OneDrive արհեստական ​​բանականությամբ. ինչպես կազմակերպել, որոնել և պաշտպանել ձեր ֆայլերը

Փաստաթղթերի կառավարումը կարող է քաոսային դառնալ, եթե թղթապանակները, թույլտվությունները և տարբերակները պատշաճ կերպով չեն վերահսկվում: Ահա թե որտեղ է սա գործի դրվում: OneDrive, որը համատեղում է ամպային պահեստը, ավտոմատացում և արհեստական ​​բանականություն ձեր ֆայլերը կազմակերպելու, գտնելու և անվտանգ պաշտպանելու համար։

Բացի պարզապես պահուստային պատճեններ պահելուց, OneDrive-ը օգնում է ձեզ ավելի լավ աշխատել՝ խելացի տեսակավորում, արագ որոնումներ, միջադեպերի վերականգնում և գաղտնիության առաջադեմ տարբերակներ: Եվ այս ամենը, միաժամանակ ձեր տվյալների վերահսկողությունը ձեր ձեռքերում պահելով, ժամանակակից անվտանգության շերտեր և առօրյա կյանքում կիրառելու պարզ լավագույն փորձը։ Եկեք նայենք ամեն ինչին OneDrive արհեստական ​​բանականությամբ։

Վերահսկողություն և սեփականություն. ձեր տվյալները՝ ձեր հրամանատարության ներքո

Երբ դուք վերբեռնում եք ձեր ֆայլերը Microsoft cloud, դուք մնում եք բովանդակության սեփականատերը. OneDrive-ը նախատեսված է ձեզ պահելու համար Սեփականություն և վերահսկողություն ձեր կողմից պահպանված, կիսվող կամ ջնջված տեղեկատվության մասին: Microsoft-ի «նախագծված գաղտնիության» փիլիսոփայությունը ամրապնդում է այս մոտեցումը և հստակեցնում, որ տեխնիկական և կազմակերպչական միջոցառումները ուղղված են ձեր տեղեկատվության պաշտպանությանը:

Եթե ​​ցանկանում եք ավելին իմանալ, թե ինչպես օգտագործել հարթակը կարևոր փաստաթղթերը պաշտպանելու համար, կա պաշտոնական ուսուցում, որը կենտրոնացած է հետևյալի վրա. անվտանգ, պաշտպանված և վերականգնված OneDrive-ում՝ լավագույն փորձով և օգտագործման սցենարներով, որոնք կփրկեն ձեզ անակնկալներից, երբ դա ամենակարևորն է։

Հիմնական միջոցներ, որոնք կարող եք ակտիվացնել հիմա՝ ձեր ֆայլերը պաշտպանելու համար

Ձեր հաշվի և սարքերի հզորացումը առաջին քայլն է: Այն տեխնիկական գիտելիքներ չի պահանջում. պարզապես ակտիվացրեք մի քանի կարգավորումներ և ընդունեք խելամիտ սովորություններ, որոնք առաջարկում են [հետևյալ հնարավորությունները/հնարավորությունները/և այլն]: անվտանգության մեծ առաջընթաց.

• Ստեղծեք ուժեղ գաղտնաբառերԵրկար, եզակի և դժվար է կռահել: Օգտագործեք գաղտնաբառերի կառավարիչ և պարբերաբար ստուգեք դրա հուսալիությունը՝ վտանգավոր վերօգտագործումը կանխելու համար:
• Միացնել երկաստիճան ստուգումը (MFA)Անվստահելի սարքերից յուրաքանչյուր մուտք գործելու համար անհրաժեշտ կլինի երկրորդ գործոն (զանգ, SMS կամ հավելված): Սա լրացուցիչ, չափազանց հզոր խոչընդոտ է չարտոնված մուտքի դեմ:
• Միացրեք կոդավորումը ձեր բջջային սարքումiOS-ում կամ Android-ում միացրեք սարքի կոդավորումը, եթե օգտագործում եք OneDrive հավելվածը: Սա կպահպանի ձեր ֆայլերի պաշտպանությունը, նույնիսկ եթե ձեր հեռախոսը կորչի կամ գողացվի:

Ինչպես է OneDrive-ը պաշտպանում ձեր տվյալները ծառայության մակարդակում

Կուլիսներում OneDrive-ը կիրառում է խիստ տեխնիկական վերահսկողություն և գործընթացներ՝ ռիսկերը նվազեցնելու և ցանկացած միջադեպին արձագանքման ժամանակը կրճատելու համար: Սկզբունքը հստակ է. նվազագույն մուտք և ժամանակին երբ դրա կարիքը իսկապես կա, երբեք՝ մշտապես։

Մուտք նվազագույն արտոնություններով և զրոյական մշտական ​​մուտքով

Microsoft-ի ինժեներները կառավարում են ծառայությունը այնպիսի գործիքներով, որոնք պահանջում են ուժեղ նույնականացումԳործառնական առաջադրանքները ավտոմատացված են՝ մարդկային միջամտությունը նվազագույնի հասցնելու համար: Եթե ինչ-որ մեկին անհրաժեշտ են բարձրացված թույլտվություններ, նա պետք է դիմի դրանց համար. այդ բարձրացված թույլտվությունները տրամադրվում են սահմանափակ ժամանակով և միայն խիստ անհրաժեշտ գործողությունների համար՝ առանձին և աուդիտի ենթարկված դերերով (օրինակ՝ «Հաճախորդի տվյալներին մուտք գործելը» կարգավորվում է լրացուցիչ կառավարման միջոցներով):

Անընդհատ մոնիթորինգ և անվտանգության ավտոմատացում

Կան իրական ժամանակի մոնիթորինգի համակարգեր, որոնք ահազանգեր են ստեղծում չարտոնված մուտքի կամ տվյալների արտահոսքի փորձերի դեպքում: Խափանման հարցումները և ձեռնարկված գործողությունները մանրամասն գրանցվում են, և կան... ավտոմատացված պատասխաններ որոնք անմիջապես մեղմացնում են սպառնալիքները: Բացի այդ, կարմիր թիմի վարժանքները մոդելավորում են իրական հարձակումներ՝ հայտնաբերումը և արձագանքը բարելավելու համար:

Միջադեպերի և գաղտնիության համար պատասխանատու անձինք և գործընթացներ

Կազմակերպությունն ունի գաղտնիության ապահովման ստանդարտ գործառնական ընթացակարգեր, մասնագիտացված թիմեր և տվյալների դասակարգման կանոնավոր վերապատրաստումԵթե ​​տեղի է ունենում հաճախորդներին վերաբերող խախտում, պարտավորությունն է հաստատումից հետո արագ տեղեկացնել և ակտիվացնել արձագանքման գործընթացներ՝ հստակ դերերով և կոնկրետ տվյալների աղբյուրներով։

Պաշտպանություն տեղափոխման և հանգստի ժամանակ

Տվյալների փոխանցման ժամանակ. անհրաժեշտ են անվտանգ կապեր

Ձեր սարքերի և տվյալների կենտրոնների միջև, ինչպես նաև ենթակառուցվածքների ներսում տվյալների տեղաշարժը պաշտպանված է TLSHTTP-ով հաստատված կապերը թույլատրված չեն. դրանք վերահասցեագրվում են HTTPS-ին՝ ալիքը պաշտպանելու համար։

Հանգստի վիճակում գտնվող տվյալներ. ֆիզիկական, ցանցային, կիրառական և բովանդակության անվտանգության շերտեր

