Ինչպես ավտոմատ կերպով լրացնել ձևաթղթերը Power Automate-ի միջոցով

Ձևաթղթերի ավտոմատացման տիրապետումը մեծ առավելություններից մեկն է Էլեկտրաէներգիայի ավտոմատացումհատկապես, երբ մենք ուզում ենք օպտիմալացնել ժամանակը և նվազեցնել մարդկային սխալները կրկնվող առաջադրանքներումԵթե ​​մտածել եք, թե ինչպես կարող եք կենտրոնացնել ձևերի կառավարումը և արդյունավետորեն օգտագործել ձեր տվյալները, այս հոդվածը ձեզ կցույց տա, թե ինչպես դա անել։ Ինչպես լրացնել ձևաթղթերը Power Automate-ի միջոցով։

Ոչ միայն rլրացնել, այլև մշակել և գործողություններ ձեռնարկել ձևաթղթի տվյալների հիման վրա։ Բացի այդ, մենք կբացահայտենք խորհուրդներ և լուծումներ ամենատարածված խնդիրների համար։

Ի՞նչ է Power Automate-ը և ինչպե՞ս է այն միանում ձևերին։

Power Automate-ը, որը նախկինում հայտնի էր որպես Microsoft Flow, գործընթացների ավտոմատացման գործիք է, որը թույլ է տալիս ձեզ ստեղծել ավտոմատ գործողությունների շղթաներ տարբեր ծրագրերի և ծառայությունների համար, առանց ծրագրավորման անհրաժեշտության։ Երբ խոսքը վերաբերում է ձևերին, ամենաբնական ինտեգրացիան Microsoft ձևեր, չնայած հնարավոր է նաև օգտագործել այլ տվյալների աղբյուրներ, ինչպիսիք են Excel Online-ը կամ երրորդ կողմի հարթակները՝ UI Flows-ի և հատուկ միակցիչների միջոցով։

Հիմնականը յուրաքանչյուր ձևի ներկայացումը վերածելն է ավտոմատացված գործողությունների գործարկիչի։տվյալների բազայում գրանցումից մինչև հաստատումներ ուղարկելը, անհատականացված էլեկտրոնային նամակներ ուղարկելը կամ ավելի բարդ գործընթացների իրականացումը։

Power Automate-ում ձևերը ավտոմատացնելու տարածված եղանակներ

Համաձայն Microsoft-ի պաշտոնական փաստաթղթերի և շատ օգտատերերի գործնական փորձի՝ ամենատարածված առաջադրանքները, որոնք կարող եք ավտոմատացնել երբ մեկը լրացնում է տեսակ են

• Ուղարկել էլփոստային ծանուցումներ թե՛ ձևի սեփականատիրոջը, թե՛ այն լրացրած օգտատիրոջը։
• Հավանությունների հարցում ուղարկեք անմիջապես հավաքված մանրամասներով ձևով, իդեալական է արձակուրդային գործընթացների, դիմումների, գնումների և այլնի համար։
• Ավտոմատ կերպով գրանցեք պատասխանները Excel աղյուսակում կամ SharePoint ցուցակում հետագա մշակման և վերլուծության համար՝ տվյալները ընկերության սովորական թվային աշխատանքային միջավայր բերելով։
• Կառավարել կցորդները վերբեռնվում է ձևաթղթի մեջ, ստեղծվում են համատեղ օգտագործվող հղումներ և ուղարկվում են ֆայլերը էլեկտրոնային փոստով կամ պահվում OneDrive-ում։

Յուրաքանչյուր տարբերակ կարող է հարմարեցվել ձեր աշխատանքային հոսքին համապատասխան՝ բազմաթիվ տարբերակներով, որոնք տատանվում են անհատականացված հաղորդագրություններ ուղարկելուց մինչև ստացված պատասխանների հիման վրա ֆայլերի ավտոմատ ստեղծում։

Ինչպես ստեղծել ավտոմատ հոսք՝ օգտագործելով ձևեր

Ամբողջ գործընթացը պատկերացնելու համար եկեք կառուցենք տիպիկ օրինակ. դուք ցանկանում եք պահպանել այդ տեղեկատվությունը SharePoint ցուցակում և ուղարկել հատուկ ծանուցում ամեն անգամ, երբ ինչ-որ մեկը լրացնում է Microsoft Form-ը: Սովորական քայլերը, ըստ օգտագործողի փորձի և փաստաթղթերի, հետևյալն են:

1. Մտնել ներս Էլեկտրաէներգիայի ավտոմատացում և ընտրեք ավտոմատացված ամպային հոսք զրոյից ստեղծելու տարբերակը։
2. Ընտրեք Microsoft Forms-ի գործարկիչը «Երբ նոր պատասխան է ուղարկվում".
3. Այդ ակտիվացուցիչում ընտրեք այն ձևը, որի վրա ցանկանում եք աշխատել (կարող եք այն որոնել անունով, կամ, եթե դա խմբային ձև է և չի հայտնվում ցանկում, օգտագործեք նույնականացուցիչը, որը կտեսնեք Forms URL-ում "FormId="-ից հետո):
4. Ավելացնել գործողությունների բլոկը «Ստացեք պատասխանի մանրամասները».
5. Կարգավորեք տվյալների նպատակակետը. Դուք կարող եք ընտրել SharePoint ցուցակում նոր գրառում ստեղծելու (յուրաքանչյուր սյունը ձևի յուրաքանչյուր դաշտի հետ համապատասխանեցնելով) կամ տեղեկատվությունը Excel Online-ում պահպանելու (աղյուսակները որպես նպատակակետ օգտագործելով):
6. Եթե ​​ձեր ձևը պարունակում է հավելվածներ, ապա պետք է օգտագործեք «JSON-ի վերլուծություն«վերբեռնված ֆայլերի կառուցվածքը կառավարելու համար, այնուհետև OneDrive-ի կամ SharePoint-ի միջոցով հղումներ ստեղծելու և դրանք կառավարելու համար։»
7. Վերջապես, կարող եք ավելացնել գործողություն՝ անհատականացված էլ. նամակ ուղարկելու համար և՛ սեփականատիրոջը, և՛ պատասխանողին (ներառյալ ձևաթղթից ստացված ցանկացած դինամիկ տեղեկատվություն):

Power Automate-ով ձևաթղթերը լրացնելու մեծ առավելություններից մեկն այն է, որ fճկունությունԳործիքը թույլ է տալիս ավելացնել պայմաններ և բաժանել հոսքը՝ հիմնվելով պատասխանների վրա (օրինակ՝ տարբերակել, թե արդյոք մեկը կմասնակցի միջոցառմանը անձամբ, թե Teams-ի միջոցով, և յուրաքանչյուր դեպքում ուղարկել տարբեր ծանուցումներ):

Առաջադեմ ավտոմատացում. վեբ ձևերի լրացում և տվյալների կառավարում UI Flows-ի և Selenium-ի միջոցով

Power Automate-ը չի սահմանափակվում միայն Microsoft-ի էկոհամակարգի շրջանակներում առաջադրանքների ավտոմատացմամբ: Ընդլայնված գործառույթը հնարավորությունն է Ձևաթղթերի ավտոմատ լրացում արտաքին կայքերում, որոնք չունեն իրենց սեփական միակցիչները, օգտագործելով այսպես կոչված UI Flows-ը: Այս մեխանիզմը, որը հիմնված է Selenium IDE-ի վրա, թույլ է տալիս մոդելավորել մարդկային մուտքագրումը ցանկացած վեբ ձևաթղթում կամ ժառանգական ծրագրում՝ մուտքագրելով տվյալները մեկ առ մեկ Excel Online-ի նման աղբյուրներից:

Տիպիկ ընթացակարգը կլինի հետևյալը.

1. Պատրաստեք տվյալներով Excel ֆայլ՝ համոզվելով, որ այն ձևաչափված է որպես աղյուսակ, որպեսզի կարողանաք այն մանիպուլացնել Power Automate-ի միջոցով:
2. Օգտագործեք «Աղյուսակում ներկայացված տողերի ցանկ» բլոկը՝ տվյալների յուրաքանչյուր տողը կարդալու համար։
3. Կարգավորեք մի ցիկլ, որը իտերացիաներ է կատարում գրառումների միջև (օգտագործելով, օրինակ, «Բանալի» սյունը որպես իտերացիայի նույնականացուցիչ):
4. Յուրաքանչյուր գրառման համար գործարկեք Selenium IDE-ով կարգավորված UI Flow՝ տվյալները նպատակակետային վեբ ձևաթղթում մուտքագրելու համար։
5. Դուք կարող եք լրացնել այս հոսքը «Թարմացնել տողը» բլոկով՝ նշելու համար, որ գրառումը ճիշտ է մշակվել (օրինակ՝ փոխելով ԱՅՈ/ՈՉ դաշտը Excel-ում, եթե իտերացիան հաջող է):

Այս հնարավորությունը իդեալական է, երբ ձեզ անհրաժեշտ է Մեծ քանակությամբ տվյալներ տեղափոխել արտաքին հարթակներ՝ ինտեգրելով այն մարդկանց և համակարգերին, որոնք չունեն իրենց սեփական API-ները կամ ուղիղ միակցիչները։Բացի այդ, ձեր աշխատանքը Excel-ից կառավարելը հատկապես հարմար է այն օգտատերերի համար, ովքեր սովոր են աշխատել աղյուսակների հետ և փնտրում են արագ և ճկուն լուծում։

