Cara menggunakan riwayat versi dan memulihkan dokumen di Google Drive

Perbedaan utama antara riwayat versi Google Docs dan versi file Drive untuk format non-Google, dengan penggunaan yang saling melengkapi.
Tampilan Aktivitas Drive memperlihatkan aktivitas dan tindakan terkini; riwayat versi memungkinkan Anda memulihkan konten dan melihat penulis.
Kelola versi non-Google dengan Unggah Versi Baru, Unduh, Hapus, dan Simpan Selamanya, tergantung kebutuhan Anda.
Praktik terbaik: Beri nama tonggak sejarah, wajibkan izin pengeditan, dan gabungkan aktivitas dan riwayat untuk kontrol penuh.

¿Bagaimana cara menggunakan riwayat versi dan memulihkan dokumen di Google Drive? Saat Anda bekerja sendiri atau dalam tim, riwayat versi adalah jalur kehidupan yang memungkinkan Anda melihat siapa yang mengubah apa dan kapan dalam berkas Anda, untuk memulihkan konten atau membatalkan kesalahan tanpa kehilangan satu langkah pun.

Dalam panduan ini, Anda akan menemukan semua yang Anda butuhkan: cara meninjau aktivitas Drive, cara menggunakan riwayat versi di Google Docs, Sheets, dan Slides, cara mengelola versi file non-Google (PDF, gambar, dll.), dan Trik dan praktik baik untuk menghindari kehilangan informasi lagi.

Apa itu riwayat versi dan mengapa Anda mungkin peduli

Riwayat versi di aplikasi Google (Dokumen, Spreadsheet, dan Slide) menyimpan cuplikan file Anda dari waktu ke waktu; ini memungkinkan Anda untuk lihat versi sebelumnya, identifikasi penulis, dan pulihkan keadaan sebelumnya jika ada sesuatu yang tidak pada tempatnya.

Setiap perubahan besar menghasilkan log; saat Anda membuka riwayat, Anda akan melihat stempel waktu dan, di samping setiap versi, editor yang membuat perubahan, dengan warna yang terkait dengan perubahannya, membuatnya sangat mudah. melacak setiap edisi secara sekilas.

Mengontrol evolusi dokumen-dokumen penting dan pulihkan draf sebelumnya jika Anda berubah pikiran.
Dengan berkolaborasi, Anda akan tahu persisnya siapa yang melakukan setiap penyesuaian dan bagaimana pengaruhnya terhadap konten.
Lupakan tentang menyimpan seribu salinan dengan nama aneh: sistem itu sendiri pusatkan draf Anda dalam satu file.
Jika terjadi kesalahan atau kerusakan yang tidak disengaja, Anda akan selalu memiliki titik pemulihan tersedia.

Aktivitas Drive: Perubahan Apa yang Dapat Anda Lihat dan Cara Mengaksesnya

Drive mencatat aktivitas umum file dan folder Anda, yang membantu Anda memahami pergerakan dan tindakan terbaru; ini berbeda dari riwayat versi, tetapi melengkapi mengetahui apa yang terjadi pada suatu barang.

Buka drive.google.com dari komputer Anda dan, di bilah sisi, buka Drive Saya untuk meninjau konten Anda; dari sana Anda dapat buka tampilan informasi.
Di pojok kanan atas, ketuk ikon Info untuk menampilkan panel samping dengan detail dan tab aktivitas; bagian Aktivitas akan ditampilkan perubahan terbaru.
Jika Anda menginginkan detail file atau folder tertentu, pilih dan periksa panel; Anda akan dapat melihat tindakan seperti berbagi, memindahkan, atau mengganti nama.

Edit atau komentar di file Google dan perubahan nama file atau folder.
Pergerakan, eliminasi dan unggahan item baru.
Berbagi atau membatalkan berbagi tindakan dengan pengguna lain, semuanya secara kronologis.

Konten eksklusif - Klik Disini Cara Membagikan Proyek iMovie ke Google Drive

Penting: Riwayat versi untuk Dokumen, Spreadsheet, dan Slide tidak sama dengan riwayat file di Drive untuk format seperti PDF atau gambar; di bawah ini Anda akan melihat bagaimana setiap kasus ditangani Jangan membingungkan aktivitas dengan versi.

Melihat dan memulihkan versi di Dokumen, Spreadsheet, dan Slide

Untuk mengakses riwayat versi di file Google, Anda harus menjadi pemilik atau memiliki izin pengeditan; dengan itu Anda akan dapat meninjau setiap versi yang disimpan dan, jika perlu, kembali.

Buka file di Drive (Docs, Sheets, atau Slides) dan buka bilah menu dan pilih File > Riwayat Versi > Lihat riwayat versi.
Bilah sisi akan terbuka dengan daftar versi; memilih stempel waktu akan memperlihatkan konten sebagaimana adanya, dengan suntingan. disorot oleh warna menurut penulis.
Jika Anda puas dengan versi tersebut, Anda dapat mengklik Pulihkan versi ini untuk mengembalikan seluruh dokumen pada keadaan sebelumnya.

