Ի՞նչ է Gmail-ի գաղտնի ռեժիմը և ե՞րբ պետք է այն միացնել։

¿Ի՞նչ է Gmail-ի «գաղտնի ռեժիմը» ​​և ե՞րբ պետք է այն ակտիվացնել։ Այս հատուկ ուղարկման ռեժիմը թույլ է տալիս սահմանափակել ստացողի կողմից ձեր էլ. փոստով անելիքները։Այն կխանգարի օգտատերերին այն փոխանցել, պատճենել դրա տեքստը, ներբեռնել կցորդները կամ տպել դրա բովանդակությունը: Դուք կարող եք նաև սահմանել վավերականության ժամկետ կամ նույնիսկ պահանջել SMS կոդ այն բացելու համար: Այն անթերի չէ, բայց ճիշտ օգտագործման դեպքում զգալիորեն նվազեցնում է զգայուն տեղեկատվության հետ աշխատելիս ռիսկերը:

Gmail-ի գաղտնի ռեժիմը էլեկտրոնային նամակներ ուղարկելու հատուկ միջոց է Այս ռեժիմում Google-ը սահմանափակումներ է կիրառում հաղորդագրության և դրա կից ֆայլերի նկատմամբ՝ սահմանափակելով ստացողի տեղեկատվությունը կիսելու հնարավորությունը: Երբ դուք ակտիվացնում եք այս ռեժիմը, ստացողի սովորական համօգտագործման տարբերակները անհետանում են: փոխանցել, պատճենել, ներբեռնել և տպել բովանդակությունը։

Այդ գործողությունները արգելափակելուց բացի, Gmail-ը թույլ է տալիս սահմանել ժամկետի ավարտը։ Հաղորդագրության համար. այդ ժամանակահատվածից հետո ստացողը այլևս չի կարողանա այն դիտել: Դուք կարող եք նաև ձեռքով չեղարկել մուտքը ցանկացած պահի, եթե զղջաք ուղարկածի համար կամ սխալ հայտնաբերեք ստացողի կողմից: Սա հատկապես օգտակար է գաղտնի փաստաթղթերի, անձնական տվյալների կամ զգայուն ներքին հաղորդակցությունների հետ գործ ունենալիս:

Այս գործառույթը ներառում է նաև գաղտնաբառի ստուգման լրացուցիչ համակարգԴուք կարող եք պահանջել, որ ստացողը կոդ ունենա էլ. նամակը բացելու համար՝ կամ պարզ հաստատում (որը որոշ դեպքերում ուղարկվում է էլ. փոստով), կամ SMS-ով ստացողի բջջային հեռախոսին ուղարկվող կոդ։ Այս երկրորդ դեպքում միայն այդ հեռախոսահամարին մուտք ունեցող անձը կկարողանա տեսնել բովանդակությունը։

Կարևոր է հասկանալ, որ գաղտնի ռեժիմը կախարդականորեն չի կոդավորում էլ.փոստը ամբողջությամբ։Փոխարենը, այն փոխում է բովանդակության առաքման եղանակը: Gmail-ը տեքստը և կից ֆայլերը ուղղակիորեն չի ուղարկում, ինչպես սովորական հաղորդագրությունը. փոխարենը, այն ստեղծում է անվտանգ հղում, որին կարելի է մուտք գործել միայն ձեր կողմից սահմանված պայմաններում (ժամկետի ավարտ, ստուգում և այլն):

Այս գործառույթը հասանելի է ինչպես անձնական Gmail հաշիվների, այնպես էլ Google Workspace-ի համար։Իսկ բիզնես միջավայրերում ադմինիստրատորները կարող են որոշել՝ թույլատրել դրա օգտագործումը, թե ոչ, կա՛մ ամբողջ տիրույթում, կա՛մ միայն որոշակի կազմակերպչական ստորաբաժանումներում (օրինակ՝ միացնելով այն իրավաբանական բաժնի համար և անջատելով այն մնացածի համար):

