Hvernig á að nýta verkefnastjórann í Outlook?

Ef þú ert Outlook notandi hefur þú sennilega notað verkefnisstjóra þess við eitthvert tækifæri. Hins vegar getur verið að þú fáir ekki sem mest út úr því. Í þessari grein munum við sýna þér hvernig á að nýta sér verkefnastjórann í Outlook til að auka framleiðni þína og skipulag. Þú munt læra hvernig á að nota eiginleika þess á skilvirkan hátt, setja raunhæf tímamörk og forgangsraða verkefnum á áhrifaríkan hátt. Fáðu sem mest út úr þessu tóli til að hagræða tíma þínum og ná markmiðum þínum!

– Skref fyrir skref ➡️ Hvernig á að nýta sér verkefnastjórann í Outlook?

• Skipuleggðu verkefni þín: Notaðu verkefnastjórann í Horfur til að skipuleggja allar daglegar athafnir þínar. Búðu til verkefnalista með gjalddaga og forgangsröðun.
• Nýttu þér flokkana: Notaðu litaflokka til að greina á milli mismunandi tegunda verkefna, eins og vinnu, persónulega, fundi o.s.frv.
• Stilltu áminningar: Gakktu úr skugga um að þú setjir áminningar fyrir mikilvæg verkefni þín. Þannig muntu aldrei gleyma verkefni sem er í bið.
• Notaðu aðgerðina úthluta verkefnum: Ef þú vinnur í teymi geturðu úthlutað verkefnum til samstarfsmanna beint frá Horfur. Þetta gerir það auðveldara að vinna saman og fylgjast með verkefnum teymisins.
• Samþættu verkefnin þín við dagatalið: Skoðaðu verkefnin þín á dagatalinu til að fá yfirsýn yfir daglegar og vikulegar athafnir þínar.
• Fylgstu með verkefnum sem þú hefur lokið: Merktu við unnin verkefni til að halda skrá yfir afrek þín og ganga úr skugga um að þú skiljir ekki eftir neitt óunnið.
• Sérsníða verksýn: Horfur gerir þér kleift að sérsníða verkefnasýn í samræmi við óskir þínar, svo sem að skoða unnin verkefni, verkefni í bið o.s.frv.

Spurt og svarað

1. Hvernig get ég nálgast verkefnastjórann í Outlook?

Til að fá aðgang að verkefnastjóranum í Outlook skaltu fylgja þessum skrefum:

1. Opnaðu Microsoft Outlook á tölvunni þinni.
2. Smelltu á "Tasks" flipann neðst á skjánum.
3. Verkefnastjórinn opnast þar sem þú getur skoðað og stjórnað verkefnum sem bíða.

2. Hvernig get ég búið til nýtt verkefni í Outlook?

Til að búa til nýtt verkefni í Outlook, gerðu eftirfarandi:

1. Smelltu á "Tasks" flipann neðst á skjánum.
2. Smelltu á „Nýtt verkefni“ á tækjastikunni.
3. Gluggi opnast þar sem þú getur bætt við upplýsingum um verkefni eins og nafn, gjalddaga og athugasemdir.

3. Hvernig get ég skipulagt verkefnin mín í Outlook?

Til að skipuleggja verkefnin þín í Outlook skaltu fylgja þessum skrefum:

1. Smelltu á "Tasks" flipann neðst á skjánum.
2. Notaðu valkosti tækjastikunnar til að merkja verkefni sem lokið, forgangsraða þeim eða flokka þau.
3. Þú getur líka búið til möppur og undirmöppur til að skipuleggja verkefnin þín nánar.

4. Hvernig get ég stillt áminningar fyrir verkefnin mín í Outlook?

Til að stilla áminningar fyrir verkefnin þín í Outlook skaltu fylgja þessum skrefum:

1. Þegar þú ert að búa til eða breyta verkefni skaltu smella á „Áminning“ efst í glugganum.
2. Veldu dagsetningu og tíma sem þú vilt fá áminninguna.
3. Þegar þú hefur vistað verkefnið færðu áminningu um valda dagsetningu og tíma.

5. Hvernig get ég forgangsraðað verkefnum mínum í Outlook?

Til að forgangsraða verkefnum þínum í Outlook skaltu gera eftirfarandi:

1. Opnaðu verkefnið sem þú vilt forgangsraða.
2. Smelltu á "Forgangur" táknið á tækjastikunni.
3. Veldu forgangsstigið sem þú vilt úthluta verkefninu: hátt, eðlilegt eða lágt.

6. Hvernig get ég deilt verkefnum með öðrum notendum í Outlook?

Til að deila verkefnum með öðrum notendum í Outlook skaltu fylgja þessum skrefum:

1. Hægrismelltu á verkefnið sem þú vilt deila.
2. Veldu valkostinn „Senda verkefni aftur“ í fellivalmyndinni.
3. Sláðu inn netfang notandans sem þú vilt deila verkefninu með og smelltu á „Senda“.

7. Hvernig get ég merkt verkefni sem lokið í Outlook?

Til að merkja verkefni sem lokið í Outlook, gerðu eftirfarandi:

1. Opnaðu verkefnið sem þú vilt merkja sem lokið.
2. Smelltu á „Ljúka“ táknið á tækjastikunni.
3. Verkefnið verður merkt sem lokið og fært í listann yfir lokið verkefni.

8. Hvernig get ég stillt gjalddaga fyrir verkefnin mín í Outlook?

Til að stilla gjalddaga fyrir verkefnin þín í Outlook skaltu fylgja þessum skrefum:

1. Þegar þú ert að búa til eða breyta verki skaltu velja gjalddaga í samsvarandi reit.
2. Þegar þú hefur vistað verkefnið verður skiladagur ákveðinn og þú munt geta fengið áminningar fyrir frestinn.

9. Hvernig get ég síað verkefnin mín í Outlook?

Til að sía verkefnin þín í Outlook skaltu gera eftirfarandi:

1. Farðu í "Tasks" flipann neðst á skjánum.
2. Smelltu á "Skoða" á tækjastikunni.
3. Veldu síuna sem þú vilt nota, svo sem unnin verkefni, ólokið verkefni, verkefni eftir dagsetningu osfrv.

10. Hvernig get ég prentað verkefnin mín í Outlook?

Til að prenta verkefnin þín í Outlook skaltu fylgja þessum skrefum:

1. Farðu í "Tasks" flipann neðst á skjánum.
2. Smelltu á "Skrá" á tækjastikunni og veldu "Prenta".
3. Veldu prentunarvalkosti, svo sem prentstíl, upphafs- og lokadagsetningu og smelltu á „Prenta“.