Mi a Gmail bizalmas módja, és mikor kell bekapcsolni?

¿Mi a Gmail „bizalmas módja”, és mikor kell aktiválni? Ez a speciális küldési mód lehetővé teszi, hogy korlátozza, mit tehet a címzett az e-mailjével.Megakadályozza, hogy a felhasználók továbbítsák, lemásolják a szövegét, letöltsék a mellékleteket vagy kinyomtassák a tartalmát. Beállíthat lejárati dátumot is, vagy akár SMS-kódot is kérhet a megnyitásához. Nem bolondbiztos, de helyes használat esetén jelentősen csökkenti a kockázatokat az érzékeny információkkal való munka során.

A Gmail bizalmas módja egy speciális módja az e-mailek küldésének Ebben a módban a Google korlátozásokat alkalmaz az üzenetre és annak mellékleteire, korlátozva a címzett információmegosztási lehetőségeit. Amikor aktiválja ezt a módot, a címzett szokásos megosztási lehetőségei eltűnnek. továbbítása, másolása, letöltése és nyomtatása a tartalom.

A műveletek blokkolása mellett a Gmail lehetővé teszi lejárati dátum beállítását is. Az üzenettel kapcsolatban: ezen időszak lejárta után a címzett már nem fogja tudni megtekinteni. A hozzáférést bármikor manuálisan is visszavonhatja, ha megbánja az elküldött üzenetet, vagy hibát észlel a címzett részéről. Ez különösen hasznos bizalmas dokumentumok, személyes adatok vagy érzékeny belső kommunikáció kezelésekor.

A funkció egy további jelszó-ellenőrző rendszert is tartalmaz.Beállíthatod, hogy a címzettnek kódra legyen szüksége az e-mail megnyitásához: ez lehet egy egyszerű ellenőrzés (ami bizonyos esetekben e-mailben történik), vagy egy kód, amit SMS-ben küldünk a címzett mobiltelefonjára. Ebben a második esetben csak az fogja látni a tartalmat, aki hozzáfér az adott telefonszámhoz.

Fontos megérteni, hogy a bizalmas mód nem titkosítja varázslatosan az e-maileket végpontok között.Ehelyett a tartalom kézbesítésének módját módosítja. A Gmail nem küldi el közvetlenül a szöveget és a mellékleteket, mint egy normál üzenetet; ehelyett egy biztonságos linket generál, amelyhez csak a beállított feltételek (lejárat, ellenőrzés stb.) teljesülése esetén lehet hozzáférni.

Ez a funkció személyes Gmail-fiókokhoz és a Google Workspace-hez is elérhető.Üzleti környezetben a rendszergazdák eldönthetik, hogy engedélyezik-e a használatát, akár a teljes domainben, akár csak bizonyos szervezeti egységekben (például engedélyezhetik a jogi osztály számára, és letilthatják a többi számára).

Hogyan működik a bizalmas mód belsőleg?

Amikor bizalmas módban küld üzenetet, a Gmail nem kézbesíti az e-mail törzsét „ahogy van”. a címzett szerverére. A művelet során a tartalom a Google rendszerein tárolódik, és egy ellenőrzött hivatkozással helyettesítődik. A Gmailt használók számára az eredmény egy normál e-mailnek tűnik, de a valóságban a tárolt tartalomhoz egy ellenőrzött módon férnek hozzá.

Ha a címzett nem Gmailt használ, akkor egy linket tartalmazó üzenetet fog kapni. „E-mail megtekintése” vagy hasonló típusú. Ha rákattintasz, megnyílik egy biztonságos Google oldal, ahol be kell jelentkezned vagy meg kell adnod az ellenőrző kódot, attól függően, hogyan állítottad be a kézbesítést. Így a címzett e-mail szolgáltatójától függetlenül megőrizheted az irányítást.

