Hvernig á að vista Word skrá án þess að henni sé breytt

Í stafrænum heimi hefur skráavernd orðið stöðugt áhyggjuefni fyrir marga notendur. Hvort sem það er vegna friðhelgi einkalífs, trúnaðar eða einfaldlega af þörfinni á að varðveita heilleika skjalsins, þá er það orðin nauðsynleg tæknileg færni að vita hvernig á að vista Word skrá án þess að breyta henni. Í þessari grein munum við kanna mismunandi aðferðir og aðferðir sem gera þér kleift að vernda skrárnar þínar í Word, til að tryggja að þau haldist ósnortinn gegn hugsanlegri meðferð. Allt frá því að nota lykilorð til að nota sérstakar heimildir, þú munt uppgötva verkfærin sem þú þarft til að halda skjölunum þínum öruggum og lausum við óæskilegar breytingar. Vertu tilbúinn til að vernda upplýsingarnar þínar og vernda skjölin þín með þessum nauðsynlegu tækniráðum! Haltu áfram að lesa til að læra meira!

1. Inngangur: Mikilvægi þess að vista Word skrá án breytinga

Að vista Word skrá án breytinga er nauðsynleg æfing þegar unnið er með mikilvæg skjöl. Oft er nauðsynlegt að deila skjölum með samstarfsmönnum, viðskiptavinum eða yfirmönnum og að tryggja að innihaldið sé haldið óskertu skiptir sköpum til að viðhalda heiðarleika upplýsinganna. Að auki, ef við þurfum einhvern tíma að vísa til fyrri útgáfu af skjalinu, er ómetanlegt eintak ómetanlegt. Í þessum hluta munum við kanna mikilvægi þessarar æfingu og gefa gagnleg ráð til að ná því.

Ein besta leiðin til að vista Word skrá án breytinga er með því að nota „Vista sem“ aðgerðina. Með því að nota þennan valmöguleika getum við valið annað skráarheiti og vistað skjalið sem nýja útgáfu, þannig að frumritið haldist ósnortið. Að auki er ráðlegt að vista skrána á öruggu sniði, svo sem PDF, til að koma í veg fyrir breytingar fyrir slysni.

Önnur leið til að vernda Word skrá er að nota lykilorð. Með því að úthluta skjalinu lykilorði getum við tryggt að aðeins viðurkenndir aðilar geti nálgast og breytt efninu. Mikilvægt er að velja sterkt lykilorð og geyma það á öruggum stað. Að auki getum við einnig beitt ritstjórnartakmörkunum á skjalið, sem mun takmarka þær aðgerðir sem notendur geta framkvæmt á skránni.

2. Aðferð 1: Notkun „Vista sem“ eiginleikann í Word

Fyrsta aðferðin til að spara Word-skjal er með því að nota „Vista sem“ aðgerðina. Þessi valkostur gerir þér kleift að velja sniðið sem þú vilt vista skrána á og einnig breyta nafni hennar og staðsetningu.

Til að nota „Vista sem“ eiginleikann skaltu fylgja þessum skrefum:

• Opnaðu Word-skjal.
• Smelltu á "Skrá" flipann í tækjastikan.
• Veldu „Vista sem“ úr fellivalmyndinni.
• Gluggi opnast þar sem þú getur valið skráarsnið.
• Veldu sniðið sem þú vilt, eins og .docx, .pdf eða .txt.
• Þú getur líka breytt nafninu á skránni og valið möppuna þar sem þú vilt vista hana.
• Að lokum skaltu smella á „Vista“ hnappinn til að vista skrána á völdu sniði og staðsetningu.

Með því að nota „Vista sem“ eiginleikann í Word gefur þér sveigjanleika til að vista skjölin þín á mismunandi sniðum og stjórna staðsetningu þeirra fljótt og auðveldlega. Þetta er sérstaklega gagnlegt ef þú þarft að senda skrána til einhvers sem notar forrit eða tæki sem styður ekki sjálfgefið snið Word.

