Melihat perubahan pada file Excel: panduan yang Anda butuhkan

Saat kita berbagi lembar kerja, wajar jika kita bertanya-tanya apa yang telah disentuh setiap orang dan kapan. Melihat modifikasi pada file ExcelSaat ini kami memiliki beberapa opsi: panel Tampilkan Perubahan, Riwayat Versi, dan, dalam skenario yang lebih klasik, "Lacak Perubahan" yang sudah umum.

Dalam artikel ini kami menjelaskan bagaimana cara melakukannya, apa saja keterbatasan masing-masing pilihan, dan apa saja alternatif yang ada Jika Anda bekerja di luar cloud, ditambah kiat praktis lainnya.

Apa itu "Tampilkan Perubahan" di Excel dan informasi apa yang ditampilkannya?

Fitur Tampilkan Perubahan memusatkan catatan suntingan terbaru dalam buku. Panelnya menampilkan perubahan terbaru di bagian atas, memungkinkan Anda mengidentifikasinya secara detail. siapa yang melakukan modifikasi, sel yang terkena, waktu yang tepat, dan nilai sebelumnyaIni terutama berguna ketika banyak orang mengedit berkas bersama dan Anda memerlukan garis waktu yang jelas.

Panel ini juga memungkinkan Anda untuk meninjau suntingan yang dilakukan "secara massal". Untuk kasus ini, Excel Ini menghasilkan kartu dengan tindakan massal dan menyediakan akses ke "Lihat Perubahan" dalam kartu tersebut, sehingga Anda dapat mempelajari lebih dalam rincian setiap modifikasi yang dikelompokkan tanpa kehilangan konteks.

Perlu diingat bahwa Excel menyimpan aktivitas terkini di panel ini, menawarkan visibilitas hingga maksimum sekitar 60 hariJika Anda ingin memperpanjang rentang waktu untuk memeriksa apa yang terjadi sebelumnya, maka inilah giliran Riwayat Versi, yang akan kita bahas nanti. perjalanan ke versi sebelumnya dan mengulasnya tanpa kejutan apa pun.

Lihat perubahan di seluruh buku: langkah cepat

Untuk ikhtisar komprehensif buku kerja dan melihat modifikasi pada berkas Excel, prosesnya sangat sederhana dan akan membawa Anda ke panel berisi semua suntingan yang baru saja dibuat. Dengan langkah-langkah ini, Anda akan dapat langsung melihatnya. semua yang terjadi dalam berkas:

1. Pada tab Tinjauan, pilih Tampilkan perubahan untuk membuka panel dengan suntingan terkini.
2. Perhatikan bahwa perubahan muncul berurutan dengan yang terbaru di bagian atas, mencerminkan urutan kronologis sebenarnya dari eksekusi.
3. Anda akan dapat mengidentifikasi siapa yang mengubah apa dan di sel mana, beserta tanggal dan waktu yang tepat, yang membuatnya lebih mudah kolaborasi audit.
4. Jika ada pengeditan massal, Anda akan menemukan kartu yang mengelompokkan operasi tersebut dan tombol untuk Lihat perubahan dan menavigasi setiap modifikasi yang disertakan.

Filter perubahan berdasarkan lembar, rentang, atau sel tertentu

Jika Anda ingin mempersempit fokus, Anda dapat melihat perubahan dalam berkas Excel hanya untuk lembar tertentu, rentang tertentu, atau bahkan satu sel. Pemfilteran ini membantu Anda menyelidiki secara detail. apa yang terjadi di area tertentu dari buku tanpa suara tambahan.

Untuk memfilter dengan cepat dari lembar: pilih lembar, rentang, atau sel tunggal, lalu klik kanan untuk membuka menu konteks dan pilih Tampilkan perubahanDengan tindakan ini, Excel membatasi panel ke pilihan itu.

Anda juga dapat memfilter dari panel Perubahan itu sendiri. Di bagian atas, Anda akan melihat ikon filter: dengan memilihnya, Anda dapat menentukan apakah Anda ingin memfilter berdasarkan... Rango mengapa DaunJika Anda memilih Rentang, ketik rentang atau sel di kotak teks dan konfirmasi dengan ikon panah di samping bidang tersebut untuk menerapkan saring segera.