Az ebben a módban érvényes tipikus korlátozások a teljes tartalomcsomagra vonatkoznak.Szöveg, beágyazott képek és mellékletek. A címzett elolvashatja és megtekintheti a mellékletek előnézetét, ha a formátum kompatibilis, de nem férhet hozzá azokhoz a funkciókhoz, amelyekkel mentheti azokat a számítógépére, továbbíthatja azokat egy másik személynek, vagy kinyomtathatja az e-mailt a Gmailből.

Van egy fontos korlátozás, amit szem előtt kell tartani.Még ha a másolási, letöltési vagy nyomtatási lehetőségek le vannak tiltva, a Gmail nem tudja teljesen megakadályozni, hogy valaki ezeket megtegye. képernyőképKészítsen képernyőképet a telefonjával, vagy használjon rosszindulatú szoftvert a tartalom másolásához. A Google bizonyos környezetekben megpróbálja korlátozni a képernyőképeket, de a gyakorlatban mindig van mód ennek a védelemnek a megkerülésére.

Egy másik fontos technikai részlet, hogy a bizalmas módban lévő e-mailek nem ütemezhetők. későbbi elküldésre. Ha mindig az „Ütemezett küldés” funkciót használod az üzenetek adott időpontban történő elküldéséhez, ne feledd, hogy ez a funkció nem kompatibilis a bizalmas móddal: azonnal el kell küldened őket.

Előnyök, korlátok és mikor kell aktiválni

A bizalmas mód fő előnye, hogy csökkenti a bizalmas információk véletlen kiszivárgását.Ha egy címzett véletlenül a „Továbbítás” gombra kattint, vagy megpróbál letölteni egy mellékletet megosztás céljából, egyszerűen nem fogja tudni. Ez számos gyakori hibát megelőzni mind a munkahelyi, mind a személyes beállításokban.

Az üzenetek lejárata egy másik nagyon érdekes szempont.Beállíthatod, hogy egy e-mail csak egy napig, egy hétig, egy hónapig vagy akár több évig legyen elérhető (a tipikus időtartam 1 naptól 5 évig terjed). Ezt követően mind az üzenet törzse, mind a mellékletek elérhetetlenné válnak a címzett számára, még akkor is, ha továbbra is látják azt a beérkező leveleik között.

A hozzáférés bármikori visszavonásának lehetősége extra biztonsági hálót jelent.Ha rossz személynek küldött e-mailt, olyan információt közölt, amelyet később megbán, vagy egyszerűen meggondolta magát, csak lépjen az Elküldött elemek mappába, nyissa meg a bizalmas e-mailt, és kattintson a hozzáférés eltávolítására szolgáló lehetőségre. Attól a pillanattól kezdve a címzett többé nem tudja megnyitni az e-mailt.

Ez a mód azonban nem abszolút védelem, és egyértelmű korlátokkal rendelkezik.Ahogy korábban említettük, nem tudja bolondbiztosan blokkolni a képernyőképeket vagy fényképeket, és ha a címzett visszaélni szándékozik a bizalmával, mindig talál módot az információk mentésére. Továbbá szigorú vállalati környezetben ütközhet az archiválási, auditálási vagy elektronikus adatfeltárási szabályzatokkal, mivel bizonyos hozzáférések kívül esnek a standard munkafolyamatokon.

Célszerű bekapcsolni a bizalmas módot olyan helyzetekben, amikor extra ellenőrzésre van szüksége.Nem ajánlott szerződések, igazolások, személyazonosító okmányok, pénzügyi információk, orvosi adatok, bizalmas belső kommunikáció vagy olyan linkek küldése, amelyeknek egy adott dátumon meg kell szűnniük működni. Nem szabad válogatás nélkül használni, mivel további lépéseket tesz a címzett számára, és bonyolíthatja a dolgokat, ha nincs rá szükségük.

Hogyan küldjünk bizalmas e-mailt a Gmailből számítógépen

A bizalmas mód használata a Gmail webes verziójából meglehetősen intuitív.De érdemes lépésről lépésre végigmenni rajta, hogy biztosan ne maradj le semmiről. A lényeg az, hogy a szokásos módon írd meg az e-mailt, és közvetlenül az elküldés előtt aktiváld a módot, valamint módosítsd a lejárati és ellenőrzési beállításokat.

