Alat terbaik untuk mengelola prospek secara otomatis dari formulir web ke CRM Anda

Alat terbaik untuk mengelola prospek secara otomatis dari formulir web ke CRM Anda? Kami akan memberi tahu Anda semuanya tentang hal itu. Mengelola prospek secara otomatis dari formulir web ke CRM Anda dapat membuat perbedaan dalam produktivitas, efisiensi, dan kualitas konversi online Anda.. Dalam lingkungan digital yang kompetitif saat ini, di mana setiap kontak penting dan waktu adalah uang, memilih alat yang tepat adalah kunci untuk memanfaatkan setiap peluang bisnis yang melewati situs web Anda.

Dalam artikel ini, Anda akan mempelajari secara mendalam cara kerja alat dan perangkat lunak terbaik untuk manajemen prospek otomatis. Kami akan menganalisis semuanya, mulai dari formulir web hingga CRM dan integrasi cerdas yang paling canggih, yang mencakup lusinan opsi, kelebihan, kekurangan, dan kiat praktis, semuanya dengan pendekatan yang benar-benar baru dan alami. Jika Anda tidak yakin perangkat lunak mana yang harus dipilih, ingin meningkatkan saluran penjualan Anda, atau ingin menghemat waktu dan menghindari kehilangan prospek, Anda akan menemukan semuanya di sini.

Mengapa penting untuk mengotomatiskan manajemen prospek dari formulir ke CRM Anda?

Otomatisasi dalam manajemen prospek tidak lagi opsional untuk bisnis digital atau komersial modern. Mengotomatiskan proses berarti bahwa setiap kontak yang mengisi formulir web langsung tercatat dalam sistem CRM Anda, dengan peringatan, segmentasi, tugas tindak lanjut, dan alur kerja, tanpa intervensi manual atau risiko lupa atau kehilangan informasi.

Dewasa ini, Perusahaan yang tidak mengintegrasikan formulir web dengan CRM secara efisien berisiko kehilangan peluang penjualan., pemborosan investasi iklan, kesalahan transfer data, atau sekadar mengurangi kepuasan pelanggan dan efektivitas penjualan. Berapa banyak prospek yang hilang setiap bulan karena kurangnya perhatian yang tepat waktu?

Otomatiskan aliran ini Ini tidak hanya penting dari perspektif operasional, tetapi juga dari perspektif strategis: memungkinkan Anda memusatkan informasi, mengukur kinerja saluran digital, menilai kontak, dan memulai tindakan pemasaran dan penjualan yang dipersonalisasi. Ini membuat pelacakan lebih gesit, akurat, dan terukur.

Manfaat utama menghubungkan formulir web Anda secara otomatis ke CRM Anda

Manfaat utama menyelaraskan formulir web Anda secara otomatis dengan CRM Anda meliputi:

• Penghapusan pekerjaan manual dan kesalahan manusia: Prospek secara otomatis diteruskan dari formulir ke CRM, menghindari kelalaian, duplikasi, dan kesalahan manual.
• Tindak lanjut segera: Staf penjualan menerima peringatan atau tugas instan dan dapat menghubungi prospek di waktu terbaik, saat mereka paling reseptif.
• Centralización de la información: Semua data, minat, tindakan, dan bidang khusus disimpan dalam sistem yang sama, memfasilitasi segmentasi dan analisis hasil.
• Automatización de tareas repetitivas: Urutan email, pengingat, pengiriman informasi dasar, atau alur kerja penilaian prospek dijalankan tanpa intervensi langsung, sehingga menghemat waktu.
• Kontrol dan pelaporan yang lebih baik: Anda dapat mengukur asal prospek, kualitasnya, dan tingkat konversi secara real-time, serta menyesuaikan kampanye untuk memaksimalkan laba atas investasi pemasaran digital Anda.
• Profesionalisme yang lebih besar dan kepuasan pelanggan: Pelayanannya dianggap lebih cepat, lebih personal dan tanpa celah.

Alat apa yang Anda butuhkan? Jenis solusi untuk setiap langkah

Untuk mengotomatiskan semuanya sepenuhnya mulai dari formulir hingga konversi prospek, sebaiknya gabungkan beberapa lapisan solusi:

• Pembuat formulir web yang kuat, visual, dan fleksibel.
• Platform CRM yang mampu menerima, menyimpan, dan mengelola prospek secara otomatis.
• Alat atau konektor yang mengintegrasikan formulir dengan CRM tanpa perlu pemrograman (integrasi asli, Zapier, Webhook, API, dll.).
• Sistem otomasi pemasaran untuk memelihara, mengelompokkan, dan mengkualifikasi prospek (email, SMS, penilaian, chatbot, dll.).
• Opsional, alat tambahan untuk pengayaan data (pengayaan kontak, verifikasi email, integrasi dengan basis data eksternal, dll.).

