Hvernig á að bera saman tvö Word skjöl

Í viðskipta- og fræðaheiminum hefur samanburður á tveimur Word-skjölum orðið tíð og mikilvæg verkefni. Hvort sem á að greina breytingar sem gerðar eru af mismunandi samstarfsaðilum, sannreyna nákvæmni þýðingar eða einfaldlega endurskoða breytingar á skrá, er þörfin á að bera saman skjöl orðin nauðsynleg. Í þessari grein munum við kanna ýmsar aðferðir og verkfæri sem gera okkur kleift að framkvæma ítarlegan og nákvæman samanburð á Word skjölum og tryggja þannig skilvirka upplýsingastjórnun og forðast hugsanlegar villur. Fyrir þá sem vilja hámarka samanburðarferlið skjala, mun þessi handbók veita nauðsynlega þekkingu til að framkvæma þetta verkefni. skilvirkt.

1. Kynning á skjalasamanburði í Word

Samanburðurinn á Word skjöl er gagnlegt tæki til að greina breytingar og mun á tveimur Word skrám. Þessi eiginleiki er sérstaklega gagnlegur þegar þú ert að vinna með öðrum notendum eða þegar þú vilt staðfesta breytingar sem gerðar eru á fyrra skjali.

Til að bera saman tvö skjöl í Word, verður þú að opna báðar skrárnar og fara í "Review" flipann í tækjastikan. Þar finnur þú valmöguleikann "Beran saman" í hópnum "Athugaðu". Með því að smella á þennan valkost opnast gluggi þar sem þú getur valið skjölin sem þú vilt bera saman og sérsniðið samanburðarvalkostina.

Þegar þú hefur valið skjölin þín og samanburðarvalkosti mun Word búa til nýtt skjal sem sýnir muninn á skrámunum tveimur. Þú munt geta séð breytingarnar á texta, sniði, stíl og öðrum þáttum. Að auki mun Word veita þér yfirlitsrúðu svo þú getir auðveldlega skoðað breytingar sem gerðar eru á hverjum hluta skjalsins.

2. Verkfæri sem þarf til að bera saman skjöl í Word

Til að bera saman skjöl í Word eru ýmis verkfæri sem geta hjálpað þér að framkvæma þetta verkefni. skilvirk leið. Hér að neðan kynnum við nokkrar af þeim mest notuðu:

1. Berðu saman skjöl í Word: Innbyggður eiginleiki Microsoft Word sem gerir þér kleift að bera saman tvö skjöl og draga fram muninn á þeim. Til að nota þetta tól, opnaðu bæði skjölin sem þú vilt bera saman og veldu valkostinn „Bera saman skjöl“ úr valmyndinni „Skoða“. Word mun birta sprettiglugga þar sem þú getur valið skjölin til að bera saman og stilla samanburðarmöguleikana.

2. Samanburðartæki á netinu: Það eru ýmis verkfæri á netinu sem gera þér kleift að bera saman skjöl í Word. Sum þeirra eru Textasamanburður, DiffChecker og Draftable. Þessi verkfæri gera þér kleift að hlaða upp skjölunum sem þú vilt bera saman og búa til ítarlega skýrslu um mismuninn sem fannst. Að auki bjóða sumir þeirra einnig upp á klippingu og samstarfsmöguleika í rauntíma.

3. Verkfæri frá þriðja aðila: Til viðbótar við valmöguleikana sem nefndir eru hér að ofan eru einnig ýmis verkfæri þriðja aðila sem geta hjálpað þér að bera saman skjöl í Orð á skilvirkan hátt. Sum þessara verkfæra bjóða upp á háþróaða virkni eins og að bera saman skjöl með flóknum sniðum, bera saman mörg skjöl samtímis og búa til sérsniðnar skýrslur. Sum vinsælustu verkfærin í þessum flokki eru Compare Suite, DeltaWalker og UltraCompare.