Ezek az alapvető lépések egy számítógépen:

• Nyisd meg a Gmailt, és kattints az „Írás” gombra új üzenet létrehozásához.
• Írd le a címzettet, a tárgyat és a tartalmat az e-mailből, és csatolja a küldendő fájlokat.
• A levélírási mező alján kattintson az órát ábrázoló lakat ikonra. (Ez a bizalmas mód gombja.) Ha már használta, és módosítani szeretné a beállításokat, látni fogja a „Szerkesztés” lehetőséget.
• Megnyílik egy felugró ablak, ahol kiválaszthatja a lejárati dátumot. az üzenet tartalmát, és hogy kér-e jelszót.
• A jelszó részben két mód közül választhat:
  • „Nincs jelszó SMS-ben”Azok a felhasználók, akik a Gmail alkalmazásból vagy webhelyről nyitják meg az e-mailt, közvetlenül láthatják azt; azok, akik nem használják a Gmailt, egy másik e-mailben kaphatnak egy kódot a személyazonosságuk igazolására.
  • „Jelszó SMS-ben”A címzettnek meg kell adnia egy kódot, amelyet SMS-ben küldünk el neki. Kötelező a címzett telefonszámát megadni, nem a sajátját.
• Miután mindent beállítottál, kattints a „Mentés” gombra majd küldd el az e-mailt a szokásos módon.

Ne feledd, hogy a bizalmas mód beállítása mind a szöveget, mind a mellékleteket érinti.Az összes üzenettartalomra vonatkoznak az imént meghatározott lejárati, ellenőrzési, valamint másolási vagy letöltési korlátozások.

Hogyan aktiválhatjuk a bizalmas módot a mobiltelefonunkról

Ha általában mobilon (Androidon vagy iOS-en) használod a Gmailt, akkor a bizalmas mód is rendelkezésedre áll.A beállítás helye kissé eltér az asztali verzióhoz képest, de a logika ugyanaz: megírja az e-mailt, és küldés előtt aktiválja az opciót, és kiválasztja, hogyan szeretné védeni.

Bizalmas mód használata a Gmail alkalmazásbanEz az általános folyamat a következő:

• Nyissa meg a Gmail alkalmazást az okostelefonján és kattintson a gombra egy új e-mail írásához.
• Írd be a címzettet, a tárgyat és az üzenetetés csatoljon fájlokat, ha szükséges.
• Koppintson a jobb felső sarokban található hárompontos menüre a képernyőről gépelés közben.
• Válassza a „Bizalmas mód” lehetőséget a legördülő menüben.
• Megnyílik egy képernyő, ahol beállíthatja a lejárati dátumot és a jelszót., a webeshez hasonló lejárati időtartamokkal (1 naptól 5 évig), valamint két ellenőrzési lehetőséggel (hagyományos vagy SMS).
• Konfigurálja a kívánt beállításokat, majd kattintson a „Mentés” gombra.
• Küldd el az e-mailt normálisanEttől a pillanattól kezdve minden meghatározott korlátozás érvényes.

A mindennapi műveletek során ez az eljárás csak néhány másodperccel tart tovább, mint egy normál szállítmány.Ezért érdemes rendszeresen használni, amíg a tartalom indokolja. Azonban ne felejtsük el tájékoztatni a címzettet, ha nem ismeri ezt a rendszert, hogy ne ijedjen meg, amikor kódot kérnek tőle, vagy ne tapasztalja, hogy nem tudja továbbítani az üzenetet.

Hogyan nyissunk meg egy bizalmas e-mailt címzettként

Egy bizalmas e-mail fogadásának tapasztalata két kulcsfontosságú tényezőtől függFigyelembe kell venni, hogy használják-e a Gmailt, és hogy a feladó engedélyezte-e a jelszó-ellenőrzést (különösen, ha SMS-ben történik). Ennek ellenére a folyamat általában meglehetősen irányított, és a kezelőfelület megmondja, mit kell tenni az egyes lépésekben.

