Hvernig á að búa til Word skjöl og PowerPoint kynningar með Python og Copilot í Microsoft 365

¿Hvernig á að búa til Word eða PowerPoint skjöl með Python í Copilot? Með útbreiddri notkun gervigreindar í framleiðniumhverfum eru fleiri og fleiri notendur að leita leiða til að sjálfvirknivæða gerð Word-skjala eða PowerPoint-kynninga með Python og krafti Copilot í Microsoft 365. Möguleikarnir virðast endalausir, allt frá því að búa til fljótleg drög til að búa til sjónrænt aðlaðandi kynningar byggðar á gögnum eða leiðbeiningum sem gefnar eru á náttúrulegu máli.

Hins vegar opnar samþætting Python og Copilot í Microsoft 365 ekki aðeins dyrnar að sjálfvirknivæðingu, heldur einnig að verulegum framförum í daglegri skilvirkni fyrirtækja og fagfólks. Þess vegna munum við í þessari grein fara skref fyrir skref yfir hvernig hægt er að nýta sér alla eiginleika sem þessi tækni býður upp á, byggt á eigin ráðleggingum frá Microsoft og með því að innleiða reynslu og ráð til að fá sem mest út úr vinnuflæðinu þínu.

Hvað er Microsoft 365 Copilot og til hvers er það notað?

Microsoft 365 Copilot er orðinn aðal snjallaðstoðarmaðurinn í framleiðniumhverfi Microsoft og virkar sem skapandi bandamaður knúinn af gervigreind sem getur skilið samhengi, túlkað leiðbeiningar og búið til viðeigandi efni með lágmarks fyrirhöfn. Copilot samþættist vinsælum forritum eins og Word, Excel, PowerPoint, Outlook og Teams, sem gerir það auðveldara að búa til, breyta, greina og hanna skjöl hraðar og nákvæmar.

• Word: Það gerir þér kleift að skrifa, endurskrifa, bæta og skipuleggja texta sjálfkrafa.
• PowerPoint: Búðu til heildarkynningar úr skýringarmyndum, skjölum eða einföldum leiðbeiningum, með tillögum um frásagnir og sjónrænar úrbætur.
• Excel: Greindu gögn, búðu til dæmi eða sniðmát og sjálfvirknivæððu formúlur.
• Outlook: Stjórna tölvupósti, leggja til svör og forgangsraða verkefnum.

Þegar vinnslugeta Python er bætt við Copilot, þá eykst fjöldi möguleika til að búa til upplýsingar, greina gögn eða hanna kynningar gríðarlega. Microsoft sjálft fjárfestir í að tengja saman báða heima til að auðvelda öllum notendum lífið, allt frá þeim byrjendum til þeirra reyndustu.

Sjálfvirkni og gerð skjala með Copilot og Python

Viðbót Python við Microsoft 365 í gegnum Copilot er stórt stökk í að búa til skjöl og kynningar með örfáum smellum. Þetta er sérstaklega gagnlegt fyrir fyrirtæki sem þurfa að útbúa sniðmát, skýrslur, innri skjöl eða kynningar reglulega, þar sem tíminn sem fer í þetta minnkar verulega þökk sé sjálfvirkni og framleiðslu á gæðaefni.

Dæmi um sameiginlega notkun

• Að búa til Word skjöl: Þú getur beðið Copilot um að búa til greinar, skýrslur, uppkast eða bréf með aðeins fáeinum fyrirmælum og samhengi.
• Að búa til PowerPoint kynningar: Copilot getur notað Word-skjal, uppkast eða leiðbeiningar á náttúrulegu tungumáli til að búa til samhangandi og sjónrænt aðlaðandi kynningu.
• Dæmi um gögn í Excel: Með því að nýta sér Python túlkinn getur Copilot sjálfkrafa búið til hermd gögn fyrir prófanir, gerð töflulíkana eða jafnvel greiningu á þróun.
• Að breyta skýringarmyndum í kynningar: Notaðu OneNote eða Word sem upphafspunkt og láttu Copilot breyta því í skipulagðar glærur sem eru sniðnar að þínum þörfum.