Pendekatan penyaringan ini menghemat banyak waktu Anda saat menyelidiki insiden atau saat Anda perlu fokus pada area kritis lembar (misalnya, rentang tempat total dihitung atau tempat seseorang mengubah referensi).

Di mana "Tampilkan Perubahan" berfungsi dan apa saja persyaratannya agar dapat mendaftarkan semuanya?

Perlihatkan Perubahan tersedia di Excel untuk desktop dan Excel untuk web, dan mencerminkan dalam panelnya suntingan yang dibuat dari aplikasi Excel yang mendukungnya. kepenulisan bersamaArtinya, untuk melihat riwayat terlengkap di dasbor, semua pengguna harus menggunakan aplikasi Excel yang kompatibel dan bekerja dengan file di lokasi yang mempertahankan penerbitan bersama aktif (misalnya, OneDrive atau SharePoint).

Bagaimana jika dasbor tampak kosong meskipun Anda tahu ada aktivitas? Tindakan tertentu dapat menyebabkan Excel menghapus log tersebut. Anda akan melihat dasbor kosong jika seseorang, misalnya, mengedit dengan pembelian satu kali atau versi Excel yang lebih lama yang tidak selaras dengan penulisan bersama, atau jika fungsi yang digunakan Mereka tidak kompatibel dengan co-publishing atau jika file tersebut diganti atau salinannya disimpan, sehingga memutus kontinuitas pemantauan.

Kabar baiknya adalah, mulai saat itu, setiap perubahan baru yang Anda atau orang lain buat dari aplikasi yang kompatibel akan dicatat lagi di panel Perubahan. Ini akan memulihkan visibilitas untuk kejadian selanjutnya dan memungkinkan Anda untuk ikuti jejaknya tanpa harus mengulang dokumen.

Perubahan mana yang direkam dan mana yang tidak ditampilkan di panel

Panel Perubahan ditujukan untuk rumus dan nilai sel, serta operasi seperti memindahkan, mengurutkan, menyisipkan, atau menghapus sel dan rentang. Oleh karena itu, Anda akan menemukan perubahan yang bersifat sekali pakai maupun perubahan struktural yang memengaruhi blok data.

Namun, beberapa tindakan saat ini tidak ditampilkan: modifikasi pada grafik, bentuk, atau objek lain, gerakan, atau pengaturan di tabel dinamisIni termasuk perubahan format (warna, font, gaya), menyembunyikan sel/rentang, dan menerapkan filter. Perlu diingat, karena "lapisan visual" ini tidak tercermin di panel yang berfokus pada fungsi-fungsi utama. numerik dan fungsional.

Lebih lanjut, untuk menyediakan riwayat selengkap mungkin, Excel mungkin meninggalkan celah di linimasa jika perubahan tertentu tidak tersedia. Akibatnya, Anda mungkin melihat "lompatan" ketika pengeditan, karena sifatnya atau alat yang digunakan, tidak dapat dilakukan. rekaman di panel.

Mengapa nilai sebelumnya terkadang hilang dari beberapa entri? Hal ini dapat terjadi ketika data dimodifikasi menggunakan kode (misalnya, VBA atau add-in) atau jika seseorang mengedit buku kerja dengan Excel tanpa memperbaruinya. versi terbaruDalam kasus seperti itu, ketertelusuran "nilai sebelum/nilai sesudah" mungkin hilang untuk tindakan spesifik tersebut.

Cara melihat perubahan lama: Riwayat versi

Panel Perubahan menunjukkan perubahan terbaru; jika Anda perlu memperpanjang periode, gunakan Riwayat versiDari File > Info > Riwayat Versi, Anda dapat membuka versi sebelumnya untuk melihat pratinjau dan, jika perlu, memulihkannya. Ini sangat berguna saat meneliti Peristiwa sebelumnya ke rentang yang dicakup oleh perubahan Tampilkan.