Ha Gmail-fiókot használ, és a feladó nem kért jelszót SMS-benA legtöbb esetben az e-mailt közvetlenül a webhelyről vagy a frissített alkalmazásból is megnyithatja további lépések nélkül. Az üzenetet a szokásos módon fogja látni, de a továbbítási, letöltési vagy nyomtatási gombok nélkül. Ha egy másik, a Gmailhez csatlakoztatott e-mail klienst használ (például Kilátások), megjelenhet egy link, például az „E-mail megtekintése”, amely egy Google oldalra visz, ahol be kell jelentkeznie.

Amikor a feladó aktiválja a „Jelszó SMS-ben” opciótA folyamat egy extra biztonsági lépést ad hozzá. Amikor megpróbálod megnyitni az üzenetet, a rendszer egy olyan gombot jelenít meg, mint a „Jelszó küldése”; a gomb megnyomásával egy kódot küldesz SMS-ben a számodra beállított telefonszámra. A tartalom eléréséhez be kell írnod ​​ezt a kódot a képernyőn.

Ha a címed nem Gmail-cím (például céges e-mail címet használsz, vagy egy másik szolgáltatótól származót)Kapni fog egy üzenetet is, amelyben egy link található az „E-mail megtekintése” lehetőségre a Google biztonságos felületén. Innen a rendszer felkérheti, hogy kattintson a „Jelszó küldése” gombra, és ellenőrizze az SMS-üzeneteit, vagy – a feladó beállításaitól függően – ellenőrizzen egy további e-mailt, amely ellenőrző kódot tartalmaz.

Minden esetben a másolásra, továbbításra, letöltésre vagy nyomtatásra vonatkozó korlátozások továbbra is érvényben maradnak.Elolvashatja az e-mailt, és ha még nem járt le, és a hozzáférését nem vonták vissza, megtekintheti a kompatibilis mellékleteket; de nem férhet hozzá a Gmailből közvetlenül történő tartalommegosztás vagy -mentés szokásos funkcióihoz.

Mi történik, ha egy e-mail lejár, vagy a hozzáférést visszavonják?

A feladó által beállított lejárati dátum elérése után az üzenet már nem érhető el. A címzett számára, bár a levél vizuálisan továbbra is megjelenik a beérkezett üzenetek mappájában vagy az archívumában, amikor megpróbálja megnyitni, azt fogja tapasztalni, hogy már nem tudja megtekinteni a tartalmat, vagy egy üzenetet fog kapni, miszerint az e-mail lejárt.

A feladó kezdeményezheti a hozzáférés visszavonását a lejárati dátum előtt is.Ehhez nyissa meg a Gmailt egy számítógépen, lépjen az „Elküldött” mappába, keresse meg a bizalmas e-mailt, és kattintson a „Hozzáférés eltávolítása” lehetőségre. Ettől a pillanattól kezdve, ha a címzett megpróbálja megnyitni az üzenetet, hibaüzenet vagy figyelmeztetés jelenik meg, amely szerint már nincs jogosultsága.

Ha Ön kapja a lejárt e-mailt vagy a törölt hozzáférést jelző hibátValószínűbb, hogy a feladó úgy döntött, hogy letiltja a hozzáférést, vagy hogy túllépte az eredetileg beállított időkorlátot. Ebben az esetben az egyetlen lehetőséged az, hogy felvedd a kapcsolatot az adott személlyel a lejárati dátum meghosszabbítása érdekében, vagy megkéred, hogy küldje el újra az információkat egy új, bizalmas üzenetben.

Hibák előfordulhatnak az SMS-ellenőrzéshez használt telefonszámokkal kapcsolatban is.A Gmail csak bizonyos országokba és régiókba (például Észak-Amerikába, Dél-Amerika nagy részére, Európába, Ausztráliába és néhány ázsiai területre, például Koreába, Indiába és Japánba) küldött kódokat támogat. Ha olyan számot próbál beállítani, amely nem támogatott régióban található, egy üzenet jelenik meg, amely szerint a szám nem használható.