3. Skref til að bera saman tvö skjöl í Word

Til að bera saman tvö skjöl í Word skaltu fylgja þessum einföldu skrefum:

Skref 1: Opnaðu tvö skjöl sem þú vilt bera saman í Microsoft Word. Farðu í "Skoða" flipann á tækjastikunni og veldu "Beran saman" valkostinn.

Skref 2: Í nýja glugganum sem birtist skaltu smella á „Skoða“ hnappinn og velja fyrsta skjalið sem þú vilt bera saman. Smelltu síðan á „Opna“. Endurtaktu þetta skref til að velja annað skjalið.

Skref 3: Þegar þú hefur valið bæði skjölin skaltu smella á „Í lagi“ til að hefja samanburðarferlið. Word mun sjálfkrafa búa til þriðja skjalið sem sýnir muninn og líkindin á milli upprunalegu skjalanna tveggja.

4. Að greina mun á Word skjölum

Word skjöl eru mikið notuð í vinnu- og fræðsluumhverfi til að búa til skýrslur, kynningar og annars konar ritað efni. Hins vegar getur það stundum gerst að þegar tvö Word skjöl eru borin saman komi upp munur sem þarf að greina og leysa. Sem betur fer eru nokkrar leiðir til að bera kennsl á þennan mun og leysa vandamálið á skilvirkan hátt.

Algeng leið til að bera kennsl á mun á Word skjölum er að nota Compare Documents eiginleikann. Þessa aðgerð er að finna í "Review" flipanum í aðal Word valmyndinni. Með því að velja þennan valkost opnast gluggi þar sem þú getur valið tvö skjöl sem þú vilt bera saman. Word mun sjálfkrafa bera saman skjölin og auðkenna þann mismun sem finnst. Þetta gerir þér kleift að sjá fljótt hvaða hluta skjalsins hefur verið breytt eða eytt.

Önnur leið til að greina mun á Word skjölum er að nota utanaðkomandi verkfæri. Það eru til margs konar forrit á netinu sem geta framkvæmt nákvæman samanburð á skjölum. Þessi verkfæri geta veitt yfirgripsmiklar skýrslur um mismun sem hefur fundist, þar á meðal sniðbreytingar, textaviðbætur eða eyðingar og aðrar viðeigandi breytingar. Með því að nota þessi verkfæri muntu geta haft fulla yfirsýn yfir muninn á skjölum og grípa til nauðsynlegra aðgerða til að leiðrétta þau.

5. Notkun klippivalkosta til að bera saman skjöl í Word

Ritstjórnarmöguleikarnir í Microsoft Word bjóða upp á mikið úrval af verkfærum til að bera saman skjöl og auðvelda yfirferð og leiðréttingu texta. Hér að neðan útskýrum við hvernig á að nota þessa valkosti á skilvirkan og áhrifaríkan hátt.

1. Byrjaðu á því að opna tvö skjöl sem þú vilt bera saman í Word. Þegar það hefur verið opnað, farðu í flipann „Skoða“ á tækjastikunni og veldu „Beran saman“ valkostinn. Gluggi birtist þar sem þú verður að velja skjölin sem þú vilt bera saman.

2. Þegar þú hefur valið skjölin, smelltu á "OK" og Word heldur áfram að bera saman skrárnar. Nýr gluggi opnast þar sem munurinn er auðkenndur í textanum. Vertu viss um að fara vandlega yfir auðkennda hlutana, þar sem þetta eru svæðin þar sem skjölin eru ólík.

3. Til viðbótar við auðkennda muninn mun Word einnig sýna þér verkefnaglugga vinstra megin á skjánum. Þetta spjald gerir þér kleift að vafra um muninn auðveldlega og samþykkja eða hafna fyrirhuguðum breytingum. Notaðu klippitæki, eins og "Samþykkja" eða "Hafna" breytingar, til að velja hvaða breytingar þú vilt geyma í lokaskjalinu.