• Ֆիզիկական անվտանգությունսահմանափակ հասանելիություն անհրաժեշտ անձնակազմին, ստուգում խելացի քարտի և կենսաչափական տվյալների միջոցով, հսկողություն, սենսորներ և ներխուժման հայտնաբերում՝ աննորմալ գործունեությունը զսպելու համար։
• Ցանցի պաշտպանությունԾառայողական ցանցերն ու նույնականացումները մեկուսացված են Microsoft-ի կորպորատիվ ցանցից. firewall-ները սահմանափակում են երթևեկությունը չարտոնված վայրերից՝ խիստ կանոններով։
• Հավելվածի անվտանգությունՄշակումը հետևում է անվտանգ ցիկլի՝ ավտոմատացված և ձեռքով վերլուծությամբ՝ խոցելիությունները որոնելու համար։ MSRC-ն կառավարում է հաշվետվությունները և մեղմացումները՝ աջակցվող ծրագրի կողմից։ պարգևներ հետազոտողների համար։
• Բովանդակության պաշտպանությունՅուրաքանչյուր ֆայլ անհատապես կոդավորված է AES-256-ով, և դրա բանալիները պաշտպանված են գլխավոր բանալիներով, որոնք պահվում են Azure Key Vault.

Միջավայրի մատչելիությունը և շարունակական ստուգումը

Տվյալների կենտրոնները աշխարհագրորեն տարածված են և խափանումների նկատմամբ դիմացկուն։ Տվյալները կրկնօրինակվում են առնվազն երկու տարածաշրջաններում, որոնք բաժանված են հարյուրավոր կիլոմետրերով՝ աղետներից առաջացած կորուստները մեղմելու համար, առաջարկելով բարձր մատչելիություն և շարունակականություն։

Ավելին, անընդհատ գույքագրումը թույլ է տալիս վերահսկել յուրաքանչյուր սարքի կարգավիճակը, կիրառել թարմացումներ և թարմացված հակավիրուսային ստորագրություններ, ինչպես նաև աստիճանաբար ներդնել փոփոխությունները, որպեսզի չազդեն ամբողջ սարքի վրա միաժամանակ։ Կարմիր և կապույտ թիմերը համագործակցում են՝ թեստային պաշտպանություններ, հայտնաբերել ներխուժումները և բարելավել արձագանքները։

Լրացուցիչ անվտանգության գործառույթներ, որոնք պետք է ակտիվացնեք

• Ներբեռնման մեջ վնասակար ծրագրերի դեմ վերլուծությունWindows Defender-ը ստուգում է ստորագրություններով փաստաթղթերը, որոնք թարմացվում են ժամ առ ժամ՝ հայտնի սպառնալիքները արգելափակելու համար։
• Կասկածելի գործունեության հայտնաբերումԵթե ​​հայտնաբերվեն անսովոր մուտքեր կամ մուտքեր նոր վայրերից, OneDrive-ը արգելափակում է և ուղարկում է էլեկտրոնային նամակների ծանուցումներ, որպեսզի դուք վերանայեք մուտքը։
• Փրկագին ծրագրի վերականգնում (Microsoft 365): Դուք կարող եք վերականգնել ֆայլերը մինչև 30 օր առաջ եղած նախկին վիճակին և, անհրաժեշտության դեպքում, Վերականգնեք OneDrive-ի ամեն ինչ հարձակումներից կամ մեծ կորուստներից հետո։
• Տարբերակների պատմությունվերադառնում է նախորդ տարբերակին, եթե եղել են անցանկալի խմբագրումներ կամ հեռացնում է սխալները՝ առանց աշխատանքը կորցնելու։
• Հղումներ գաղտնաբառով և ժամկետի ավարտով (Microsoft 365): Ավելացնում է երկրորդ շերտ ձեր կիսվող տվյալներին՝ մուտքի և մատչելիության ժամանակը կառավարելու համար:
• Զգուշացումներ զանգվածային ջնջումների մասինԵթե ​​միաժամանակ ջնջեք բազմաթիվ ֆայլեր, կստանաք ծանուցում և ուղեցույց՝ դրանք հեշտությամբ վերականգնելու համար։

