- A „Változások megjelenítése” panelen látható a ki, mit, hol és mikor, szűréssel munkalap vagy tartomány szerint.
- Hosszabb időszakok esetén használja a Verzióelőzményeket; a verziókat a SharePointben módosítsa.
- Bizonyos műveletek (formátumok, objektumok, pivot táblák) nem kerülnek rögzítésre, és vannak korlátozások.
- A felhőn kívül mentse el a másolatokat, és fontolja meg a Spreadsheet Compare használatát a fájlok összehasonlításához.
Amikor táblázatokat osztunk meg, normális, hogy azon tűnődünk, ki mit érintett meg és mikor. Excel-fájl módosításainak megtekintéseMa már számos lehetőségünk van: a Változások megjelenítése panel, a Verzióelőzmények és a klasszikusabb esetekben a veterán „Változások követése”.
Ebben a cikkben elmagyarázzuk hogyan kell csinálni, milyen korlátai vannak az egyes lehetőségeknek, és milyen alternatívák léteznek Ha a felhőn kívül dolgozol, valamint további gyakorlati tippek.
Mit jelent az Excelben a „Változások megjelenítése” funkció, és milyen információkat jelenít meg?
A Változások megjelenítése funkció a könyv legutóbbi szerkesztéseinek nyilvántartását központosítja. A panel a legújabb változtatásokat jeleníti meg felül, így részletesen azonosíthatja azokat. ki végezte a módosítást, az érintett cella, a pontos időpont és az előző értékKülönösen hasznos, ha többen szerkesztenek egy megosztott fájlt, és egyértelmű ütemtervre van szükség.
Ez a panel lehetővé teszi a „tömegesen” végrehajtott szerkesztések áttekintését is. Ezekben az esetekben Excel Létrehoz egy kártyát a tömeges művelettel, és hozzáférést biztosít a kártyán belüli „Változások megtekintése” lehetőséghez, így mélyebben is beleáshatja magát a folyamatba. az egyes csoportosított módosítások részletei kontextus elvesztése nélkül.
Ne feledje, hogy az Excel megőrzi a legutóbbi tevékenységeket ezen a panelen, így legfeljebb a következő láthatóságot kínálja: körülbelül 60 napHa meg szeretnéd hosszabbítani az időtartományt, hogy megvizsgáld, mi történt korábban, akkor a verzióelőzmények lesznek a soron, amiről később lesz szó. utazás korábbi verziókra és meglepetések nélkül tekintsd át őket.
A könyvben végrehajtott módosítások megtekintése: gyors lépések
A munkafüzet átfogó áttekintéséhez és az Excel-fájl módosításainak megtekintéséhez a folyamat nagyon egyszerű, és a nemrégiben végrehajtott módosításokat tartalmazó panelre viszi. Ezekkel a lépésekkel azonnal láthatja azokat. minden, ami történt a fájlban:
- A Véleményezés lapon válassza a Mutassa a változásokat a legutóbbi szerkesztéseket tartalmazó panel megnyitásához.
- Vegye figyelembe, hogy a változtatások a legfrissebbel felül jelennek meg sorrendben, ami tükrözi a a tényleges időrendi sorrend a végrehajtásról.
- Így könnyebben azonosítható lesz, hogy ki mit és melyik cellában módosított, valamint a pontos dátum és időpont is. audit együttműködések.
- Tömeges szerkesztések esetén talál egy kártyát, amely csoportosítja az adott műveletet, valamint egy gombot a művelethez. Lásd a változásokat és navigáljon végig az egyes módosításokon.
Változások szűrése munkalap, tartomány vagy adott cella szerint
Ha szűkíteni szeretné a fókuszt, megtekintheti egy Excel-fájlban végrehajtott módosításokat csak egy adott munkalapra, tartományra vagy akár egyetlen cellára vonatkozóan. Ez a szűrés segít a részletes vizsgálatban. mi történt egy adott területen a könyvből további zaj nélkül.
A munkalap gyors szűréséhez: jelöljön ki egy munkalapot, egy tartományt vagy egyetlen cellát, majd kattintson a jobb gombbal a helyi menü megnyitásához, és válassza a Mutassa a változásokatEzzel a művelettel az Excel a panelt a következőre korlátozza: az a kiválasztás.