Með þessum klippivalkostum til að bera saman skjöl í Word geturðu flýtt yfirferð og leiðréttingarferli og tryggt nákvæma og samkvæma lokaniðurstöðu. Gakktu úr skugga um að þú nýtir þér öll þau verkfæri sem til eru og farðu vandlega yfir allan mun sem greinist til að fá hágæða lokaskjal.

6. Skilningur á sniðmöguleikum þegar borin eru saman Word skjöl

Þegar verið er að bera saman Word skjöl er mikilvægt að huga að sniðmöguleikum sem eru í boði. Þessir valkostir gera okkur kleift að bera kennsl á mun og líkindi milli skjala fljótt. Algengustu sniðvalkostunum þegar borin eru saman Word skjöl verður lýst hér að neðan.

1. Breyting á sniði: Gagnlegur valkostur þegar borin eru saman skjöl er að bera kennsl á breytingar á textasniði. Þetta hjálpar okkur að greina hvort breytingar hafi verið gerðar á letri, leturstærð, stíl, röðun, meðal annarra þátta. Til að skoða þessar upplýsingar getum við notað Word skjalasamanburðartæki.

2. Breyta hápunkti: Annar mikilvægur valkostur er auðkenning breytinga, sem gerir okkur kleift að auðkenna viðbætur, eyðingar og breytingar sem gerðar eru á textanum. Þessi valkostur notar mismunandi liti til að auðkenna hverja tegund breytinga, sem gerir það auðveldara að bera kennsl á. Til að virkja auðkenningu á breytingum, verðum við að fara í "Review" flipann og virkja samsvarandi valmöguleika.

3. Breytingartafla: Til að hafa yfirsýn yfir þær breytingar sem gerðar eru á skjali getum við notað endurskoðunartöfluna. Þessi valkostur sýnir ítarlegan lista yfir breytingar sem gerðar hafa verið, þar á meðal höfund, dagsetningu og lýsingu á hverri breytingu. Endurskoðunartaflan gerir okkur kleift að hafa heildar og skipulegan skrá yfir allar breytingar sem gerðar eru á skjalinu.

7. Að leysa árekstra þegar borin eru saman skjöl í Word

Þegar borin eru saman skjöl í Word er algengt að finna árekstra sem þarf að leysa. Sem betur fer eru nokkrar leiðir til að taka á þessum málum og ná fram nákvæmum og skilvirkum samanburði. Í þessum hluta munum við sýna þér hvernig á að leysa árekstra sem geta komið upp við samanburðarferlið í Word.

1. Notaðu „Compare“ aðgerð Word: Ein auðveldasta leiðin til að leysa ágreining þegar borin eru saman skjöl í Word er að nota „Compare“ tólið sem forritið býður upp á. Þessi eiginleiki gerir þér kleift að bera saman tvö skjöl og draga fram muninn á þeim. Þegar munurinn hefur verið auðkenndur geturðu skoðað hann og ákveðið hvernig eigi að leysa hvern tiltekinn ágreining.

2. Athugaðu muninn einn í einu: Ef þú ákveður að nota ekki "Compare" aðgerðina í Word geturðu skoðað muninn á skjölunum handvirkt. Til að gera þetta mælum við með að opna skjölin hlið við hlið og skoða hverja breytingu og átök vandlega. Þú getur notað klippitæki Word, eins og "Rekja breytingar" valkostinn, til að auðkenna og leiðrétta mismun sem finnst.

8. Vistaðu og deildu samanburðarniðurstöðum í Word

Til að vista og deila samanburðarniðurstöðum í Word skaltu fylgja þessum skrefum:

1. Þegar þú hefur lokið við samanburðinn og ert ánægður með niðurstöðurnar skaltu velja "Skrá" flipann á Word tækjastikunni.

2. Smelltu á "Vista sem" valkostinn og veldu staðsetningu á tölvunni þinni þar sem þú vilt vista skrána. Þú getur nefnt skrána lýsandi til að auðvelda þér að bera kennsl á hana síðar.