Búa til Word skjal með Copilot og Python

Copilot gerir þér kleift að búa sjálfkrafa til drög í Word byggt á einföldum leiðbeiningum og samþætta gögn sem búin eru til með Python ef þörf krefur. Svona er hægt að skipuleggja ferlið með því að nýta sér gervigreind:

1. Opnaðu Microsoft 365 og farðu í Word. Gakktu úr skugga um að Copilot sé virkur í tækjastikunni.
2. Skrifaðu ítarlegar leiðbeiningar fyrir Copilot. Til dæmis: „Starfið sem sérfræðingur í gagnagreiningu. Búið til skýrslu um söluþróun síðasta ársfjórðungs með því að nota gögnin sem gefin eru upp.“
3. Ef þú vilt samþætta niðurstöður Python, búa til gögnin (t.d. yfirlitstöflur) og líma þau inn eða segja Copilot að gera þau að hluta af skjalinu.
4. Farðu yfir, breyttu og sérsníddu drögin þín. Copilot býður upp á möguleika á að endurskrifa, aðlaga tón, bæta uppbyggingu og fínstilla sjónræna hönnun án vandræða.
5. Biddu Copilot um að setja inn myndir eða grafík. Það er eins einfalt og að segja: „Bættu við mynd til að lýsa þessum hluta.“
6. Vista skjalið á OneDrive til að tryggja að vinna sé varðveitt í skýinu og geri kleift að vinna saman samtímis.

Kostir þessa kerfis:

• Útrýmdu ritstíflu með samstundis drögum.
• Það gerir þér kleift að byrja frá sniðmátum eða fyrri skemum sem búnar voru til með Python eða Copilot.
• Hjálpar til við að aðlaga tón og stíl að markhópnum.
• Inniheldur myndir og grafík sem eru tillögur að gervigreind.

Frá uppkasti til kynningar: frá OneNote og Word til PowerPoint með Copilot

Einn af þeim eiginleikum sem notendur kunna að meta er möguleikinn á að breyta uppkasti sem búið er til í OneNote eða Word skjali í faglega PowerPoint kynningu, allt þökk sé Copilot. Þetta er ráðlagður ferill í opinberum skjölum, sem dregur úr villum og undirbúningstíma:

1. Skilgreindu uppkastið þitt í OneNote. Notaðu Copilot til að biðja þá um að starfa sem sérfræðingur á þessu sviði og útfæra lykilatriði kynningarinnar.
2. Sérsníddu áætlunina. Farið yfir, stækkið eða fjarlægið óþarfa hluta og aðlagið efnið að áhorfendum.
3. Límdu útlínurnar inn í Word skjal. Þannig geta Word og Copilot búið til grein eða bækling með ítarlegri upplýsingum.
4. Biddu Copilot í Word að skipuleggja og bæta textann þinn. Tilgreindu tóninn, smáatriðin og biddu um að þú setjir inn gæðamyndir til að auðga það.
5. Vistaðu skjalið á OneDrive. Samþætting við skýið er nauðsynleg til að endurnýta PowerPoint efni.
6. Opnaðu PowerPoint og veldu Copilot. Beiðni: „Búa til kynningu úr skránni“ og velja Word skjalið sem áður var búið til.
7. Farðu yfir drögin sem Copilot bjó til í PowerPoint. Bættu við, eyddu, endurraðaðu glærum og óskaðu eftir sjónrænum eða frásagnarlegum úrbótum að eigin vild.
8. Breyttu tillögunum að myndum ef þörf krefur. úr samhengisvalmynd PowerPoint.

Þetta vinnuflæði gerir þér kleift að fara frá hugmynd að kynningu í örfáum skrefum, stjórna alltaf hverju skrefi ferlisins og aðlaga bæði efni og lokahönnun.

