Hvernig á að vista Outlook tölvupóst sem PDF skjal

Microsoft Outlook Það er eitt mest notaða tölvupóstforritið í viðskiptaheiminum vegna fjölbreytts eiginleika þess. Ein af þessum aðgerðum er möguleikinn á vista tölvupóst á PDF-snið. Að vista Outlook tölvupóst á PDF er gagnleg fyrir persónulega skjalasafnið þitt þar sem það gerir þér kleift að geyma mikilvægan tölvupóst á öruggari og aðgengilegri hátt. Málsmeðferð við vista Outlook tölvupóst á PDF einfaldlega og fljótt.

Fyrsta skrefið til að vista Outlook tölvupóst á PDF er að opna tölvupóstinn sem þú vilt vista. Þegar það er opið skaltu velja "Skrá" valmöguleikann á efstu valmyndarstikunni. Finndu valmöguleikann „Vista sem“ í fellivalmyndinni og smelltu á hann. Þetta mun opna sprettiglugga með ýmsum skráarsniðsvalkostum í boði.

Í sprettiglugganum „Vista sem“, vertu viss um að velja «PDF (*.pdf)» sem viðkomandi skráarsnið til að vista Outlook póst. Þetta mun tryggja að tölvupósturinn sé vistaður á PDF-sniði og hægt sé að nálgast hann auðveldlega í framtíðinni. Næst skaltu velja staðsetningu á tölvunni þinni þar sem þú vilt vista PDF skjalið og smelltu á „Vista“ hnappinn.

Þegar þú hefur smellt á "Vista", Outlook mun sjálfkrafa breyta tölvupósti í PDF snið og það mun vista það á þeim stað sem þú tilgreindir. Þetta ferli getur tekið nokkrar sekúndur, allt eftir stærð og magni efnis í tölvupóstinum. Þegar því er lokið muntu geta nálgast vistuðu PDF-skrána og opnað hana með PDF-lesara til að skoða tölvupóstinn á upprunalegu sniði.

Vistaðu Outlook tölvupóst á PDF Það er frábær leið til að halda snyrtilegri og aðgengilegri skrá yfir mikilvæga tölvupóstinn þinn. Með því að fylgja skrefunum sem nefnd eru hér að ofan geturðu umbreytt Outlook tölvupóstinum þínum í PDF snið með örfáum smellum. Þú munt ekki aðeins vernda heiðarleika mikilvægra tölvupósta, heldur munt þú einnig hafa möguleika á að deila þeim auðveldlega með öðrum án þess að hafa áhyggjur af samhæfni skráarsniða.

1. Kynning á því ferli að vista Outlook tölvupóst á PDF formi

Outlook er tölvupóstvettvangur sem er mikið notaður á fagsviðinu vegna skilvirkni og háþróaðrar virkni. Þó að vista Outlook tölvupóst á PDF formi gæti verið framandi verkefni fyrir suma notendur, þá er það mjög gagnlegt tæki til að geyma og deila upplýsingum. örugglega. Í þessari grein munum við útskýra skýrt og nákvæmlega hvernig á að framkvæma þetta ferli á einfaldan og fljótlegan hátt.

Fyrst verður þú að opna tölvupóstinn sem þú vilt vista á PDF formi. Þú getur fengið aðgang að pósthólfinu þínu og fundið viðkomandi tölvupóst. Þegar þú hefur fundið það skaltu smella á það til að opna það. Gakktu úr skugga um að þú sért að velja réttan tölvupóst áður en þú heldur áfram.

Næst verður þú að leita að „Prenta“ valkostinum í tækjastikan frá Outlook. Þessi valkostur er venjulega að finna í „Skrá“ flipanum í aðalvalmyndinni. Smelltu á „Prenta“ hnappinn og sprettigluggi opnast með nokkrum prentvalkostum.

Í prentglugganum skaltu velja „Prenta í skrá“ sem sjálfgefinn prentara. Veldu síðan PDF snið sem skráargerð. Gakktu úr skugga um að velja staðsetningu þar sem þú vilt vista PDF skjalið á tækinu þínu. Þú getur valið ákveðna möppu eða bara vistað hana á skrifborðinu til að nálgast það auðveldlega.

Þegar þú hefur stillt alla valkosti í samræmi við óskir þínar, smelltu á „Prenta“ hnappinn til að hefja vistunarferlið. Outlook mun sjálfkrafa breyta tölvupóstinum þínum í PDF skrá og vista það á þeim stað sem þú tilgreindir.