Di bagian berikut, kami akan merinci solusi terbaik di setiap kategori, menggabungkan artikel referensi paling relevan dan pengalaman profesional kami sendiri.

Pembuat formulir online terbaik untuk menangkap prospek

Proses otomatisasi yang baik dimulai dengan formulir web yang menarik, fungsional, dan dioptimalkan untuk konversiAda perangkat lunak khusus yang tersedia untuk membuat semua jenis formulir: kontak, pendaftaran, survei, formulir pesanan, kuesioner, formulir pop-up, atau bahkan formulir pintar yang berubah berdasarkan perilaku pengguna.

Apa kelebihan yang dimiliki para kreator ini?

• Mereka memungkinkan Anda untuk mendesain formulir khusus: Tambahkan bidang, logika kondisional, validasi, dan sesuaikan desain dengan merek Anda.
• Ini termasuk integrasi asli atau pihak ketiga dengan CRM, platform pemasaran email, atau aplikasi lain: informasi mengalir secara otomatis.
• Mereka memungkinkan pengumpulan data yang terorganisir dan tersegmentasi: dengan bidang tersembunyi, label, kampanye, dan aturan lanjutan.
• Mereka menawarkan pengujian A/B untuk mengoptimalkan konversi: mendeteksi struktur bentuk mana yang berfungsi paling baik.
• Mereka memfasilitasi implementasi dengan sistem seperti WordPress, Shopify, Wix, Squarespace, dll.

Mari kita lihat beberapa alat pembuat formulir yang memiliki rating teratas untuk tujuan ini:

Zoho Forms

Zoho Forms adalah rangkaian formulir Zoho, sempurna jika Anda sudah menggunakan Zoho CRM. Memungkinkan Anda membuat semua jenis formulir, dengan integrasi langsung dan tanpa masalah kompatibilitas.

• Lebih dari 30 jenis bidang, logika kondisional, dan aturan khusus.
• Integrasi asli dengan Zoho CRM, Salesforce, dan melalui Zapier dengan puluhan CRM dan alat.
• Pilihan yang terjangkau dan akun gratis untuk memulai.
• Desain yang agak lebih terbatas dalam template dibandingkan dengan pesaing lain, tetapi tangguh dan profesional.

Jotform

Jotform menonjol karena fleksibilitas visualnya yang luar biasa: Ribuan templat, bidang lanjutan (tanda tangan digital, pengatur waktu, unggahan file, dll.), dan kompatibilitas seluler.

• Penyiapan cepat integrasi dengan CRM, basis data, Google Sheets, dll.
• Kemampuan untuk langsung menghubungkan pengiriman ke sistem seperti noCRM dan solusi penjualan lainnya.
• Antarmuka yang sangat visual dan mudah beradaptasi dengan aplikasi seluler.
• Kurva pembelajaran awal sedikit lebih panjang, tetapi memungkinkan hampir semua penyesuaian.

WPForms

Favorit pengguna WordPress untuk kontak, pendaftaran, dan formulir penjualan. Sistem drag-and-drop-nya sangat intuitif dan memiliki dukungan yang sangat baik untuk integrasi dengan Zapier, Webhook, CRM, dan layanan pemasaran email.

Typeform

Jika Anda mencari formulir percakapan modern dengan pengalaman pengguna yang menarik, Typeform adalah yang terbaik. Ideal untuk survei, pendaftaran, dan kualifikasi lanjutan, meskipun paket lanjutannya mungkin agak mahal.

GetResponse

GetResponse lebih dari sekadar pembuat formulir: Integrasi aslinya dengan pemasaran email, alat otomatisasi, dan pembuatan halaman arahan menjadikannya solusi lengkap untuk perolehan dan pengelolaan prospek sejak kontak pertama.

123FormBuilder dan alternatif lainnya

Formulir yang difokuskan pada kuesioner kompleks dan kustomisasi kode CSS penuh, ideal untuk proyek tertentu atau kebutuhan integrasi tingkat lanjut.

Otomasi dan Manajemen Prospek: CRM dan Platform Terbaik

Setelah prospek diambil dari formulir web, saatnya mengelolanya dengan benar menggunakan CRM yang mengotomatiskan penugasan, pelacakan, penilaian, dan konversi.