Riwayat versi berbeda dengan "pembanding visual" antara dua titik waktu: tujuannya adalah untuk memungkinkan navigasi melalui status berkas, dengan kemampuan untuk membuka versi sebelumnya dan mengerjakannya. Meskipun demikian, menggabungkan fitur ini dengan "Tampilkan Perubahan" dapat memberikan gambaran umum yang seimbang. cepat dan baru-baru ini dengan audit jangka panjang.

Jika file Anda berada di SharePoint, perlu diingat bahwa kontrol versi memiliki batasan yang dapat dikonfigurasi. Selama pengaturan, Anda dapat mengatur jumlah versi maksimum yang ingin Anda pertahankan, dan ketika sistem mencapai batas tersebut, versi terakhir akan dihapus. tertua untuk memberi ruang bagi yang baru. Jika Anda membutuhkan lebih banyak keleluasaan, Anda dapat meningkatkan jumlah tersebut hingga batas sistem, yang meningkatkan kemampuan untuk kembali ke masa lalu. penelitian yang luas.

Bagi tim yang bergantung pada versi historis, disarankan untuk meninjau konfigurasi ini secara berkala di pustaka SharePoint dan menyesuaikannya dengan alur kerja: semakin banyak perubahan harian, semakin masuk akal untuk meningkatkan jumlah versi yang ditahan agar tidak kehilangan jejak yang berguna.

Mengatur Ulang Panel Perubahan: Kapan dan Bagaimana

Di Excel untuk web, terdapat opsi untuk menghapus riwayat perubahan yang Anda lihat di Dasbor. Opsi ini terletak di bawah File > Info, dan mengonfirmasinya akan... bersihkan panel untuk semua pengguna buku. Ini adalah tindakan yang tidak dapat diubah dan, oleh karena itu, harus dipertimbangkan dengan cermat sebelum melakukannya jika Anda perlu menyimpan bukti kolaborasi baru-baru ini.

Meskipun Anda menghapus entri tersebut dari panel, Anda masih dapat membuka atau memulihkan versi sebelumnya melalui Riwayat Versi. Dengan kata lain, Anda menghapus "daftar acara" dari panel, tetapi Anda tidak kehilangan kemampuan untuk kembali ke keadaan sebelumnya berkas tersebut selama versi tersebut masih ada dalam sistem.

“Lacak Perubahan” Klasik di Excel: apa yang ditawarkannya dan cara meninjaunya

Selama bertahun-tahun, program ini menggunakan sistem "Lacak Perubahan" tradisional yang kini dianggap usang. Sistem ini merupakan cara yang baik untuk melihat modifikasi pada berkas Excel. Pada buku kerja yang dikonfigurasi dengan fitur ini, menyimpan dan membagikan setiap suntingan akan meninggalkan tanda di sel (segitiga biru) dan komentar pop-up. deskripsi perubahan dan pengguna yang bertanggung jawab. Meskipun masih ada dalam skenario tertentu, dalam lingkungan penulisan bersama modern, fitur ini telah digantikan oleh Tampilkan Perubahan.

Jika organisasi Anda masih menggunakan pendekatan tersebut, Anda dapat mencantumkan perubahan pada lembar terpisah. Untuk melakukannya, dari tab Tinjau, buka Lacak Perubahan dan pilih Sorot perubahanPilih opsi "Tampilkan perubahan di lembar baru" dan konfirmasi dengan OK: Excel akan menambahkan lembar bernama "Riwayat" dengan Detail untuk perubahan diambil dari buku.

Peninjauan suntingan ini juga dikelola dari Tinjau > Lacak Perubahan > Terima atau Tolak Perubahan. Di sana, Anda dapat menerima atau menolaknya satu per satu, atau menggunakan opsi "Terima Semua" atau "Tolak Semua" untuk memprosesnya secara berkelompok, dengan opsi untuk menutupnya kapan saja. kembali ke halaman.

Metode ini memiliki nilai dalam buku-buku yang sudah dibuat dengan sistem tersebut, namun tidak menawarkan pengalaman integrasi dan penulisan bersama yang disediakan oleh cloud dan panel Tampilkan Perubahan saat ini, di mana informasi lebih selaras dengan pengeditan kolaboratif en tiempo nyata.

Membandingkan versi dan batasan: apa yang dapat dan tidak dapat Anda harapkan dari Excel

Alih-alih melihat modifikasi pada berkas Excel, banyak pengguna hanya ingin tahu "sekilas" apa yang berubah antara versi sebelumnya dan versi saat ini tanpa membuka dua berkas secara berdampingan. Dalam praktiknya, Excel tidak memiliki alat bawaan yang menjalankan fungsi ini. perbedaan terperinci antara dua file lokal. Fitur ini menawarkan Tampilkan Perubahan untuk buku yang ditulis bersama (fitur terbaru dan sangat praktis) dan Riwayat Versi untuk membuka versi sebelumnya dan, jika berlaku, pulihkan mereka.

Beberapa pengguna menyebutkan utilitas bernama Spreadsheet Compare (bagian dari instalasi Office tertentu) untuk membandingkan dua berkas yang tersimpan. Untuk menggunakannya, Anda memerlukan salinan versi sebelumnya di komputer Anda; ini bukan "tombol ajaib" di Excel, melainkan alat terpisah yang membandingkan buku kerja dan menampilkan hasilnya. perbedaanBerguna jika Anda tidak bekerja di cloud, meskipun memang memerlukan langkah ekstra untuk menyimpan versi lokal.

Sudah menjadi hal yang umum di forum untuk membaca bahwa "tidak ada cara yang asli, cepat, dan universal" untuk membandingkan versi apa pun dengan versi yang ada tanpa menyiapkan materinya terlebih dahulu. Dan itu masuk akal: untuk merekam setiap variasi sekecil apa pun, arsip tersebut harus menyimpan data dalam jumlah yang sangat besar. metadataIni akan meningkatkan ukurannya secara drastis dan mempersulit pengelolaannya, terutama pada buku-buku yang diperbarui setiap hari.

Jika Anda bekerja di Windows, File Explorer memungkinkan Anda menambahkan kolom informasi (tanggal pembuatan, tanggal modifikasi, dll.), tetapi ini adalah metadata tingkat file, bukan riwayat perubahan per selPilihan lain dari sistem ini adalah Riwayat Fileyang mengambil salinan file yang dimodifikasi sehingga dapat dikembalikan; sebagai gantinya, ia menghabiskan ruang disk dan bukan penampil perubahan granular Dengan demikian.

Ringkasan operasional: jika Anda menulis bersama dengan Excel (OneDrive/SharePoint), gunakan Perlihatkan Perubahan untuk perubahan terbaru dan Riwayat Versi untuk periode yang lebih lama. Jika alur kerja Anda bersifat lokal, simpan versi dan, ketika Anda perlu membandingkan, pertimbangkan untuk menggunakan alat perbandingan seperti Spreadsheet Compare untuk mendapatkan peta perubahan. perbedaan antar berkas.

Ekosistem untuk melihat perubahan pada berkas Excel menawarkan solusi canggih saat bekerja di cloud dan dengan penulisan bersama: panel Perlihatkan Perubahan memberi Anda "saat ini", sementara pengaturan Riwayat Versi dan SharePoint memperpanjang cakrawala waktu. Dalam skenario lokal, perbandingan memerlukan penyimpanan salinan dan penggunaan utilitas eksternal. Dengan mengetahui apa yang dicatat dan apa yang tidak, dan memastikan konfigurasi yang tepat, Anda dapat memiliki kendali yang realistis dan efisien atas proses tersebut. jejak Editions di spreadsheet Anda.

Artikel terkait:

Office tidak dapat dibuka karena AppVIsvSubsystems64.dll: solusi yang terbukti

Daniel Terasa

Editor yang berspesialisasi dalam isu-isu teknologi dan internet dengan pengalaman lebih dari sepuluh tahun di berbagai media digital. Saya telah bekerja sebagai editor dan pembuat konten untuk perusahaan e-commerce, komunikasi, pemasaran online, dan periklanan. Saya juga menulis di situs web ekonomi, keuangan dan sektor lainnya. Pekerjaanku juga merupakan passionku. Sekarang, melalui artikel saya di Tecnobits, Saya mencoba mengeksplorasi semua berita dan peluang baru yang ditawarkan dunia teknologi kepada kita setiap hari untuk meningkatkan kehidupan kita.