3. Gakktu úr skugga um að þú veljir viðeigandi snið til að vista skrána. Word býður upp á mismunandi valkosti, svo sem ".docx" (snið af Word-skjal) eða „.pdf“ (faranlegt skjalasnið), allt eftir þörfum þínum. Veldu sniðið sem þú vilt og smelltu á "Vista".

9. Ábendingar og brellur fyrir árangursríkan skjalasamanburð í Word

Samanburður á skjölum er algengt verkefni í Microsoft Word. Í þessum hluta munum við veita þér nokkrar ráð og brellur að framkvæma skilvirkan samanburð á skjölum. Fylgdu þessum skrefum til að tryggja að þú missir ekki af mikilvægum breytingum í skránum þínum:

1. Notaðu Word Document Compare eiginleikann: Word er með innbyggðan eiginleika sem gerir þér kleift að bera saman tvö skjöl og draga fram muninn á þeim. Til að gera þetta, farðu í flipann „Skoða“ og veldu „Beran saman“. Veldu síðan skjölin sem þú vilt bera saman og fylgdu leiðbeiningunum á skjánum.

2. Farðu vandlega yfir breytingarnar: Þegar samanburðurinn hefur verið gerður er mikilvægt að fara vandlega yfir þær breytingar sem auðkenndar eru. Lestu vandlega breytingarnar sem gerðar eru á skjalinu og vertu viss um að þú skiljir áhrif þeirra. Ef þú hefur einhverjar spurningar, vinsamlegast spyrðu upprunalega höfundinn eða þátttakendur sem taka þátt.

3. Notið utanaðkomandi verkfæri: Til viðbótar við innbyggða eiginleika Word eru til ytri verkfæri sem geta hjálpað þér að framkvæma nákvæmari skjalasamanburð. Þessi verkfæri bjóða oft upp á viðbótareiginleika, svo sem getu til að bera saman margar skrár eða auðkenna sérstakar breytingar. Gerðu rannsóknir þínar og veldu þann valkost sem hentar þínum þörfum best.

10. Að sigrast á algengum áskorunum þegar borin eru saman skjöl í Word

Samanburður á skjölum í Word er algengt verkefni í starfi og fræðasviði, en það getur valdið áskorunum sem krefjast skilvirkra lausna. Hér að neðan eru nokkrar ráðleggingar til að sigrast á algengustu vandamálunum þegar borin eru saman skjöl í Word:

1. Athugaðu samhæfni: Áður en skjöl eru borin saman í Word er mikilvægt að tryggja að allar útgáfur hugbúnaðarins séu samhæfðar. Ef þú reynir að bera skjal sem búið er til í nýrri útgáfu af Word saman við eldri útgáfu gætirðu lent í vandræðum með snið og virkni. Ef nauðsyn krefur, uppfærðu hugbúnaðinn í nýjustu útgáfuna.

2. Notaðu samanburðaraðgerð Word: Word býður upp á innfæddan skjalasamanburð sem gerir þér kleift að bera kennsl á og draga fram mun á tveimur útgáfum. Til að nota þennan eiginleika, farðu í „Skoða“ flipann á tækjastikunni, smelltu á „Beran saman“ og veldu tvö skjöl sem þú vilt bera saman. Word mun búa til ítarlega skýrslu sem sýnir þér viðbætur, eyðingar og breytingar sem gerðar hafa verið á skjölunum.

3. Gefðu gaum að smáatriðunum: Þegar borin eru saman skjöl í Word er nauðsynlegt að fara vandlega yfir þann mun sem hugbúnaðurinn dregur fram. Stundum geta breytingarnar verið lúmskar og þú gætir þurft að þysja inn til að skoða þær rétt. Að auki er mikilvægt að hafa í huga að samanburðareiginleikinn í Word er ekki pottþéttur og gæti misst af ákveðnum villum eða misst af breytingum sem eru minna augljósar. Þess vegna er ráðlegt að fara yfir skjölin handvirkt til að tryggja að engin mikilvæg smáatriði hafi verið gleymt.

