Ini adalah salah satu program yang paling sedikit dikenal di suite kantor Microsoft 365, meskipun sudah disertakan sejak versi 1992. Namun, ini adalah alat yang sangat berguna. Dalam posting ini kami menjelaskan Apa itu Microsoft Access dan untuk apa?.
Versi terbaru dari Microsoft Access, yang akan kita bicarakan di sini, dirilis pada 5 Oktober 2021 untuk digunakan di Windows 10 dan Windows 11. Ini menempati antara 44 MB dan 60 MB pada hard drive, tergantung pada opsi instalasi yang dipilih.
Apa itu Microsoft Access?
Microsoft adalah sistem manajemen database disertakan dalam rangkaian aplikasi Microsoft Office (sekarang Microsoft 365). Ini adalah alat yang bertujuan membantu pengguna membuat dan mengelola database dengan tujuan menyimpan, mengatur dan menganalisis informasi.
Alasan mengapa aplikasi ini jarang digunakan terutama karena tidak mengetahui kegunaan sebenarnya. Banyak pengguna yang secara keliru percaya bahwa apa pun yang dilakukan dengan Access sebenarnya dapat dilakukan dengan Access. Excel.
Meskipun benar kedua program tersebut memiliki kesamaan, namun Excel lebih cocok untuk menangani data numerik dan melakukan perhitungan pada data tersebut. Akses, pada bagiannya, menambahkan tingkat spesialisasi yang lebih besar dan mencakup fungsi khusus untuk mengelola berbagai jenis data. Selain itu, ini memungkinkan Anda membatasi data yang dimasukkan pengguna di setiap bidang, serta menautkan data terkait di beberapa tabel.
Basis data yang disimpan dengan Microsoft Access menunjukkan ekstensi file ".accdb". Meskipun ini adalah yang paling umum dan juga terkini, ekstensi lainnya masih dapat ditemukan (".mdbe" o ".mde"), yang sesuai dengan versi sebelum 2007. Terkadang, untuk membuka ekstensi jenis ini, pengguna harus terlebih dahulu menggunakan alat konversi untuk mengonversinya menjadi «.accdb».
Hal-hal yang dapat kita lakukan dengan Access
Bagaimana Anda bisa menggunakan Access untuk mengelola database? Di bawah ini, kami menjelaskan beberapa tugas paling umum yang dapat kami lakukan dengan alat ini.
Buat database
Di layar beranda Access, klik "File" dan di kolom opsi di sebelah kiri, pilih "Baru". Di antara berbagai pilihan yang ditampilkan di layar, kita harus memilih salah satu yang berjudul sebagai "Basis Data Desktop Kosong".
Database yang baru dibuat ini dapat diberi nama sebagai langkah awal untuk mengakses template baru dan mulai menggunakannya.
Buat tabel
Untuk menambahkan tabel data ke database yang telah kita buat, kita perlu pergi ke pita alat dan klik pada tab "Meja". Field sebanyak yang kita inginkan dapat ditambahkan ke tabel baru ini. Untuk melakukan ini, Anda harus mengklik kanan dan memilih opsi «Klik untuk Menambahkan».
Bagian kotak kombo digunakan untuk mencantumkan tipe data berbeda yang bisa ditetapkan ke suatu bidang (di Access, wajib untuk menetapkan tipe data ke setiap bidang).
Tambahkan data ke tabel
Ada banyak cara untuk menambahkan data ke tabel Access: menggunakan formulir, mengimpornya dari file eksternal, menggunakan SQL, atau memasukkan data secara langsung (yaitu secara manual). Opsi yang paling umum adalah impor melalui file ".csv". Beginilah cara Anda melakukannya:
- Pada pita instrumen, klik «Data eksternal».
- Kemudian kita klik "Berkas teks".
- Selanjutnya kita pilih file sumber dan tabel tujuan.
- Sebelum melanjutkan impor, kami dapat meninjau semua detail file (penggunaan titik atau koma sebagai pembatas, perlu menghilangkan kolom tertentu.
- Akhirnya, kami menekan tombol "Menyelesaikan" untuk menjalankan impor.
Dari sini, ada banyak tindakan yang bisa kita lakukan di aplikasi dengan berbagai tabel yang telah kita perkenalkan. Misalnya, itu mungkin membuat hubungan antar tabel untuk menanyakan data dari tabel yang berbeda. Anda juga dapat membuat tabel pencarian, yang berisi data yang direferensikan oleh tabel lain, atau bahkan membuat kueri kompleks pada beberapa tabel dengan tipe data berbeda.
Tindakan lain yang mungkin dilakukan adalah membuat cadangan, membuat database yang dapat dieksekusi (yang tidak dapat diubah oleh pengguna eksternal) buat makro untuk mengotomatisasi tugas-tugas kompleks atau ekspor data ke excel, di antara banyak kemungkinan lainnya.
Untuk melakukan semua tindakan ini, Microsoft Access menyertakan solusi praktis asisten yang tentunya sangat membantu bagi yang baru pertama kali menggunakan aplikasi ini.
Kesimpulan
Microsoft Access adalah pilihan yang sangat direkomendasikan untuk usaha kecil dan menengah yang membutuhkan alat manajemen data yang sederhana dan mudah digunakan. Ideal untuk tugas seperti gmanajemen inventaris atau pemantauan proyek. Untuk semua kasus ini, ada baiknya mempelajari cara menggunakannya.
Editor yang berspesialisasi dalam isu-isu teknologi dan internet dengan pengalaman lebih dari sepuluh tahun di berbagai media digital. Saya telah bekerja sebagai editor dan pembuat konten untuk perusahaan e-commerce, komunikasi, pemasaran online, dan periklanan. Saya juga menulis di situs web ekonomi, keuangan dan sektor lainnya. Pekerjaanku juga merupakan passionku. Sekarang, melalui artikel saya di Tecnobits, Saya mencoba mengeksplorasi semua berita dan peluang baru yang ditawarkan dunia teknologi kepada kita setiap hari untuk meningkatkan kehidupan kita.