Cara mengotomatiskan pesan Google Chat dengan Workspace Studio

 

Menerima email penting, balasan formulir, atau file baru di Drive biasanya berakhir dengan cara yang sama: seseorang harus ingat untuk memberi tahu anggota tim lainnya. Google Workspace Studio Anda dapat membuat alur yang mendeteksi peristiwa tersebut dan mengirimkan pesan otomatis ke Google Chattanpa harus menyalin informasi tersebut secara manual.

Kuncinya adalah memilih orang yang tepat untuk diberi tahu. Studio memungkinkan Anda mengirimkan pemberitahuan pribadi kepada diri sendiri, menulis kepada satu atau lebih orang, memposting ke ruang obrolan, atau membalas pesan yang sudah ada. Anda juga dapat menggabungkan data acara menggunakan variabel dan menggunakan Gemini untuk mempersiapkan konten sebelum mengirim.

Cara membuat alur yang mengirim pesan ke Google Chat

Masuk dari komputer Anda untuk studio.ruang kerja.google.com dan buat alur baru. Pertama, pilih penggerakArtinya, peristiwa yang akan memulai alur tersebut. Ini bisa berupa waktu tertentu, kedatangan email, respons terhadap Google Forms, atau perubahan pada aplikasi lain yang kompatibel.

Selanjutnya, tambahkan langkah Google Chat yang sesuai dengan tujuan Anda. Tulis pesan, pilih penerima jika perlu, dan gunakan + Variabel untuk menyisipkan informasi tentang pemicu atau langkah-langkah sebelumnya. Misalnya, jika alur dimulai saat formulir diterima, Anda dapat menyertakan data dari respons tersebut dalam notifikasi, alih-alih selalu mengirimkan teks umum.

Sebelum mengaktifkannya, gunakan Jalankan pengujian Untuk memverifikasi hasilnya, perlu diingat bahwa pengujian ini melakukan tindakan nyata: jika langkah tersebut mengirim pesan, pesan tersebut dapat sampai ke penerima. Setelah Anda meninjau eksekusi di tab Aktivitas, aktifkan alur agar berjalan secara otomatis.

Notifikasi pribadi, pesan langsung, atau posting di suatu ruang

Studio menawarkan beberapa tindakan Google Chat yang patut dibedakan:

• Beri tahu saya melalui obrolan: Fitur ini mengirimkan notifikasi pribadi melalui aplikasi obrolan dengan nama alur. Ini berguna untuk pengingat dan ringkasan yang hanya perlu Anda lihat.
• Kirim pesan: Kirim pesan langsung ke satu atau lebih orang. Anda harus memasukkan nama atau alamat mereka di kolom penerima.
• Publikasikan di ruang: Tempatkan notifikasi di ruang obrolan pilihan Anda. Anda dapat menyertakan variabel seperti nama file baru atau detail permintaan.
• Balas pesan: Ia merespons pesan atau rangkaian pesan tertentu. Alur tersebut harus mengidentifikasi pesan yang akan ditanggapinya, biasanya melalui variabel pemicu.

Tulis alamat email di dalam teks Ini berbeda dengan menambahkan penerima. Untuk memberi tahu seseorang melalui pesan langsung, gunakan kolom yang sesuai. Jika Anda memposting di suatu ruang, centang opsi untuk memberi tahu anggotanya: seseorang hanya akan menerima pemberitahuan tersebut jika mereka sudah menjadi anggota ruang tersebut.

Contoh: menerima ringkasan harian dari Gmail di Chat

Cara sederhana untuk memulai adalah dengan menggunakan templat berikut: Ringkasan harian email yang belum dibacaAlur tersebut sudah terdiri dari tiga bagian: pemicu yang diprogram, langkah yang menyiapkan ringkasan dengan AI, dan langkah selanjutnya. Beri tahu saya melalui obrolan.Anda hanya perlu memeriksa waktu, periode email yang ingin Anda rangkum, dan isi pemberitahuan tersebut.

Perhatikan kolom pesan obrolan: akan muncul sebuah variabel dengan ringkasan dihasilkan pada langkah sebelumnya. Koneksi inilah yang memungkinkan setiap notifikasi untuk menyertakan informasi baru. Jika Anda hanya menulis frasa tetap dan menghapus variabelnya, Anda akan selalu menerima frasa yang sama, meskipun Gemini telah menghasilkan ringkasannya.

