Ինչպես ստեղծել աղյուսակ Access-ում

Ներկայումս, տվյալների բազայի կառավարման համակարգերը հիմնարար դեր են խաղում մեծ ծավալի տեղեկատվության պահպանման և կազմակերպման գործում: Այս նպատակով լայնորեն կիրառվող գործիք է Microsoft Access-ը, որն օգտատերերին տրամադրում է ինտուիտիվ և արդյունավետ ինտերֆեյս: ստեղծել և կառավարել տվյալների բազաները: Access-ում աղյուսակ ստեղծելու սովորելը տվյալների կառավարման այս հզոր գործիքից առավելագույն օգուտ քաղելու առաջին քայլն է: Այս հոդվածում մենք կուսումնասիրենք Access-ում աղյուսակ ստեղծելու համար անհրաժեշտ տեխնիկական քայլերը՝ դաշտերի սահմանումից մինչև յուրաքանչյուրի հատկությունների կազմաձևումը: Եկեք սկսենք բացահայտել ամեն ինչ, ինչ դուք պետք է իմանաք Access-ում արդյունավետ աղյուսակներ նախագծելու և մշակելու համար:

1. Ծանոթացում Microsoft Access-ին և նրա հիմնական գործառույթներին

Microsoft Access-ը Microsoft-ի կողմից մշակված տվյալների բազայի հավելված է, որը լայնորեն օգտագործվում է տվյալների կառավարման և պահպանման համար: Այս գործիքը հատկապես օգտակար է նրանց համար, ովքեր կարիք ունեն մեծ ծավալի տվյալների կազմակերպման արդյունավետորեն. Microsoft Access-ի միջոցով դուք կարող եք ստեղծել և կառավարել հարաբերական տվյալների բազաներ, ձևավորել ձևեր և ստեղծել հատուկ հաշվետվություններ:

Microsoft Access-ի հիմնական առանձնահատկություններից է աղյուսակներ ստեղծելու հնարավորությունը, որոնք գործում են որպես ձեր տվյալների պահպանման կառուցվածք: Այս աղյուսակները կազմված են սյուներից և տողերից, որտեղ յուրաքանչյուր սյունակ ներկայացնում է դաշտ, իսկ յուրաքանչյուր տող՝ գրառում: Դուք կարող եք սահմանել տվյալների տեսակը յուրաքանչյուր դաշտի համար և սահմանել սահմանափակումներ և վավերացումներ՝ ապահովելու տվյալների ամբողջականությունը:

Բացի այդ, Microsoft Access-ը թույլ է տալիս ստեղծել հարցումներ, որոնք հրահանգներ են, որոնք կատարում են որոնումներ և վերլուծություններ ձեր տվյալների բազայում: Դուք կարող եք գրել SQL հարցումներ կամ օգտագործեք գրաֆիկական ինտերֆեյսը, տեսողական հարցումներ ստեղծելու համար: Այս հարցումները թույլ են տալիս ձեր աղյուսակներից հանել կոնկրետ տվյալներ, զտել գրառումները և կատարել բարդ հաշվարկներ:

Մի խոսքով, Microsoft Access-ը հզոր գործիք է, որը թույլ է տալիս ստեղծել և կառավարել տվյալների բազաները արդյունավետ միջոց. Հետ դրա գործառույթները ինչպիսիք են աղյուսակների ստեղծումը և հարցումների կատարումը, դուք կարող եք կազմակերպել և վերլուծել ձեր տվյալները արդյունավետորեն.

2. Access-ում աղյուսակ ստեղծելու նախնական քայլերը

Նախքան Access-ում աղյուսակ ստեղծելը, կարևոր է հետևել որոշակի նախնական քայլերին՝ ապահովելու համար, որ ունեք բոլոր անհրաժեշտ տարրերը: Ահա այն քայլերը, որոնք պետք է հետևեն.