Ինչպես է գաղտնի ռեժիմը գործում ներքին ռեժիմում

Երբ դուք հաղորդագրություն եք ուղարկում գաղտնի ռեժիմով, Gmail-ը չի ուղարկում նամակի տեքստը «ինչպես կա»։ ստացողի սերվերին։ Այն պահպանում է բովանդակությունը Google-ի համակարգերում և փոխարինում այն ​​վերահսկվող հղումով։ Gmail օգտագործողի համար արդյունքը նման է սովորական էլ. փոստի, բայց իրականում նրանք մուտք են գործում այդ հյուրընկալված բովանդակությանը կառավարվող եղանակով։

Եթե ​​ստացողը չի օգտագործում Gmail, նա կստանա հղումով հաղորդագրություն։ «Դիտել էլ. փոստը» կամ նմանատիպ տեսակի։ Սեղմելով դրա վրա կբացվի անվտանգ Google էջ, որտեղ դուք պետք է մուտք գործեք կամ մուտքագրեք հաստատման կոդը՝ կախված նրանից, թե ինչպես եք կարգավորել առաքումը։ Այսպիսով, դուք պահպանում եք վերահսկողությունը՝ անկախ ստացողի էլ. փոստի մատակարարից։

Այս ռեժիմի բնորոշ սահմանափակումները ազդում են ամբողջ բովանդակության փաթեթի վրաՏեքստ, ներկառուցված պատկերներ և կից ֆայլեր։ Ստացողը կկարողանա կարդալ այն և նախադիտել կից ֆայլերը, եթե ձևաչափը համատեղելի է, բայց չի ունենա դրանք իր համակարգչում պահելու, մեկ այլ անձի փոխանցելու կամ Gmail-ից նամակը տպելու գործառույթներին մուտք գործելու հնարավորություն։

Կա մեկ կարևոր սահմանափակում, որը պետք է հիշել.Նույնիսկ եթե պատճենահանման, ներբեռնման կամ տպագրման տարբերակները արգելափակված են, Gmail-ը չի կարող լիովին կանխել դա անելը։ էկրանի նկարՍքրինշոթ արեք ձեր հեռախոսով կամ օգտագործեք վնասակար ծրագիր՝ բովանդակությունը պատճենելու համար: Google-ը փորձում է սահմանափակել սքրինշոթները որոշ միջավայրերում, բայց գործնականում միշտ կա միջոց այս պաշտպանությունը շրջանցելու համար:

Մեկ այլ կարևոր տեխնիկական մանրամասնություն է այն, որ գաղտնի ռեժիմով էլեկտրոնային նամակները չեն կարող պլանավորվել։ ավելի ուշ ուղարկվելու համար: Եթե դուք միշտ օգտագործում եք «Ուղարկել ժամանակացույցով» գործառույթը՝ հաղորդագրությունները որոշակի ժամին ուղարկելու համար, հիշեք, որ այս գործառույթը անհամատեղելի է գաղտնի ռեժիմի հետ. դուք պետք է դրանք անմիջապես ուղարկեք:

Առավելություններ, սահմանափակումներ և երբ ակտիվացնել այն

Գաղտնի ռեժիմի հիմնական առավելությունն այն է, որ այն նվազեցնում է զգայուն տեղեկատվության ոչ միտումնավոր բացահայտումը։Եթե ​​ստացողը պատահաբար սեղմի «Փոխանցել» կոճակը կամ փորձի ներբեռնել կցորդը՝ այն կիսելու համար, նա պարզապես չի կարողանա դա անել: Սա կանխում է բազմաթիվ տարածված սխալներ՝ թե՛ աշխատանքային, թե՛ անձնական կարգավորումներում:

Հաղորդագրությունների ժամկետի ավարտը ևս մեկ շատ հետաքրքիր կետ էԴուք կարող եք ընտրել, որ էլ. նամակը հասանելի լինի միայն մեկ օրով, մեկ շաբաթով, մեկ ամսով կամ նույնիսկ մի քանի տարով (սովորական ժամանակահատվածը 1 օրից մինչև 5 տարի է): Այդ ժամանակից հետո և՛ հաղորդագրության տեքստը, և՛ կից ֆայլերը կդառնան անհասանելի ստացողի համար, նույնիսկ եթե նա դեռ տեսնի այն իր էլ. փոստում:

Մուտքը ցանկացած պահի չեղարկելու հնարավորությունը լրացուցիչ անվտանգության ցանց է ավելացնում։Եթե ​​դուք էլ. նամակ եք ուղարկել սխալ անձի, ներառել եք տեղեկություններ, որոնց համար հետագայում զղջում եք, կամ պարզապես փոխել եք ձեր միտքը, պարզապես մտեք ձեր «Ուղարկվածներ» պանակ, բացեք գաղտնի էլ. նամակը և սեղմեք մուտքը հեռացնելու տարբերակի վրա: Այդ պահից սկսած՝ ստացողը այլևս չի կարողանա բացել այն:

Սակայն այս ռեժիմը բացարձակ վահան չէ և ունի հստակ սահմանափակումներ։Ինչպես արդեն նշվեց, այն չի կարող անխուսափելիորեն կանխել էկրանի նկարների կամ լուսանկարների արգելափակումը, և եթե ստացողը մտադիր է խախտել ձեր վստահությունը, նա միշտ կգտնի տեղեկատվությունը պահպանելու եղանակներ: Ավելին, խիստ կորպորատիվ միջավայրերում այն ​​կարող է հակասել արխիվացման, աուդիտի կամ էլեկտրոնային հայտնաբերման քաղաքականությանը, քանի որ որոշ մուտքեր դուրս են ստանդարտ աշխատանքային հոսքերից:

Խորհուրդ է տրվում ակտիվացնել գաղտնի ռեժիմը այն դեպքերում, երբ ձեզ անհրաժեշտ է լրացուցիչ վերահսկողություն։Խորհուրդ չի տրվում ուղարկել պայմանագրեր, վկայականներ, անձը հաստատող փաստաթղթեր, ֆինանսական տեղեկություններ, բժշկական տվյալներ, զգայուն ներքին հաղորդակցություններ կամ հղումներ, որոնք պետք է դադարեն աշխատել որոշակի ամսաթվին: Այն չպետք է օգտագործվի անխտիր, քանի որ դա ավելացնում է քայլեր ստացողի համար և կարող է բարդացնել իրավիճակը, եթե նրանք դրա կարիքը չունեն:

Ինչպես գաղտնի էլ.փոստ ուղարկել Gmail-ից համակարգչի միջոցով

Gmail-ի վեբ տարբերակից գաղտնի ռեժիմն օգտագործելու գործընթացը բավականին ինտուիտիվ է։Բայց արժե այն քայլ առ քայլ ուսումնասիրել, որպեսզի ոչինչ բաց չթողնեք։ Գաղափարն այն է, որ դուք ձեր էլ. նամակը գրում եք սովորականի պես և, ուղարկելուց անմիջապես առաջ, ակտիվացնում եք ռեժիմը և կարգավորում ժամկետի ավարտի և ստուգման կարգավորումները։

Սրանք համակարգչի վրա աշխատանքի հիմնական քայլերն են:

• Բացեք Gmail-ը և սեղմեք «Գրել» կոճակը նոր հաղորդագրություն ստեղծելու համար։
• Գրեք ստացողին, թեմային և բովանդակությանը էլ. փոստից և կցեք ուղարկելու համար անհրաժեշտ ֆայլերը։
• Գրելու պատուհանի ներքևի մասում սեղմեք ժամացույցով կողպեքի պատկերակի վրա։ (Սա գաղտնի ռեժիմի կոճակն է:) Եթե դուք արդեն օգտագործել եք այն և ցանկանում եք փոխել կարգավորումները, կտեսնեք «Խմբագրել» տարբերակը:
• Կբացվի պատուհան, որտեղ կարող եք ընտրել ժամկետի ավարտը։ հաղորդագրության բովանդակությունը և արդյոք ցանկանում եք, որ գաղտնաբառ պահանջվի։
• Գաղտնաբառի բաժնում կարող եք ընտրել երկու ռեժիմներից մեկը:
  • «SMS-ով գաղտնաբառ չկա»Gmail հավելվածից կամ կայքից էլ․փոստը բացող օգտատերերը կկարողանան այն անմիջապես տեսնել։ Նրանք, ովքեր չեն օգտագործում Gmail, կարող են մեկ այլ էլ․փոստով կոդ ստանալ՝ իրենց ինքնությունը հաստատելու համար։
  • «Գաղտնաբառ SMS-ի միջոցով»Ստացողը պետք է մուտքագրի կոդ, որը նրան կուղարկվի SMS հաղորդագրությամբ: Պարտադիր է մուտքագրել ստացողի հեռախոսահամարը, այլ ոչ թե ձերը:
• Ամեն ինչ կարգավորելուց հետո սեղմեք «Պահպանել» և այնուհետև ուղարկեք էլ. նամակը, ինչպես սովորաբար կանեիք։