HubSpot CRM

HubSpot telah menjadi CRM pilihan bagi UKM, tim pemasaran digital, dan penjualan. Versi gratisnya sangat canggih; mengintegrasikan catatan kontak, perusahaan dan riwayat, pelacakan jalur pemasaran, otomatisasi pemasaran, dan pasar aplikasi untuk hampir semua kebutuhan.

• Integrasi asli dengan sistem formulir, halaman arahan, dan obrolan daring Anda.
• Peringatan waktu nyata dan alur kerja otomatis untuk penugasan prospek, penilaian, dan pembinaan.
• Sempurna bagi mereka yang menginginkan platform terpusat dan berskala dengan statistik konversi terperinci.
• Harga modul berbayar meningkat dengan cepat saat menambahkan fitur-fitur lanjutan, tetapi versi gratisnya sangat lengkap untuk memulai.

Zoho CRM

Ideal jika Anda mencari fleksibilitas dengan harga yang bagus, dengan integrasi yang komprehensif dan banyak opsi otomatisasi alur kerja. Kumpulkan prospek dari Zoho Forms, WordPress, atau sistem lain hampir seketika, dan atur aturan penugasan, peringatan, tugas, dan komunikasi otomatis.

• Dasbor yang dapat disesuaikan, penugasan tenaga penjualan otomatis, penilaian, dan alur tugas otomatis.
• Opsi otomatisasi pemasaran terpadu dan konektivitas asli ke rangkaian alat Zoho lainnya.
• Dapat diskalakan untuk UKM dan bisnis menengah yang sedang berkembang.

Pipedrive

Berfokus pada visualisasi proses penjualan dan manajemen jalur penjualan. Sistem langkah yang dapat disesuaikan, pengingat cerdas, dan tampilan kanban membuatnya mudah digunakan bagi tim penjualan yang mencari hasil cepat.

• Integrasi langsung dengan puluhan solusi formulir dan halaman arahan.
• Otomatisasi penugasan prospek, pengingat, dan pengiriman email saat Anda menerima kontak dari formulir web.
• Skalabilitas dan nilai uang yang sangat baik.

noCRM.io

noCRM mengkhususkan diri dalam manajemen prospek murni, menghindari kelebihan data dan birokrasi CRM tradisional. Ideal untuk tim penjualan yang menginginkan kelincahan dan efektivitas.

• Terima prospek langsung dari integrasi formulir web sederhana.
• Saluran penjualan yang fleksibel, otomatisasi dasar, dan tindak lanjut yang difokuskan pada penutupan penjualan.
• Integrasi yang mudah dengan platform dan aplikasi lain.

Salesforce

Raksasa industri, digunakan oleh perusahaan dan korporasi besar, meskipun ada juga versi untuk bisnis kecil. Unggul dalam manajemen tingkat lanjut dan kustomisasi mendalam, ideal untuk proyek dengan proses penjualan kompleks, banyak tim, dan volume prospek tinggi.

• Otomatisasi yang hampir tidak terbatas, alur kerja persetujuan, integrasi dengan sistem lain, dan penyesuaian pelaporan.
• Kurva pembelajaran dan biaya tinggi, tetapi sangat direkomendasikan dalam lingkungan penjualan yang canggih.

Keap (sebelumnya Infusionsoft)

Berfokus pada otomatisasi total untuk bisnis kecil: Kampanye, pengingat, CRM, dan situs web otomatis. Sempurna jika Anda ingin menyederhanakan dan menyatukan pemasaran, penjualan, dan pelacakan prospek dalam satu platform.

Bitrix24

Solusi CRM yang terjangkau dengan ekosistem alatnya sendiri untuk bisnis kecil dan menengah. Selain manajemen prospek, aplikasi ini juga menyertakan fitur tambahan untuk manajemen proyek, kolaborasi internal, basis data, dan webmail.

Alat otomatisasi pemasaran untuk memelihara dan mengonversi prospek Anda

Langkah selanjutnya setelah penangkapan dan pengelolaan prospek adalah pembinaan: Kampanye email otomatis, segmentasi perilaku, dan penilaian prospek membantu mengubah kontak sederhana menjadi peluang yang memenuhi syarat.

Brevo (sebelumnya Sendinblue)

Brevo adalah solusi otomatisasi pemasaran yang sangat populer di Eropa: segmentasi audiens, alur kerja visual, email, SMS, dan otomatisasi WhatsApp (sesuai GDPR), penilaian prospek waktu nyata, dan banyak lagi.

• Termasuk editor visual, integrasi sederhana, dan koneksi ke CMS dan CRM utama di pasaran.
• Paket gratisnya cukup ampuh untuk basis data kecil.