Ezek a lejárati és visszavonási mechanizmusok különösen hasznosak munkahelyi környezetben. ahol ideiglenes dokumentumokat, bizalmas jelentéseket vagy olyan személyes adatokat osztanak meg, amelyeknek nem szabad határozatlan ideig hozzáférhetőnek maradniuk. Az időkorlátok gondos meghatározásával jelentősen csökkentheti az információkhoz való hozzáférés időtartamát.

Bizalmas mód kezelése Google Workspace-rendszergazdák számára

Vállalati környezetben a rendszergazdák döntenek a bizalmas mód elérhetőségéről vagy sem. Felhasználók számára. A Google Felügyeleti konzolon engedélyezhető vagy letiltható domain szinten, illetve csak bizonyos szervezeti egységekre alkalmazható, a vállalat belső szabályzatának megfelelően.

A funkció szervezeten belüli globális kezeléséhez a rendszergazdának a következőket kell tennie::

• Jelentkezzen be az adminisztrációs konzolba egy rendszergazdai jogosultságokkal rendelkező fiókkal.
• Lépjen az „Alkalmazások” részhez, majd a „Google Workspace”-hez, végül pedig a „Gmail”-hez..
• Nyissa meg a „Felhasználói beállítások” részt, és görgessen le a „Bizalmas mód” részhez..
• Jelölje be vagy törölje a jelölést a „Bizalmas mód engedélyezése” jelölőnégyzetből.és mentse el a változtatásokat.

A változások általában nem azonnaliak.A Google jelzése szerint akár 24 órát is igénybe vehet, mire ezek a változtatások teljes mértékben érvénybe lépnek a teljes domainen, bár a gyakorlatban gyakran sokkal hamarabb alkalmazzák őket. Javasolt ezt szem előtt tartani a telepítés vagy a szabályzat módosításának tervezésekor.

Ha szervezeti egységek (OU) szerint szeretné kezelni a bizalmas módotA folyamat hasonló, de a beállítás módosítása előtt ki kell választania az adott szervezeti egységet a bal oldali panelen (például „Emberi erőforrások”, „Pénzügy”, „Marketing” stb.). Ezután lépjen a „Bizalmas mód” részre, engedélyezze vagy tiltsa le, és mentse el a módosításokat az adott egységhez.

A bizalmas mód letiltása megakadályozza, hogy a felhasználók ebben a módban küldjenek e-maileket.Ez azonban önmagában nem akadályozza meg a fogadásukat. Ha egy szervezet a bejövő bizalmas üzeneteket problémásnak tartja auditálási, megfelelőségi vagy archiválási célokból, akkor külön megfelelőségi szabályokat kell létrehoznia az ilyen típusú e-mailek kezelésére.

Bejövő üzenetek blokkolása bizalmas módban a vállalkozásokban

Néhány szervezet inkább megakadályozza, hogy a bizalmas e-mailek eljussanak a felhasználóikhoz.Mivel az ilyen típusú üzenetek korlátozzák a tartalomellenőrzést, az archiválást vagy a jogi elektronikus adatfeltárási folyamatokat. Ennek megoldására a Google Workspace egy megfelelőségi szabályrendszert kínál, amely lehetővé teszi az ilyen típusú e-mailek azonosítását és elutasítását a domainbe érkezésük után.

A bejövő bizalmas üzenetek blokkolásának általános eljárása a következő:

• A rendszergazdai konzolon nyissa meg a Gmail beállításait. és lépjen be a „Tartalmi szabványoknak való megfelelés” részbe.
• Kattintson a „Konfigurálás” gombra egy új beállítás létrehozásáhozHa már léteznek szabályok, akkor választhatja a „További szabály hozzáadása” lehetőséget.
• Rendeljen egy leíró nevet a szabályhoz (például „Bejövő bizalmas mód blokkolása”).
• Az „Érintett üzenetek” részben válassza a „Bejövő” lehetőséget. így a szabály csak a domainre érkező e-mailekre vonatkozik.
• A kifejezések szakaszban adjon hozzá egy metaadat-alapú feltételt. és attribútumként válassza a „Gmail bizalmas mód” lehetőséget, az egyezési típussal pedig a „Az üzenet Gmail bizalmas módban van” legyen.
• A műveletek blokkban válassza az „Üzenet elutasítása” lehetőséget. és ha szükséges, személyre szabott szöveget is készíthet, amelyet automatikusan elküldünk a feladónak, és amelyben ismertetjük az elutasítás okát.
• Tartsd be a szabályt, és várd meg, míg elterjed (ismétlem, a maximális becsült időtartam körülbelül 24 óra).

Ez a megközelítés lehetővé teszi a nagyon precíz biztonsági és megfelelőségi szabályzatok alkalmazását.Például blokkolhatja a szervezeten kívülről érkező bizalmas e-mailek fogadását, de továbbra is engedélyezheti azok belső felhasználását, vagy korlátozhatja azokat csak bizonyos részlegekre. Mindez az egyes szervezetek jogi és működési igényeitől függ.

Bevált gyakorlatok és biztonsági tippek a bizalmas mód használatához

Bár a bizalmas mód további védelmi rétegeket biztosít, nem helyettesíti a józan észt.Mielőtt egy nagyon érzékeny információkat tartalmazó e-mailt küldenénk, érdemes megfontolni, hogy valóban e-mailben kell-e elküldeni, vagy körültekintőbb lenne-e más, robusztusabb titkosítási vagy biztonságos fájlmegosztási módszereket használni.

Egy kulcsfontosságú ajánlás a lejárati dátum gondos beállítása.Rendkívül érzékeny dokumentumok esetén érdemes lehet rövid határidőket (egy nap, egy hét) meghatározni; más kommunikációk, például az időigényes, felülvizsgálat alatt álló szerződések esetében célszerűbb ésszerű időt biztosítani a címzettnek. Az abszurd módon rövid határidők csak a címzett frusztrációját okozzák, és további újraküldésekhez vagy zavarhoz vezetnek.

Magas kockázat esetén az SMS jelszó opció erősen ajánlott.Feltéve, hogy biztonságosan tudja kezelni a címzett telefonszámát, és a Google által támogatott régióban tartózkodik. Ez a plusz lépés megnehezíti annak, hogy aki hozzáférést szerzett az e-mailhez (például engedély nélkül bejelentkezett a fiókba), elolvassa a tartalmat anélkül, hogy a címzett telefonszáma is rendelkezésre állna.

Fontos, hogy elküldés előtt kétszer is ellenőrizd az e-mail címeket és telefonszámokat.Egyetlen számjegybeli hiba is rossz személyhez küldheti az információt, vagy azt eredményezheti, hogy a címzett nem tudja megnyitni az üzenetet. Érdemes előre figyelmeztetni a címzettet, hogy egy bizalmas e-mailt fog kapni a megerősítéssel, így nem fogja adathalászatnak vagy spamnek gondolni az üzenetet.

A vállalatoknál a bizalmas mód bevezetését minimális képzésnek kell kísérnie.Magyarázd el, mit csinál és mit nem ez a függvény, mikor ajánlott használni, mik a tipikus lejárati dátumok, és hogyan kell kezelni az olyan problémákat, mint a lejárt hozzáférés vagy a kézbesítetlen SMS-ek. Ez megakadályozza, hogy a felhasználók a tudás hiánya miatt veszélyes megoldásokhoz folyamodjanak.

A Gmail bizalmas módja nagyon praktikus eszközzé válik Az e-mailben történő információterjesztés feletti ellenőrzés megszerzése, különösen világos szabályzatokkal, józan ésszel és egyéb kiegészítő biztonsági intézkedésekkel kombinálva. Megfontolt alkalmazás esetén lehetővé teszi az érzékeny adatok biztonságosabb áramlását, kevesebb szükségtelen aggodalommal, mind személyes, mind szakmai szinten.