Nú þegar þú hefur lært hvernig á að vista Outlook tölvupóst á PDF formi geturðu auðveldlega geymt mikilvægar upplýsingar í geymslu, deilt efni með öðrum notendum og átt öruggt afrit af tölvupóstinum þínum. Mundu að þetta ferli á bæði við um einstaka tölvupósta og heilar möppur, sem gerir það auðveldara að stjórna og skipuleggja tölvupóstinn þinn. Ekki hika við að prófa það og nýttu þér alla þá eiginleika sem Outlook hefur upp á að bjóða!

2. Skref til að vista Outlook tölvupóst á PDF sniði

Það eru tímar þegar það er nauðsynlegt vista Outlook tölvupóst á PDF sniði. Þetta getur verið gagnlegt til að skrá mikilvægan tölvupóst, deila upplýsingum með samstarfsfólki eða einfaldlega hafa a afrit á aðgengilegu sniði. Sem betur fer býður Outlook upp á auðveldan möguleika til að umbreyta tölvupósti í PDF, sem gerir þér kleift að vista þá auðveldlega til framtíðar.

Til að umbreyta Outlook tölvupósti í PDF, Fylgdu þessum einföldu skrefum:

• Opnaðu tölvupóstinn sem þú vilt vista á PDF sniði. Gakktu úr skugga um að þú sért í lestrarsýn fyrir tölvupóst.
• Efst í Outlook glugganum smellirðu á Skjalasafn.
• Í fellivalmyndinni skaltu velja Vista sem.
• Sprettigluggi opnast. Efst í sprettiglugganum velurðu PDF (*.pdf) í fellivalmyndinni.
• Veldu staðsetninguna þar sem þú vilt vista PDF skjalið og smelltu Halda.

Þegar þú hefur fylgt þessum skrefum verður Outlook tölvupósturinn þinn vistaður á PDF formi á þeim stað sem þú valdir. Nú munt þú geta nálgast þessa skrá auðveldlega og deilt henni með öðrum hvenær sem þú þarft. Mundu að þú getur líka umbreytt mörgum tölvupósti í PDF með því að fylgja sama ferli fyrir hvern þeirra.

3. Viðbótarvalkostir til að sérsníða PDF viðskipti

Ef þú ert að leita aðlaga umbreytingu Outlook tölvupóstsins þíns yfir í PDF snið, þú ert á réttum stað. Þó að Outlook bjóði upp á að vista tölvupóst sem PDF sjálfgefið, þá eru nokkur viðbótarverkfæri og valkostir sem gera þér kleift að sníða viðskiptin að þínum þörfum. Hér eru nokkrir valkostir sem þú getur íhugað:

1. Veldu tímabil: Einn af gagnlegustu eiginleikunum er hæfileikinn til að velja dagsetningarbil til að umbreyta aðeins þeim tölvupósti sem þú þarft. Þetta er sérstaklega gagnlegt ef þú ert með mikið af skilaboðum í pósthólfinu þínu og þú vilt aðeins vista þau mikilvægustu. Til að gera þetta skaltu einfaldlega stilla upphafs- og lokadagsetningar í PDF umbreytingarvalkostunum.

2. Sérsníddu hönnunina og sniðið: Ef þú vilt að tölvupósturinn þinn sé vistaður á PDF formi líti nákvæmlega út eins og þú vilt, þá er þessi valkostur fyrir þig. Þú getur stillt útlitið, þar á meðal hausa, fóta og spássíur, til að henta þínum óskum. Að auki geturðu einnig valið pappírssnið, blaðsíðustærð og stefnu í samræmi við þarfir þínar.

3. Láttu viðhengi og tengla fylgja með: Þarftu að varðveita tölvupóstviðhengi og tengla þegar þú umbreytir þeim í PDF? Ekkert mál. Með þessum valkosti geturðu tryggt að viðhengi séu vistuð ásamt innihaldi tölvupóstsins og að tenglar séu áfram virkir í tölvupóstinum. PDF skjal sem leiðir af sér. Þetta er sérstaklega gagnlegt ef þú þarft að deila PDF skjalinu með öðrum notendum og vilt geyma allar viðeigandi tilvísanir.

4. Lagaðu algeng vandamál þegar þú vistar Outlook tölvupóst á PDF

Vandamál: Ég get ekki vistað Outlook tölvupóst á PDF sniði.

Stundum þegar við reynum að vista Outlook tölvupóst á PDF formi lendum við í vandræðum vegna forritastillinga eða takmarkana. Hér eru nokkrar algengar lausnir til að hjálpa þér að leysa þetta vandamál:

1. Uppfærðu útgáfuna þína af Adobe Acrobat Lesandi: Útgáfan af Adobe Acrobat Reader sem þú ert að nota gæti ekki verið samhæf við þína útgáfu af Outlook. Til að leysa þetta vandamál skaltu ganga úr skugga um að þú hafir nýjustu útgáfuna af hugbúnaðinum uppsett. Adobe hugbúnaður AcrobatReader. Þú getur halað niður nýjustu útgáfunni frá opinberu vefsíðu Adobe.

2. Athugaðu prentvalkostina: Ef þú átt í vandræðum með að vista Outlook tölvupóst á PDF skaltu athuga prentstillingarnar þínar. Stundum getur sjálfgefinn prentvalkostur valdið vandræðum við að búa til PDF skjalið. Gakktu úr skugga um að þú veljir „Adobe PDF“ sem prentara og að prentvalkostir séu rétt stilltir.

3. Notaðu viðbætur og verkfæri frá þriðja aðila: Ef engin af ofangreindum lausnum virkar geturðu íhugað að nota viðbætur eða verkfæri frá þriðja aðila. Það eru ýmis verkfæri í boði á netinu sem gera þér kleift að vista Outlook tölvupóst á PDF formi auðveldlega og fljótt. Þessi verkfæri bjóða oft upp á fleiri valkosti, svo sem möguleika á að vista marga tölvupósta á PDF í einu eða umbreyta viðhengjum í PDF.

5. Ráðleggingar til að tryggja rétta birtingu tölvupósts á PDF formi

:

Í viðskiptalífinu er algengt að taka á móti og senda tölvupóst sem inniheldur mikilvægar upplýsingar. Stundum er nauðsynlegt að vista þessa tölvupósta sem PDF skrár til síðari viðmiðunar. Hins vegar getur vandamál komið upp þegar PDF skrár birtast ekki rétt. Hér eru nokkrar tillögur sem hjálpa þér að tryggja rétta birtingu tölvupósts á PDF sniði:

1. Notið staðlað letur: Þegar þú býrð til tölvupóst sem þú vilt vista sem PDF er mikilvægt að nota staðlað leturgerð sem er víða studd. Sumar sérsniðnar leturgerðir birtast hugsanlega ekki rétt í PDF-skrá, sem gæti haft áhrif á læsileika tölvupóstsins. Því er alltaf ráðlegt að nota leturgerðir eins og Arial, Times New Roman eða Calibri til að tryggja að textinn komi skýrt fram í PDF skjalinu.

2. Gakktu úr skugga um að myndefni þitt sé í samræmi við PDF snið: Ef tölvupósturinn þinn inniheldur myndir, línurit eða töflur er nauðsynlegt að tryggja að þessir þættir passi rétt inn í PDF-sniðið. Margir sinnum geta þessir þættir „flætt yfir“ úthlutað plássi í PDF-skránni, sem veldur því að þeir virðast skornir eða brenglaðir. Til að forðast þetta vandamál skaltu stilla stærð og staðsetningu sjónrænna þátta áður en þú vistar tölvupóstinn sem PDF.

3. Athugaðu spássíustillingar þínar: Spássíur eru mikilvægar til að tryggja að efni sé rétt birt í PDF-skjali. Gakktu úr skugga um spássíur úr PDF skjalinu eru nógu breiðar til að koma í veg fyrir að texti og sjónrænir þættir séu klipptir af. Að auki er ráðlegt að nota samhverfar spássíur til að halda tölvupóstsniðinu einsleitu. Athugaðu spássíustillingar þínar áður en þú vistar tölvupóstinn sem PDF til að forðast skjávandamál.

6. Kostir þess að vista Outlook tölvupóst á PDF formi

Að vista Outlook tölvupóstinn þinn á PDF sniði getur haft ýmsa kosti og kosti í för með sér. Fyrst af öllu, PDF sniðið er alhliða stutt, sem þýðir að þú munt geta opnað og skoðað vistuð tölvupóst á hvaða tæki sem er eða stýrikerfi engin samhæfnisvandamál. Auk þessMeð því að vista tölvupóst á PDF formi tryggirðu að innihaldið haldist ósnortið, án breytinga eða breytinga, sem er sérstaklega gagnlegt þegar þú þarft að vísa til ákveðins tölvupósts í framtíðinni.