Անձնական պահոց. ձեր գերպաշտպանված գոտին OneDrive-ում

Անձնական պահոցը ձեր OneDrive-ի ներսում գտնվող հատուկ թղթապանակ է, որը պահանջում է երկրորդ հաստատման քայլ, օրինակ՝ մատնահետք, դեմք, PIN կոդ կամ PIN կոդ Ուղարկվում է SMS-ով/էլ. փոստով: Այն հասանելի է համացանցում, համակարգչում և բջջային հավելվածում և ավելացնում է լրացուցիչ շերտ զգայուն փաստաթղթերի համար:

Դրա առավելություններից մեկն այն է, որ դուք կարող եք փաստաթղթերն ու լուսանկարները թվայնացնել անմիջապես Vault-ում՝ ձեր բջջային սարքից, որպեսզի դրանք չհայտնվեն ավելի քիչ անվտանգ տարածքներում: Windows 10-ում համաժամեցված Vault ֆայլերը պահվում են... կոդավորված գոտի BitLocker-ով տեղական սկավառակից: Բացի այդ, Vault-ը ավտոմատ կերպով կողպվում է անգործությունից հետո:

Քայլ առ քայլ կարգավորում

1. Թղթապանակը դիտելիս Անձնական պահոց Առաջին անգամ սեղմեք «Ներածություն» կոճակը և հետևեք հրաշագործի հրահանգներին։
2. Ստուգեք ձեր հաշվի տվյալները, վերանայեք կից էլ․ հասցեն և ընտրեք «Հաստատել»՝ ձեր ինքնությունը հաստատելու համար։
3. Ընտրեք ստուգման մեթոդը (օրինակ՝ տեքստային հաղորդագրություն) և մուտքագրեք ստացված կոդը՝ Vault-ը ակտիվացնելու համար։

Microsoft 365-ի բաժանորդները կարող են Vault-ում պահել այնքան ֆայլ, որքան ցանկանում են՝ մինչև պահեստավորման սահմանաչափը, ինչը բարելավում է նախորդ փոքր սահմանաչափերի համեմատ, ինչը այն դարձնում է... իդեալական լուծում ֆայլերի, ֆինանսների կամ անձնական փաստաթղթերի համար։

Բեռնել, տեղափոխել, կողպել և բացել

1. Բացեք թղթապանակը Անձնական պահոց և հաստատեք ձեր ինքնությունը, երբ ձեզ խնդրեն։
2. Պարունակություն ավելացնելու համար ընտրեք ֆայլերը կամ թղթապանակները և օգտագործեք «Տեղափոխել» > Անձնական պահոց, կամ քաշեք դրանք ներս։
3. Ձեռքով կողպելու համար մտեք Vault և սեղմեք «Բլոկ»Այն նաև ավտոմատ կերպով կկողպվի որոշ ժամանակ անգործունեությունից հետո։
4. Ապակողպելու համար կրկնեք ստուգումը՝ օգտագործելով ձեր ընտրած մեթոդը. եթե օգտագործում եք Microsoft Authenticator-ը, հավելվածը կարող է ստեղծել անցանց կոդեր ավելի մեծ հարմարավետություն.

Խնդրում ենք ուշադրություն դարձնել պահանջներին. Կենսաչափական տվյալները պահանջում են համատեղելի սարքավորումներ (Windows Hello, մատնահետքի սկաներ, ինֆրակարմիր սենսորներ): Բջջային հավելվածը պահանջում է Android-ի կամ iOS-ի վերջին տարբերակները՝ ամենաթարմ գործառույթներից օգտվելու համար: անվտանգության բարելավումներ.