Mailchimp

Mailchimp Tetap menjadi tolok ukur dalam pemasaran email, tetapi opsi otomatisasinya telah berkembang secara signifikan: Anda dapat membuat alur sambutan, kampanye tersegmentasi, pemberitahuan otomatis, atau rangkaian email yang dikaitkan dengan aktivitas masing-masing prospek. Aplikasi ini juga terintegrasi dengan puluhan platform pembuatan formulir.

ActiveCampaign

Mungkin solusi otomatisasi multisaluran paling canggih untuk UKM. Memungkinkan Anda membuat kampanye, mengotomatiskan proses penilaian prospek, melakukan segmentasi, dan menghubungkan dengan alat formulir dan CRM, semuanya dari lingkungan visual yang sederhana.

Ortto (sebelumnya Autopilot)

Spesialis dalam alur kerja visual, pembinaan multi-saluran (SMS, WhatsApp, email, web, dll.), penilaian prospek adaptif, dan pelacakan perjalanan pelanggan tingkat lanjut. Berguna bagi mereka yang mencari kustomisasi tanpa kode dan dasbor terpusat.

Nama lain yang relevan

• Marketo Engage (oleh Adobe): Ideal untuk proyek kompleks dan tim pemasaran besar.
• Klaviyo: Sangat populer dalam e-commerce, terutama Shopify.
• Omnisend: berorientasi pada e-commerce, sangat mudah diimplementasikan.
• Act-On, Eloqua, Marketing Cloud Engagement (sebelumnya Pardot), dll.: mencakup kebutuhan penilaian tingkat lanjut, integrasi, dan pelaporan multi-saluran.

Alat dan konektor integrasi

Ada solusi khusus untuk menghubungkan formulir ke CRM dan sistem otomasi:

• Zapier: Referensi untuk mengintegrasikan aplikasi tanpa pemrograman. Anda dapat menghubungkan formulir dari platform apa pun ke CRM, pemasaran email, basis data, spreadsheet, dan banyak lagi. Memungkinkan Anda membuat alur otomatis dalam hitungan menit.
• Jembatan Utama: Ideal untuk membawa prospek dari kampanye Iklan Facebook/Instagram langsung ke CRM Anda dan memusatkan data dari jejaring sosial dan platform periklanan.
• Webhook dan API: Untuk proyek tingkat lanjut, Anda dapat menghubungkan formulir khusus ke CRM atau sistem internal.
• Integrasi asli: Banyak CRM dan formulir sudah menyertakan koneksi langsung satu sama lain atau ke aplikasi pemasaran dan penjualan populer.

Add-on dan ekstra untuk meningkatkan perolehan prospek

Selain formulir dan CRM, ada alat lain yang dapat meningkatkan kualitas proses penangkapan prospek Anda secara signifikan, seperti yang dijelaskan di Cara menggunakan Facebook untuk menghasilkan prospek dan pelanggan potensial.

• Perangkat lunak obrolan langsung dan chatbot: Drift, Intercom, Zendesk Chat, JivoChat, dan Tawk.to memungkinkan Anda mengumpulkan prospek langsung dari situs web Anda, menjawab pertanyaan, dan mengelompokkan pengunjung secara real time.
• Halaman arahan yang dioptimalkan: Unbounce, Leadpages, Instapage, dan ClickFunnels menonjol karena kemudahannya dalam membuat halaman arahan yang mengonversi lebih baik daripada formulir standar.
• Alat pengayaan data: Kaspr, Cognism, Hunter.io, atau UpLead membantu Anda melihat data tambahan tentang prospek, seperti nomor telepon, perusahaan, jabatan, aktivitas media sosial, dll.
• Platform analisis dan pengoptimalan: Hotjar, VWO, Pingdom, dan Google PageSpeed ​​​​Insights memungkinkan Anda menganalisis perilaku, melakukan pengujian A/B, dan memastikan bahwa formulir dan halaman arahan berfungsi dengan cepat dan berkonversi pada tingkat tertinggi.
• Alat umpan balik dan survei: Typeform, SurveyMonkey, Qualaroo, Pointerpro, atau ProProfs untuk mengumpulkan umpan balik, meningkatkan pesan Anda, dan lebih memenuhi syarat prospek Anda.