3. Aðferð 2: Læstu skránni til að koma í veg fyrir óæskilegar breytingar

Önnur aðferðin til að koma í veg fyrir óæskilegar breytingar á skrá er að læsa henni. Að læsa skrá kemur í veg fyrir að aðrir geti breytt henni eða breytt henni án heimildar. Þetta getur verið gagnlegt þegar þú þarft að deila skrá en vilt tryggja að henni sé ekki breytt.

Til að læsa skrá er hægt að fylgja eftirfarandi skrefum:

1. Opnaðu skrána í viðeigandi forriti, td textaskjal í textaritli.
2. Í valkostavalmyndinni skaltu leita að „Læsa skrá“ eða „Vernda skrá“ valkostinn. Þessi valkostur er venjulega að finna í "File" eða "Tools" valmyndinni.
3. Smelltu á valkostinn og veldu tegund læsingar sem þú vilt nota á skrána. Þú getur valið grunnlás sem kemur í veg fyrir að skránni sé breytt eða fullkomnari lás sem krefst lykilorðs til að breyta henni.

Mundu að vista breytingarnar þínar og ganga úr skugga um að skráin sé læst. Ef aðrir reyna að breyta henni munu þeir fá tilkynningu eða villuboð um að skráin sé vernduð. Ef þú þarft að gera breytingar í framtíðinni skaltu einfaldlega opna skrána með sömu skrefum og vista breytingarnar aftur.

4. Að setja háþróaðar heimildir til að vernda Word skrá

Til að vernda Word skrá og stjórna því hverjir geta nálgast og breytt innihaldi hennar þarftu að setja upp háþróaðar heimildir. Hér sýnum við þér hvernig á að gera þessa stillingu skref fyrir skref:

1. Opnaðu skrána og veldu "Skrá" á tækjastikunni. Næst, með því að smella á „Vernda skjal“, birtist valmynd með nokkrum valkostum.
2. Veldu valkostinn „Takmarka klippingu“. Þetta gerir þér kleift að takmarka þær aðgerðir sem notendur geta framkvæmt á skránni.
3. Í hlutanum „Breytingartakmarkanir“ skaltu velja viðeigandi valkosti. Þessir valkostir fela í sér hvort leyfa eigi að breyta efni, sniði, notkun tiltekinna eiginleika osfrv.

Það er mikilvægt að hafa í huga að þessar háþróuðu leyfisstillingar gera þér kleift að vernda skrána, en koma ekki í veg fyrir að notendur geti gert afrit af henni eða prentað hana. Ef þörf er á meiri vernd er hægt að skoða aðra tiltæka valkosti, svo sem að nota lykilorð til að opna skjalið eða dulkóða skrár.

Með þessari handbók geturðu stillt háþróaðar heimildir á Word skránni þinni og stjórnað hverjir hafa aðgang að og breytt innihaldi hennar. Mundu að fara vandlega yfir tiltæka valkosti og velja þá sem passa best við öryggisþarfir þínar.

5. Sjálfvirk öryggisafrit: Hvernig á að virkja sjálfvirka vistunarvalkostinn í Word

Til að tryggja að þú missir aldrei vinnuna þína í Word geturðu kveikt á sjálfvirkri vistun. Með þessum eiginleika verða skjölin þín sjálfkrafa vistuð í reglulega millibili, þannig að forðast tap á upplýsingum ef rafmagnsleysi verður eða óvænt slys.

Hér að neðan eru skrefin til að virkja sjálfvirka öryggisafritunarvalkostinn í Word:

• Opnaðu forritið Microsoft Word á tækinu þínu.
• Smelltu á "Skrá" flipann efst til vinstri á skjánum.
• Í valkostaborðinu skaltu velja „Valkostir“ neðst á listanum.
• Í sprettiglugganum „Word Options“ smellirðu á „Vista“ flokkinn vinstra megin.
• Í hlutanum „Vista skjöl“ skaltu haka í reitinn sem segir „Vista upplýsingar um sjálfvirka endurheimt á hverjum:“.
• Stilltu viðeigandi tímabil í textareitnum við hliðina á valkostinum hér að ofan.
• Veldu geymslustað fyrir sjálfvirka endurheimtarskrár í reitnum „Staðsetning sjálfvirkrar endurheimtar skráar“.
• Að lokum skaltu smella á „Í lagi“ hnappinn til að beita breytingunum.

