Otomatisasi dan pintasan Outlook penting untuk meningkatkan produktivitas

Microsoft Outlook Ini adalah salah satu alat yang paling banyak digunakan baik di lingkungan profesional maupun pribadi untuk mengelola email, kalender, dan aspek lain dari produktivitas harian. Yang tidak diketahui banyak orang adalah, Dengan menguasai otomatisasi dan pintasan Outlook, kemungkinan kinerja alat ini berlipat ganda.

Singkatnya, sebuah navigasi lebih cepat Bagi mereka yang bekerja setiap hari dengan banyak email, janji temu, atau tugas. Dalam artikel ini, kami akan menunjukkan kepada Anda semua pintasan terpenting yang dapat Anda gunakan untuk mengelola email dan kalender, mengatur kontak dan tugas, serta fitur-fitur utama lainnya.

Pintasan penting untuk menulis dan mengelola email di Outlook

Bagi mereka yang menggunakan Outlook terutama sebagai klien email, ada sejumlah tombol pintas yang sebaiknya dihafal sejak awal.

• Ctrl+N: Buat pesan baru
• Ctrl+Shift+M:Ini juga berfungsi untuk membuat email baru dari mana saja dalam program
• Ctrl+R: Balas ke pengirim
• Ctrl+Shift+R: Balas ke semua penerima
• Ctrl+F: Teruskan surat
• Ctrl+D: Hapus pesan yang dipilih
• Alt+S o Ctrl+Enter: Kirim pesan saat ini
• Alt+I: Lampirkan file
• F7: Periksa ejaan

Pintasan ini memungkinkan Anda melakukan tindakan tombol tanpa perlu mengangkat tangan dari keyboard., yang penting jika Anda menjawab banyak email berturut-turut atau menulis pesan panjang.

Pintasan Outlook untuk menavigasi dengan cepat 

Anda tidak hanya dapat membuat dan mengelola email dengan cepat, Anda juga dapat menavigasi antarbagian program dengan sangat lincah menggunakan pintasan Outlook berikut:

• Ctrl+1: Buka email
• Ctrl+2: Buka kalender
• Ctrl+3: Lihat bagian kontak
• Ctrl+4: Akses tugas
• Ctrl+Y: Pilih folder untuk dibuka

Dengan kunci ini, Anda dapat melacak seluruh organisasi Anda tanpa harus mengeklik tab atau menu yang berbeda.

Kalender Outlook memiliki banyak pintasan untuk memaksimalkan penggunaannya

Kalender di Outlook adalah salah satu pilarnya dan juga memiliki banyak pintasan untuk memanfaatkannya secara maksimal:

• Ctrl+Shift+A: Buat janji temu baru
• Ctrl+Shift+Q: Buat permintaan rapat
• Alt+H, M, R:Cara lain untuk membuat rapat
• Ctrl+G: Pergi ke tanggal tertentu
• Alt+Page Down:Pergi ke bulan berikutnya
• Alt+Page Up: Pergi ke bulan sebelumnya
• Ctrl+Panah Kanan: Hari berikutnya
• Ctrl+Panah Kiri: Hari sebelumnya

Selain itu, Anda dapat menampilkan periode waktu yang berbeda dengan mengubah angka yang digunakan dengan Alt:

• Alt+1: Suatu hari
• Alt+7: Seminggu penuh
• Alt+0: Sepuluh hari

Dengan sumber daya ini, Anda dapat menjadwalkan dan melihat rapat Anda sekilas, tanpa gangguan visual.

Tindakan cepat untuk janji temu dan pengingat

Pintasan Outlook lainnya: Saat mengelola beberapa rapat atau janji temu, pintasan berikut akan berguna:

• Alt+O: Buka janji temu saat pemberitahuan muncul
• Alt+S: Pengingat tunda
• Alt+D: Abaikan pengingat
• Alt+V, M: Buka jendela notifikasi

Manajemen cepat kontak, catatan, dan tugas

Outlook juga memungkinkan Anda melakukan tindakan cepat pada kontak, catatan, dan tugas:

• Ctrl+Shift+T: Buat tugas baru
• Ctrl+Shift+V: Pindahkan item (email, tugas, atau janji temu) ke folder lain
• Alt+H, A, B: Buka buku alamat
• Alt+H, C, G: Buat grup kalender

Alat-alat ini sempurna bagi mereka yang bekerja dengan kelompok atau daftar distribusi yang kompleks.

Fungsi internal dan kustomisasi di Outlook

Ada beberapa pintasan Outlook yang membantu kita menavigasi fungsi internalnya:

• Ctrl+E o F3: Lompat ke kolom pencarian
• Ctrl+M o F9: Sinkronisasi email secara manual
• Ctrl+Shift+G: Tandai atau hapus tanda percakapan
• Mundur: Arsipkan percakapan yang dipilih
• Ctrl+Q: Tandai sebagai sudah dibaca
• Ctrl+STandai sebagai belum dibaca

Fitur-fitur ini mencegah Anda tersesat dalam pesan atau folder dan memungkinkan Anda untuk selalu mengetahui apa yang terjadi di kotak masuk Anda.

Opsi aksesibilitas dan penyesuaian visual

Outlook menambahkan pintasan bagi pengguna yang bekerja dengan fitur aksesibilitas:

• Tombol Alt+Ctrl+Shift+M: Aktifkan informasi MSAA untuk pembaca seperti JAWS
• Alt+F, T, A → Alt+P: Menetapkan suara ke pemberitahuan

Anda juga dapat memperbesar email:

• Ctrl + +: Perbesar
• Ctrl + –: Perkecil tampilan

Pintasan Outlook yang praktis ini ideal bagi mereka yang memerlukan penyesuaian visual atau audio pada lingkungannya.

Dengan semua jalan pintas yang terinternalisasi dengan baik, hal ini memungkinkan bekerja lebih gesit di Microsoft OutlookMulai dari membuat email hingga menjadwalkan acara atau mengelola tugas, Kombinasi tombol ini dapat secara signifikan mengurangi klik dan pengguliran pada layar.Meskipun pada awalnya mungkin tampak banyak yang harus dihafal, Anda akan segera menemukan bahwa Anda akan menggunakannya secara otomatis dan menyadari peningkatan dalam produktivitas harian Anda.