Cara Mengetahui Di Mana Email Disimpan di Outlook

Di dunia Di tempat kerja saat ini, email telah menjadi salah satu sarana komunikasi utama. Platform email seperti Outlook telah menjadi alat penting untuk mengelola dan mengatur sejumlah besar pesan yang kami terima setiap hari. Namun, terkadang sulit menemukan email tertentu dengan cepat di kotak masuk kita. Pada artikel ini, kita secara teknis akan mengeksplorasi cara mengetahui di mana email disimpan di Outlook, menawarkan tips dan trik yang akan memungkinkan kami meningkatkan efisiensi dan produktivitas saat mencari dan mengakses pesan penting.

1. Pengantar mencari email yang disimpan di Outlook

Outlook adalah salah satu program email yang paling banyak digunakan di bidang pekerjaan dan pribadi. Namun, terkadang sulit untuk mencari email yang disimpan di platform ini, terutama ketika berhadapan dengan pesan dalam jumlah besar. Bagian ini akan memberi Anda informasi rinci tentang cara mengatasinya masalah ini langkah demi langkah, sehingga Anda dapat dengan cepat menemukan email yang Anda perlukan.

Untuk mencari email yang disimpan di Outlook, Anda dapat mengikuti langkah-langkah sederhana berikut:

1. Buka Outlook dan pilih folder tempat Anda ingin mencari email.
2. Klik bilah pencarian yang terletak di bagian atas jendela Outlook.
3. Masukkan kata kunci atau frase yang ingin Anda cari di email yang tersimpan.
4. Gunakan opsi pencarian lanjutan untuk menyaring hasil, seperti memfilter berdasarkan pengirim, tanggal, atau kategori.
5. Klik tombol “Search” dan tunggu Outlook menampilkan hasil pencarian.

Selain itu, ada beberapa alat dan fitur di Outlook yang dapat mempermudah pencarian email Anda. Anda dapat menggunakan filter pencarian tambahan, cara mencari khususnya di folder “Item Terhapus” atau di folder berlabel “Penting.” Selain itu, Outlook memungkinkan Anda membuat aturan untuk pengorganisasian pesan secara otomatis, yang nantinya akan membantu Anda menemukannya dengan cepat dan efisien.

2. Mengakses fungsi pencarian di Outlook

Untuk mengakses fitur pencarian di Outlook, ikuti langkah-langkah sederhana ini:

1. Buka aplikasi Outlook di perangkat Anda.

2. Di pojok kiri atas layar, klik kolom pencarian.

3. Bilah pencarian yang diperluas akan ditampilkan. Di sini Anda dapat memasukkan kata kunci, frasa, atau istilah yang ingin Anda cari di email Anda.

Setelah Anda memasukkan permintaan pencarian, Outlook akan secara otomatis mencari email Anda dan menampilkan hasil yang relevan. Anda dapat menggunakan filter tambahan di bilah pencarian untuk menyaring hasil, seperti tanggal, pengirim, atau penerima.

Ingatlah bahwa Outlook juga memungkinkan Anda mengakses opsi pencarian lanjutan, seperti mencari di folder tertentu, mencari dengan operator logika, dan menggunakan kriteria pencarian yang lebih tepat. Opsi ini dapat berguna jika Anda mencari informasi spesifik di kotak masuk Anda.

3. Menggunakan kata kunci untuk mencari email tertentu di Outlook

A cara efisien Cara terbaik untuk menemukan email tertentu di Outlook adalah dengan menggunakan kata kunci. Dengan menggunakan kata kunci yang tepat, Anda dapat dengan cepat memfilter dan mencari email yang Anda butuhkan, sehingga menghemat waktu dan tenaga. Di sini kami akan menunjukkan cara melakukannya langkah demi langkah:

1. Buka aplikasi Outlook Anda dan masuk ke kotak masuk Anda.

• Jika Anda menggunakan Outlook versi web, Anda dapat mengaksesnya melalui browser dan masuk ke akun Anda.
• Jika Anda menggunakan aplikasi desktop, buka dari menu mulai atau bilah tugas.

2. Setelah Anda berada di kotak masuk, klik kolom pencarian di bagian atas jendela. Ini akan membuka bilah pencarian Outlook.

