Cara mengisi formulir secara otomatis dengan Power Automate

Menguasai otomatisasi formulir adalah salah satu keuntungan besar Power Automate, terutama ketika kita menginginkannya mengoptimalkan waktu dan mengurangi kesalahan manusia dalam tugas yang berulangJika Anda berhenti sejenak dan memikirkan bagaimana Anda dapat memusatkan manajemen formulir dan memanfaatkan data Anda secara efisien, artikel ini akan menunjukkan caranya. cara mengisi formulir dengan Power Automate.

Tidak hanya rmengisi, tetapi juga memproses dan menindaklanjuti data formulir. Ditambah lagi, kami akan mengungkap kiat dan solusi untuk masalah yang paling umum.

Apa itu Power Automate dan bagaimana cara menghubungkannya dengan formulir?

Power Automate—sebelumnya dikenal sebagai Microsoft Flow—adalah alat otomatisasi proses yang memungkinkan Anda membuat rantai tindakan otomatis untuk berbagai aplikasi dan layanan, tanpa perlu pemrograman. Dalam hal formulir, integrasi paling alami adalah dengan Formulir Microsoft, meskipun memungkinkan juga untuk memanfaatkan sumber data lain, seperti Excel Online atau platform pihak ketiga melalui UI Flow dan konektor tertentu.

Kuncinya adalah mengubah setiap pengiriman formulir menjadi pemicu tindakan otomatis.: mulai dari merekam data dalam basis data hingga mengirimkan persetujuan, email yang dipersonalisasi, atau memberi masukan pada proses yang lebih kompleks.

Cara umum untuk mengotomatiskan formulir di Power Automate

Menurut dokumentasi resmi Microsoft dan pengalaman praktis banyak pengguna, tugas paling umum yang dapat Anda otomatisasi ketika seseorang mengisi formulir membentuk Berikut ini rinciannya:

• Kirim pemberitahuan email baik kepada pemilik formulir maupun pengguna yang melengkapinya.
• Minta persetujuan langsung dengan rincian yang dikumpulkan dalam bentuk yang ideal untuk proses liburan, aplikasi, pembelian, dll.
• Rekam respons secara otomatis dalam lembar kerja Excel atau daftar SharePoint untuk pemrosesan dan analisis selanjutnya, membawa data ke lingkungan kerja digital perusahaan yang biasa.
• Kelola lampiran diunggah ke formulir, membuat tautan bersama dan mengirim file melalui email atau menyimpannya di OneDrive.

Setiap opsi dapat disesuaikan agar sesuai dengan alur kerja Anda, dengan berbagai variasi mulai dari mengirim pesan yang dipersonalisasi hingga membuat file secara otomatis berdasarkan respons yang diterima.

Cara membuat alur otomatis dengan formulir

Untuk mengilustrasikan keseluruhan proses, mari buat contoh umum: Anda ingin menyimpan informasi tersebut ke daftar SharePoint dan mengirim pemberitahuan khusus setiap kali seseorang mengisi Formulir Microsoft. Langkah-langkah yang biasa dilakukan, berdasarkan pengalaman pengguna dan dokumentasi itu sendiri, adalah sebagai berikut:

1. Memasuki Power Automate dan pilih opsi untuk membuat aliran cloud otomatis dari awal.
2. Pilih pemicu Microsoft Forms “Ketika respons baru dikirim"
3. Pada pemicu tersebut, pilih formulir yang ingin Anda kerjakan (Anda dapat mencarinya berdasarkan nama atau, jika formulir tersebut merupakan formulir grup dan tidak muncul dalam daftar, gunakan pengenal yang akan Anda lihat di URL Formulir setelah "FormId=").
4. Tambahkan blok tindakan “Dapatkan detail respons”.
5. Konfigurasikan tujuan data: Anda dapat memilih antara membuat catatan baru dalam daftar SharePoint (menyelaraskan setiap kolom dengan setiap bidang dalam formulir) atau menyimpan informasi di Excel Online (menggunakan tabel sebagai tujuan).
6. Jika formulir Anda berisi lampiran, Anda harus menggunakan “Mengurai JSON” untuk mengelola struktur file yang diunggah, lalu gunakan OneDrive atau SharePoint untuk membuat tautan dan mengelolanya.
7. Terakhir, Anda dapat menambahkan tindakan untuk mengirim email yang dipersonalisasi kepada pemilik dan responden (termasuk informasi dinamis dari formulir).

Salah satu keuntungan besar mengisi formulir dengan Power Automate adalah ffleksibilitasAlat ini memungkinkan Anda menambahkan kondisi dan membagi alur berdasarkan respons (misalnya, untuk membedakan apakah seseorang akan menghadiri acara secara langsung atau melalui Teams, dan mengirimkan pemberitahuan yang berbeda dalam setiap kasus).

Otomatisasi Lanjutan: Mengisi Formulir Web dan Mengelola Data dengan Alur UI dan Selenium

Power Automate tidak terbatas pada otomatisasi tugas dalam ekosistem Microsoft. Fitur lanjutannya adalah kemampuan untuk Otomatiskan pengisian formulir di situs web eksternal yang tidak memiliki konektornya sendiri, menggunakan apa yang dikenal sebagai Alur UI. Mekanisme ini, yang didasarkan pada Selenium IDE, memungkinkan Anda untuk mensimulasikan masukan manusia dalam formulir web atau aplikasi lama, memasukkan data satu per satu dari sumber seperti Excel Online.