1. Սահմանեք դաշտերը. Առաջին քայլը աղյուսակում ներառվող դաշտերի նույնականացումն է: Դաշտը ներկայացնում է աղյուսակում պահվող որոշակի տեղեկատվություն, ինչպիսիք են անունը, ծննդյան ամսաթիվը կամ հեռախոսահամարը: Կարևոր է որոշել, թե որ դաշտերն են անհրաժեշտ և ինչ տեսակի տվյալներ կպահվեն յուրաքանչյուրում: Access-ն առաջարկում է տարբեր տեսակի տվյալներ, ինչպիսիք են տեքստը, համարը, ամսաթիվը/ժամը և այլն:

2. Սահմանեք առաջնային բանալին. Առաջնային բանալին դաշտ կամ դաշտերի համակցություն է, որը եզակի կերպով նույնացնում է աղյուսակի յուրաքանչյուր գրառում: Հիմնական բանալի ունենալը կարևոր է տվյալների ամբողջականությունը պահպանելու և որոնման կամ թարմացման գործողությունները արդյունավետորեն կատարելու համար: Առաջարկվում է ընտրել համապատասխան դաշտ, օրինակ՝ աշխատողի համարը կամ եզակի կոդը՝ որպես հիմնական բանալի սահմանելու համար:

3. Սահմանեք դաշտի հատկությունները. Երբ դաշտերը նույնականացվեն, կարևոր է սահմանել յուրաքանչյուրի հատկությունները: Սա ներառում է տվյալների տեսակը, առավելագույն թույլատրելի չափը, ձևաչափի սահմանափակումները, ի թիվս այլ տարբերակների: Այս հատկությունները օգնում են ապահովել տվյալների հետևողականությունը և հեշտացնել ճիշտ տեղեկատվություն մուտքագրել աղյուսակում:

3. Սեղանի կառուցվածքի ձևավորում Access-ում

Նախքան Access-ում աղյուսակի կառուցվածքի նախագծումը սկսելը, կարևոր է հաշվի առնել որոշ հիմնական ասպեկտներ, որոնք կօգնեն մեզ. ստեղծել տվյալների բազա ամուր և արդյունավետ: Նախ, մենք պետք է մտածենք այն տարբեր ոլորտների մասին, որոնք կարիք կունենան մեր սեղանին: Այս դաշտերը կներկայացնեն տվյալների տարբեր կատեգորիաները կամ բնութագրերը, որոնք մենք պատրաստվում ենք պահել:

Երբ մենք հայտնաբերենք անհրաժեշտ դաշտերը, մենք պետք է դրանց համապատասխան տվյալների տեսակ հատկացնենք: Access-ն առաջարկում է տվյալների տեսակների լայն շրջանակ, ինչպիսիք են տեքստը, թվերը, ամսաթվերը, արժույթը և այլն: Կարևոր է յուրաքանչյուր դաշտի համար ընտրել տվյալների ճիշտ տեսակը, քանի որ դա կազդի տվյալների պահպանման և մշակման վրա:

Հաջորդը, մենք կարող ենք սահմանել վավերացման կանոններ և ձևաչափեր մեր դաշտերի համար: Այս կանոնները մեզ թույլ են տալիս վերահսկել ընդունված տվյալների տեսակը և ապահովել, որ մուտքագրված արժեքները համապատասխանում են որոշակի պայմաններին: Օգտագործելով Access-ը, մենք կարող ենք սահմանել վավերացման կանոններ, ինչպիսիք են արժեքների միջակայքերը կամ որոշակի օրինաչափություններ տվյալ դաշտի համար: Բացի այդ, մենք կարող ենք կիրառել այնպիսի ձևաչափեր, ինչպիսիք են մուտքային դիմակները, որոնք օգնում են օգտվողներին ճիշտ մուտքագրել տվյալները:

4. Դաշտերի և տվյալների տեսակների սահմանում Access աղյուսակում

Access-ի աղյուսակը կազմված է մի քանի դաշտերից, և յուրաքանչյուր դաշտ ունի նշանակված տվյալների տեսակ: Access աղյուսակի դաշտերը ներկայացնում են սյունակներ, մինչդեռ գրառումները ներկայացնում են տողեր: Դաշտերի և տվյալների տեսակների ճիշտ սահմանումը էական նշանակություն ունի Access տվյալների բազայի կառուցվածքի և ֆունկցիոնալության համար:

Կան տվյալների մի քանի տեսակներ, որոնք կարող են օգտագործվել Access աղյուսակում, օրինակ՝ տեքստ, թվային, ամսաթիվ/ժամ, բուլյան և այլն: Տվյալների տեսակը որոշում է, թե ինչպես է տեղեկատվությունը պահվում դաշտում և ինչ տեսակի գործողություններ կարող են իրականացվել այդ դաշտում:

Access աղյուսակում դաշտեր սահմանելիս կարևոր է ընտրել համապատասխան տվյալների տեսակը յուրաքանչյուր դաշտի համար՝ հիմնվելով պահվող տեղեկատվության տեսակի վրա: Օրինակ, եթե դուք պատրաստվում եք պահել մարդկանց անունները, կարող եք օգտագործել «տեքստային» տվյալների տեսակը: Եթե ​​ամբողջ թվերը պետք է պահվեն, ապա համապատասխան տվյալների տեսակը կլինի «թվային»: Կարևոր է հաշվի առնել յուրաքանչյուր տվյալների տիպի սահմանափակումներն ու բնութագրերը, որպեսզի ապահովվի տվյալների բազայի ճիշտ աշխատանքը: Բացի այդ, լրացուցիչ սահմանափակումներ կարող են ավելացվել դաշտերին, ինչպիսիք են տեքստի առավելագույն երկարությունը կամ թվային դաշտում թույլատրված արժեքները՝ ապահովելու տվյալների ամբողջականությունը:

5. Access-ում աղյուսակի դաշտերի վրա հատկությունների և սահմանափակումների նշանակում

Access-ում աղյուսակ նախագծելիս կարևոր է դաշտերին հատկացնել հատկություններ և սահմանափակումներ՝ ապահովելու տվյալների ամբողջականությունն ու հետևողականությունը: Այս հատկությունները և սահմանափակումները թույլ են տալիս վերահսկել, թե ինչպես են տվյալները մուտքագրվում, պահվում և ներկայացվում աղյուսակում: Այս բաժնում մենք բացատրում ենք, թե ինչպես կատարել այս կարևոր քայլը աղյուսակի ձևավորման գործընթացում Access-ում:

Դաշտին հատկություններ վերագրելը կարող է կատարվել Access-ի «Սեղանի ձևավորում» ներդիրի միջոցով: Այստեղ դուք կարող եք սահմանել դաշտում պահվող տվյալների տեսակը, ինչպիսիք են տեքստը, թվերը, ամսաթվերը կամ բուլյան արժեքները: Կարող եք նաև սահմանել տվյալների առավելագույն չափը՝ արդյոք դաշտում պահանջվում է մեկ արժեք, թե թույլատրվում են զրոյական արժեքներ։

Բացի հիմնական հատկություններից, Access-ը ձեզ տալիս է լրացուցիչ ընտրանքների լայն շրջանակ՝ ձեր աղյուսակի դաշտերը հարմարեցնելու համար: Օրինակ՝ կարող եք թվերի կամ ամսաթվերի ցուցադրման ձևաչափեր սահմանել, մուտքագրման դիմակներ ավելացնել՝ տվյալների մուտքագրումը հեշտացնելու համար, կամ նույնիսկ ստեղծել հատուկ արտահայտություններ՝ դաշտում մուտքագրված տվյալները վավերացնելու համար: Անհատականացման այս տարբերակները թույլ են տալիս հարմարեցնել աղյուսակը ձեր հատուկ կարիքներին և օպտիմալացնել տվյալների մուտքագրումն ու ներկայացումը ձեր տվյալների բազայում:

6. Առաջնային բանալիների և աղյուսակների միջև հարաբերությունների ստեղծում Access-ում

Access-ում տվյալների բազա նախագծելիս կարևոր է տարբեր աղյուսակների միջև առաջնային բանալիներ և հարաբերություններ հաստատել: Հիմնական բանալիները դաշտեր են, որոնք եզակի կերպով նույնացնում են յուրաքանչյուր գրառում աղյուսակում: Այս բանալիներն ապահովում են տվյալների ամբողջականությունը և հեշտացնում տեղեկատվության կառավարումը:

Access-ում առաջնային բանալի ստեղծելու համար պարզապես դուք պետք է ընտրեք դաշտը, որը ցանկանում եք օգտագործել որպես բանալի և նշեք այն որպես «Հիմնական բանալի» «Սեղանի ձևավորում» ներդիրում: Կարևոր է ընտրել դաշտ, որը եզակի է և իմաստալից յուրաքանչյուր ձայնագրության համար: Եթե ​​այս պահանջներին համապատասխանող դաշտ չկա, կարող եք ստեղծել ինքնահամարային դաշտ, որն ավտոմատ կերպով ստեղծվում է յուրաքանչյուր գրառումի համար:

Երբ հիմնական բանալիները ստեղծվեն աղյուսակներում, անհրաժեշտ է հաստատել նրանց միջև հարաբերությունները: Սա թույլ է տալիս մի աղյուսակի գրառումները կապել մյուսի գրառումներին՝ խուսափելով տվյալների կրկնությունից և երաշխավորելով տեղեկատվության հետևողականությունը: Հարաբերություններ հաստատելու համար ընտրեք «Հարաբերություններ» ներդիրը և այն դաշտը, որը համապատասխանում է հիմնական բանալիին, մի աղյուսակից քաշեք այն դաշտ, որը համապատասխանում է մեկ այլ աղյուսակի արտաքին բանալիին: Կարևոր է ապահովել, որ ստեղների տվյալների տեսակները համընկնեն:

7. Ձևաչափերի և վավերացումների կիրառում Access աղյուսակի դաշտերում

Access աղյուսակում դաշտերը կարող են պարունակել տարբեր տեսակի տվյալներ, ինչպիսիք են տեքստը, թվերը կամ ամսաթվերը: Այնուամենայնիվ, շատ դեպքերում անհրաժեշտ է կիրառել հատուկ ձևաչափեր և վավերացումներ այս դաշտերում՝ երաշխավորելու տվյալների հետևողականությունն ու ամբողջականությունը: Բարեբախտաբար, Access-ն առաջարկում է մի քանի գործիքներ և տարբերակներ այս առաջադրանքը հեշտացնելու համար:

Access աղյուսակի դաշտերում ձևաչափումը և վավերացումը կիրառելու առաջին քայլը աղյուսակը դիզայնի տեսքով բացելն է և ընտրել այն դաշտը, որտեղ ցանկանում եք կիրառել ձևաչափում կամ վավերացում: Հաջորդը, դուք պետք է սեղմեք «Դաշտի հատկություններ» տարբերակը ժապավենի վրա:

Դաշտի հատկությունների վահանակը բացվելուց հետո ձևաչափման և վավերացման տարբերակները կարող են կազմաձևվել: Օրինակ՝ թվային դաշտում որոշակի ձևաչափ կիրառելու համար կարող եք ընտրել «Ձևաչափ» տարբերակը և ընտրել նախապես սահմանված տարբերակներից մեկը, օրինակ՝ «Արժույթ» կամ «Տոկոս»: Հնարավոր է նաև սահմանել հատուկ ձևաչափ՝ օգտագործելով առաջադեմ տարբերակները: Վավերացման համար կարող եք նշել թույլատրելի արժեքների մի շարք, սահմանել վավերացման կանոն՝ օգտագործելով արտահայտությունները կամ օգտագործել աղյուսակ կամ հարցում՝ տվյալների վավերացման համար: [BREAK] Կարևոր է նշել, որ ձևաչափման և վավերացման ընտրանքները կարող են տարբեր լինել՝ կախված դաշտի տվյալների տեսակից: Օրինակ, ամսաթվի դաշտը թույլ է տալիս հատուկ ձևաչափման տարբերակներ ընտրել ամսաթվերի ցուցադրման ձևաչափը, ինչպես նաև թույլ է տալիս սահմանել վավերացման կանոններ՝ համոզվելու, որ ամսաթվերը վավեր են:

Մի խոսքով, անհրաժեշտ է պահպանել տվյալների ամբողջականությունը: Դիզայնի տեսքի և դաշտային հատկությունների ընտրանքների միջոցով հնարավոր է կարգավորել հատուկ ձևաչափեր և վավերացման կանոններ՝ ապահովելու համար մուտքագրված տվյալների ճշգրիտ և համահունչ լինելը: Այս տարբերակները ճկուն են և թույլ են տալիս հարմարվել յուրաքանչյուր ոլորտի և տվյալների տեսակի հատուկ կարիքներին:

8. Օգտագործելով ինդեքսներ՝ կատարողականը բարելավելու և Access աղյուսակում որոնումը

Access աղյուսակի ինդեքսները կարևոր գործիքներ են տվյալների որոնումը և արդյունավետությունը բարելավելու համար: Ինդեքսը տվյալների կառուցվածք է, որը թույլ է տալիս ավելի արդյունավետ մուտք գործել աղյուսակի գրառումներին: Հատուկ սյունակի վրա ինդեքս ստեղծելը առաջացնում է այդ սյունակում արժեքների պատվիրված ցանկ՝ արագացնելով տվյալների որոնումը և որոնումը:

Ինդեքսներ օգտագործելու համար արդյունավետորեն, կարևոր է հաշվի առնել որոշ հիմնական ասպեկտներ: Նախ և առաջ, ցանկալի է բացահայտել հարցումներում առավել օգտագործվող սյունակները և դրանք սահմանել որպես ինդեքսներ: Սա կարագացնի որոնումները այդ կոնկրետ սյունակներում: Բացի այդ, դուք պետք է գնահատեք, թե արդյոք անհրաժեշտ է ստեղծել կոմպոզիտային ինդեքսներ, որոնք ներառում են բազմաթիվ սյունակներ, որպեսզի բարելավեն կատարողականությունը բազմաթիվ որոնման չափանիշներ պարունակող հարցումներում:

Կարևոր է նշել, որ թեև ինդեքսները բարելավում են որոնման արագությունը, դրանք նաև որոշակի լրացուցիչ ծախսեր են կրում տարածքի և կատարողականի առումով տվյալների տեղադրման, թարմացման և ջնջման գործողությունների ժամանակ: Հետևաբար, անհրաժեշտ է հավասարակշռություն գտնել կատարողականի բարելավման և տվյալների մանիպուլյացիայի գործողությունների վրա ազդեցության միջև: Դա անելու համար խորհուրդ է տրվում պարբերաբար գնահատել ինդեքսների արդյունավետությունը և անհրաժեշտության դեպքում կատարել ճշգրտումներ:

9. Գրառումների տեղադրում և տվյալների խմբագրում Access աղյուսակում

Access աղյուսակում գրառումներ տեղադրելու և տվյալները խմբագրելու համար կարող եք հետևել հետևյալ քայլերին.

1. Մուտք գործեք Access տվյալների բազա և ընտրեք աղյուսակը, որում ցանկանում եք տեղադրել կամ խմբագրել տվյալները:

2. Նոր գրառում տեղադրելու համար սեղմեք «Նոր գրառում» կոճակը, որը գտնվում է աղյուսակի վերևում: Աղյուսակում կբացվի նոր տող, որտեղ կարող եք մուտքագրել տվյալները:

3. Գոյություն ունեցող գրառումների տվյալները խմբագրելու համար պարզապես սեղմեք այն դաշտը, որը ցանկանում եք փոփոխել և կատարել անհրաժեշտ փոփոխությունները:

Կարևոր է նշել, որ Access աղյուսակում տվյալները տեղադրելու կամ խմբագրելու ժամանակ պետք է հետևել որոշ նկատառումների: Օրինակ, կարևոր է հարգել յուրաքանչյուր դաշտի համար սահմանված տվյալների տեսակները, հակառակ դեպքում կարող են սխալներ առաջանալ: Բացի այդ, խորհուրդ է տրվում օգտագործել Access-ի կողմից տրամադրված վավերացման գործիքները՝ մուտքագրված տվյալների ամբողջականությունն ապահովելու համար:

Մի խոսքով, Access աղյուսակում գրառումների տեղադրումը և տվյալների խմբագրումը պարզ գործընթաց է, որը կարելի է անել՝ հետևելով վերը նշված քայլերին: Գործիքների պատշաճ կիրառմամբ և վերոհիշյալ նկատառումներին ուշադրությամբ երաշխավորվում է Access տվյալների բազայի տվյալների ճիշտ կառավարումը:

10. Ներմուծեք և արտահանեք տվյալները Access-ի աղյուսակների միջև

Access-ում տվյալների բազաների հետ աշխատելիս մեզ հաճախ անհրաժեշտ է տվյալներ ներմուծել և արտահանել տարբեր աղյուսակների միջև: Սա կարող է օգտակար լինել, երբ մենք ցանկանում ենք համատեղել տեղեկատվությունը տարբեր աղբյուրներից կամ երբ ցանկանում ենք կրկնօրինակել մեր տվյալները: Բարեբախտաբար, Access-ը տրամադրում է մի քանի տարբերակներ՝ այս գործողությունները արագ և հեշտությամբ կատարելու համար:

Access-ի աղյուսակում տվյալներ ներմուծելու ամենահեշտ ձևը «Արտաքին տվյալներ» ներդիրում «Ներմուծում» գործառույթն օգտագործելն է: Այս գործառույթը թույլ է տալիս մեզ ընտրել սկզբնաղբյուր ֆայլը, ֆայլի տեսակը և ներմուծման տարբերակները, որոնք ցանկանում ենք օգտագործել: Մենք կարող ենք տվյալներ ներմուծել տարբեր աղբյուրներից, ինչպիսիք են Excel ֆայլերը, տեքստային կամ CSV ֆայլերը: Ներմուծումն ավարտվելուց հետո տվյալները ավելացվում են ընտրված աղյուսակում և կարող են օգտագործվել այնպես, ինչպես ցանկացած այլ տվյալ Access-ում:

Մյուս կողմից, եթե մենք ցանկանում ենք տվյալների արտահանում աղյուսակից Access-ում, կարող ենք օգտագործել «Արտահանել» ֆունկցիան «Արտաքին տվյալներ» ներդիրում: Այս գործառույթը թույլ է տալիս մեզ ընտրել նպատակակետ ֆայլի ձևաչափը և արտահանման ցանկալի տարբերակները: Մենք կարող ենք տվյալներ արտահանել տարբեր ձևաչափերով, օրինակ՝ Excel, տեքստ կամ PDF: Երբ արտահանումն իրականացվի, տվյալները կպահվեն ընտրված ֆայլում և կարող են օգտագործվել այլ հավելվածներում կամ կրկնօրինակվել հետագա օգտագործման համար:

11. Հարցումների և զտիչների ներդրում Access աղյուսակում

Երբ մենք աշխատում ենք աղյուսակի հետ Access-ում, կարևոր է, որպեսզի կարողանանք հարցումներ և զտիչներ կատարել՝ անհրաժեշտ տեղեկատվությունը արագ և արդյունավետ հանելու համար: Բարեբախտաբար, Access-ը տրամադրում է տարբերակների լայն շրջանակ՝ այս հարցումները և զտիչները հեշտությամբ իրականացնելու համար: Հաջորդը ես ձեզ ցույց կտամ, թե ինչպես կարող եք դա անել քայլ առ քայլ.

1. Հիմնական հարցումներ. Access-ը թույլ է տալիս կատարել պարզ հարցումներ՝ օգտագործելով հարցումների մոգը: Պարզապես ընտրեք աղյուսակը, որը ցանկանում եք հարցնել և ընտրեք այն դաշտերը, որոնք ցանկանում եք ներառել արդյունքներում: Դուք կարող եք նշել չափորոշիչներ՝ տվյալները զտելու ձեր կարիքներին համապատասխան: Բացի այդ, դուք կարող եք տեսակավորել հարցման արդյունքները ըստ ձեր նախասիրությունների:

2. Ընդլայնված հարցումներ. Եթե Ձեզ անհրաժեշտ է կատարել ավելի բարդ հարցումներ, Access-ը ձեզ նաև առաջարկում է հարցումների խմբագրիչից օգտվելու հնարավորություն: Այստեղ դուք կարող եք համատեղել մի քանի չափանիշներ Նույն հարցման մեջ օգտագործեք տրամաբանական օպերատորներ, ինչպիսիք են «AND» և «OR» և կիրառեք գործառույթներ՝ հաշվարկներ կատարելու կամ տվյալները շահարկելու համար: Բացի այդ, դուք կարող եք ներառել ներդիր հարցումներ՝ ավելի կոնկրետ տեղեկատվություն ստանալու համար:

3. Զտիչներ. հարցումների լրացում, Access-ը թույլ է տալիս զտիչներ կիրառել անմիջապես աղյուսակի վրա՝ տեսնելու միայն որոշակի պայմաններին համապատասխանող գրառումները: Կարող եք օգտագործել մուտքի լռելյայն զտիչները կամ ստեղծել ձեր սեփական հատուկ զտիչները: Բացի այդ, դուք կարող եք պահպանել զտիչները՝ դրանք հետագայում օգտագործելու համար:

Հիշեք, որ հարցումները և զտիչները Access-ում հզոր գործիքներ են ձեզ անհրաժեշտ տեղեկատվությունը արագ և արդյունավետ կերպով ստանալու համար: Երբ դուք ծանոթանաք այս հատկանիշներին, դուք կկարողանաք լիարժեք օգտվել Access-ի ներուժից՝ ձեր տվյալները կառավարելու և վերլուծելու համար: Փորձեք տարբեր տեսակի հարցումների և զտիչների հետ՝ Access-ի ձեր աղյուսակից ձեզ անհրաժեշտ տեղեկատվությունը ստանալու լավագույն միջոցը գտնելու համար:

12. Access աղյուսակի համար հատուկ ձևերի և դիտումների ստեղծում

Այս գրառման մեջ մենք կուսումնասիրենք, թե ինչպես ստեղծել հարմարեցված ձևեր և դիտումներ Access աղյուսակի համար: Այս գործիքները շատ օգտակար են օգտատերերի փորձը բարելավելու և տվյալների բազայում տվյալների մուտքագրման և դիտման գործընթացը հեշտացնելու համար:

Նախ, եկեք նայենք, թե ինչպես ստեղծել մաքսային ձև Access-ում: Դա անելու համար մենք կարող ենք օգտագործել ծրագրաշարի տրամադրած ձևաստեղծ գործիքը: Այս գործիքը թույլ է տալիս մեզ քաշել և թողնել դաշտերը աղյուսակից դեպի ձև, ինչպես նաև ավելացնել այնպիսի տարրեր, ինչպիսիք են կոճակները, պիտակները և տվյալների կառավարումը: Երբ մենք ձևավորենք ձևը մեր ցանկությամբ, մենք կարող ենք պահպանել և օգտագործել այն աղյուսակում տվյալները մուտքագրելու և խմբագրելու համար:

Բացի ձևերից, մենք կարող ենք նաև ստեղծել «Access» աղյուսակի հատուկ դիտումներ: Պատվերով դիտումը տվյալների աղյուսակում դիտելու այլընտրանքային եղանակ է, որը թույլ է տալիս զտել, տեսակավորել և խմբավորել տեղեկատվությունը ըստ մեր կարիքների: Պատվերով դիտում ստեղծելու համար մենք կարող ենք օգտագործել «ստեղծել հարցում» գործառույթը Access-ում: Այս ֆունկցիան թույլ է տալիս մեզ նշել զտման չափանիշները, տեսակավորման կարգը և այն դաշտերը, որոնք ցանկանում ենք ներառել մեր տեսադաշտում: Երբ մենք սահմանենք դիտման պարամետրերը, մենք կարող ենք պահպանել այն և օգտագործել այն տվյալներին ավելի արդյունավետ կերպով մուտք գործելու համար:

Ամփոփելով, դա պարզ և հզոր խնդիր է, որը թույլ է տալիս մեզ բարելավել մեր տվյալների բազաների օգտագործելիությունն ու արդյունավետությունը: Օգտագործելով Access-ի տրամադրած գործիքները՝ մենք կարող ենք ձևավորել հատուկ ձևեր՝ տվյալներ մուտքագրելու և խմբագրելու համար, ինչպես նաև ստեղծել անհատական ​​դիտումներ՝ ավելի կոնկրետ տեղեկատվությունը զտելու և ցուցադրելու համար: Փորձեք այս տարբերակներով և պարզեք, թե ինչպես օպտիմալացնել ձեր Access-ի փորձը:

13. Հաշվետվությունների ստեղծում և տվյալների դիտում Access աղյուսակում

Access-ի հետ աշխատելու հիմնական հմտություններից մեկը հաշվետվություններ ստեղծելն ու աղյուսակներում տվյալները դիտելն է: Սա թույլ է տալիս մեզ ներկայացնել տեղեկատվությունը պարզ և կազմակերպված ձևով՝ հեշտացնելով որոշումների կայացումը և տվյալների վերլուծությունը: Այս բաժնում մենք կսովորենք, թե ինչպես ստեղծել հաշվետվություններ Access-ում՝ օգտագործելով ծրագրաշարում առկա գործիքներն ու հնարավորությունները:

Զեկույց ստեղծելու համար մենք նախ պետք է համոզվենք, որ տվյալները պատշաճ կերպով կազմակերպված են աղյուսակներում: Երբ մենք պատրաստ լինենք մեր տվյալները, մենք կարող ենք օգտագործել Access wizard-ը հիմնական հաշվետվություն ստեղծելու համար: Վիզարդը մեզ կուղեկցի անհրաժեշտ քայլերով և թույլ կտա մեզ հարմարեցնել զեկույցի տեսքը: Մենք կարող ենք նաև ավելացնել տարրեր, ինչպիսիք են վերնագրերը, էջատակերը, լրացուցիչ գծապատկերները և աղյուսակները՝ զեկույցի ներկայացումը բարելավելու համար:

Բացի հրաշագործից, Access-ն առաջարկում է գործիքների և տարբերակների լայն շրջանակ՝ մեր հաշվետվությունները հետագայում հարմարեցնելու համար: Մենք կարող ենք հարմարեցնել դաշտերի դասավորությունը և ձևաչափումը, կիրառել զտիչներ՝ միայն համապատասխան տվյալներ ցուցադրելու համար, ավելացնել հաշվարկներ և ամփոփումներ և ստեղծել տարբեր հաշվետվությունների միջև կապեր: Մենք կարող ենք նաև արտահանել հաշվետվությունները տարբեր ձևաչափերի, որպես PDF կամ Excel, դրանք կիսելու համար այլ օգտատերերի հետ. Այս հնարավորություններով մենք կարող ենք ստեղծել խիստ անհատականացված և պրոֆեսիոնալ հաշվետվություններ Access-ում:

14. Access-ում աղյուսակի պահպանում և թարմացում՝ արդյունավետությունը և տվյալների ամբողջականությունը բարելավելու համար

Access աղյուսակի տվյալների արդյունավետությունն ու ամբողջականությունը բարելավելու եղանակներից մեկը կանոնավոր սպասարկումն ու թարմացումն է: Ստորև ներկայացված են այս գործընթացն իրականացնելու համար անհրաժեշտ քայլերը.

Քայլ 1: Առաջին բանը, որ մենք պետք է անենք, աղյուսակի այն հատվածներն է, որոնք կարիք ունեն սպասարկման և թարմացման: Դա անելու համար մենք կարող ենք վերանայել սխալների հաշվետվությունները և աուդիտի մատյանները՝ տվյալների մեջ անհամապատասխանություններ կամ խնդիրներ հայտնաբերելու համար:

Քայլ 2: Երբ հայտնաբերվեն խնդրահարույց ոլորտները, մենք կարող ենք օգտագործել տարբեր գործիքներ և տեխնիկա՝ սխալները շտկելու համար: Հասանելի ընտրանքները ներառում են թարմացման հարցումների օգտագործումը՝ սխալ տվյալները փոփոխելու համար, տվյալների վավերացումը կանոնների և սահմանափակումների միջոցով, և կրկնօրինակ գրառումների մաքրումը՝ հեռացնելով ավելորդ տեղեկատվությունը:

Քայլ 3: Կարևոր է կանոնավոր կերպով վերահսկել աղյուսակի կարգավիճակը և կատարել անհրաժեշտ թարմացումներ: Մենք կարող ենք սպասարկման ժամանակացույց սահմանել այնպիսի առաջադրանքներ կատարելու համար, ինչպիսիք են հարցումների օպտիմալացումը, ինդեքսների վերակազմավորումը և կատարողականի վիճակագրության թարմացումը: Բացի այդ, մենք պետք է տեղյակ լինենք Access ծրագրաշարի համար հասանելի թարմացումների և բարելավումների մասին, քանի որ դրանք կարող են ներառել հայտնի խնդիրների շտկում և աղյուսակի սպասարկման նոր գործիքներ:

Մի խոսքով, Access-ում աղյուսակ ստեղծելը կարող է պարզ խնդիր լինել, եթե հետևեք ճիշտ քայլերին: Access-ի բարեկամական ինտերֆեյսի առավելությունների շնորհիվ մենք կարող ենք սահմանել դաշտերը, սահմանել անհրաժեշտ հատկությունները և պահպանել աղյուսակը հաշված րոպեների ընթացքում:

Կարևոր է հիշել, որ սեղանի կառուցվածքը պետք է նախապես լավ ծրագրված լինի՝ շփոթությունից խուսափելու և ապագա սպասարկումը հեշտացնելու համար: Բացի այդ, նպատակահարմար է օգտվել Access տարբերակներից՝ աղյուսակների միջև հարաբերություններ հաստատելու համար, ինչը թույլ կտա տվյալների ավելի արդյունավետ կառավարում:

Ձեր տրամադրության տակ գտնվող այս գործիքներով ցանկացած օգտատեր կարող է ստեղծել և կառավարել սեփական աղյուսակները Access-ում՝ առանց ծրագրավորման առաջադեմ գիտելիքների անհրաժեշտության: Access-ն առաջարկում է ամբողջական և մատչելի լուծում ցանկացած նախագծի շրջանակներում տվյալների արդյունավետ կազմակերպման և մանիպուլյացիայի համար:

Այսպիսով, մի հապաղեք ստեղծել ձեր սեփական աղյուսակները Access-ում և բարելավել ձեր տվյալների կառավարումը արագ և արդյունավետ: