Hvernig á að búa til tímalínu í Excel skref fyrir skref

Búa til tímalínu í Excel Excel er ein besta leiðin til að skipuleggja verkefnastig eða áfanga sjónrænt, skipuleggja verkefni eða sýna atburðarás. Þó að Excel virðist vera töflureikni- og tölulegt tól býður það upp á ýmsa virkni og möguleika til að breyta einföldum listum í aðlaðandi tímalínur.

Við tengjum venjulega tímalínur við ákveðin verkefnastjórnunarforrit, en raunin er sú að Excel hefur nægan sveigjanleika til að mæta bæði persónulegum og viðskiptaþörfum. Lykilatriðið er að skilja þau úrræði sem það býður upp á, sameina sniðmát og nýta sér sérstillingar svo að lokaniðurstaðan sé skýr, sjónræn og mjög gagnleg. Hér að neðan er ítarlegasta og uppfærðasta leiðbeiningin til að læra hvernig á að búa til tímalínu í Excel skref fyrir skref, bæði með því að nota handvirkar aðferðir og sniðmát og viðbætur. Við munum einnig skoða hvernig hægt er að bæta hönnunina og kanna valkosti. Byrjum á... hvernig á að búa til tímalínu í Excel. 

Hvað er tímalína og hvers vegna að búa til eina í Excel?

Tímalína, sem einnig er kölluð tímaáætlun, er sjónrænt tól sem sýnir röð atburða, verkefna eða áfanga í tímaröð eftir kvarða. Helsta hlutverk þess er að leyfa skjótari yfirsýn yfir framgang verkefnis eða röð mikilvægra aðgerða, sem auðveldar stjórnun verkefna, fresta og þeirra sem bera ábyrgð.

Sjáðu fyrir þér lykiláfanga Verkefni hjálpar teymum að skilja heildarstöðuna í fljótu bragði, sjá fyrir flöskuhálsa og miðla framvindu og frestum til hagsmunaaðila. Þótt verkfæri eins og Microsoft Project eða netforrit eins og GanttPRO sérhæfi sig í þessu, Excel er aðgengilegur og sveigjanlegur valkostur sem flestir notendur og fyrirtæki hafa við höndina.

Valkostir til að búa til tímalínu í Excel

Þú getur þróað áætlun frá grunni með því að nota Excel-föll, aðallega með því að nota punkta- eða línurit; eða þú getur líka valið Forskilgreind sniðmát með faglegri hönnun sem gerir vinnuna miklu auðveldari. Auk þess eru til valkostir fyrir utan Excel ef þú ert að leita að enn meiri hraða.

• Handvirkt dreifingarrit: Gerir þér kleift að hanna fullkomlega sérsniðna tímalínu út frá þínum eigin töflum og gögnum.
• Opinber Excel eða Office.com sniðmát: Þau eru fljótleg, mjög sjónræn lausn og tilvalin fyrir þá sem forgangsraða hönnun og notagildi.
• Viðbætur og utanaðkomandi forrit: Forrit eins og GanttPRO bjóða upp á tímalínugerð með örfáum smellum og marga fleiri grafíska möguleika.

Leiðbeiningar um að búa til handvirka tímalínu í Excel, skref fyrir skref

1. Skráðu áfanga og dagsetningar í töflu

Fyrsta skrefið er skilgreindu lykilatriði verkefnisinsBúðu til litla töflu í Excel með að minnsta kosti tveimur lykildálkum: lýsingu á áfanganum og tengdri dagsetningu. Þú getur bætt við viðbótardálki til að úthluta tölulegu gildi fyrir hvern áfanga, sem gerir þér kleift að staðsetja þá í mismunandi hæðum innan töflunnar og koma í veg fyrir að merkimiðar skarast:

• Dálkur A: Lýsing á áfanga (dæmi: „Upphaf“, „Afhending 1. áfanga“, „Lokafundur“).
• Dálkur B: Áfangadagsetning.
• Dálkur C (valfrjálst): Röð talna eins og 1, 2, 3, 4, endurtekin ef þú ert með mörg kennileiti. Þannig birtast punktarnir í mismunandi hæð.

Ráð: Ef þú ert með marga atburði skaltu skipta um tölugildi (t.d. 1, 2, 1, 2) þannig að merkimiðarnir séu stigskipt og skarast ekki.

2. Setja inn punktarit

Þegar þú ert búinn að tilbúna töfluna skaltu velja tóman reit í blaðinu og smella á flipann. Setja innInnan grafíkhópsins skaltu velja Dreifing („Dreifingar“) eða „Bólurit“. Autt rit birtist og bíður eftir að vera stillt.

Þessi tegund af töflu er fullkomin fyrir tímalínur, því Þú getur skilgreint bæði X-ásinn (dagsetningar) og Y-ásinn (gildi/áfangi) á mjög persónulegan hátt.

3. Bættu gögnunum þínum við töfluna

Hægrismelltu á hvíta svæðið á töflunni og veldu Veldu gögnGlugginn fyrir gagnaheimildir opnast. Smelltu á Bæta við til að búa til nýja seríu.

• X gildi: Veldu allan dagsetningardálkinn úr töflunni þinni.
• Y-gildi: Veldu dálkinn með tölulegum gildum. Ef þú hefur ekki búið til þennan dálk geturðu sett alla punktana á sama stig, þó er mælt með því að skipta gildunum til skiptis til að aðgreina atburðina innan ás töflunnar.

Ýttu á Samþykkja og dreifiritið þitt mun uppfærast og sýna punktana sem staðsettir eru eftir dagsetningu og tölulegu gildi.

4. Breyttu grafinu í tímalínu

Þú ert nú þegar með punktana, en til að grafið virki sem tímalína þarftu að aðlaga snið þess:

• Fjarlægðu óþarfa þætti: Smelltu á hnappinn fyrir töfluvalkosti (undirrita +) og fjarlægir hnitanet, titil töflunnar og lóðrétta (Y) ásinn, en aðeins dagsetningarásinn er eftir.
• Bæta við merkimiðum og villustikum: Athugaðu valkostina Gagnamerki til að birta nöfn áfanganna og Villustikur til að tengja punktana við tímalínuna.
• Sérsníddu villustikurnar: Hægrismelltu á hvaða villustiku sem er, veldu Snið og stilltu þær sem lóðréttar línur („Mínus“ valkostur) og stilltu þær á 100% magn þannig að þær fari frá áfangapunktinum að tímalínubandinu.

Sérðu að láréttu stikurnar eru óþarfar eða vilt þú bara þær lóðréttu? Stilltu sniðið til að fjarlægja lárétta súluna og aðeins skilja eftir lóðrétta súluna, aðlagaðu lit, þykkt og gegnsæi til að bæta sýnileika.

5. Aðlaga hönnunina og sérstillingarnar

Á þessum tímapunkti geturðu nú þegar aðlaga tímalínuna þína eins mikið og mögulegt er:

• Litir punkta: Hægrismelltu á hvaða merki sem er og veldu „Format Data Series“. Veldu litinn á merkinu sem þú vilt að noti til að auðkenna hvern áfanga úr valmyndinni.
• Gagnsæi tengja: Ef lóðréttu tengin virðast of áberandi skaltu stilla gegnsæi þeirra með því að nota lóðrétta villustikuna.
• Staðsetning áfangastaða: Mundu að þú getur breytt tölugildunum í dálknum „Hæð“ í grunntöflunni til að færa áfangana upp eða niður og koma í veg fyrir að merkimiðarnir skarist.
• Stilla dagsetningarmörk: Hægrismelltu á dagsetningarásinn og veldu „Format Axis“ til að breyta lágmarks- og hámarksgildum til að passa grafið við tímabilið sem þú hefur áhuga á.

Mikilvægt: Þú getur notað þemu og stíla Excel Til að breyta litum, leturgerðum og stílum töflunnar fljótt úr flipanum Síðuhönnun eða Taflahönnun skaltu einfaldlega velja þema eða litaspjald til að uppfæra heildarútlit tímalínunnar.

Hvernig á að búa til tímalínu í Excel?

6. Bættu við titlum og lýsandi merkimiðum

Ekki gleyma að áfangar ættu að vera auðþekkjanlegir. Til að birta nöfn áfanga:

• Hægrismelltu á hvaða merki sem er í töflunni og veldu Snið gagnamerkis.
• Veldu Gildi reitsins og gefur til kynna sviðið þar sem lýsingar á áföngum þínum eru í töflunni.
• Þú getur fjarlægt valkostinn „Y-gildi“ þannig að aðeins nafn áfangans birtist.

Niðurstaðan er tímalína sem inniheldur atburðapunkta, tengilínur og lýsandi merkimiða, allt í samræmi við þann tímakvarða sem þú þarft.

7. Hönnun og uppfærsla tímalínunnar í Excel

Þegar þú hefur sett upp grunnuppbygginguna geturðu eytt nokkrum mínútum í að láta tímalínuna þína líta virkilega fagmannlega út:

• Sérsníddu liti og leturgerðir: Farðu í „Síðuhönnun“ > „Þemu“ til að breyta fljótt öllu grafíska útlitinu. Þú getur breytt litum og leturgerðum fyrir sig.
• Notaðu litaspjald töflunnar: Í flipanum „Hönnun tafla“ smellirðu á litaspjaldið sem merkt er „Breyta litum“ til að nota alþjóðleg litasamsetningar.
• Stilla dreifinguna: Ef þú sérð autt pláss vinstra eða hægra megin skaltu stilla ásana til að nýta alla breidd töflunnar.
• Prenta eða flytja út: Þegar því er lokið er auðvelt að prenta tímalínuna út, vista hana sem PDF eða samþætta hana í kynningar.

Eitt lykilráð er deila tímalínusniðmátinu með samstarfsaðilum eða yfirmönnum til að fá yfirsýn yfir áfanga og framvindu verkefnisins. Þetta hjálpar öllum að vera upplýstum og í samræmi við markmiðin. Ef þú vilt halda áfram að læra um Excel, skoðaðu þá þessa aðra grein á Mikilvægustu Excel formúlurnar til að byrja frá grunni eins og atvinnumaðurVið höfum ótal af þeim í Tecnobits, notaðu bara leitarvélina.