Prosedur umumnya adalah sebagai berikut:

1. Siapkan file Excel dengan data, pastikan diformat sebagai tabel sehingga Anda dapat memanipulasinya dengan Power Automate.
2. Gunakan blok “Daftar Baris yang Ada dalam Tabel” untuk membaca setiap baris data.
3. Siapkan putaran yang berulang melalui rekaman (menggunakan, misalnya, kolom 'Kunci' sebagai pengenal iterasi).
4. Untuk setiap rekaman, luncurkan UI Flow yang dikonfigurasi dengan Selenium IDE untuk memasukkan data ke formulir web tujuan.
5. Anda dapat melengkapi alur ini dengan blok “Perbarui Baris” untuk menandai bahwa rekaman telah diproses dengan benar (misalnya, mengubah bidang YA/TIDAK di Excel jika iterasi berhasil).

Kemampuan ini ideal ketika Anda membutuhkan Membuang sejumlah besar data ke platform eksternal, mengintegrasikan orang dan sistem yang tidak memiliki API atau konektor langsung mereka sendiriSelain itu, mengelola pekerjaan Anda dari Excel sangat nyaman bagi pengguna yang terbiasa bekerja dengan lembar kerja dan mencari solusi yang cepat dan fleksibel.

Integrasi dengan SharePoint: penyimpanan dan eksploitasi hasil

Salah satu penggunaan Power Automate yang paling umum dalam kombinasi dengan formulir adalah Entri data otomatis ke dalam daftar SharePointMekanisme ini sempurna untuk mengubah pengiriman formulir menjadi catatan terstruktur yang kemudian dapat diproses sebagai metadata dan digunakan di dasbor, laporan, atau proses bisnis internal.

Untuk integrasi yang tepat, pastikan bahwa Pertanyaan formulir dan kolom daftar SharePoint memiliki struktur yang sama, sehingga setiap respons disimpan secara terorganisasi dan dapat digunakan. Pendekatan ini memungkinkan digitalisasi segala hal mulai dari survei internal hingga proses pemilihan personel, pesanan internal, dan permintaan material.

Menangani lampiran dan membuat tautan bersama

Dalam kasus dimana formulir mengizinkan mengunggah lampiran (misalnya, saat meminta tanda terima, dokumen identitas, penawaran, dll.), Power Automate memiliki kemampuan untuk:

• Ambil file yang diunggah dengan tindakan “Dapatkan Detail Respons”.
• Gunakan tindakan “Parse JSON” untuk memproses informasi lampiran dan mengekstrak pengidentifikasi uniknya.
• Unggah file ke OneDrive atau SharePoint lalu buat tautan bersama yang dapat secara otomatis dikirim melalui email kepada siapa pun yang membutuhkannya.
• Sesuaikan isi email dengan memasukkan tautan dan nama file sebagai tautan HTML yang dapat diklik (menggunakan sintaksis Nama di editor HTML Power Automate sendiri).

Fungsionalitas ini adalah kunci untuk mendigitalkan proses dan tugas administratif yang memerlukan aliran dokumen., seperti proses sumber daya manusia, pengendalian biaya, atau validasi dokumentasi.

Rekomendasi untuk aliran yang kuat dan efisien

Jika Anda ingin otomatisasi Anda benar-benar bermanfaat, perhatikan praktik terbaik berikut:

• Selalu gunakan pengenal yang jelas dan standarkan nama formulir. untuk memfasilitasi pengelolaan jangka panjang.
• Memverifikasi keaslian data yang dimasukkan oleh pengguna Jika Anda tidak dapat membatasi formulir, terapkan mekanisme validasi untuk email jika Anda memintanya sebagai kolom teks.
• Melacak tindakan dan kesalahan melalui log di Excel, SharePoint atau pemberitahuan kepada mereka yang bertanggung jawab.
• Lihat riwayat menjalankan Power Automate untuk men-debug masalah dan sesuaikan alur Anda saat Anda mendeteksi pola atau kesalahan yang berulang.
• Manfaatkan integrasi Power Automate dengan alat lain di ekosistem Microsoft, seperti Teams, Outlook, SharePoint, dan Excel, untuk menciptakan solusi yang lengkap dan kolaboratif.

Mengubah formulir dan alur kerja menjadi aset digital otomatis memberikan keunggulan kompetitif yang signifikan. Jika Anda menginternalisasi rekomendasi ini dan menghindari masalah yang telah dipecahkan oleh pengguna lain, Anda akan memiliki kemampuan untuk mengubah tugas-tugas yang membosankan menjadi proses yang lancar dan dapat disesuaikan.Digitalisasi dan otomatisasi yang efisien dapat diterapkan di sektor atau ukuran bisnis apa pun, tanpa harus menjadi seorang programmer, dan Power Automate adalah sekutu terbaik Anda dalam mencapainya.