Szűrhetsz a Változások panelről is. A tetején egy szűrő ikont látsz: kiválasztásával megadhatod, hogy szeretnél-e szűrni a következők szerint... Hatótávolság vagy által LapHa a Tartomány lehetőséget választja, írja be a tartományt vagy cellát a szövegmezőbe, és erősítse meg a mező melletti nyíl ikonnal a beállítás alkalmazásához. azonnal szűrni.
Ez a szűrési megközelítés sok időt takarít meg az incidensek kivizsgálása során, vagy amikor a következőkre kell összpontosítania: egy kritikus terület a munkalap tartománya (például az a tartomány, ahol az összegeket kiszámítják, vagy ahol valaki módosította a hivatkozásokat).
Hol működik a „Változások megjelenítése”, és milyen követelményeknek kell megfelelnie ahhoz, hogy mindent regisztráljon?
A Változások megjelenítése funkció az asztali Excelben és a webes Excelben is elérhető, és a paneljén tükrözi az azt támogató Excel-alkalmazásokból végzett módosításokat. társszerzőEz azt jelenti, hogy a műszerfalon a legteljesebb előzmények megtekintéséhez minden felhasználónak kompatibilis Excel-alkalmazást kell használnia, és a fájllal olyan helyeken kell dolgoznia, amelyek közös kiadás fenntartása aktív (például OneDrive vagy SharePoint).
Mi van, ha az irányítópult üresnek tűnik, annak ellenére, hogy tudja, hogy volt aktivitás? Bizonyos műveletek miatt az Excel törölheti a naplót. Üres irányítópultot fog látni, ha például valaki egyszeri vásárlással vagy az Excel egy régebbi, a társszerzőséggel nem összehangolt verziójával szerkesztette a naplót, vagy ha olyan függvényeket használt, amelyek... Nem kompatibilisek közös kiadással, vagy ha a fájl kicserélték vagy másolatot mentettek, megszakítva a monitorozás folytonosságát.
A jó hír az, hogy ettől a ponttól kezdve minden új módosítás, amit Ön vagy valaki más végez a kompatibilis alkalmazásokban, ismét naplózásra kerül a Változtatások panelen. Ez visszaállítja a láthatóságot a későbbi eseményekhez, és lehetővé teszi, hogy kövesse a nyomot anélkül, hogy újra kellene írni a dokumentumot.
Mely változások kerülnek rögzítésre és melyek nem jelennek meg a panelen
A Változtatások panel a képletekre és a cellaértékekre, valamint az olyan műveletekre összpontosít, mint a cellák és tartományok áthelyezése, rendezése, beszúrása vagy törlése. Ezért egyértelműen megtalálja mind az egyszeri szerkesztéseket, mind a cellákat és tartományokat érintő szerkezeti változtatásokat. adatblokkok.
Azonban bizonyos műveletek jelenleg nem jelennek meg: grafikák, alakzatok vagy más objektumok módosításai, mozgások vagy beállítások a pivot táblákEz magában foglalja a formázási változtatásokat (színek, betűtípusok, stílusok), a cellák/tartományok elrejtését és a szűrők alkalmazását. Ezt tartsd szem előtt, mert ez a „vizuális réteg” nem jelenik meg a panelen, amely a fő funkciókra összpontosít. numerikus és funkcionális.
Továbbá a lehető legteljesebb előzmények biztosítása érdekében az Excel hézagokat hagyhat az idővonalon, ha bizonyos módosítások nem érhetők el. Következésképpen „kihagyásokat” tapasztalhat, amikor a módosítások jellegük vagy a használt eszköz miatt nem végezhetők el. felvétel a panelen.
Miért hiányoznak néha korábbi értékek egyes bejegyzésekből? Ez akkor fordulhat elő, ha az adatokat kóddal módosítják (például VBA-val vagy bővítményekkel), vagy ha valaki frissítés nélkül szerkesztette a munkafüzetet az Excellel. legújabb verzióIlyen esetekben az „érték előtte/érték utána” nyomon követhetősége elveszhet az adott művelet esetében.