Հիշե՛ք, որ գաղտնիության ռեժիմի կարգավորումը ազդում է թե՛ տեքստի, թե՛ կից ֆայլերի վրա։Հաղորդագրությունների ամբողջ բովանդակությունը ենթակա է ձեր կողմից սահմանված ժամկետի ավարտի, ստուգման և պատճենման կամ ներբեռնման սահմանափակումներին։

Ինչպես ակտիվացնել գաղտնի ռեժիմը ձեր բջջային հեռախոսից

Եթե ​​սովորաբար Gmail-ն օգտագործում եք ձեր բջջային հեռախոսից (Android կամ iOS), ապա ձեռքի տակ ունեք նաև գաղտնիության ռեժիմ։Կարգավորման տեղադրությունը փոքր-ինչ փոխվում է աշխատասեղանի տարբերակի համեմատ, բայց տրամաբանությունը նույնն է. դուք գրում եք էլ. նամակը և ուղարկելուց առաջ ակտիվացնում եք տարբերակը և ընտրում, թե ինչպես եք ուզում այն ​​պաշտպանել։

Gmail հավելվածում գաղտնի ռեժիմն օգտագործելու համարԱյս ընդհանուր հոսքը հետևյալն է.

• Բացեք Gmail հավելվածը ձեր սմարթֆոնի վրա և սեղմեք կոճակը՝ նոր էլ. նամակ գրելու համար։
• Գրեք ստացողին, թեման և հաղորդագրությունըև անհրաժեշտության դեպքում կցեք ֆայլեր։
• Սեղմեք վերին աջ անկյունում գտնվող երեք կետանոց մենյուի վրա էկրանից, երբ դուք մուտքագրում եք։
• Ընտրեք «Գաղտնի ռեժիմ» տարբերակը իջնող ցանկում։
• Կբացվի էկրան՝ ժամկետի ավարտը և գաղտնաբառը կարգավորելու համար։, վեբում ներկայացվածներին նման ժամկետային միջակայքերով (1 օրից մինչև 5 տարի) և երկու ստուգման տարբերակներով (ստանդարտ կամ SMS):
• Սահմանեք ցանկալի կարգավորումները և սեղմեք «Պահպանել».
• Ուղարկեք էլ. նամակը սովորականի պեսԱյդ պահից սկսած՝ կգործեն բոլոր սահմանված սահմանափակումները։

Ամենօրյա գործողություններում այս ընթացակարգը տևում է ընդամենը մի քանի վայրկյան ավելի երկար, քան սովորական առաքումը։Հետևաբար, այն կարելի է պարբերաբար օգտագործել, քանի դեռ բովանդակությունը դա արդարացնում է: Այնուամենայնիվ, հիշեք տեղեկացնել ստացողին, եթե նա ծանոթ չէ այս համակարգին, որպեսզի նա չանհանգստանա, երբ նրան կոդ խնդրեն կամ չպարզվի, որ չի կարող վերահասցեագրել հաղորդագրությունը:

Ինչպես բացել գաղտնի էլ. նամակը որպես ստացող

Գաղտնի էլեկտրոնային նամակ ստացողի փորձը կախված է երկու հիմնական գործոններիցՀաշվի առնելու գործոններ են՝ արդյոք նրանք օգտագործում են Gmail, թե ոչ, և արդյոք ուղարկողը միացրել է գաղտնաբառի ստուգումը (հատկապես, եթե դա SMS-ի միջոցով է): Այնուամենայնիվ, գործընթացը սովորաբար բավականին ուղղորդվող է, և ինտերֆեյսը ձեզ ասում է, թե ինչ անել յուրաքանչյուր քայլում:

Եթե ​​դուք օգտագործում եք Gmail հաշիվ, և ուղարկողը SMS-ի միջոցով գաղտնաբառ չի խնդրելՇատ դեպքերում, դուք կարող եք բացել էլ.փոստը անմիջապես կայքից կամ թարմացված հավելվածից՝ առանց որևէ լրացուցիչ քայլի: Դուք կտեսնեք հաղորդագրությունը սովորականի պես, բայց առանց «առաջ» (forward), «ներբեռնել» (download) կամ «տպել» (print) կոճակների: Եթե օգտագործում եք Gmail-ին միացված մեկ այլ էլ.փոստի հաճախորդ (օրինակ՝ Հեռանկար), կարող է հայտնվել «Դիտել էլ. փոստը» જેવેի նման հղում, որը ձեզ կտանի Google-ի էջ, որտեղ դուք պետք է մուտք գործեք։

Երբ ուղարկողը ակտիվացնում է «Գաղտնաբառ SMS-ով» տարբերակըԳործընթացը ավելացնում է լրացուցիչ անվտանգության քայլ։ Երբ փորձեք բացել հաղորդագրությունը, համակարգը կցուցադրի «Ուղարկել գաղտնաբառը» նման կոճակ. այն սեղմելով՝ կոդը կուղարկվի SMS հաղորդագրությամբ ձեզ համար կարգավորված հեռախոսահամարին։ Դուք պետք է մուտքագրեք այդ կոդը էկրանին՝ բովանդակությանը մուտք գործելու համար։

Եթե ​​ձեր հասցեն Gmail հասցե չէ (օրինակ՝ դուք օգտագործում եք կորպորատիվ էլ. փոստ կամ այլ մատակարարի էլ. փոստ),Դուք նաև կստանաք հաղորդագրություն՝ «Դիտել էլ. փոստը» հղումով Google-ի անվտանգ ինտերֆեյսում: Այնտեղից ձեզ կարող են խնդրել սեղմել «Ուղարկել գաղտնաբառը» կոճակը և ստուգել ձեր SMS հաղորդագրությունները կամ, կախված ուղարկողի կարգավորումներից, ստուգել հաստատման կոդ պարունակող լրացուցիչ էլ. փոստը:

Բոլոր դեպքերում, պատճենման, փոխանցման, ներբեռնման կամ տպագրման սահմանափակումները կմնան ուժի մեջ։Դուք կկարողանաք կարդալ էլ. նամակը և, եթե դրա ժամկետը չի լրացել, և ձեր մուտքի իրավունքը չի չեղարկվել, նախադիտել համատեղելի կցորդները, սակայն դուք չեք ունենա Gmail-ից անմիջապես բովանդակություն կիսելու կամ պահպանելու բնորոշ գործառույթները։

Ի՞նչ է պատահում, երբ էլ. փոստի ժամկետը լրանում է կամ մուտքը չեղարկվում է։

Երբ ուղարկողի կողմից սահմանված ժամկետը լրանում է, հաղորդագրությունը այլևս հասանելի չէ։ Ստացողի համար, նույնիսկ եթե այն կարող է տեսողականորեն դեռևս հայտնվել իր էլ. փոստի արկղում կամ արխիվում, երբ նա փորձի բացել այն, կհայտնաբերի, որ այլևս չի կարող դիտել բովանդակությունը կամ կհանդիպի հաղորդագրություն այն մասին, որ էլ. նամակի ժամկետը լրացել է։