• Anda dapat menggunakan kata kunci yang terkait dengan pengirim, subjek, tanggal, atau konten spesifik email apa pun.
• Jika Anda ingin melakukan pencarian lebih lanjut, Anda dapat menggunakan operator seperti “DAN” dan “ATAU” untuk menggabungkan kata kunci.

3. Ketikkan kata kunci yang ingin dicari pada kolom pencarian lalu tekan Enter. Outlook akan menampilkan hasil yang cocok di milis tepat di bawah kolom pencarian.

• Anda dapat menelusuri daftar hasil dan mengklik email spesifik yang Anda cari.
• Jika hasilnya terlalu luas, Anda dapat mempersempit pencarian dengan menambahkan lebih banyak kata kunci atau menggunakan operator logika.

4. Menjelajahi opsi pencarian lanjutan di Outlook

Di Outlook, Anda bisa menggunakan opsi pencarian lanjutan untuk menemukan email tertentu dengan lebih efisien. Opsi ini memungkinkan Anda menyaring hasil pencarian berdasarkan kriteria yang berbeda, seperti tanggal, pengirim, atau kata kunci. Berikut adalah beberapa opsi pencarian lanjutan yang paling berguna di Outlook:

1. Cari berdasarkan tanggal: Untuk mencari email dalam rentang tanggal tertentu, Anda dapat menggunakan opsi “Tanggal” di bilah pencarian. Anda dapat menentukan tanggal mulai dan tanggal akhir untuk mempersempit hasil pencarian Anda.

2. Cari berdasarkan pengirim: Jika Anda ingin mencari email yang dikirim oleh orang tertentu, gunakan opsi "Dari" diikuti dengan nama atau alamat email pengirim. Ini akan menampilkan semua email yang dikirim oleh orang itu.

3. Pencarian Kata Kunci: Jika Anda mengingat kata atau frasa tertentu dalam email yang Anda cari, Anda dapat menggunakan opsi “Kata Kunci” diikuti dengan kata kunci yang relevan. Ini akan menampilkan semua email yang mengandung kata kunci tersebut di badan atau subjek pesan.

Ingatlah bahwa opsi pencarian lanjutan di Outlook bisa sangat berguna untuk menemukan email tertentu, terutama bila Anda memiliki banyak email di kotak masuk Anda. Gunakan opsi ini dan hemat waktu dengan menemukan pesan yang Anda perlukan dengan cepat. Jika Anda memerlukan informasi selengkapnya tentang cara menggunakan opsi pencarian lanjutan di Outlook, lihat bagian Bantuan dan Dukungan Outlook di situs web dari Microsoft.

5. Menavigasi folder penyimpanan email di Outlook

Saat menjelajahi folder penyimpanan email di Outlook, penting untuk mengetahui berbagai opsi yang tersedia untuk mengatur dan mengakses pesan Anda. secara efisien. Berikut adalah beberapa pedoman dan tip berguna untuk membantu Anda menavigasi folder ini. secara efektif:

1. Gunakan bilah navigasi: Bilah navigasi di Outlook memungkinkan Anda mengakses berbagai folder penyimpanan email dengan mudah. Anda dapat menemukannya di sisi kiri jendela Outlook. Cukup klik pada folder yang diinginkan untuk melihat isinya. Anda juga dapat menggunakan panah atas dan bawah untuk menelusuri folder jika terdapat lebih dari yang dapat ditampung dalam tampilan saat ini.

2. Terapkan filter pencarian: Jika Anda mencari email tertentu atau ingin menemukan pesan yang memenuhi kriteria tertentu, Anda bisa menggunakan filter pencarian di Outlook. Klik bilah pencarian di bagian atas jendela dan ketik istilah pencarian yang Anda inginkan. Kemudian, gunakan filter yang tersedia, seperti pengirim, tanggal, subjek, dll., untuk lebih menyaring hasil pencarian Anda. Ini akan memungkinkan Anda menemukan email dengan lebih cepat dan efisien.