Régebbi változtatások megtekintése: Verzióelőzmények
A Változások panel a legfrissebb változtatásokat mutatja; ha meg kell hosszabbítania az időszakot, használja a VerzióelőzményekA Fájl > Információ > Verzióelőzmények menüpontban megnyithat egy korábbi verziót az előnézet megtekintéséhez, és szükség esetén visszaállíthatja azt. Ez nagyon hasznos a kutatás során. korábbi események arra a tartományra, amelyet a Változások megjelenítése lefed.
A verzióelőzmények nem ugyanazok, mint két időpont közötti „vizuális összehasonlító”: célja a fájlok állapotai közötti navigáció lehetővé tétele, valamint egy korábbi verzió megnyitásának és szerkesztésének lehetősége. Ennek ellenére a funkció és a Változások megjelenítése kombinálása kiegyensúlyozott áttekintést nyújthat. gyors és friss hosszabb távú audittal.
Ha a fájl a SharePointben található, ne feledje, hogy a verziókövetés konfigurálható korlátokkal rendelkezik. A telepítés során beállíthatja a megőrizni kívánt verziók maximális számát, és amikor a rendszer eléri a korlátot, törli az utolsó verziót. legrégebbi hogy helyet csináljon az újaknak. Ha több mozgástérre van szüksége, akkor ezt a számot a rendszerkorlátig növelheti, ami javítja az időben való visszautazás lehetőségét. kiterjedt kutatás.
Azoknak a csapatoknak, amelyek a korábbi verziókra támaszkodnak, ajánlott rendszeresen felülvizsgálni ezt a konfigurációt a SharePoint-könyvtárban, és a munkafolyamathoz igazítani: minél több napi változás történik, annál logikusabb növelni a verziók számát. visszatartott verziók hogy ne veszítsen el egy hasznos nyomot.
A Változások panel visszaállítása: Mikor és hogyan
A Webes Excelben lehetőség van a változtatási előzmények törlésére az irányítópulton. Ez a Fájl > Információ csoportban található, és a megerősítéshez... tisztítsa meg a panelt a könyv minden felhasználója számára. Ez egy visszafordíthatatlan cselekedet, ezért gondosan mérlegelni kell a végrehajtását, ha meg kell őrizni a bizonyítékokat közelmúltbeli együttműködés.
Még ha törli is ezt a bejegyzést a panelről, a Verzióelőzmények segítségével továbbra is megnyithatja vagy visszaállíthatja a korábbi verziókat. Más szóval, eltávolítja az „eseménylistát” a panelről, de nem veszíti el a következő lehetőségét: visszaállni a korábbi állapotokra a fájlból, amíg ezek a verziók léteznek a rendszeren.
Klasszikus „Változások követése” az Excelben: mit kínál, és hogyan tekintheti át
Évekig a program egy hagyományos „Változások követése” rendszert használt, amelyet ma már hagyományosnak tekintenek. Ez egy jó módszer volt az Excel-fájlok módosításainak megtekintésére. Az ezzel a funkcióval konfigurált munkafüzetekben az egyes módosítások mentése és megosztása nyomokat hagyott a cellákban (kék háromszögek) és felugró megjegyzéseket. a változás leírása és a felelős felhasználó. Bár bizonyos esetekben még mindig létezik, a modern társszerzői környezetekben a Változások megjelenítése funkció váltotta fel.
Ha a szervezete továbbra is ezt a megközelítést alkalmazza, a módosításokat külön lapon is listázhatja. Ehhez a Véleményezés lapon nyissa meg a Változások követése lehetőséget, és válassza a kiemeli a változásokatVálassza a „Változások megjelenítése új munkalapon” lehetőséget, és erősítse meg az OK gombbal: az Excel hozzáad egy „Előzmények” nevű munkalapot a következővel: A változás részletei a könyvből kiemelve.
Ezen módosítások áttekintése szintén a Felülvizsgálat > Változások követése > Módosítások elfogadása vagy elutasítása menüpontban lehetséges. Itt egyenként elfogadhatja vagy elutasíthatja őket, vagy az „Összes elfogadása” vagy az „Összes elutasítása” opciókkal kötegekben dolgozhatja fel őket, a folyamatot bármikor lezárhatja. vissza az oldalra.
Ez a módszer értékes azokban a könyvekben, amelyeket már ezzel a rendszerrel készítettek, de nem kínálja azt az integrációs és közös szerkesztési élményt, amelyet a felhő és a Változások megjelenítése panel ma biztosít, ahol az információk jobban igazodnak a... együttműködő szerkesztés valós időben.