Ítarleg sjálfvirkni með Python í Excel og notkun þess í Word eða PowerPoint

Innleiðing Python í Excel hefur verið algjör bylting. Nú er hægt að búa til gagnahermir, greina mikið magn upplýsinga og þróa sjálfvirkar töflur eða línurit einfaldlega með því að biðja um Copilot, sem getur keyrt og útskýrt Python kóða á náttúrulegu tungumáli.

Hvernig tengist þetta Word og PowerPoint?

• Búðu til sölugögn, tölfræði eða töflur með Python í Excel.
• Biddu Copilot um að breyta þessum gögnum í skýrslur eða kynningar. Til dæmis, spurðu: „Dregið saman þessi gögn í Word-skýrslu“ eða „Búið til PowerPoint-kynningu úr þessari töflu.“
• Sérsníddu niðurstöðuna í hverju forriti. Copilot mun aðlaga sniðið og bæta við viðeigandi útskýringum, grafík eða sjónrænum framsetningum.

Að auki skiljum við eftir þessa handbók frá einum af sérfræðingum okkar í Copilot: Ég hef búið til kynningar með Copilot og þetta eru brellurnar sem skipta virkilega máli.

Hagnýt ráð til að fá sem mest út úr Copilot með Python

Ef þú vilt að Copilot og Python virki virkilega fyrir þig, þá er nauðsynlegt að læra að gefa ítarlegar og sértækar leiðbeiningar. Því meira samhengi og upplýsingar sem þú gefur, því betri verður niðurstaðan:

• Tilgreindu hlutverk og áhorfendur. Dæmi: „Hann starfar sem fjármálagreinandi og skrifar fyrir stjórnendur.“
• Tilgreinir gerð skjals eða kynningar. Þannig verður uppbyggingin betur aðlöguð.
• Óska eftir sjónrænum upplýsingum: allt frá tilteknum myndum til litasamsetninga eða sniðmáta.
• Nýttu þér samþættingu við OneDrive og Teams að vinna saman í rauntíma.
• Biðjið alltaf um lokaúttekt. Þú getur beðið Copilot um að fara yfir tóninn, samræmið eða draga saman lykilatriði áður en skjalið er deilt.

Tengd grein:

Hvernig á að nota Notion AI til að búa til skjöl hraðar: Heildarleiðbeiningar

Sjálfvirkni og tímasparnaður: raunveruleg dæmi og ávinningur

Helstu kostir þess að nota Copilot og Python til að búa til skjöl og kynningar eru sjálfvirkni, villufækkun og möguleikinn á að breyta gögnum samstundis í gagnlegt efni. Algengar aðstæður eru meðal annars:

• Sjálfvirk skýrslugerð: Þú þarft bara að lýsa vandamálinu og Copilot afhendir þér allt skjalið á nokkrum sekúndum.
• Að búa til stjórnendasamantektir: Óskaðu einfaldlega eftir útdrætti af lykilatriðunum, annað hvort í Word eða sem PowerPoint glærum.
• Að breyta gögnum í töflur og gröf: Hægt er að breyta tölulegum niðurstöðum Python í Excel í áhrifamikil sjónræn framsetning fyrir kynningar.
• Mejoras visuales automáticas: Copilot leggur til PowerPoint-uppsetningar, litasamsetningar og umbreytingar með því einfaldlega að nefna þau.
• Plantillas personalizadas: Tilvalið fyrir fyrirtæki sem endurnýta skýrslur eða kynningar með reglulega uppfærðum gögnum.

Uppsetning og kröfur til að byrja

Áður en þú byrjar að nota Copilot og Python sem best þarftu að ganga úr skugga um að þú uppfyllir nokkrar tæknilegar kröfur og stillingarkröfur:

• Virk áskrift að Microsoft 365 með aðgangi að Copilot.
• Heimildir stjórnanda ef þú þarft að virkja tólið í fyrirtækinu þínu.
• Stöðug nettenging til að fá aðgang að öllum skýjaeiginleikum.
• Uppfærðu Microsoft 365 forritin í tækinu þínu.
• Vel skipulögð gögn og skrár í OneDrive fyrir Copilot til að nota sem grunn.