6. Menemukan email yang diklasifikasikan sebagai spam di Outlook

Untuk menemukan email yang diklasifikasikan sebagai spam di Outlook, ikuti langkah-langkah sederhana ini:

1. Buka aplikasi Outlook di komputer Anda dan masuk ke kotak masuk.

2. Di bilah navigasi kiri, klik folder “Kotak Masuk” untuk memilihnya.

3. Pada tab “Beranda” di pita, klik “Jam” di grup “Hapus”.

Dengan mengikuti langkah-langkah ini, Anda akan mengakses email yang diklasifikasikan sebagai spam di Outlook. Penting untuk memeriksa folder ini secara rutin, karena beberapa email sah mungkin salah diidentifikasi sebagai spam. Ingatlah untuk selalu waspada terhadap kemungkinan email phishing atau spam, karena email tersebut mungkin berisi tautan berbahaya atau berupaya menipu Anda. Jika Anda menemukan email yang sah di folder spam, Anda dapat memilihnya dan mengklik “Bukan Spam” di pita agar Outlook mengenalinya sebagai email aman di masa mendatang.

Selain itu, Outlook menawarkan beberapa alat dan opsi konfigurasi untuk membantu Anda menangani spam. Anda dapat menggunakan filter otomatis atau menyiapkan aturan khusus untuk mengalihkan atau menghapus email yang diklasifikasikan sebagai spam. Anda juga dapat menandai email sebagai spam secara manual dengan mengklik kanan pesan tersebut dan memilih "Spam". Outlook akan belajar dari tindakan Anda dan meningkatkan kemampuannya dalam mendeteksi spam di masa mendatang. Ingatlah untuk selalu memperbarui perangkat lunak Outlook Anda untuk mendapatkan manfaat dari perbaikan terbaru dalam memerangi spam.

7. Menggunakan filter untuk menemukan email yang disimpan di Outlook

Di Outlook, filter adalah alat yang sangat berguna untuk menemukan email yang disimpan di kotak masuk dan folder lainnya. Filter ini memungkinkan Anda mencari email tertentu berdasarkan kriteria berbeda, seperti pengirim, subjek, tanggal, atau kata kunci di badan pesan. Menggunakan filter dengan benar dapat membantu Anda menghemat waktu mencari email penting.

Untuk menggunakan filter di Outlook, ikuti langkah-langkah berikut:

1. Buka Outlook dan pilih folder tempat Anda ingin mencari email.
2. Di bilah pencarian di bagian atas jendela, klik tombol “Filter” untuk memperluas opsi filter.
3. Pilih jenis filter yang ingin Anda gunakan, seperti “Dari”, “Subjek”, atau “Kata Kunci”.
4. Masukkan kriteria pencarian di bidang yang sesuai. Misalnya, jika Anda ingin mencari semua email dari pengirim tertentu, masukkan alamat emailnya di kolom "Dari".
5. Setelah kriteria pencarian dimasukkan, tekan Enter untuk melihat hasil yang difilter.

Ingatlah bahwa Anda dapat menggunakan beberapa filter sekaligus untuk lebih mempersempit pencarian Anda. Misalnya, Anda dapat menggabungkan filter pengirim dengan filter kata kunci untuk menemukan email khusus pengirim dan terkait dengan topik tertentu. Selain itu, Anda dapat menyimpan filter favorit untuk digunakan di masa mendatang dan membuat aturan otomatis untuk mengatur email masuk ke dalam folder tertentu.

8. Memulihkan email yang terhapus di Outlook

Jika Anda tidak sengaja menghapus email penting di Outlook, jangan khawatir, ada cara untuk memulihkannya. Berikut beberapa metode yang dapat Anda ikuti untuk memulihkan email Anda yang terhapus.

1. Cari di Folder Item Terhapus: Hal pertama yang perlu Anda lakukan adalah memeriksa apakah email yang dihapus ada di folder Item Terhapus. Untuk melakukannya, ikuti langkah-langkah berikut:

• Buka Outlook dan pilih folder “Item Terhapus” di bilah navigasi.
• Temukan email yang ingin Anda pulihkan dan pilih kotak centang di sebelahnya.
• Klik "Pulihkan" pada bilah alat unggul. Email akan dipindahkan dari folder item yang dihapus ke folder aslinya.