Verziók és korlátozások összehasonlítása: mit várhatunk el az Exceltől, és mit nem?
Az Excel-fájl módosításainak megtekintése helyett sok felhasználó egyszerűen csak „egy pillantással” szeretné tudni, hogy mi változott az előző és a jelenlegi verzió között anélkül, hogy két fájlt egymás mellett kellene megnyitnia. A gyakorlatban az Excel nem tartalmaz olyan beépített eszközt, amely ezt a funkciót ellátná. részletes különbség bármely két helyi fájl között. Felkínálja a Változások megjelenítése funkciót a közösen írt könyvekhez (egy új és nagyon praktikus funkció), valamint a Verzióelőzmények funkciót a korábbi verziók megnyitásához, és ha alkalmazható, visszaállítja őket.
Néhány felhasználó említ egy Spreadsheet Compare nevű segédprogramot (bizonyos Office-telepítések része), amely két mentett fájl összehasonlítására szolgál. Használatához a számítógépen a korábbi verzió másolatára van szükség; ez nem egy „varázsgomb” az Excelen belül, hanem egy különálló eszköz, amely összehasonlítja a munkafüzeteket és megjeleníti az eredményeket. különbségekHasznos, ha nem a felhőben dolgozol, bár ehhez egy plusz lépésre van szükség, mégpedig a helyi verziók megőrzésére.
Gyakran olvashatunk fórumokon, hogy „nincs natív, gyors és univerzális módja” annak, hogy bármelyik verziót összehasonlítsuk a jelenlegivel anélkül, hogy előzetesen előkészítenénk az anyagot. És ez logikus is: minden apró variáció rögzítéséhez az archívumnak hatalmas mennyiségű adatot kellene tárolnia. metaadatokEz drasztikusan megnövelné a méretét és bonyolítaná a kezelését, különösen a naponta frissített könyvek esetében.
Ha Windows rendszerben dolgozol, a Fájlkezelő lehetővé teszi információoszlopok hozzáadását (létrehozási dátum, módosítási dátum stb.), de ezek fájlszintű metaadatok, nem pedig a fájl előzményei. változások cellánkéntA rendszer egy másik opciója a Fájlelőzményekamely másolatokat készít a módosított fájlokról, hogy azok visszaállíthatók legyenek; cserébe lemezterületet fogyaszt, és nem tekinthető meg a szemcsés változások mint olyan.
Működési összefoglaló: ha Excellel (OneDrive/SharePoint) közösen szerkeszti a dokumentumokat, a legutóbbi módosításokhoz használja a Változások megjelenítése funkciót, a hosszabb időszakokhoz pedig a Verzióelőzmények funkciót. Ha a munkafolyamata lokális, mentse el a verziókat, és amikor összehasonlításra van szüksége, fontolja meg az összehasonlító eszközök, például a Spreadsheet Compare használatát a módosítások térképének megtekintéséhez. különbségek fájlok között.
Az Excel-fájlok módosításainak megtekintésére szolgáló ökoszisztéma hatékony megoldásokat kínál a felhőben és a közös szerkesztés során: a Változások megjelenítése ablaktábla az „itt és most” állapotot jeleníti meg, míg a verzióelőzmények és a SharePoint-beállítások kiterjesztik az időhorizontot. Helyi esetekben az összehasonlításhoz másolatok mentése és külső segédprogramok használata szükséges. Ha tudja, mi kerül naplózásra és mi nem, és biztosítja a megfelelő konfigurációt, reális és hatékony irányítást gyakorolhat a folyamat felett. Edi nyomaiciókat a táblázataiban.
Technológiára és internetes kérdésekre szakosodott szerkesztő, több mint tíz éves tapasztalattal a különböző digitális médiában. Szerkesztőként és tartalomkészítőként dolgoztam e-kereskedelmi, kommunikációs, online marketing és reklámcégeknél. Írtam közgazdasági, pénzügyi és egyéb ágazati weboldalakra is. A munkám egyben a szenvedélyem is. Most a cikkeimen keresztül Tecnobits, Igyekszem minden újdonságot és új lehetőséget feltárni, amit a technológia világa kínál nekünk nap mint nap életünk javítása érdekében.