Ada pintasan dan menu konteks untuk membuka riwayat tanpa melalui menu utama; yang penting adalah ketika Anda menampilkan tampilan, Anda akan melihat orang-orang yang terlibat dan warnanya, yang membuatnya menemukan perubahan dengan sangat cepat.

Petunjuk bermanfaat: Beri nama versi kunci dengan File > Riwayat Versi > Beri nama versi saat iniLabel seperti Pengajuan Klien, Versi Final, atau Draf 2 memudahkan navigasi yang bersih ketika dokumen memiliki banyak suntingan dan memungkinkan Anda untuk temukan tonggak sejarah dalam hitungan detik.

Pulihkan versi dan lihat aktivitas di Google Drive

Kelola versi file non-Google (PDF, gambar, dll.)

Untuk file yang tidak berformat Google (misalnya PDF, JPG, DOCX), Drive memiliki manajemen versi yang berbeda; Anda tidak akan melihat teks yang disorot untuk perubahan, tetapi Anda dapat mengunggah, mengunduh, memulihkan, atau menghapus versi tersimpan.

Unggah versi baru dari web

Di drive.google.com, pilih file non-Google yang ingin Anda ganti; ketuk menu Lainnya (tiga titik) dan buka Kelola versi.
Klik Unggah Versi Baru dan pilih file dari komputer Anda; setelah unggahan selesai, Anda akan dapat tutup panelnya dan terus bekerja.

Catatan: Jika Anda mengunggah versi baru dari file milik orang lain, kepemilikannya tidak berubah; pemilik aslinya akan tetap sama, jadi Anda tidak mengubah kepemilikan barang tersebut.

Unggah versi baru dari komputer Anda dengan Drive untuk desktop

Instal aplikasi Drive untuk komputer jika Anda belum memilikinya; ini memungkinkan Anda sinkronisasi dan pembaruan file dari sistem Anda.
Temukan file di komputer Anda dan, menggunakan Google Drive, seret ke folder yang diinginkan untuk memindahkannya atau salin jika Anda ingin menduplikasinya.
Versi akan diperbarui secara otomatis di web dan akan disimpan kedua versi dalam sejarah dari berkas itu.

Metode ini ideal ketika Anda bekerja secara lokal dan membutuhkan perubahan yang tercermin di cloud tanpa langkah tambahan; dengan mempertahankan versi, Anda dapat bandingkan atau kembali bila perlu.

Konten eksklusif - Klik Disini Cara menghapus foto dari halaman Google Bisnis

Unduh atau pulihkan versi sebelumnya

Pilih file di Drive dan buka Lainnya > Kelola versi.
Di samping versi yang Anda minati, gunakan menu Unduh dan simpan ke komputer Anda jika Anda mau. simpan salinannya.
Untuk mengembalikan versi lain (misalnya, yang baru saja Anda unduh), kembali ke Unggah versi baru, pilih file dan tekan Buka; kemudian, tutup panel.

Jalur ini memungkinkan Anda berpindah di antara varian file yang sama tanpa membuat duplikat di folder berbeda, yang menjaga kesatuan Anda. teratur dan konsisten.

Hapus versi sebelumnya

Buka drive.google.com, pilih file, dan buka Lainnya > Kelola versi.
Di baris versi yang ingin Anda hapus, klik menu dan pilih Hapus untuk riwayat yang jelas dan menghemat ruang.

Catatan: Hanya versi terbaru yang disimpan secara otomatis; jika ada varian tertentu yang ingin Anda pertahankan, tandai dengan Simpan selamanya dalam panel versi sehingga tidak kedaluwarsa seiring berjalannya waktu.

Periksa kapan file ditambahkan ke Drive

Di situs web Drive, klik kanan file dan pilih Info file > Detail.
Di panel samping, gulir ke bawah untuk menemukan tanggal pembuatan; di sana Anda akan melihat kapan ditambahkan ke unit Anda.

Tampilan ini sangat berguna ketika Anda perlu membenarkan tanggal atau melacak asal usul suatu dokumen, tanpa harus membukanya riwayat versi lengkap.

Memulihkan konten yang hilang: kasus umum dan cara mengatasinya

Apakah ini terdengar familier? Anda sedang membuat kemajuan yang baik, dan tanpa disadari, Anda menghapus atau menimpa seluruh blok dengan tempel yang tidak diinginkan. Saat Anda ingin membatalkannya, sudah terlambat atau tidak ada gunanya. Riwayat versi adalah cara terbaik untuk mengatasi masalah ini. rencana B Anda yang paling dapat diandalkan.