2. Gunakan opsi “Pulihkan Item yang Dihapus”: Jika Anda tidak dapat menemukan email di folder item yang dihapus, Anda dapat mencoba menggunakan opsi “Pulihkan Item yang Dihapus” di Outlook. Ikuti langkah ini:

1. Di bilah navigasi, klik “Item yang Dihapus.”
2. Klik tab “Pulihkan Item yang Dihapus” di bagian atas jendela.
3. Pilih email yang ingin Anda pulihkan dan klik “Pulihkan item yang dipilih”.
4. Email yang dipilih akan dikembalikan ke folder aslinya.

9. Mencari email di Outlook menggunakan kategori dan tag

Mencari email di Outlook bisa menjadi tugas yang rumit, terutama jika Anda memiliki banyak pesan di kotak masuk Anda. Namun menggunakan kategori dan tag bisa melakukan membuat proses ini lebih mudah dan efisien. Di sini kami akan menunjukkan cara mencari email di Outlook menggunakan alat ini.

1. Gunakan kategori untuk mengatur email Anda: Kategori adalah cara yang berguna untuk mengatur pesan Anda berdasarkan topik atau proyek. Anda dapat menetapkan satu atau beberapa kategori ke setiap email, sehingga Anda dapat dengan mudah memfilter pesan berdasarkan kategori. Untuk menetapkan kategori ke email, cukup pilih pesan dan klik tab “Kategori” di pita. Selanjutnya, pilih kategori dari daftar atau buat yang baru.

2. Tandai email Anda untuk pencarian yang lebih spesifik: Selain kategori, Anda juga dapat menggunakan tag untuk menambahkan informasi tambahan ke email Anda. Tidak seperti kategori, tag tidak ditentukan sebelumnya dan Anda dapat menyesuaikannya sesuai kebutuhan Anda. Misalnya, Anda dapat memberi label email sebagai “Mendesak”, “Tertunda”, atau “Peninjauan”. Kemudian, saat Anda perlu mencari email tertentu, cukup gunakan bilah pencarian di bagian atas jendela Outlook dan masukkan tag yang sesuai.

10. Menggunakan riwayat pencarian untuk mencari email sebelumnya di Outlook

Saat mencari email sebelumnya di Microsoft Outlook, riwayat pencarian bisa menjadi alat yang sangat berguna. Melalui riwayat pencarian, Anda dapat dengan cepat mencari dan mengakses email yang pernah Anda kirim atau terima sebelumnya. Berikut beberapa langkah sederhana untuk menggunakan riwayat pencarian secara efektif.

1. Buka Microsoft Outlook dan buka tab “Search” di bagian atas jendela. Klik kolom pencarian untuk menampilkan toolbar pencarian.

2. Pada toolbar pencarian, Anda dapat memasukkan kata kunci atau frase yang berhubungan dengan email yang Anda cari. Jika Anda ingin mencari semua email Anda, tidak diperlukan pemfilteran tambahan apa pun. Namun, jika Anda ingin membatasi pencarian pada folder tertentu, Anda dapat memilih folder tersebut dari menu drop-down “Terletak di” di bilah pencarian.

11. Mengakses email yang disimpan dalam file PST di Outlook

Mungkin ada saatnya Anda perlu mengakses email yang disimpan dalam file PST di Outlook. File PST digunakan oleh Outlook untuk menyimpan email, kontak, kalender, dan data pengguna lainnya. Untungnya, ada cara untuk mengakses email ini meskipun Anda tidak memiliki akses ke Outlook. Di bawah ini adalah metode langkah demi langkah untuk membantu Anda mengatasi masalah ini.

1. Unduh dan gunakan alat pihak ketiga: Untuk mengakses email yang disimpan dalam file PST tanpa Outlook, Anda dapat menggunakan alat pihak ketiga seperti Penampil PST o «Kernel untuk Outlook PST Viewer». Alat-alat ini memungkinkan Anda untuk membuka dan melihat konten file PST tanpa harus menginstal Outlook di sistem Anda. Setelah Anda mengunduh dan menginstal salah satu alat ini, Anda akan dapat membuka file PST dan melihat semua email yang tersimpan di dalamnya.

2. Impor file PST ke akun lain Email: Pilihan lainnya adalah mengimpor file PST ke akun email lain yang kompatibel dengan Outlook. Misalnya, Anda dapat mengimpor file PST ke a Akun Gmail yang dikonfigurasi di klien email seperti Thunderbird. Untuk melakukannya, Anda harus terlebih dahulu membuat akun email baru yang kompatibel dengan Outlook. Kemudian, dari klien email, buka pengaturan akun dan cari opsi untuk mengimpor file PST. Pilih file PST yang ingin Anda impor dan ikuti petunjuk di layar. Setelah proses selesai, Anda akan dapat mengakses email yang disimpan dalam file PST dari akun email baru.

3. Konversi file PST ke format lain: Anda juga dapat mengonversi file PST ke format lain, seperti EML o PDF, untuk dapat mengakses email tanpa Outlook. Ada beberapa alat online dan pihak ketiga yang memungkinkan Anda mengonversi file PST. ke berbagai format. Cukup muat file PST ke alat konversi, pilih format keluaran yang diinginkan dan tunggu hingga proses konversi selesai. Setelah selesai, Anda akan dapat mengunduh file yang dikonversi dan mengakses email dalam format baru yang diinginkan.

Ingatlah bahwa metode ini memungkinkan Anda mengakses email yang disimpan dalam file PST tanpa Outlook. Pilih metode yang paling sesuai dengan kebutuhan Anda dan ikuti langkah-langkah yang disediakan untuk mengakses informasi email Anda secara efektif.

12. Menemukan email di folder bersama di Outlook

Jika Anda bekerja dengan Outlook dan memiliki akses ke folder bersama, terkadang Anda mungkin perlu mencari email tertentu di dalam folder tersebut. Untungnya, Outlook menawarkan beberapa alat dan opsi untuk mempermudah tugas ini. Di bawah ini, kami menunjukkan kepada Anda prosedur langkah demi langkah untuk menemukan email di folder bersama di Outlook:

1. Buka Outlook dan pastikan Anda memiliki akses ke folder bersama tempat Anda ingin mencari email.
2. Di bilah navigasi Outlook, klik tab "Beranda".
3. Di bagian “Temukan”, klik tombol “Lainnya” dan pilih “Cari folder bersama.”
4. Jendela pencarian akan terbuka. Di kolom teks, masukkan kata kunci atau pengirim email yang ingin Anda temukan.
5. Gunakan opsi tambahan untuk menyaring pencarian Anda, seperti memilih tanggal tertentu atau hanya mencari bidang tertentu.
6. Klik tombol “Cari Sekarang” untuk memulai pencarian.
7. Outlook akan menampilkan hasil pencarian di folder bersama. Anda dapat mengeklik setiap email untuk melihat kontennya atau mengambil tindakan tambahan.

Ingatlah bahwa menemukan email di folder bersama dapat berguna saat Anda bekerja sebagai tim dan perlu mengakses informasi tertentu. Dengan langkah-langkah ini, Anda dapat dengan cepat menemukan email yang Anda perlukan dan meningkatkan produktivitas Anda di Outlook.

13. Mencari lampiran email di Outlook

Jika ya, Anda berada di tempat yang tepat. Outlook adalah platform email yang banyak digunakan dan biasanya pengguna perlu menemukan lampiran tertentu di kotak masuk mereka. Untungnya, ada beberapa metode yang dapat Anda gunakan untuk menemukan email dengan lampiran yang Anda cari dengan cepat.

1. Gunakan fungsi pencarian lanjutan: Outlook memiliki alat pencarian lanjutan yang memungkinkan Anda memfilter email dan secara khusus mencari email yang berisi lampiran. Untuk mengakses fitur ini, cukup klik pada bilah pencarian di bagian atas jendela Outlook dan kemudian pilih "Lanjutan" dari grup opsi pencarian. Dari sini, Anda dapat menentukan kriteria pencarian, seperti pengirim, subjek, atau tanggal, dan Anda juga dapat memfilter pesan yang berisi lampiran.