Ինտեգրացիա SharePoint-ի հետ. արդյունքների պահպանում և օգտագործում

Power Automate-ի և ձևերի համադրությամբ ամենատարածված կիրառություններից մեկը հետևյալն է. SharePoint ցուցակներում տվյալների ավտոմատ մուտքագրումԱյս մեխանիզմը կատարյալ է ձևաթղթերի ներկայացումները կառուցվածքային գրառումների վերածելու համար, որոնք այնուհետև կարող են մշակվել որպես մետատվյալներ և օգտագործվել վահանակներում, հաշվետվություններում կամ ներքին բիզնես գործընթացներում։

Ճիշտ ինտեգրման համար համոզվեք, որ Ձևի հարցերը և SharePoint ցուցակի սյուները կառուցվածքով համընկնում են, որպեսզի յուրաքանչյուր պատասխան պահվի կազմակերպված և օգտագործելի ձևով: Այս մոտեցումը թույլ է տալիս թվայնացնել ամեն ինչ՝ սկսած ներքին հարցումներից մինչև անձնակազմի ընտրության գործընթացներ, ներքին պատվերներ և նյութերի հարցումներ:

Կից ֆայլերի մշակում և համատեղ հղումների ստեղծում

Այն դեպքերում, երբ ձևերը թույլ են տալիս կցորդների վերբեռնում (օրինակ՝ անդորրագրեր, անձը հաստատող փաստաթղթեր, գնանշումներ և այլն խնդրելիս), Power Automate-ը կարող է.

• Վերբեռնված ֆայլը կարող եք ստանալ «Ստանալ պատասխանի մանրամասները» գործողության միջոցով։
• Օգտագործեք «JSON վերլուծել» գործողությունը՝ կցորդի տեղեկատվությունը մշակելու և դրա եզակի նույնականացուցիչը արդյունահանելու համար։
• Վերբեռնեք ֆայլը OneDrive կամ SharePoint, այնուհետև ստեղծեք համօգտագործման հղում, որը կարող է ավտոմատ կերպով էլ. փոստով ուղարկվել նրանց, ում այն ​​անհրաժեշտ է։
• Անհատականացրեք էլ.փոստի մարմինը՝ հղումը և ֆայլի անունը տեղադրելով որպես սեղմելի HTML հղում (օգտագործելով Power Automate-ի սեփական HTML խմբագրիչի անվան շարահյուսությունը):

Այս ֆունկցիոնալությունը կարևոր է փաստաթղթաշրջանառություն պահանջող վարչական գործընթացների և առաջադրանքների թվայնացման համար։, ինչպիսիք են մարդկային ռեսուրսների գործընթացները, ծախսերի վերահսկումը կամ փաստաթղթերի վավերացումը:

Առաջարկություններ կայուն և արդյունավետ հոսքի համար

Եթե ​​​​ցանկանում եք, որ ձեր ավտոմատացումները իսկապես օգտակար լինեն, ուշադրություն դարձրեք այս լավագույն փորձին.

• Միշտ օգտագործեք հստակ նույնականացուցիչներ և ստանդարտացրեք ձևաթղթերի անվանումները։ երկարաժամկետ կառավարումը հեշտացնելու համար։
• Հաստատում է օգտատերերի կողմից մուտքագրված տվյալների իսկությունը Երբ չեք կարող սահմանափակել ձևերը, ներդրեք էլ. փոստի վավերացման մեխանիզմներ, եթե այն խնդրում եք որպես տեքստային դաշտ։
• Հետևեք գործողություններին և սխալներին Excel-ում, SharePoint-ում գրանցամատյանների կամ պատասխանատուներին ուղղված ծանուցումների միջոցով։
• Դիտեք Power Automate-ի գործարկման պատմությունը՝ խնդիրները շտկելու համար և կարգավորեք ձեր հոսքերը՝ կրկնվող օրինաչափություններ կամ սխալներ հայտնաբերելուն պես։
• Օգտվեք Power Automate-ի ինտեգրացիայից Microsoft-ի էկոհամակարգի այլ գործիքների հետ, ինչպիսիք են Teams-ը, Outlook-ը, SharePoint-ը և Excel-ը՝ ամբողջական և համագործակցային լուծումներ ստեղծելու համար։

Ձևաթղթերն ու աշխատանքային հոսքերը ավտոմատացված թվային ակտիվների վերածելը զգալի մրցակցային առավելություն է տալիս: Եթե դուք ներքնայնացնեք այս առաջարկությունները և խուսափեք այն խնդիրներից, որոնք այլ օգտատերեր արդեն լուծել են, Դուք կունենաք հնարավորություն ձանձրալի առաջադրանքները վերածելու հոսուն և հարմարեցվող գործընթացների։Արդյունավետ թվայնացումն ու ավտոմատացումը կարող են իրականացվել ցանկացած ոլորտում կամ բիզնեսի չափի մեջ՝ առանց ծրագրավորող լինելու անհրաժեշտության, և Power Automate-ը ձեր լավագույն դաշնակիցն է դրան հասնելու համար։