Skema yang sama digunakan untuk memberi tahu tim ketika ada permintaan Formulir masuk: skema ini mengubah pemicu ke respons baru dan mengakhiri alur dengan Publikasikan di suatu ruangDalam pesan, sertakan hanya kolom formulir yang dibutuhkan tim untuk memproses permintaan Anda.

Apa yang dapat Anda otomatiskan dari pesan yang diterima

Google Chat juga bisa menjadi titik awal Studio menyediakan pemicu untuk mendeteksi pesan baru, penyebutan, atau reaksi spesifik dalam alur kerja. Untuk pesan, Anda dapat membatasi alur kerja ke ruang, pengirim, atau kata tertentu. Misalnya, permintaan yang berisi "urgent" dapat membuat tugas atau menghasilkan pemberitahuan tambahan.

Anda dapat meneruskan teks yang diterima ke langkah selanjutnya. Tanyakan pada Gemini dan gunakan responsnya dalam pesan berikutnya. Untuk melakukan ini, masukkan variabel dari pesan asli ke dalam instruksi yang ditujukan kepada Gemini, lalu variabel dari respons Gemini ke dalam langkah Obrolan. Tinjau dengan cermat setiap respons otomatis yang ditujukan untuk orang lain; pengajuan tertentu yang melibatkan pengguna eksternal mungkin memerlukan persetujuan.

Jika Anda mengkonfigurasi alur yang mendengarkan suatu ruang dan mempublikasikan ke ruang yang sama, periksa opsi yang terkait dengan pesan yang dikirim oleh alurSecara default, Studio mengabaikan pesan tersebut dalam pemicu untuk mencegah otomatisasi dimulai ulang dengan pesannya sendiri.

Persyaratan dan batasan sebelum peluncuran

Untuk membuat alur kerja, Anda memerlukan... komputer dan peramban yang kompatibelStudio mendukung edisi Bisnis, Perusahaan, dan Pendidikan tertentu; akun pribadi dapat mengaksesnya jika mereka berpartisipasi dalam Eksperimen Ruang Kerja Google. Pada akun kerja atau sekolah, administrator dapat membatasi akses ke Studio, Gemini, atau langkah-langkah Google Chat. Pengguna di bawah 18 tahun dengan akun sekolah tidak dapat menggunakan langkah-langkah AI.

Google menetapkan batas maksimum 25 alur dibuat per pengguna y 20 langkah per alurTerdapat juga batasan gabungan pada jumlah eksekusi dalam periode 24 jam. Jika Anda mencapai batas ini, eksekusi selanjutnya akan gagal hingga penghitung diatur ulang. Untuk mengurangi eksekusi yang tidak perlu, batasi pemicu pada pengirim, spasi, atau kata-kata yang benar-benar relevan bagi Anda.

Apa yang perlu diperiksa jika pesan tidak sampai?

Membuka Aliran saya untuk memastikan bahwa alur tersebut masih aktif dan berkonsultasi Aktivitas Untuk mengetahui pada langkah mana kesalahan terjadi, periksa penerima atau ruang yang dipilih, variabel yang digunakan dalam pesan, dan izin Google Chat. Di suatu organisasi, administrator mungkin telah memblokir akses Studio ke Chat meskipun alur kerja lainnya berfungsi dengan baik.

Jika Anda menggunakan akun pribadi dan menerima pesan kesalahan bahwa pesan tidak dapat dikirim, Google merekomendasikan Buka obrolan dari Gmail terlebih dahulu. untuk menginisialisasi layanan dan menjalankan kembali alur. Jika ini adalah pemberitahuan untuk Anda, carilah di bagian tersebut. Aplikasi Dari Google Chat: "Beri tahu saya di Chat" mengirimkannya dari aplikasi dengan nama alur.

Untuk menjadwalkan sebuah pesan tunggal Tanpa langkah atau persyaratan tambahan apa pun, Google Chat memiliki fitur pengiriman terjadwal sendiri. Workspace Studio sangat berguna ketika pesan perlu diulang, menanggapi suatu peristiwa, atau menggabungkan data dari Gmail, Forms, Drive, atau Gemini.