Un annar ávinningur að vista Outlook tölvupóstinn þinn á PDF sniði er að það gerir þér kleift að spara geymslupláss á tölvupóstreikningnum þínum. PDF skrár eru almennt minni að stærð en upprunalegu tölvupóstarnir, sem hjálpa þér að forðast að fylla pósthólfið þitt eða fara yfir geymslumörk sem tölvupóstveitan þín hefur sett. Sömuleiðis gerir tölvupóstur vistaður á PDF formi þér kleift að taka öryggisafrit á skilvirkari og skipulagðari hátt, þar sem þú getur geymt þá í tilteknum möppum eða í harði diskurinn ytri.

Að lokum, þriðja forskot Til að vista Outlook tölvupóstinn þinn í PDF er að þú munt hafa möguleika á að vernda þá með lykilorði. Þetta þýðir að aðeins viðurkennt fólk mun geta fengið aðgang að og lesið geymda tölvupóstinn þinn, sem bætir aukalagi af öryggi og trúnaði við bréfaskipti þín. Auk þess, ef þú þarft að deila tölvupósti með einhverjum, geturðu einfaldlega sent þeim PDF skjalið, án þess að hafa áhyggjur af því að þeir breyti því óvart eða hafi aðgang að öðrum mikilvægum tölvupósti í pósthólfinu þínu.

7. Valkostir við vista sem PDF eiginleikann í Outlook

Outlook tölvupóstur í pdf

Ef þú ert Outlook notandi og þarft að vista tölvupóst á PDF formi, þá eru nokkrir kostir við "Vista sem PDF" aðgerðina sem forritið býður upp á. Hér eru nokkrir valkostir sem þú getur prófað:

1. Notaðu sýndarprentara

Auðveld leið til að vista Outlook tölvupóst á PDF sniði er að nota sýndarprentara. Þessir sýndarprentarar eru forrit sem þykjast vera prentari á tölvunni þinni, en í stað þess að prenta á pappír búa þeir til PDF skrár. Þú getur fundið marga ókeypis valkosti á netinu, svo sem CutePDF eða PDFCreator. Opnaðu einfaldlega tölvupóstinn sem þú vilt vista, veldu prentmöguleikann og veldu sýndarprentarann ​​sem áfangastað. Næst skaltu velja staðsetningu á tölvunni þinni þar sem þú vilt vista PDF skjalið og smelltu á „Vista“.

2. Vistaðu sem HTML skrá og breyttu í PDF

Annar valkostur er að vista tölvupóstinn sem HTML skrá og breyta því síðan í PDF. Til að gera þetta skaltu opna tölvupóstinn sem þú vilt vista og velja „Vista sem“ í „Skrá“ valmyndinni. Veldu þann möguleika að vista sem „HTML File“ og veldu staðsetninguna þar sem þú vilt vista skrána. Notaðu síðan breytir á netinu eða skráabreytingarforrit til að umbreyta HTML skránni í PDF. Það eru mörg ókeypis verkfæri í boði sem þú getur notað fyrir þetta verkefni. Þegar þú hefur umbreytt skránni muntu hafa Outlook tölvupóstinn þinn á PDF formi tilbúinn til að vista eða senda.

3. Notaðu viðbætur eða viðbætur frá þriðja aðila

Að lokum er annar valkostur að nota viðbætur eða viðbætur frá þriðja aðila sem bæta vista sem PDF eiginleikanum við Outlook. Þessi verkfæri geta bætt eiginleikanum beint við forritið eða sem valkost í prentvalmyndinni. Sumar þessara viðbóta eru ókeypis en aðrar gætu þurft að kaupa. Gerðu rannsóknir þínar og finndu þann sem hentar þínum þörfum best. Vinsamlegast athugaðu að þegar þú notar viðbætur frá þriðja aðila verður þú að tryggja að þær séu áreiðanlegar og öruggar áður en þú setur þær upp.

8. Ráð til að skipuleggja og geyma tölvupóst á PDF formi í Outlook

:

Í stafrænni öld, getu til að skipuleggja og geyma tölvupósta á áhrifaríkan hátt Það er orðið nauðsyn fyrir marga. Ef þú ert Outlook notandi og vilt vista tölvupóstinn þinn á PDF formi til að auðvelda tilvísun síðar, ertu kominn á réttan stað. Hér eru nokkur gagnleg ráð til að hjálpa þér í þessu ferli:

• Notaðu Outlook viðbótina: Outlook býður upp á viðbót sem heitir „Vista sem PDF“ sem gerir þér kleift að vista tölvupóstinn þinn beint á PDF formi. Þegar það hefur verið sett upp mun það birtast á flipanum „Skrá“, sem gerir það auðvelt að umbreyta tölvupóstinum þínum í PDF án fylgikvilla.
• Skipuleggðu möppurnar þínar: A á áhrifaríkan hátt Ein leið til að halda tölvupóstinum þínum skipulögðum er með því að búa til þemamöppur og úthluta viðeigandi tölvupósti til hvers og eins. Þú getur búið til möppur fyrir verkefni, viðskiptavini, persónuleg málefni, meðal annarra. Með því að flokka tölvupóstinn þinn verður auðveldara að finna þá og breyta þeim í PDF þegar þörf krefur.
• Merki og síur: Outlook gerir þér kleift að stilla sérsniðna merkimiða og síur fyrir tölvupóstinn þinn. Notaðu þær til að finna fljótt þá sem þarf að breyta í PDF snið. Til dæmis geturðu búið til merki sem heitir "PDF" og notað það á tölvupóst sem þú vilt vista með þessum hætti.

9. Hvernig á að deila Outlook tölvupósti á PDF sniði á öruggan hátt

Að deila tölvupósti á öruggu PDF formi Það er algengt hjá mörgum fagaðilum sem vilja tryggja friðhelgi einkalífs og heilleika samskipta sinna. Outlook, sem er einn mest notaði tölvupóstþjónninn, veitir notendum einfalda og þægilega leið til að umbreyta tölvupósti sínum í PDF skrár. Í þessari færslu munum við leiðbeina þér í gegnum ferlið vista Outlook tölvupóst sem PDF skjal, útskýrir nauðsynlegar ráðstafanir til að tryggja örugga miðlunarupplifun.

Áður en við förum ofan í smáatriðin er mikilvægt að hafa í huga Outlook er ekki með innbyggðan eiginleika til að umbreyta tölvupósti beint í PDF. Hins vegar þýðir þetta ekki að ferlið sé flókið eða óáreiðanlegt. Til að byrja þarftu að nýta þér prenta eiginleika í Outlook, sem gerir þér kleift að búa til PDF afrit af tölvupóstinum.

Til að byrja skaltu opna tölvupóstinn sem þú vilt vista sem PDF. Þegar það hefur verið opnað skaltu smella á Skrá flipann í Outlook borði og veldu Prenta valmöguleika. Í prentstillingarglugganum skaltu velja prentara sem þú vilt, en í stað þess að prenta tölvupóstinn skaltu velja Vista sem PDF valmöguleika. Þetta mun biðja þig um að velja áfangamöppuna og gefa PDF skjalinu þínu nafn. Smellur Vista, og voila! Þú hefur deilt Outlook tölvupóstinum þínum á öruggu PDF sniði.

10. Öryggissjónarmið þegar þú vistar Outlook tölvupóst á PDF

Þegar kemur að því að vista Outlook tölvupóst sem PDF er mikilvægt að hafa nokkur öryggissjónarmið í huga til að vernda viðkvæmar upplýsingar.

1. Forðastu óviljandi birtingu: Áður en tölvupóstur er vistaður sem PDF, vertu viss um að fara vandlega yfir innihaldið og fjarlægja allar viðkvæmar upplýsingar sem ekki ætti að deila. Þetta felur í sér persónuupplýsingar, kreditkortanúmer eða aðrar viðkvæmar upplýsingar. Vertu einnig varkár þegar þú velur persónuverndarvalkosti þegar þú vistar PDF skjalið til að forðast óviljandi upplýsingagjöf.

2. Verndaðu skrána með lykilorði: Þegar þú hefur vistað Outlook tölvupóstinn á PDF sniði skaltu íhuga að vernda hann með lykilorði. Þetta mun tryggja að aðeins viðurkennt fólk hafi aðgang að skránni og kemur í veg fyrir allar óviðkomandi aðgangstilraunir. Notaðu sterkt lykilorð og vertu viss um að deila því aðeins með fólki sem þarf að fá aðgang að skránni.

3. Örugg geymsla: Þegar þú vistar Outlook tölvupóst á PDF, vertu viss um að velja öruggan stað til að geyma skrána. Forðastu að vista skjalið á opinberum eða samnýttum stöðum sem gætu teflt öryggi upplýsinganna í hættu. Íhugaðu að nota harður diskur dulkóðuð eða lykilorðsvarin mappa til að tryggja gagnaleynd.

Í kjölfar þessara öryggisatriði Með því að vista Outlook tölvupóst á PDF geturðu verið viss um að viðkvæmar upplýsingar verði verndaðar og ekki birtar óvart. Mundu að fara vandlega yfir innihald tölvupóstsins áður en þú vistar hann og vernda skrána með sterku lykilorði. Geymið einnig PDF-skjölin á öruggum stað til að halda henni í burtu frá óæskilegum augum.