Ekki gleyma því að virkja sjálfvirka vistunarvalkostinn í Word mun veita þér aukið öryggi þegar þú vinnur að skjölunum þínum. Með því að fylgja þessum skrefum geturðu forðast óþægindi og tryggt að þú hafir alltaf uppfært eintak af verkum þínum ef einhver ófyrirséð atvik eiga sér stað.

6. Verndaðu skrána með lykilorði: Lykilskref til að forðast óheimilar breytingar

Lykilorðsvernd: Lykilorðsvörn skráa er mikilvæg ráðstöfun til að koma í veg fyrir óheimilar breytingar. Hér að neðan eru helstu skrefin sem þú ættir að taka til að vernda skrárnar þínar og viðhalda heilindum þeirra.

Skref 1: Veldu áreiðanlegan hugbúnað: Það eru til nokkur tæki á markaðnum til að vernda skrár með lykilorði. Gerðu rannsóknir þínar og veldu áreiðanlegan og hentugan valkost fyrir þarfir þínar. Nokkur vinsæl dæmi eru WinRAR, 7-Zip og Adobe Acrobat.

Skref 2: Stilltu lykilorðið: Þegar þú hefur valið viðeigandi hugbúnað skaltu opna hann og leita að möguleikanum til að stilla lykilorð. Þessi valkostur gæti verið í valmyndinni „Stillingar“ eða „Eiginleikar“ hugbúnaðarins. Þegar þú stillir lykilorðið þitt skaltu gæta þess að velja sterka samsetningu sem erfitt er að giska á. Forðastu að nota persónulegar upplýsingar eða algeng orð.

7. Notkun sérhæfðra hugbúnaðarviðbóta til að vernda Word skjöl

Áhrifarík leið til að vernda viðkvæmar upplýsingar í Word skjölum er að nota sérhæfðar hugbúnaðarviðbætur. Þessi verkfæri veita aukið öryggislag og gera þér kleift að stjórna hverjir hafa aðgang og hvaða aðgerðir þeir geta gert við skjöl.

Það eru nokkrar viðbætur í boði á markaðnum sem bjóða upp á mismunandi verndareiginleika. Sumir af algengustu eiginleikum fela í sér möguleikann á að stilla lykilorð til að opna eða breyta skjalinu, takmarka klippingu eða prentun og bæta við vatnsmerkjum til að auðkenna eiganda skjalsins. Þegar þú velur viðbót er mikilvægt að huga að sérstökum öryggisþörfum fyrirtækisins og tryggja að valin viðbót uppfylli kröfurnar.

Þegar viðbótin hefur verið sett upp er nauðsynlegt að stilla öryggisvalkostina í samræmi við þarfir skjalsins. Þetta getur falið í sér að setja sterkt lykilorð til að koma í veg fyrir óviðkomandi aðgang, velja leyfilegar aðgerðir fyrir notendur heimilað og sérsníða útlit vatnsmerkja. Einnig er ráðlegt að framkvæma prófanir til að sannreyna að vörnin virki rétt og samræmist öryggisstefnu fyrirtækisins.

8. Aðferðir til að koma í veg fyrir óviljandi breytingar á Word skrá

Til að koma í veg fyrir breytingar fyrir slysni úr skrá af Word, það eru ýmsar aðferðir sem þú getur innleitt. Hér eru nokkrar ráðleggingar til að vernda skjölin þín:

1. Establecer permisos de acceso: Nauðsynleg aðgerð er að takmarka hverjir geta fengið aðgang að og breytt Word skránum þínum. Þú getur stillt sérstakar heimildir fyrir hvern notanda og tryggt að aðeins þeir sem hafa heimild geti gert breytingar.

2. Notaðu lykilorð: Að gefa Word skjölunum þínum lykilorð er önnur áhrifarík öryggisráðstöfun. Gakktu úr skugga um að lykilorðið sé sterkt og sameinar tölustafi og tákn. Forðastu líka að nota lykilorð sem auðvelt er að giska á, eins og fornöfn eða fæðingardaga.

3. Hacer copias de seguridad: Það er mjög mælt með því að taka reglulega afrit af Word skránum þínum. Þú getur gert þetta með því að búa til afrit á ytri geymslu, svo sem ytri harða diska eða þjónustu. í skýinu. Þannig, ef skjalið þitt verður fyrir áhrifum af óviljandi breytingu, muntu alltaf hafa fyrri útgáfu til að falla aftur á.

9. Að setja viðbótaröryggisvalkosti í Word til að vernda skrána

Í Microsoft Word eru nokkrir öryggisvalkostir til viðbótar sem þú getur stillt til að vernda skrárnar þínar. Þessir valkostir gera þér kleift að stjórna hverjir geta opnað, breytt eða prentað skjalið. Til að fá aðgang að þessum valkostum skaltu fylgja þessum skrefum:

1. Opnaðu skrána í Microsoft Word og smelltu á "Skrá" flipann í efstu stikunni.
2. Í fellivalmyndinni, veldu „Vernda skjal“ og veldu síðan „Dulkóða með lykilorði.
3. Sprettigluggi birtist þar sem þú getur slegið inn lykilorðið sem þú vilt nota til að vernda skrána. Gakktu úr skugga um að þú veljir sterkt lykilorð sem ekki er auðvelt að giska á.
4. Þegar þú hefur slegið inn lykilorðið skaltu smella á "OK" og slá inn lykilorðið aftur þegar beðið er um það. Þetta mun tryggja að þú hafir slegið inn lykilorðið rétt.
5. Til viðbótar við dulkóðunarvalkostinn með lykilorði geturðu einnig stillt aðra öryggisvalkosti, eins og að takmarka breytingaheimildir eða setja stafræna undirskrift á skjalið. Þessir valkostir eru að finna í sama fellivalmyndinni „Vernda skjal“.

Mikilvægt er að setja upp viðbótaröryggisvalkosti í Word veitir þér aukið lag af vernd fyrir skjölin þín. Hins vegar mundu að engar öryggisráðstafanir eru pottþéttar og það er alltaf ráðlegt að taka öryggisafrit af mikilvægum skrám þínum.

Ef þú vilt deila vernduðu skránni með öðrum notendum, vertu viss um að deila lykilorðinu örugglega og beina með þeim. Athugaðu einnig að viðbótaröryggisvalkostir eru aðeins virkir ef viðtakandinn reynir ekki háþróaða tækni til að komast framhjá þessum ráðstöfunum.

10. Hvernig á að bera kennsl á og afturkalla óæskilegar breytingar á Word skrá

Það eru tímar þegar við rekumst á óæskilegar breytingar á Word skrá og við þurfum að bera kennsl á og snúa þessum breytingum til baka. Sem betur fer eru nokkrar leiðir til að laga þetta vandamál fljótt og auðveldlega. Hér að neðan eru skref til að bera kennsl á og snúa við óæskilegum breytingum á Word skrá.

Skref 1: Farðu yfir útgáfuferil
Útgáfusagan í Word getur verið mjög gagnleg til að bera kennsl á breytingar sem gerðar eru á skjali. Til að fá aðgang að útgáfusögunni, farðu í "Review" flipann á Word tækjastikunni og smelltu á "Beran saman." Listi yfir allar vistaðar útgáfur af skránni mun birtast, sem gerir þér kleift að bera saman breytingarnar og ákveða hvort þú viljir afturkalla einhverjar þeirra.

Skref 2: Notaðu „Afturkalla“ aðgerðina
Í Word gerir „Afturkalla“ aðgerðin þér kleift að afturkalla breytingar sem gerðar eru á skjali. Þú getur fengið aðgang að þessum eiginleika á „Heim“ flipanum á tækjastikunni eða með því að nota „Ctrl + Z“ flýtilykla. Með því að smella á „Afturkalla“ verður síðustu breytingu sem gerð var á skránni afturkölluð. Þú getur notað þessa aðgerð margoft til að snúa mörgum breytingum til baka þar til skjalið fer aftur í æskilegt ástand.

Skref 3: Endurheimtu fyrri útgáfu af skránni
Ef skrefin hér að ofan leysa ekki vandamálið er annar valkostur að endurheimta fyrri útgáfu af skránni. Til að gera þetta skaltu hægrismella á Word skrána og velja "Eiginleikar". Undir flipanum „Fyrri útgáfur“ sérðu lista yfir allar vistaðar útgáfur af skránni. Veldu útgáfuna sem þú vilt og smelltu á „Endurheimta“. Þetta mun afturkalla skjalið í valda útgáfu og fjarlægja allar óæskilegar breytingar.

11. Vistaðu skrána á skrifvarið sniði til að forðast breytingar

Til að vernda skrá fyrir óæskilegum breytingum geturðu vistað hana á skrifvarið sniði. Þessi valkostur gerir kleift að skoða og afrita skrána, en ekki er hægt að breyta innihaldi hennar. Hér að neðan eru skrefin til að vista skrá á skrifvarið sniði:

Skref 1: Opnaðu skrána sem þú vilt vernda í samsvarandi forriti. Það getur verið textaskjal, töflureikni eða önnur tegund skráa.

Skref 2: Fáðu aðgang að möguleikanum til að vista skrána. Þetta er venjulega að finna í „Skrá“ valmyndinni eða hægt er að nálgast það með flýtileiðinni Ctrl lyklaborð + S.

Skref 3: Í vistunarglugganum skaltu leita að valkostinum sem gerir þér kleift að velja vistunarsniðið. Það fer eftir forritinu, þetta gæti verið að finna í fellivalmynd eða á tilteknum flipa. Veldu skrifvarið snið, sem getur haft nöfn eins og „Read Only“ eða „View Only“.

12. Mikilvægt atriði þegar deilt er Word skrá til að forðast breytingar

Þegar Word skrá er deilt er nauðsynlegt að taka nokkur mikilvæg atriði til að forðast óæskilegar breytingar. Hér að neðan eru nokkrar leiðbeiningar og valkostir sem hægt er að útfæra til að vernda skráarheilleika:

1. Stilltu heimildir til að lesa eingöngu: Þegar þú deilir skránni geturðu úthlutað henni skrifvarið leyfi. Þetta mun tryggja að notendur geti aðeins skoðað efnið og kemur í veg fyrir allar breytingar á skjalinu. Til að gera þetta, farðu í „Skoða“ flipann á Word borði, smelltu á „Vernda skjal“ og veldu „Takmarka klippingu“. Athugaðu síðan valkostinn „Takmarka aðgang“ og stilltu skrifvarið leyfi.

2. Umbreyttu skránni í PDF-snið: Annar valkostur til að forðast breytingar er að breyta Word skránni í PDF snið. PDF skrár eru öruggari og verndaðar gegn óæskilegum breytingum. Til að umbreyta Word skjali í PDF skaltu velja „Vista sem“ á „Skrá“ flipanum og velja „PDF (*.pdf)“ valmöguleikann á skráarsniðinu.

3. Notaðu lykilorð: Önnur áhrifarík ráðstöfun er að vernda Word skrána með lykilorði. Þetta gerir þér kleift að stjórna því hver hefur aðgang að eða breytt skjalinu. Til að stilla lykilorð, farðu í „Skrá“ flipann, smelltu á „Vernda skjal“ og veldu „Dulkóða með lykilorði“. Sláðu síðan inn og staðfestu lykilorðið sem þú vilt nota.

13. Breyta endurskoðun: Hvernig á að fylgjast vel með breytingum á Word skrá

Í ferlinu við samvinnuverkefni Í Word skrá er nauðsynlegt að hafa endurskoðun á breytingum. Þetta gerir tæmandi eftirlit með breytingunum sem gerðar eru og tryggir gagnsæi og rekjanleika hverrar breytingar. Þeim skrefum sem nauðsynleg eru til að framkvæma úttekt á breytingum á Word-skrá verður lýst ítarlega hér að neðan.

1. Virkjaðu endurskoðun: Í Word, farðu í Review flipann og veldu "Rekja breytingar" valkostinn. Þetta gerir kleift að skrá allar breytingar sem gerðar eru á skjalinu.

2. Sérsníða endurskoðunarvalkosti: Þú getur sérsniðið endurskoðunarvalkosti með því að velja "Breyta stjórnunarstillingum" valmöguleikann í Review flipanum. Hér getur þú valið hvaða tegund af breytingum þú vilt taka upp, svo sem breytingar á sniði, innsetningu eða eyðingu texta o.s.frv.

3. Skoðaðu breytingarnar: Þegar endurskoðunin er virkjuð mun Word skrá allar breytingar sem gerðar eru af samstarfsaðilum skjalsins. Þú getur skoðað þessar breytingar á „Endurskoðun“ spjaldið á flipanum Review. Notaðu leiðsögumöguleikana til að fara yfir hverja breytingu og samþykkja eða hafna breytingunum eftir þörfum.

14. Ályktanir: Bestu starfsvenjur til að vernda og vista Word skrá án þess að henni sé breytt

Að lokum er það grundvallarverkefni að vernda og vista Word skrá án þess að henni sé breytt til að varðveita heilleika og öryggi skjala okkar. Með eftirfarandi bestu starfsvenjum munum við geta tryggt að sköpun okkar haldist ósnortinn:

1. Notaðu sterk lykilorð: ráðlegt er að nota lykilorð sem sameina há- og lágstafi, tölustafi og sérstafi. Þetta mun gera það erfitt fyrir óviðkomandi aðgang að skránni og vernda innihald hennar fyrir hugsanlegum breytingum.

2. Notaðu skrifvarða heimildir: Með því að nota skrifvarða heimildir í skráareiginleikum getum við tryggt að enginn geti gert breytingar á skjalinu án okkar leyfis. Þetta mun vera viðbótarráðstöfun til að koma í veg fyrir óæskilegar breytingar.

3. Notaðu örugg skráarsnið: sum skráarsnið, eins og PDF, geta veitt skjölin okkar meiri vernd. Með því að breyta þeim í PDF getum við tryggt að efni þeirra sé ekki breytt og haldist eins og við vistuðum það í upphafi.

Að lokum getur það verið mikilvægt að vista Word skrá án breytinga til að varðveita heilleika upplýsinganna og vernda þær gegn hugsanlegum óæskilegum breytingum. Með valkostunum sem nefndir eru hér að ofan, eins og að nota skrifvarinn hátt, lykilorðsvörn eða umbreyta í PDF snið, geta notendur tryggt að skjölin þeirra haldist ósnortin og séu aðeins aðgengileg þeim sem hafa viðeigandi heimildir.

Nauðsynlegt er að muna að það að koma í veg fyrir óæskilegar breytingar á Word skrá er verkefni sem krefst kostgæfni og umhyggju af hálfu notandans. Að auki er mikilvægt að vera meðvitaður um uppfærslur og nýja virkni sem mismunandi útgáfur af forritinu geta boðið upp á, þar sem þær gætu kynnt skilvirkari aðferðir til að vernda og varðveita heilleika skjalanna.

Í stuttu máli, að gera ráðstafanir til að koma í veg fyrir að Word-skrá verði óviljandi breytt er nauðsynleg venja í umhverfi þar sem trúnaður og óáþreifanleiki upplýsinga eru í forgangi. Með því að beita viðeigandi tækni og valkostum geta notendur tryggt öryggi og varðveislu skjala sinna á æskilegu sniði, forðast hvers kyns meðferð og tryggt nákvæmni og sannleiksgildi gagna sem þar eru að finna.