
• Adatok importálása Excelből automatikus oszlopfelismeréssel.

Mindezek a funkciók időt takarítanak meg és Biztosítsa a vizuális és adatkonzisztenciát a csapaton belül, különösen olyan együttműködési projektekben, ahol több ember vesz részt.

Listák mentése és elérése

A Microsoft Lists egyik előnye a Microsoft 365 ökoszisztémával való natív integrációja. A listákat elmentheti a webhelyeken SharePoint Az in OneDrive csak személyes használatra. Ha csapatban dolgozik, akkor a leggyakrabban az összes taggal megosztott SharePoint-webhelyen tárolja őket.

A listák teljes képernyős módban nyílnak meg az egyszerű szerkesztés érdekében, és az URL-ből vagy az eszköztárból láthatja, hogy pontosan hol van tárolva. A szabványos felületről megteheti könnyen létrehozhat, szerkeszthet, megoszthat és exportálhat elemeket.

Listák megosztása: engedélyek, hozzáférés és együttműködés

A lista megosztása olyan egyszerű, mint linket hozhat létre, vagy meghívhat bizonyos tagokat. Adhat teljes hozzáférést (olvasás + szerkesztés) vagy csak olvasási hozzáférést. Ezenkívül beállíthat egy hivatkozás lejáratát, jelszóval védheti azt, és még azt is megadhatja, hogy a címzett módosíthassa-e a módosításokat.

A teljes adatbázis helyett egyetlen listaelemet is megoszthat. Az egyes tételekhez megjegyzéseket lehet hagyni, amely e-mailek küldése nélkül javítja az együttműködést.

Az engedélyek kezelése a SharePoint-on keresztül történik, és alapértelmezés szerint öröklődnek a lista mentési helyéről. Módosíthatja azonban úgy, hogy a hozzáférést csak bizonyos személyekhez igazítsa, vagy korlátozzon bizonyos műveleteket.

A Microsoft listák és más alkalmazásokkal való integrációja

A listák valódi lehetőségei akkor derülnek ki, ha a Microsoft-környezet más eszközeivel kombinálják. Teljesen lévén Integrálva a SharePointtal, a Microsoft Teamsszel és a Plannerrel, a következőket teheti:

• Listák hozzáadása lapokként egy Teams-csatornán belül, amely megkönnyíti a közvetlen hozzáférést a csapatbeszélgetésből.
• Listák használata SharePoint-oldalak kijelzőjeként élő információk megjelenítéséhez az intraneten.
• Állítson be szabályokat vagy automatizálásokat, amelyek összekapcsolják a listákat a Power Automate-el vagy Power Apps az egyéni folyamatokhoz.
• Teendők összekapcsolása a Tervezőből vagy a Teendőből a feladatkezelés központosítására.

Ez mind része a Microsoft 365 as víziójának egy csatlakoztatott platform, ahol az összes alkalmazás beszél egymással a termelékenység és a munka átláthatóságának javítása érdekében.

Microsoft listák mobileszközökön

A Microsoft List mobil verziója a következőhöz érhető el Android y iOS. lehetővé listákat hozhat létre, konzultálhat és szerkeszthet mobiltelefonjáról, akár az irodában, otthon vagy útközben. Íme néhány a teendők közül:

• Tekintse meg a legutóbbi és kedvenc listákat.
• A listaelemek teljes szerkesztése.
• Offline hozzáférés.
• Fényképezés és QR-kód beolvasás.
• Adaptált felület, amely támogatja a sötét módot és a vízszintes tájolást.

Ugyanazokkal a biztonsági képességekkel rendelkezik, mint az asztali számítógépeken, az Intune MDM és MAM támogatásával. A hozzáféréshez olyan üzleti Microsoft-fiókra van szükség, amely hozzáfér a SharePointhoz vagy az Office 365-höz.

A Microsoft felsorolja a használati eseteket

Ahogy az eszköz fejlődött, Számos kreatív módszert fejlesztettek ki a Microsoft listák előnyeinek kihasználására különböző összefüggésekben. Íme néhány a legfigyelemreméltóbbak közül:

• Tartalmak szervezése közösségi hálózatokhoz. A tartalomtervező sablon segítségével kampányokat szervezhet, bejegyzéseket ütemezhet, képeket, linkeket és közzétételi dátumokat helyezhet el. Nagyon hasznos marketing csapatok számára.
• Hozzáférés és látogató ellenőrzése. A Listák lehetővé teszik, hogy minden látogatóhoz fájlt hozzon létre a nevével, az igazolványképével, a belépés és a kilépés dátumával. Akár automatikus értesítést is beprogramozhat az ajtónállónak, ha valaki távozik.
• Kövesse nyomon az ügyfelek jegyeit. A Listák mini-CRM-ként való használatával hozzárendelhet személyeket, naplózhatja a problémát, rangsorolhatja, és visszajelzést küldhet a jegy állapotáról.
• Egyszerű projektmenedzsment. Ha nincs szüksége összetett eszközre, a Listák segítségével alapvető nyomon követést végezhet feladatokkal, határidőkkel és naptárnézetekkel. Még akkor is kaphat értesítést, ha egy feladat megváltozik.
• Leltár és informatikai erőforrások. A Listák segítségével nyomon követheti az összes vállalati berendezést és a hozzá tartozó adatokat: vásárlás dátuma, garancia, vélemények, hely, stb. Minden vizuális és szűrhető egyetlen kattintással.
• Új alkalmazottak vagy beszállítók bevonása. A felvételi lista segít az új alkalmazott összes feladatának és dokumentumának ellenőrzésében. Az elemek „befejezettként” megjelölésével értesítések küldhetők a megfelelő részlegnek.

Röviden: Microsoft List kínál a dinamikus információk kezelésének sokoldalú, vizuális és együttműködésen alapuló módja. Legyen szó nyomkövetési megoldásról, szervezési eszközről vagy más platformok, például a Teams vagy a SharePoint kiegészítéséről, bebizonyította, hogy tökéletesen alkalmazkodik bármilyen típusú felhasználóhoz vagy vállalathoz.