11. Samhæfni og útgáfur við samanburð á skjölum í Word

Þegar borin eru saman skjöl í Word er mikilvægt að huga að skráasamhæfi og útgáfum. Þetta tryggir að hægt sé að gera samanburð án vandkvæða og að breytingarnar sem gerðar eru séu beitt á réttan hátt. Hér að neðan eru nokkur gagnleg ráð og verkfæri til að stjórna .

1. Athugaðu Word útgáfuna: Það er nauðsynlegt að tryggja að allar Word útgáfur sem taka þátt í samanburðinum séu samhæfðar. Sumir eiginleikar gætu ekki verið samhæfðir á milli gamalla og nýrra útgáfur, sem gæti haft áhrif á samanburðarniðurstöðuna. Mælt er með því að uppfæra í nýjustu útgáfu af Word til að forðast samhæfnisvandamál.

2. Notaðu „Beran saman skjöl“ eiginleikann: Word býður upp á innbyggt tól sem kallast „Compare Documents“ sem gerir það auðvelt að bera saman tvær skrár. Þessi aðgerð er að finna á flipanum „Skoða“ og gerir þér kleift að velja skjölin til að bera saman. Niðurstaðan af samanburðinum mun birtast í nýju skjali sem undirstrikar muninn á skrám. Mikilvægt er að fara vandlega yfir auðkenndar breytingar til að tryggja að þær séu réttar og að engar mikilvægar breytingar hafi farið fram hjá.

12. Valkostir og viðbætur til að bera saman skjöl í Word

Það eru nokkrir valkostir og viðbætur í boði til að bera saman skjöl í Word nákvæmlega og á skilvirkan hátt. Hér að neðan eru nokkrir valkostir sem gætu verið gagnlegir til að framkvæma þetta verkefni á einfaldan hátt:

1. Berðu saman innfædd Word skjöl- Microsoft Word hefur innbyggða virkni til að bera saman skjöl. Til að nota þennan valmöguleika, veldu einfaldlega flipann „Skoða“, smelltu síðan á „Beran saman“ og veldu valkostinn „Bera saman skjöl“. Næst skaltu velja skjölin sem þú vilt bera saman og smelltu á „Í lagi“ hnappinn. Word mun draga fram muninn og sýna þér samsett skjal með breytingunum.

2. Viðbætur frá þriðja aðila: Til viðbótar við innfædda virkni Word, eru nokkrar viðbætur í boði sem geta bætt getu til að bera saman skjöl. Sum þessara viðbóta bjóða upp á háþróaða eiginleika, svo sem getu til að bera saman skjöl í mismunandi snið, skrár í skýinu eða jafnvel skjöl á nokkrum tungumálum.

3. Verkfæri á netinu: Annar möguleiki er að nota netverkfæri til að bera saman skjöl í Word. Þessi verkfæri gera þér kleift að hlaða upp skjölunum sem þú vilt bera saman og framkvæma samanburðinn fljótt og auðveldlega. Sum þessara verkfæra bjóða einnig upp á fleiri valkosti, svo sem möguleika á að hlaða niður skjalinu sem borið er saman eða bera saman mörg skjöl á sama tíma.

Í stuttu máli eru nokkrir möguleikar í boði til að bera saman skjöl í Word. Hvort sem þú notar innfædda Word-virkni, viðbætur frá þriðja aðila eða verkfæri á netinu, þá er hægt að finna réttu lausnina fyrir þínar þarfir. Mundu alltaf að fara vandlega yfir auðkennda muninn og vista afrit af upprunalega skjalinu áður en þú gerir einhverjar breytingar.

13. Öryggi og trúnaður við samanburð á skjölum í Word

Þetta er grundvallaratriði sem þarf að taka tillit til til að vernda viðkvæmar upplýsingar. Hér að neðan eru nokkur skref sem þú getur tekið til að tryggja öryggi þegar borin eru saman skjöl í Word.