Ուղարկողը կարող է նաև նախաձեռնություն ցուցաբերել և չեղարկել մուտքը ժամկետի ավարտից առաջ։Դրա համար բացեք Gmail-ը համակարգչում, մտեք «Ուղարկված» պանակ, գտեք գաղտնի նամակը և սեղմեք «Հեռացնել մուտքը» տարբերակի վրա: Այդ պահից սկսած, ստացողի կողմից հաղորդագրությունը բացելու ցանկացած փորձ կցուցադրի սխալ կամ նախազգուշացում, որ նա այլևս թույլտվություն չունի:

Եթե ​​դուք եք ստանում ժամկետանց էլ. նամակը կամ ջնջված մուտքի սխալըԱմենայն հավանականությամբ, ուղարկողը որոշել է անջատել մուտքը, կամ դուք գերազանցել եք սկզբնապես սահմանված ժամկետը։ Այդ դեպքում ձեր միակ տարբերակը այդ անձի հետ կապվելն է՝ ժամկետը երկարաձգելու կամ տեղեկատվությունը նոր, գաղտնի հաղորդագրությամբ վերուղարկելու համար։

Սխալներ կարող են առաջանալ նաև SMS ստուգման համար օգտագործվող հեռախոսահամարների հետ կապված։Gmail-ը աջակցում է միայն որոշակի երկրներ և տարածաշրջաններ ուղարկվող կոդերը (օրինակ՝ Հյուսիսային Ամերիկա, Հարավային Ամերիկայի մեծ մասը, Եվրոպա, Ավստրալիա և որոշ ասիական տարածքներ, ինչպիսիք են Կորեան, Հնդկաստանը և Ճապոնիան): Եթե փորձեք կարգավորել համար, որը չի գտնվում աջակցվող տարածաշրջանում, կտեսնեք հաղորդագրություն, որ այն չի կարող օգտագործվել:

Այս ժամկետի ավարտի և չեղարկման մեխանիզմները հատկապես օգտակար են աշխատանքային համատեքստերում։ որտեղ փոխանակվում են ժամանակավոր փաստաթղթեր, զգայուն զեկույցներ կամ անձնական տվյալներ, որոնք չպետք է անորոշ ժամանակով հասանելի մնան: Զգուշորեն ժամանակային սահմանափակումներ սահմանելով՝ դուք կարող եք զգալիորեն կրճատել տեղեկատվության հասանելիության պատուհանը:

Գաղտնի ռեժիմի կառավարում Google Workspace-ի ադմինիստրատորների համար

Կորպորատիվ միջավայրերում ադմինիստրատորներն ունեն վերջնական խոսքի իրավունք գաղտնի ռեժիմի հասանելիության կամ բացակայության վերաբերյալ։ Օգտատերերի համար։ Google Admin կոնսոլից այն կարող է միացվել կամ անջատվել տիրույթի մակարդակում կամ կիրառվել միայն որոշակի կազմակերպչական ստորաբաժանումների համար՝ համաձայն ընկերության ներքին քաղաքականության։

Այս գործառույթը կազմակերպության ներսում գլոբալ կերպով կառավարելու համար ադմինիստրատորը պետք է:

• Մուտք գործեք կառավարման կոնսոլ՝ օգտագործելով ադմինիստրատորի արտոնություններ ունեցող հաշիվ.
• Անցեք «Ծրագրեր» բաժին, այնուհետև՝ «Google Workspace», ապա՝ «Gmail»։.
• Բացեք «Օգտատիրոջ կարգավորումներ» բաժինը և ներքև գլորեք դեպի «Գաղտնի ռեժիմ» բաժինը։.
• Նշեք կամ հանեք «Միացնել գաղտնի ռեժիմը» ​​վանդակըև պահպանել փոփոխությունները։

Փոփոխությունները սովորաբար անմիջապես չեն լինում։Google-ը նշում է, որ այս փոփոխությունները կարող են տևել մինչև 24 ժամ՝ ամբողջ տիրույթում լիովին տարածվելու համար, չնայած գործնականում դրանք հաճախ կիրառվում են շատ ավելի շուտ: Խորհուրդ է տրվում սա հաշվի առնել տեղակայումը կամ քաղաքականության փոփոխությունը պլանավորելիս:

Եթե ​​ցանկանում եք կառավարել գաղտնի ռեժիմը կազմակերպչական ստորաբաժանումների (OU) միջոցովԳործընթացը նման է, բայց կարգավորումը կարգավորելուց առաջ դուք պետք է ընտրեք տվյալ OU-ն ձախ վահանակում (օրինակ՝ «Մարդկային ռեսուրսներ», «Ֆինանսներ», «Մարքեթինգ» և այլն): Այնուհետև անցեք «Գաղտնի ռեժիմ» բաժին, միացրեք կամ անջատեք այն և պահպանեք այդ կոնկրետ ստորաբաժանման փոփոխությունները:

Գաղտնի ռեժիմն անջատելը թույլ չի տալիս օգտատերերին էլ.փոստեր ուղարկել այս ռեժիմով։Սակայն, դա ինքնին չի խոչընդոտում դրանց ստացումը: Եթե կազմակերպությունը մուտքային գաղտնի հաղորդագրությունները համարում է խնդրահարույց աուդիտի, համապատասխանության կամ արխիվացման նպատակներով, այն պետք է ստեղծի համապատասխանության հատուկ կանոններ այս տեսակի էլեկտրոնային նամակների մշակման համար:

Գաղտնի ռեժիմով արգելափակել մուտքային հաղորդագրությունները բիզնեսներում

Որոշ կազմակերպություններ նախընտրում են կանխել գաղտնի էլեկտրոնային նամակների հասանումը իրենց օգտատերերինՔանի որ այս տեսակի հաղորդագրությունները սահմանափակում են բովանդակության ստուգման, արխիվացման կամ էլեկտրոնային հայտնաբերման իրավական գործընթացները: Այս խնդիրը լուծելու համար Google Workspace-ը առաջարկում է համապատասխանության կանոնների համակարգ, որը թույլ է տալիս նույնականացնել և մերժել այս տեսակի էլեկտրոնային նամակները դոմեյն ժամանելուն պես:

Մուտքային գաղտնի հաղորդագրությունները արգելափակելու ընդհանուր ընթացակարգը հետևյալն է:

• Ադմինիստրատորի վահանակում մուտք գործեք Gmail-ի կարգավորումներ։ և մուտքագրեք «Համապատասխանություն բովանդակության չափանիշներին» բաժինը։
• Սեղմեք «Կարգավորել»՝ նոր կարգավորում ստեղծելու համարԵթե ​​կանոններն արդեն գոյություն ունեն, կարող եք ընտրել «Ավելացնել մեկ այլ կանոն»։
• Կանոնին նկարագրական անուն տվեք (օրինակ՝ «Մուտքային գաղտնի ռեժիմի արգելափակում»):
• «Ազդված հաղորդագրություններ» բաժնում ընտրեք «Մուտքային» տարբերակը։ որպեսզի կանոնը կիրառվի միայն դոմեյնին հասնող էլ.փոստերի համար։
• Արտահայտությունների բաժնում ավելացրեք մետատվյալների վրա հիմնված պայման և որպես ատրիբուտ ընտրեք «Gmail-ի գաղտնի ռեժիմ»՝ համապատասխանեցնելով «Հաղորդագրությունը Gmail-ի գաղտնի ռեժիմում է» տեսակին։
• Գործողությունների բլոկում ընտրեք «Մերժել հաղորդագրությունը» և, ցանկության դեպքում, կազմել անհատականացված տեքստ, որը ավտոմատ կերպով կուղարկվի ուղարկողին՝ բացատրելով մերժման պատճառը։
• Պահպանեք կանոնը և սպասեք, որ այն տարածվի (կրկին, առավելագույն գնահատված ժամանակահատվածը մոտ 24 ժամ է):

Այս մոտեցումը թույլ է տալիս կիրառել շատ ճշգրիտ անվտանգության և համապատասխանության քաղաքականություններ։Օրինակ, դուք կարող եք արգելափակել կազմակերպությունից դուրս գաղտնի էլեկտրոնային նամակների ստացումը, բայց միևնույն ժամանակ թույլատրել դրանց ներքին օգտագործումը, կամ սահմանափակել դրանք միայն որոշակի բաժիններով: Ամեն ինչ կախված է յուրաքանչյուր կազմակերպության իրավական և գործառնական կարիքներից:

Գաղտնի ռեժիմն օգտագործելիս լավագույն փորձը և անվտանգության խորհուրդները

Չնայած գաղտնի ռեժիմը ապահովում է պաշտպանության լրացուցիչ շերտեր, այն չի փոխարինում առողջ բանականությանը։Մինչև խիստ զգայուն տեղեկատվություն պարունակող էլեկտրոնային նամակ ուղարկելը, արժե մտածել, թե արդյոք այն իսկապես անհրաժեշտ է ուղարկել էլեկտրոնային փոստով, թե՞ ավելի խելամիտ կլինի օգտագործել կոդավորման կամ ֆայլերի անվտանգ փոխանակման այլ, ավելի հուսալի մեթոդներ։

Հիմնական առաջարկությունը ժամկետի ավարտը ուշադիր կարգավորելն է։Չափազանց զգայուն փաստաթղթերի համար կարող եք սահմանել կարճ ժամկետներ (մեկ օր, մեկ շաբաթ). այլ հաղորդագրությունների համար, ինչպիսիք են վերանայման փուլում գտնվող պայմանագրերը, որոնք ժամանակ են պահանջում, նախընտրելի է ստացողին տալ ողջամիտ ժամանակ: Անհեթեթ կարճ ժամկետների կիրառումը միայն հիասթափեցնում է ստացողին և առաջացնում է ավելի շատ վերուղարկում կամ շփոթմունք:

Երբ ռիսկը բարձր է, խորհուրդ է տրվում օգտագործել SMS գաղտնաբառի տարբերակը։Եթե ​​դուք կարող եք անվտանգ կերպով կառավարել ստացողի հեռախոսահամարը, և նրանք գտնվում են Google-ի կողմից աջակցվող տարածաշրջանում: Այս լրացուցիչ քայլը դժվարացնում է այն անձի համար, ով մուտք է ստացել էլ. փոստին (օրինակ՝ առանց թույլտվության մուտք գործելով հաշիվ), կարդալ բովանդակությունը՝ առանց ստացողի հեռախոսահամարն ունենալու:

Ուղարկելուց առաջ անհրաժեշտ է կրկնակի ստուգել էլեկտրոնային փոստի հասցեները և հեռախոսահամարները։Թվի մեջ մեկ սխալը կարող է տեղեկատվությունը ուղարկել սխալ անձի կամ ստիպել ստացողին չկարողանալ բացել հաղորդագրությունը: Լավ կլինի նաև նախապես զգուշացնել ստացողին, որ նա կստանա գաղտնի էլ. նամակ՝ հաստատմամբ, որպեսզի նա չմտածի, որ դա ֆիշինգ կամ սպամ է:

Ընկերություններում գաղտնի ռեժիմի ներդրումը պետք է ուղեկցվի նվազագույն վերապատրաստմամբ։Բացատրեք, թե ինչ է անում և ինչ չի անում այս գործառույթը, երբ է խորհուրդ տրվում օգտագործել այն, որոնք են սովորական ժամկետանց ամսաթվերը և ինչպես լուծել այնպիսի խնդիրներ, ինչպիսիք են մուտքի ժամկետանց կամ չհասցված SMS հաղորդագրությունները: Սա կանխում է օգտատերերի կողմից անապահով լուծումների դիմելը՝ գիտելիքների պակասի պատճառով:

Gmail-ի գաղտնի ռեժիմը դառնում է շատ գործնական գործիք Էլեկտրոնային փոստի միջոցով տեղեկատվության տարածման վրա վերահսկողություն ձեռք բերելու համար, հատկապես, երբ այն զուգորդվում է հստակ քաղաքականության, առողջ բանականության և այլ լրացուցիչ անվտանգության միջոցառումների հետ։ Խելամտորեն կիրառվելով՝ այն թույլ է տալիս զգայուն տվյալներին ավելի անվտանգ շրջանառվել և ավելի քիչ ավելորդ վախեր առաջացնել՝ թե՛ անձնական, թե՛ մասնագիտական ​​առումով։