Կազմակերպման, համատեղ աշխատանքի և թիմային աշխատանքի լավ սովորություններ

Հստակ կառուցվածքը և պարզ կանոնները հրաշքներ են գործում: Օգտագործեք թղթապանակների հիերարխիա ըստ նախագծի կամ թիմի և ավելացրեք ենթաթղթապանակներ... նախագծեր, արդյունքներ և ամսաթվերՄի՛ բարդացրեք բաները. պարզը լավագույնս է աշխատում։

Սահմանեք անվանակոչման կոնվենցիա և հետևեք դրան. նախագծի անվանումը, տարբերակը և ամսաթիվը հեշտացնում են կրկնօրինակների որոնումը և դրանցից խուսափելը։ Ծրագիր պարբերական վերանայումներ արխիվացնել հինը և վերացնել այն, ինչ այլևս չի օգտագործվում։

Կիսվելիս, գաղտնիության համար ընտրեք «Նշված անձինք» և օգտագործեք թույլտվությունները «Դիտել»՝ ըստ լռելյայնի«Խմբագրել» թույլտվություններ տրամադրեք միայն անհրաժեշտության դեպքում: Հիշե՛ք, որ կարող եք դադարեցնել համօգտագործումը կամ փոխել թույլտվությունները ցանկացած պահի:

Հաճախ խմբագրվող թիմային ֆայլերի համար դիտարկեք SharePoint-ը կամ Microsoft Teams-ը: Դուք կենտրոնացնում եք թույլտվությունները, վերահսկում տարբերակները և ստանում եք... համագործակցային փորձ Ավելի լավ է՝ առանց անձնական հաշիվների միջև ցրման։

OneDrive-ի համատեղ վարորդ. համեմատեք ֆայլերը՝ առանց դրանք մեկ առ մեկ բացելու

Շատ օգտակար օրինակներ՝ պայմանագրերի տարբերակների համեմատում, ինքնակենսագրականների և ուղեկցող նամակների վերանայում, նախագծերի միջև փոփոխությունների հետևում, հարակից իրավական փաստաթղթերի համեմատում, տարբեր ժամանակաշրջանների ֆինանսական հաշվետվությունների վերլուծություն կամ համեմատեք մատակարարների առաջարկները տեսնելու արժեքը, ժամկետները և պայմանները։

Այն հեշտ է օգտագործել. ընտրեք OneDrive-ի ֆայլերը և խնդրեք Copilot-ին ցույց տալ տարբերությունները և հիմնական կետերը: Դուք կստանաք նմանությունների և փոփոխությունների հստակ պատկերացում՝ ժամանակի խնայողություն և ավելի քիչ սխալներ։

Այլ արհեստական ​​ինտելեկտով աշխատող կազմակերպիչներ, որոնք լրացնում են ձեր աշխատանքային հոսքը

Կախված ձեր կարիքներից, կարող է արժե համատեղել OneDrive-ը մասնագիտացված կազմակերպչական և համագործակցային գործիքների հետ, որոնք ապահովված են արհեստական ​​բանականությունԱհա մի քանի կարևորագույն կետեր՝

ClickUp (իդեալական է նախագծերի և գիտելիքների համար)

ClickUp-ը միավորում է նախագծերի, փաստաթղթերի և զրույցի կառավարումը և առաջարկում է արհեստական ​​բանականությամբ աշխատող «ուղեղ»՝ առաջադրանքները արագացնելու համար: Դրա ճկուն հիերարխիան թույլ է տալիս կազմակերպել տարածքները, թղթապանակները, ցուցակները և առաջադրանքները ձեր հայեցողությամբ, և դրա ավտոմատացումներ (Ավելի քան հարյուր) վերացնում է կրկնվող աշխատանքը: Ինտեգրվում է Google Drive-ի, Dropbox-ի և OneDrive-ի հետ՝ ամեն ինչ միացված պահելու համար:

Google Drive (անխափան ամպային կառավարում)

Drive-ը առանձնանում է իր խելացի որոնում և առաջարկներ՝ հիմնված մեքենայական ուսուցման վրա: Փաստաթղթերի և Աղյուսակների հետ ինտեգրումը հեշտացնում է իրական ժամանակում համագործակցությունը և ավտոմատ դասակարգումը՝ ձեզ անհրաժեշտը արագ գտնելու համար:

Microsoft OneDrive (Microsoft 365-ի հետ համատեղելիություն)

Բացի այն ամենից, ինչ մենք արդեն տեսել ենք, OneDrive-ը օգտագործում է արհեստական ​​բանականության ալգորիթմներ՝ բովանդակությունը պիտակավորելու և դասակարգելու համար, ինչը թարգմանվում է որպես որոնման արդյունքներ շատ նուրբ կարգավորված և առաջարկներ ձեր կոնտակտների և թիմերի հետ համագործակցելու համար։

Dropbox (պարզ համօգտագործում և պահուստավորում)

Smart Sync-ը դինամիկ կերպով կառավարում է տեղական կամ ամպային պահեստներում պահվող տվյալները՝ ազատելով տարածք՝ առանց մուտքը կորցնելու։ Դրա որոնումը հիմնված է մեքենայական ուսուցման և... Dropbox Paper օգնում է կազմակերպել նախագծերը և փաստաթղթերը։

Trello՝ Բատլերի հետ (տեսողական ավտոմատացում)

Trello-ն կազմակերպում է առաջադրանքները տախտակների վրա, իսկ Բատլերը ավելացնում է ավտոմատացումներ գործողություններ սկսելու, քարտեր տեղափոխելու կամ պարտականություններ բաշխելու համար, որպեսզի թիմը կենտրոնանա աշխատանքի, այլ ոչ թե մեխանիկայի վրա։

Evernote (նշումներ կատարելու հնարավորություն)

Իդեալական է, երբ ցանկանում եք կազմակերպված և մատչելի նշումներ՝ բնօրինակ արհեստական ​​բանականության գործառույթներով։ գրել, խմբագրել և կիսվել, բացի պիտակներից և հզոր ֆիլտրերից՝ բովանդակությունն անմիջապես գտնելու համար։

M-Files (կազմակերպում մետատվյալներով)

Տեղանքի վրա հույս դնելու փոխարեն, M-Files-ը տեսակավորում է ըստ մետատվյալներ և տարբերակ, որը լուծում է դասական «որտե՞ղ է վերջին տարբերակը» խնդիրը և ստեղծում է անխափան փորձառություն։

Zoho WorkDrive (թիմային համագործակցություն)

Նախատեսված է ցանկացած չափի թիմերի համար՝ համատեղ օգտագործվող թղթապանակներով, մուտքի կառավարման համակարգով և ինտեգրված գրասենյակային փաթեթով։ Այն համաժամեցվում է տարբեր սարքերի համար։ աշխատել ցանկացած վայրից առանց ռիթմը կորցնելու։

Համակարգչի վրա գործարկում և համաժամեցում

Windows-ում կարող եք համաժամեցնել թղթապանակներն ու ֆայլերը OneDrive հաճախորդի հետ՝ աշխատելու համար։ Explorer-ից կարծես դրանք տեղական լինեին։ Պաշտոնական ուղեցույցը կօգնի ձեզ ընտրել, թե ինչ համաժամեցնել և ինչպես լուծել կոնֆլիկտները։

macOS-ում բացեք Spotlight-ը (cmd + space), մուտքագրեք «OneDrive» և հետևեք հրահանգին. մուտք գործեք ձեր Microsoft հաշվով և ընտրեք համաժամեցման համար նախատեսված թղթապանակներըԱյդպիսով դուք կունենաք անցանց մուտք և ավտոմատ փոփոխություններ ամպում։

Արհեստական ​​բանականության, կոդավորման, մուտքի վերահսկողության և պարզ լավագույն փորձի միջոցով OneDrive-ը թույլ է տալիս կազմակերպված պահել ձեր փաստաթղթերը, անմիջապես գտնել դրանք և պաշտպանել մարդկային սխալներից և ժամանակակից սպառնալիքներից՝ անձնական պահոցի միջոցով՝ զգայուն ֆայլերի համար, Copilot-ով՝ միաժամանակ մի քանի ֆայլեր վերանայելու համար, և առաջադեմ համօգտագործման տարբերակներով, որոնք... անվտանգություն և արտադրողականություն ձեր օգտին։