- Notaðu lykilorð: eitt á áhrifaríkan hátt Ein leið til að vernda skjöl er að nota lykilorð til að koma í veg fyrir óviðkomandi aðgang. Í Word geturðu stillt lykilorð til að opna skjalið og einnig til að breyta því. Að auki er ráðlegt að nota sterk lykilorð sem sameina bókstafi, tölustafi og sérstafi.

– Haltu hugbúnaðinum þínum uppfærðum: Það er mikilvægt að halda útgáfunni þinni af Microsoft Word uppfærðri til að tryggja að þú hafir nýjustu endurbæturnar hvað varðar öryggi. Uppfærslur innihalda venjulega öryggisplástra sem laga hugsanlega veikleika í hugbúnaðinum. Þú getur stillt forritið þitt til að uppfæra sjálfkrafa eða athuga reglulega hvort nýjar uppfærslur séu tiltækar.

14. Ályktanir og bestu starfsvenjur til að bera saman skjöl í Word

Þegar skjöl eru borin saman í Word er mikilvægt að hafa í huga nokkrar ályktanir og bestu starfsvenjur sem geta auðveldað þetta ferli. Hér að neðan eru nokkrar tillögur byggðar á reynslu:

1. Notaðu „Beran saman skjöl“ eiginleika Word: Ein besta leiðin til að bera saman skjöl í Word er með því að nota innbyggða „Beru saman skjöl“ eiginleikann. Þessi aðgerð gerir þér kleift að sýna muninn á tveimur útgáfum af sama skjali og auðkenna breytingarnar sem gerðar eru. Það er skilvirkt og áreiðanlegt tæki til að greina breytingar og fylgjast með breytingum á skjali.

2. Athugaðu sniðsamhæfi: Áður en skjöl eru borin saman í Word er mikilvægt að ganga úr skugga um að skrárnar séu vistaðar á sama sniði. Mælt er með því að nota .docx sniðið til að forðast öll samhæfnisvandamál. Að auki er mikilvægt að nota sömu útgáfu af Word í skjölunum sem á að bera saman, þar sem eldri útgáfur geta haft mismunandi eiginleika sem gætu haft áhrif á niðurstöður samanburðarins.

3. Skoðaðu muninn ítarlega: Þegar skjöl eru borin saman í Word er nauðsynlegt að fara nákvæmlega yfir muninn. Word býður upp á verkfæri til að auðkenna breytingar, svo sem að nota liti og innbyggða endurskoðun. Við mælum með því að skoða hverja breytingu eina í einu að skilja eðli hennar og ákveða hvort nauðsynlegt sé að samþykkja eða hafna hverri breytingu. Að auki er ráðlegt að nota „Síða við hlið“ skoðunarmöguleikann til að bera saman skjöl á skilvirkari hátt.

Að lokum getur verið erfitt verkefni að bera saman tvö Word skjöl, en með réttu verkfærunum til ráðstöfunar geturðu framkvæmt þetta ferli á skilvirkan og nákvæman hátt. Samanburður skjala hjálpar þér ekki aðeins að greina mun á tveimur útgáfum úr skrá, en gefur þér líka hugarró að vita að þú ert að fara ítarlega yfir hverja breytingu sem gerð er.

Mundu að með því að nota eiginleika eins og að skoða breytingar, sameina skjöl og bera saman skjöl sparar þér tíma og fyrirhöfn þegar þú skoðar efni. Hafðu einnig í huga að það er alltaf ráðlegt að lesa vandlega tilgreindan mun til að tryggja að engum mikilvægum upplýsingum hafi verið sleppt.

Í stuttu máli, þegar borin eru saman tvö Word skjöl, hafðu nákvæma og nákvæma afstöðu til að tryggja ítarlega yfirferð. Nýttu þér þau verkfæri sem til eru og ekki hika við að leita frekari aðstoðar eða ráðgjafar ef þörf krefur. Að ná tökum á þessari kunnáttu mun gera þér kleift að vera duglegri við að meðhöndla skjöl og hámarka vinnuflæði þitt í Word!