Praktik terbaik: mengintegrasikan, mengotomatiskan, dan mengukur seluruh proses

Untuk memastikan Anda tidak kehilangan satu pun prospek, ikuti langkah-langkah berikut:

1. Buat formulir yang dioptimalkan untuk konversi dengan bidang yang tepat, desain visual yang selaras dengan merek Anda, dan validasi anti-spam.
2. Integrasikan formulir langsung dengan CRM Anda, menggunakan integrasi asli, Zapier, Webhook atau API yang sesuai.
3. Konfigurasikan alur kerja penugasan otomatis, peringatan, dan penilaian dalam CRM untuk memastikan tindak lanjut segera dan memprioritaskan prospek terpanas.
4. Aktifkan kampanye pengasuhan dengan email, SMS, atau chatbot yang dipersonalisasi untuk memelihara prospek dan meningkatkan rasio konversi.
5. Menganalisis secara real time asal, kualitas dan konversi prospek, menyesuaikan kampanye, halaman arahan, dan formulir berdasarkan apa yang terbaik.

Dengan mengikuti proses ini, Anda dapat memperoleh rasio konversi yang lebih tinggi, mengurangi biaya per prospek, dan yang terpenting, menghindari "lubang hitam" prospek yang tidak pernah menarik perhatian Anda.

Perbandingan cepat: alat mana yang harus Anda pilih berdasarkan profil Anda?

Untuk memudahkan Anda dalam mengambil keputusan, berikut perbandingan singkat beberapa skenario umum:

• Jika Anda mencari yang paling lengkap dan terukur: HubSpot CRM + formulir asli atau integrasi melalui Zapier dengan aplikasi lain.
• Jika Anda sudah menggunakan Zoho: Zoho Forms + Zoho CRM merupakan solusi sempurna dan bebas repot.
• Untuk WordPress: WPForms (formulir) + Zapier atau integrasi langsung dengan Pipedrive, HubSpot, Zoho atau noCRM.
• Dalam e-commerce: Formulir Shopify atau Klaviyo + CRM terintegrasi.
• Anggaran dikurangi: Zoho CRM, Bitrix24, atau GetResponse, yang menggabungkan CRM, otomatisasi, dan formulir dalam paket yang sangat terjangkau dan bahkan gratis.
• Agensi atau perusahaan B2B tingkat lanjut: Salesforce, Marketo Engage, Kaspr, Cognism, dan alat integrasi seperti LeadsBridge.

Kesalahan umum saat mengotomatiskan manajemen prospek (dan cara menghindarinya)

Tidak semuanya semudah menghubungkan dua aplikasi. Berikut ini adalah kesalahan yang paling umum terjadi dan cara mengatasinya:

• Mengumpulkan terlalu banyak data dari formulir (terlalu banyak bidang, pertanyaan tidak relevan, dsb.): tanyakan hanya hal-hal penting dan selesaikan masalahnya belakangan.
• Jangan memvalidasi prospek secara otomatis (email palsu, spam, duplikat). Gunakan captcha, email terverifikasi, dan validasi waktu nyata.
• Meninggalkan celah dalam proses: Jika seseorang mengisi formulir tetapi tidak menerima pemberitahuan atau penugasan, prospek akan hilang dan penjualan akan hilang. Gunakan alur kerja dengan pemberitahuan dan penugasan otomatis.
• Jangan mempercepat: Pemimpin perlu merasa bahwa pertanyaannya penting dan menerima respons sesegera mungkin.
• Tidak menganalisis dan mengoptimalkan: Selalu periksa tingkat konversi, kecepatan respons, dan sumber berkualitas tertinggi.

Tips untuk meningkatkan konversi prospek dari formulir hingga penutupan

• Menyelaraskan pemasaran dan penjualan dengan sempurna:Prospek harus mengalir lancar dari satu tim ke tim lain, dengan informasi yang relevan untuk setiap jenis kontak.
• Sesuaikan tindak lanjut: Gunakan data yang diambil untuk menyesuaikan pesan, email, atau proposal Anda.
• Uji dan ukur berbagai versi formulir dan kampanye untuk mengoptimalkan konversi.
• Kembangkan prospek dingin dengan konten multisaluran yang relevan: email, WhatsApp, SMS, panggilan, dll.
• Otomatisasi tetapi tanpa kehilangan sentuhan manusiawi:Saat prospek sudah siap, kontak manual harus cepat dan ahli.

Manajemen prospek otomatis dari formulir web hingga CRM telah menjadi kebutuhan bagi perusahaan yang ingin berkembang, mengoptimalkan sumber daya mereka, dan tidak kehilangan satu pun peluang penjualan. Berinvestasi dalam formulir, konektor, CRM, dan alat otomatisasi terbaik membuka jalan bagi layanan pelanggan yang sangat baik, proses yang dapat diskalakan, dan peningkatan profitabilitas. Yang penting adalah memilih solusi yang paling sesuai dengan kebutuhan Anda dan, yang terpenting, menerapkan strategi di mana teknologi meningkatkan, tetapi tidak pernah menggantikan, sentuhan unik tim penjualan Anda.