Heildarleiðbeiningar um að læsa reitum og töflureiknum í Excel: Verndaðu gögnin þín eins og atvinnumaður

Það er ekkert verra en að eyða klukkustundum í töflureikni og svo breytir, eyðir eða skiptir einhver óvart mikilvægum gögnum út. Sem betur fer eru til öflug verkfæri til að Læsa reitum og töflureiknum í Excel, sem gerir þér kleift að ákveða nákvæmlega hvað hver notandi getur breytt og veitir aukið öryggi fyrir skrárnar þínar.

Í þessari grein munt þú uppgötva, skref fyrir skref og ítarlega, hvernig á að stilla upp verndun reita, sviða, heilla blaða eða heilla bóka í Excel. Allt sem þú þarft að vita til að forðast óvæntar uppákomur og deila töflureiknunum þínum af öryggi.

Af hverju að læsa frumur og töflureikna í Excel?

Val á læsa frumur Þetta er sérstaklega gagnlegt í samvinnuumhverfi þar sem margir notendur geta haft aðgang að sama töflureikni. Með því að vernda ákveðið efni er hægt að tryggja að formúlur, snúningstöflur eða viðkvæmar upplýsingar eru ekki breyttar fyrir slysni eða af ásettu ráði. Þetta er lykilatriði þegar unnið er með fjárhagsgögn, reglubundnar skýrslur eða önnur skjöl þar sem heiðarleiki upplýsinganna er afar mikilvægur.

Að auki gerir læsing á reitum þér kleift að:

• Koma í veg fyrir óviljandi breytingar af kóðum, formúlum og grunnsniðum fyrir blaðið þitt.
• Stjórna hvaða notendur geta breytt hvaða hluta töflureiknisins.
• Verndaðu trúnað sameiginlegra upplýsinga, sérstaklega þegar lykilorð eru notuð.
• Koma í veg fyrir að þeim verði eytt eða breytt fyrir mistök mikilvægustu þættirnir í starfi þínu.

Þetta er mjög mikilvægur eiginleiki bæði fyrir þá sem deila skrám með öðrum og þá sem vilja draga úr villum í gagnavinnslu.

Kostir og algeng notkunarsvið

Þú gætir verið að velta fyrir þér hvort þú þurfir virkilega að læsa reitum í Excel töflureiknunum þínum. Hérna ferðu nokkrar dæmigerðar aðstæður þar sem virkni þess að læsa reitum og töflureiknum í Excel er nauðsynleg:

• Dreifing blaða fyrir þig fyllt út af nokkrum einstaklingumen tryggja að þeir snerti ekki viðkvæmar upplýsingar.
• Að vernda flóknar formúlur eða tilvísanir sem ekki ætti að breyta undir neinum kringumstæðum.
• Sköpun gagnvirk form, þar sem aðeins ákveðnar frumur ættu að vera breytanlegar.
• Undirbúningur skýrslna sem krefjast algjört gagnaheilindi fyrir endurskoðanir eða formlegar kynningar.
• Að koma í veg fyrir villur í sameiginlegum vinnubókum í skýinu eða í stórum vinnuteymum.

Hvernig á að læsa reitum og vernda töflureikna: Leiðbeiningar skref fyrir skref

Við skulum sjá hvernig þú getur læsa reitum eða vernda blöð í mismunandi útgáfum af Excel: Windows, Mac og Excel Online. Þannig geturðu tryggt að þú getir verndað verk þitt, óháð því hvaða vettvang þú notar.

Á gluggum

Þetta eru skrefin sem þú þarft að fylgja til að læsa aðeins þeim reitum sem þú vilt ekki að verði breytt:

1. Veldu reitina sem verða áfram breytanlegar: Byrjaðu á að velja þá reiti sem HÆGT er að breyta, þar sem restin verður læst sjálfkrafa. Ef þú vilt læsa öllum reitum nema nokkrum, þá er þetta skref lykilatriði.
2. Aðgangur að eiginleikum reits: Hægrismelltu á valið og smelltu á Farsnið. Farðu í flipann vernd og hakaðu úr reitnum læst. Ýttu á samþykkja.
3. Virkja blaðvörn: Farðu á flipann Til að endurskoða á borðanum og veldu Verndaðu lakið. Gluggi opnast þar sem þú getur slegið inn lykilorð svo að enginn geti fjarlægt vörnina án heimildar.
4. Stilla verndarvalkosti: Í verndarglugganum er hægt að ákveða hvaða aðgerðir eru enn leyfðar jafnvel þótt blaðið sé varið (val á ólæstum reitum, síun, innsetningu raðir eða dálka o.s.frv.). Veldu óskir þínar og staðfestu.
5. Ljúka og vista breytingar: Þegar vernd hefur verið samþykkt er aðeins hægt að breyta ólæstum reitum. Restin verður fullkomlega varin og allir sem reyna að gera breytingar munu fá viðvörun.

Læsa aðeins tiltekið svið reita

Ef þú vilt aðeins vernda ákveðinn hóp af reitum (til dæmis F4:G10), þá er aðferðin eftirfarandi:

1. Opnaðu allt töflureiknið: Smelltu efst í vinstra horninu til að velja allar frumur. Hægri smelltu, Sníða frumur > Vernd og hakaðu úr reitnum læst.
2. Veldu sviðið sem á að vernda: Merktu aðeins þann hóp reita sem þú vilt læsa og smelltu síðan aftur. Sníða frumur > Vernd og virkjaðu kassann læst.
3. Virkja blaðvörn: frá Skoða > Vernda blað, settu inn lykilorð ef þú vilt.
4. Staðfestu og vistaðu: Aðeins valið svið verður læst; Hægt er að breyta restinni af blaðinu án takmarkana.

Á Mac

Ferlið á Mac er mjög svipað, þó að valmyndirnar geti verið örlítið mismunandi:

1. Veldu reitina sem á að læsa og opnaðu valmyndina Snið > Reiti.
2. Í flipanum vernd, staðfestu að valmöguleikinn læst er aðeins hakað við í þeim reitum sem á að vernda.
3. Til að opna reiti skaltu velja þá og taka hakið úr þeim. læst með því að nota flýtileiðina SKIPUN + 1.
4. Af upptökunni af Til að endurskoða, Veldu Verndaðu lakið o Vernda bók og sláðu inn lykilorð.
5. Þú getur stillt hvort aðrir notendur geti valið læsta reiti, aðeins fyllt ólæsta reiti og fleira.
6. Loka með samþykkja og blaðið þitt verður varið eins og þú hefur stillt.

Í Excel á netinu

Í vefútgáfunni af Excel er verndin takmörkuðari, en þú getur verndað tiltekin svið ef þú opnar skrána beint í skjáborðsforritinu:

1. Veldu blaðsíðuna og smelltu á Breyta í Excel af vefnum.
2. En Til að endurskoðavelja Leyfa notendum að breyta sviðum.
3. Búðu til nýtt svið, veldu reitina sem þú vilt takmarka og skilgreindu heimildir eða hópa sem geta breytt þeim.
4. Smelltu á samþykkja til að vista breytingarnar og athuga skrána aftur á netinu.

Ítarlegri verndarvalkostir í Excel

Vernd takmarkast ekki bara við að læsa og opna frumur. Excel býður upp á fjölbreytt úrval af möguleikum til að sérsníða upplifunina öryggi og teymisvinna:

• Leyfa tilteknar aðgerðir: Þú getur ákveðið hvort notendur geti sett inn eða eytt röðum og dálkum, breytt hlutum eins og töflum eða hnöppum, breytt tenglum, notað sjálfvirka síu, breytt atburðarásum eða jafnvel breytt sniði læstra reita.
• Verndaðu alla vinnubókina: Auk blaða er hægt að vernda alla skrána gegn Umsögn > Vernda bók. Þetta kemur í veg fyrir að blöðum sé bætt við eða þau eytt, eða að uppbygging vinnubókarinnar breytist.
• Sérsníða heimildir fyrir hvern notanda: Í flóknari útgáfum og með skrám sem eru vistaðar í skýinu er hægt að úthluta sérstökum heimildum til mismunandi notenda eða hópa.
• Notkun lykilorða: Með því að setja lykilorð geta aðeins þeir sem þekkja það aflétt verndinni. Mundu að ef þú gleymir því verður mjög erfitt að endurheimta það og þú gætir misst aðgang að læstu reitunum.

Hvað get ég leyft öðrum notendum að gera á vernduðu blaði?

Þegar þú virkjar vörnina geturðu fínstillt hana hvaða tegund hlutabréfa verður í boði jafnvel án þess að fjarlægja verndina af blaðinu. Meðal algengustu:

• Veldu læstar hólf: - Leyft sjálfgefið en hægt er að slökkva á því.
• Veldu ólæsta reiti: tryggir að alltaf sé hægt að breyta að minnsta kosti leyfðum reitum.
• Að sniða frumur, raðir og dálkaÞú getur komið í veg fyrir að víddir eða stílar verði breyttir.
• Setja inn eða eyða línum og dálkum: Ákveður hvort notendur geti breytt uppbyggingu blaðsins.
• Notkun sjálfvirkra sía og flokkunar gagnaMikilvægt ef unnið er með mikið magn gagna og sérsniðnar yfirlit.
• Breyta PivotTable hlutum og skýrslumVerndar háþróaða grafíkþætti og skýrslur.
• Bæta við eða breyta glósum og athugasemdumstýrir endurgjöf og samskiptum innan skráarinnar.

Hvernig á að opna verndaðar frumur

Á einhverjum tímapunkti gætirðu þurft að breyta vernduðum reitum. Aðferðin er mismunandi eftir því hvaða tegund verndar er notuð:

• Afvernda blað úr flipanum Yfirferð: Einfaldlega veldu Afvarið blað. Ef blaðið hefur lykilorð þarftu að slá það inn.
• Að breyta læstum reitumÞegar blaðið er óvarið er hægt að breyta hvaða reit sem er, svo framarlega sem hann er ekki varinn á vinnubókarstigi eða með hærri heimildum.
• Endurvirkja verndÞegar þú ert búinn að gera breytingar geturðu verndað blaðið aftur með sama ferli til að halda skránni öruggri.

Hvað gerist við formúlur, hluti og athugasemdir?

Verndarvalkostir leyfa þér að ákveða hvort notendur geti eða ekki breyta, fela eða eyða formúlum. Algengt er að vernda sérstaklega reiti sem innihalda formúlur til að koma í veg fyrir að þeim verði breytt fyrir mistök og raski niðurstöðum skjalsins.

Varðandi grafískir hlutir, innbyggð grafík eða stýringar (eins og hnappa eða textareiti) geturðu leyft eða hafnað breytingum á þeim. Ef þú hefur til dæmis hnapp til að keyra makró, geturðu ákveðið að halda honum virkum en óslítandi.

Los athugasemdir og athugasemdir Einnig er hægt að vernda þau, sem kemur í veg fyrir að aðrir geti eytt þeim eða breytt þeim. Þannig er allt samhengi og ábendingar geymdar á öruggan hátt í sameiginlegu blöðunum.