2. Gunakan kata kunci dalam pencarian Anda: Jika Anda memiliki kata tertentu terkait dengan lampiran yang Anda cari, Anda dapat menggunakannya sebagai kata kunci di bilah pencarian. Misalnya, jika Anda mencari email dengan lampiran Excel, Anda dapat mengetikkan "Excel" di bilah pencarian dan Outlook akan menampilkan semua email yang berisi kata kunci tersebut dan juga memiliki lampiran. Ini adalah cara cepat dan mudah untuk menemukan email yang Anda perlukan.

3. Gunakan aturan kotak masuk: Cara lain yang berguna untuk mencari lampiran email di Outlook adalah dengan menggunakan aturan kotak masuk. Anda dapat membuat aturan yang berlaku untuk email tertentu yang berisi lampiran dan secara otomatis memindahkannya ke folder yang ditentukan. Ini akan memungkinkan Anda menyimpan semua email dengan lampiran di satu tempat, membuatnya mudah ditemukan dan diakses. Anda dapat membuat aturan dengan mengklik tab "Beranda" di pita Outlook dan memilih "Aturan" di grup "Pindahkan".

14. Mengoptimalkan pencarian email di Outlook menggunakan pengaturan lanjutan

Untuk mengoptimalkan pencarian email di Outlook, dimungkinkan untuk memanfaatkan pengaturan lanjutan aplikasi. Hal ini memungkinkan kami melakukan pencarian lebih cepat dan tepat, menghemat waktu dan tenaga dalam mengelola email. Selanjutnya, langkah-langkah yang harus diikuti untuk mengkonfigurasi Outlook dan mendapatkan hasil yang lebih efisien dalam pencarian kami akan dirinci.

1. Gunakan filter lanjutan: Outlook menawarkan beberapa opsi untuk memfilter email berdasarkan kriteria tertentu. Saat Anda mengeklik bilah pencarian, tab pemfilteran ditampilkan yang memungkinkan Anda memilih opsi seperti pengirim, subjek, tanggal, kategori, dan lain-lain. Dimungkinkan untuk menggabungkan beberapa filter untuk lebih mempersempit pencarian Anda.

2. Sesuaikan pengaturan pencarian: Outlook memiliki opsi untuk menyesuaikan cara pencarian dilakukan. Untuk mengakses opsi ini, kita harus masuk ke “Pengaturan” di menu aplikasi dan memilih “Opsi Pencarian”. Dari sana, kita dapat mengatur preferensi seperti menyertakan atau mengecualikan folder tertentu, hanya mencari di folder saat ini, atau menerapkan filter otomatis pada pencarian. Konfigurasi ini akan memungkinkan kami menyesuaikan Outlook dengan kebutuhan kami dan meningkatkan ketepatan pencarian.

Kesimpulannya, mengetahui di mana email disimpan di Outlook adalah tugas sederhana berkat berbagai opsi dan fungsi yang ditawarkan oleh platform email ini. Sepanjang artikel ini, kami telah menjelajahi berbagai cara untuk mencari dan menemukan pesan dalam Outlook, mulai dari pencarian dasar hingga penggunaan folder dan label tingkat lanjut.

Dengan menggunakan alat pencarian, filter, dan folder khusus, pengguna dapat mengelola kotak masuk mereka secara efisien dan menjaga pengaturan email mereka secara optimal. Selain itu, kemampuan untuk menyimpan email ke folder tertentu atau menandainya dengan kata kunci memungkinkan akses cepat dan mudah ke informasi yang diinginkan.

Penting untuk diingat bahwa lokasi email dapat berubah tergantung pada pengaturan pribadi dan preferensi organisasi Anda. Oleh karena itu, disarankan untuk menjelajahi dan bereksperimen dengan berbagai fitur yang ditawarkan Outlook untuk menemukan metode pengorganisasian yang paling sesuai dengan kebutuhan Anda.

Singkatnya, dengan pendekatan teknis dan netral Outlook, dimungkinkan untuk mengetahui secara pasti di mana email disimpan di platform ini. Baik menggunakan bilah pencarian, mengatur aturan organisasi, atau sekadar menggunakan folder yang telah ditentukan sebelumnya, Outlook menawarkan beragam alat untuk menjaga kotak masuk tetap teratur dan efisien.