Buka riwayat, temukan periode waktu sebelum kesalahan dan pratinjau versi untuk mengonfirmasi bahwa kontennya masih ada.
Pulihkan versi lengkap jika perlu, atau salin dan tempel fragmen tertentu dari tampilan riwayat, sehingga mempertahankan kemajuan terkini.
Jika hal ini sering terjadi pada Anda, sebutkan rilis penting (misalnya, sebelum perubahan berisiko) untuk mundur tanpa ragu.

Metode ini tidak sepenuhnya aman jika konten tidak pernah disimpan, tetapi dalam sebagian besar skenario, metode ini akan menghemat waktu kerja Anda selama berjam-jam; ditambah lagi, dengan bekerja di cloud, titik penyimpanan Mereka sering terjadi dan otomatis.

Praktik terbaik untuk memaksimalkan riwayat suntingan

Kebiasaan kecil membuat perbedaan: tentukan kriteria yang jelas untuk penamaan versi kunci, misalnya, setiap pengiriman klien atau di akhir fase; ini akan memungkinkan Anda untuk menelusuri riwayat tanpa membuang waktu.

Setujui dengan tim kapan harus menggabungkan perubahan ke dalam versi stabil yang diberi nama, dan kapan harus meninjau suntingan kecil; dengan cara ini Anda akan menghindari kebisingan dan memiliki pos pemeriksaan penting.

Gunakan tampilan Aktivitas ketika Anda ingin melihat sekilas pergerakan (berbagi, mengganti nama, memindahkan) dan simpan riwayat versi untuk meninjau konten secara detail; setiap tampilan memberi Anda perspektif dan yang saling melengkapi.

Konten eksklusif - Klik Disini Cara Menambahkan Google Search Console ke Shopify

Saat mengedit dokumen bersama, cobalah untuk mengelompokkan perubahan terkait ke dalam sesi yang jelas; ini membuat stempel waktu lebih berguna, dan jika Anda perlu kembali, Anda kehilangan jumlah pekerjaan minimum.

Batasan dan pertimbangan yang perlu diperhatikan

Ingat: Riwayat versi aplikasi Google tidak sama dengan sistem versi file non-Google; pada yang pertama, Anda akan melihat suntingan dengan warna dan penulis, sedangkan pada yang kedua, Anda mengelola file lengkap tanpa detail teks.

Anda memerlukan izin yang sesuai (kepemilikan atau pengeditan) untuk melihat dan memulihkan versi; jika Anda hanya memiliki akses baca, Anda tidak akan dapat membuka atau riwayat pemicu.

Drive menyimpan versi terbaru dan dapat membersihkan versi lama jika Anda tidak menandainya untuk pelestarian; gunakan Keep Forever pada versi penting yang, karena persyaratan hukum atau proyek, kamu harus menjaga.

Jika alur kerja Anda bergantung pada unggahan non-Google yang sering (misalnya, PDF yang diekspor), putuskan apakah akan menyimpan file versi atau membuat salinan yang diganti nama; yang pertama menghemat ruang dan memusatkan pemantauan.

Alternatif pelengkap: Kontrol riwayat di ClickUp Docs

Jika Anda ingin menggabungkan pembuatan dokumen dengan manajemen proyek, beberapa rangkaian terintegrasi memungkinkan Anda untuk menghubungkan dokumen ke tugas dan meninjau riwayat dari platform yang sama; salah satunya menawarkan Riwayat halaman, pemulihan, dan izin terperinci dalam manajer kerja Anda.

Dalam solusi tersebut, Anda dapat membuka dokumen, masuk ke menu tiga titik dan masuk ke Riwayat Halaman untuk melihat kronologi perubahan dengan penulis, tanggal dan waktu; dari sana dimungkinkan memulihkan versi sebelumnya jika terjadi kesalahan.

Ini juga memungkinkan Anda untuk berbagi halaman atau subhalaman dengan tautan dan, jika perlu, menyalin tautan dari blok tertentu untuk hanya mengirim fragmen; dengan ini Anda mengontrol apa yang dibagikan dan dengan siapa tanpa mengungkap sisanya.

Mengelola pemilik dan kolaborator sangatlah mudah: dari avatar teratas Anda menambahkan anggota baru, menyesuaikan izin, dan menjaga dokumen tetap terhubung ke tugas atau proyek; semuanya tetap dalam konteks yang sama. mengurangi gesekan antara konten dan eksekusi.

Menguasai aktivitas Drive, riwayat versi di Dokumen, Spreadsheet, dan Slide, serta manajemen varian di file non-Google memberi Anda kendali penuh atas dokumen Anda; dengan kebiasaan seperti memberi nama tonggak sejarah, menyimpan versi penting, dan meninjau aktivitas sebelum memulihkan, mudah untuk menjaga semuanya tetap terkendali dan hindari kejutan dalam kehidupan sehari-hari AndaJika Anda sudah sampai sejauh ini, kami akan meninggalkan Anda dengan artikel lainnya ini sebagai alternatif. Hard drive Anda cepat penuh? Panduan lengkap untuk mendeteksi file besar dan menghemat ruangSampai jumpa lain waktu!