- Az egyéni mezőkódok használata lehetővé teszi a dátumok és pénznemek formátumának rögzítését az adatforrástól függetlenül.
- A DDE-n keresztüli csatlakozás a leghatékonyabb alternatíva az Excel-adatok importálására, miközben megőrzi az eredeti vizuális megjelenést.
- A Word feltételes szabályai lehetővé teszik a dokumentum tartalmának automatizálását az egyes címzettek adatai alapján.
Biztos vagyok benne, hogy veled is megtörtént már: minden készen van az Excel-táblázatodban, kifogástalan dátumokkal és jól formázott összegekkel, de amikor körlevéllel átviszed a Wordbe, az adatok megőrülnekHirtelen a napok összekeverednek a hónapokkal, vagy a pénznemek számai egyszerű tizedesjegyekként jelennek meg az euró szimbólum nélkül, ami teljes frusztrációt okoz közvetlenül a nyomtatás előtt.
Ez a probléma gyakoribb, mint amilyennek látszik, és azért fordul elő, mert a Word alapértelmezés szerint beolvassa a natív Excel-adatok És nem a cellákban látható vizuális formázásról van szó. Ne aggódj, ez nem a számítógépeddel van probléma, vagy hogy bármit rosszul csináltál; egyszerűen csak arról van szó, hogyan kezeli a Microsoft az alkalmazásai közötti információcserét. Ennek kijavítására van néhány trükkünk a tarsolyunkban, amelyek csodákra képesek. Nézzük meg, miért módosítja a Word a dátumokat és az összegeket körlevélkészítéskor: hogyan őrizhetjük meg a formázásukat.
A gyors módszer: Módosítsa a mezőkódokat
Ha nem szeretné bonyolítani a dolgokat a rendszer konfigurálásával, és csak egy adott mező, például a regisztrációs dátum helyes megjelenítésére van szüksége, akkor a legjobb megoldás, ha a mező kódját közvetlenül a sablondokumentumban szerkeszti. Ehhez vigye a kurzort a problémás mező fölé, és nyomja meg a ALT + F9 (vagy kattintson jobb gombbal, és válassza a „Mezőkódok aktiválása vagy inaktiválása” lehetőséget).
Ha például meglátod a kapcsos zárójelek közötti kódot { MERGEFIELD Fecha_Alta }Hozzá kell adnia egy formátummaszkA dátumokért írjon \@ "dd/MM/yyyy" Közvetlenül a csap elzárása előtt. Rendkívül fontos, hogy a hónapok „M”-jét nagybetűvel írjuk, mert ha kisbetűs „m”-et használunk, a Word azt fogja hinni, hogy percekre gondolunk. Pénzösszegek esetén a következő kifejezést használhatjuk: \#.##0,00€ hogy a szám megtartsa a tizedesjegyeket és a pénznemszimbólumot. A módosítás elvégzése után nyomja meg ismét a gombot. ALT + F9 és frissítsd az előnézetet, hogy ellenőrizd, minden a helyén van-e.
A tökéletes megoldás: Dinamikus adatcsere (DDE)
Ha nagyszámú meződ van, és nem szeretnéd egyesével szerkeszteni a kódot, akkor van egy globális beállítás, amely arra kényszeríti a Wordöt, hogy pontosan úgy olvassa be a formátumot, ahogyan az az Excelben megjelenik. Ez a módszer a következőn alapul... DDE (Dinamikus adatcsere) protokollAktiválásához lépjen a Fájl menübe, válassza a Beállítások menüpontot, majd a Speciális menüpontot, és görgessen le az Általános részhez, majd jelölje be a jelölőnégyzetet. Fájlformátum-konverziók megerősítése megnyitáskor.
Amikor újra kiválasztja a címzettlistát a Levelezések lapon, a Word egy párbeszédpanelt jelenít meg. Íme a kulcs: kattintson az „Összes megjelenítése” gombra, és válassza ki a lehetőséget. MS Excel táblázatok DDE-n keresztülEttől a pillanattól kezdve a Word nem fogja saját módján értelmezni az adatokat, és tiszteletben tartja a vizuális formátumot amelyet az Excel-munkafüzetében definiált, ami sok manuális munkát megspórol Önnek.
A kombinálás haladó szabályainak elsajátítása
A formázáson túl a Word hatékony eszközöket kínál, hogy leveleid ne csak hideg, személytelen sablonoknak tűnjenek. Kombinációs szabályok Lehetővé teszik dinamikus szöveg beszúrását egy mező értéke alapján. Például az „Ha...Akkor...Különben...” szabály ideális az üdvözlés személyre szabásához; programozhatja úgy, hogy ha a Nem mező értéke „M”, akkor a dokumentum ezt írja ki "Kedves szomszéd"Ha nem, akkor írd be, hogy „Kedves szomszéd”.
Vannak más nagyon hasznos függvények is, mint például a „Kitöltés” szabály, amely megnyit egy párbeszédpanelt, ahol beírhatja a dokumentumban ismétlődő információkat, vagy a „Kérdés” szabály, amely egy belső eredménytábla Több helyen való használathoz használd a Ref. mezőt. Használhatod a „Következő rekord” lehetőséget is, ha különböző személyek adatait szeretnéd megjeleníteni ugyanazon az oldalon, ami nyomtatáskor gyakori. öntapadós címkék vagy CD-borítók.
Azok számára, akiknek szűrniük kell a listát, a „Rekord kihagyása, ha…” szabály életmentő lehet. Lehetővé teszi, hogy automatikusan kihagyja azokat a címzetteket, akik megfelelnek egy adott feltételnek, így megakadályozva a felesleges levelek nyomtatását. Végül, ha számozni kell a dokumentumokat, a „Rekordszám egyesítése” funkcióval megtekintheti a listát. eredeti pozíció az adatbázisban vagy a „Sorszám kombinálása” lehetőséget a csak szűrt rekordokon alapuló szekvenciális számozáshoz.
A körlevélkészítés hatékony kezelése magában foglalja mind az Excellel való technikai kapcsolat DDE vagy mezőkódok használatával, mind a feltételes szabályokon keresztüli logikai testreszabást, biztosítva, hogy a nagy mennyiségű dokumentum professzionális megjelenést biztosítson és mentes legyen a formázási hibáktól. Most már tudja, miért módosítja a Word a dátumokat és az összegeket a körlevélkészítés során: hogyan őrizheti meg a formázásukat.
Kiskora óta szenvedélyes a technológia iránt. Szeretek naprakész lenni a szektorban, és mindenekelőtt azt kommunikálni. Ezért foglalkozom évek óta a technológiai és videojáték-weboldalak kommunikációjával. Androidról, Windowsról, MacOS-ról, iOS-ről, Nintendóról vagy bármilyen más kapcsolódó témáról írok, ami eszembe jut.