Takmarkanir og öryggisatriði

Þrátt fyrir verulegan ávinning er mikilvægt að hafa í huga nokkrar takmarkanir Copilot og notkunar gervigreindar í viðskiptaumhverfi:

• Persónuvernd: Copilot getur nálgast skjöl og tölvupósta til að búa til efni, sem krefst þess að innleiða öryggisstefnu og stjórna aðgangsheimildum, sérstaklega ef upplýsingarnar eru trúnaðarmál.
• Calidad de los datos: Niðurstöður eru háðar gæðum og skipulagi núverandi skjala. Úreltir eða illa uppbyggðir gagnagrunnar geta leitt til villna.
• Aðlögun notenda: Sumir starfsmenn þurfa þjálfun til að öðlast sjálfstraust til að úthluta verkefnum til gervigreindar.
• Revisión manual: Copilot sjálfvirknivæðir, en það er alltaf góð hugmynd að fara vandlega yfir niðurstöðurnar áður en þær eru sendar til viðskiptavina eða kynntar opinberlega.

Samþætting teymis og samvinna

Miklir möguleikar Copilot og Python koma í ljós þegar þeim er blandað saman við rauntímasamvinnu í Teams, OneDrive og restinni af Microsoft 365 pakkanum. Lið geta:

• Samritstýra skjölum samtímis.
• Biddu Copilot um að búa sjálfkrafa til samantektir, lykilatriði eða niðurstöður á fundum.
• Endurnýtið fyrirtækjaskeman og sniðmát og samþættið ný gögn í hvert skipti.
• Einfaldaðu ákvarðanatöku með tafarlausum aðgangi að greiningum og kynningum sem knúnar eru af gervigreind.

Hagnýt dæmi og algengar aðstæður

Hér eru nokkur dæmi úr raunheimum þar sem samþætting Python, Copilot og Microsoft 365 getur skipt sköpum:

• Ráðgjafarfyrirtæki og gagnafyrirtæki: Þeir búa reglulega til skýrslur fyrir viðskiptavini sína í Word og breyta greiningarniðurstöðum Python í sjónrænar framsetningar sem eru tilbúnar til PowerPoint.
• Mannauðsdeildir: Þeir nota Copilot til að útbúa bréf, frammistöðuskýrslur eða kynningar á niðurstöðum á örfáum mínútum.
• Equipos de ventas: Þeir sjálfvirknivæða gerð viðskiptakynninga eða tillagna sem eru sniðnar að hverjum viðskiptavini, byggðar á Excel-gögnum sem eru unnin með Python.
• Educación y formación: Kennarar búa til kennsluefni, skýringarmyndir og kynningar fyrir nemendur á met tíma.

Samsetningin af Python og Copilot Í Microsoft 365 er gert ráð fyrir að gjörbylta framleiðni í hvaða geira sem er. Að ná tökum á þessari samþættingu sparar tíma, bætir gæði afhendinga og tekur risastökk í framsetningu upplýsinga. Ef þú ákveður að prófa þetta vinnuflæði munt þú sjá hvernig sjálfvirk skjala- og kynningarframleiðsla breytist úr því að vera loforð í að verða daglegur veruleiki, án þess að missa stjórn eða aðlaga vinnuna þína að fullu.

Cristian Garcia

Hefur brennandi áhuga á tækni frá því hann var lítill. Ég elska að vera uppfærður í geiranum og umfram allt að miðla honum. Þess vegna hef ég lagt mig fram við samskipti á tækni- og tölvuleikjavefsíðum í mörg ár. Þú getur fundið mig að skrifa um Android, Windows, MacOS, iOS, Nintendo eða annað tengt efni sem mér dettur í hug.