Heill leiðbeiningar um Microsoft lista: hvað það er og hvernig það virkar

Innan Microsoft 365 vistkerfisins, Microsoft listar Það er eitt af nauðsynlegu verkfærunum að skipuleggja, rekja og deila upplýsingum á skipulegan hátt. Allt frá atvika- og verkefnarakningu til inngöngu starfsmanna eða tilfangastjórnunar, þetta forrit sker sig úr fyrir sveigjanleika og auðvelda notkun.

Ef þú vinnur sem teymi eða vilt einfaldlega Haltu upplýsingum þínum skipulagðar og aðgengilegar hvar sem er, hér er lausn sem þú ættir ekki að líta framhjá. Í þessari grein segjum við þér ítarlega hvað þú getur gert með Microsoft listar og hvernig á að nota sniðmát þeirra. Við munum einnig fara yfir samskipti þess við önnur forrit eins og SharePoint eða Teams.

Hvað er Microsoft Lists og hvernig virkar það?

Microsoft Lists er Microsoft 365 forrit hannað fyrir snjöll upplýsingamæling. Þú getur unnið með það af vefnum, farsímanum eða jafnvel beint frá Microsoft Teams þökk sé fullkominni samþættingu þess.

Reyndar virkar sem einfaldur og sjónrænn gagnagrunnur, sem samanstendur af línum og dálkum þar sem þú getur sett texta, myndir, skrár, dagsetningar, viðtakendur, tengla og margt fleira í. Þökk sé útsýniskerfinu geturðu birt upplýsingar á mismunandi vegu eftir markmiðinu: rist (sjálfgefinn valkostur), lista, dagatal eða myndasafn. Listinn er svipaður en án möguleika á að breyta á netinu. Galleríið lagar sig vel að sjónrænu efni og dagatalið er fullkomið ef þú vilt sjá hluti dreift eftir dagsetningu.

Þegar þú býrð til nýjan lista geturðu byrjað frá grunni, notað núverandi lista sem sniðmát eða flutt inn Excel töflu. Þú getur líka treyst á hina fjölmörgu fyrirhönnuð sniðmát sem Microsoft býður upp á fyrir tiltekin notkunartilvik.

Hægt er að aðlaga alla lista sjónrænt- Breyttu bakgrunnslitum, úthlutaðu sérstökum táknum og notaðu reglur sem breyta útliti þeirra út frá stöðu þeirra. Til dæmis getur hlutur með stöðuna „Samþykkt“ birst með grænum bakgrunni, á meðan annar „Í skoðun“ mun birtast appelsínugult.

 

Forhönnuð sniðmát fyrir allar þarfir

Ef þú hefur lítinn tíma til að búa til lista frá grunni, Microsoft Lists inniheldur gagnleg sniðmát sem eru aðlöguð að mismunandi aðstæðum. Þessi sniðmát eru hönnuð til að nota með örfáum smellum og viðhalda ákveðinni uppbyggingu, sérsniðnum sviðum, útsýni og sjónrænum stílum.

Þetta eru nokkrar af þeim vinsælustu:

• Málastjórnunarsniðmát: tilvalið til að fylgjast með atvikum með stöðu þeirra, forgangi og ábyrgðaraðilum.
• Sniðmát fyrir ferðaáætlun viðburða: skipuleggur allar upplýsingar um viðburð í skýra, breytanlega uppbyggingu.
• Líkan sjúklings: Fyrir heilsugæsluumhverfi gerir það þér kleift að skrá stöðu, athuganir og þarfir hvers sjúklings.
• Lánsumsóknarsniðmát: eftirlit og eftirlit með lánasamþykktarferlinu.

Skipulag, snið og reglur

Auk þeirra sjónarmiða sem þegar hafa verið nefnd, þú getur lagað hvern lista að þínum vinnuflæði koma á síum, flokkum, flokkun og sjálfvirkum reglum. Sumir af möguleikunum eru:

• Stilltu viðvaranir í tölvupósti þegar ástand breytist eða nýr þáttur er bætt við.
• Breyttu sniðinu með skilyrðum eftir innihaldi: litum, táknum, stílum.
• Hópþættir eftir forgangi, dagsetningu, stöðu o.s.frv.
• Búðu til nýja lista frá öðrum, afrita hönnun og uppbyggingu.
• Flytja inn gögn úr Excel með sjálfvirkri dálkagreiningu.

Allar þessar aðgerðir spara tíma og Tryggja sjónræn og gagnasamkvæmni innan teymisins, sérstaklega í samstarfsverkefnum þar sem margir koma við sögu.

Vista og fá aðgang að listum

Einn af kostunum við Microsoft Lists er innfædd samþætting þess við Microsoft 365 vistkerfið. Þú getur vistað listana þína á síðum SharePoint o en OneDrive eingöngu til einkanota. Ef þú vinnur sem teymi er algengast að hýsa þá á SharePoint síðu sem er deilt með öllum meðlimum.

Listar opnast í fullum skjástillingu til að auðvelda breytingar og á vefslóðinni eða tækjastikunni geturðu séð nákvæmlega hvar það er geymt. Frá venjulegu viðmóti geturðu búa til, breyta, deila og flytja út hluti á auðveldan hátt.

Deilingarlistar: heimildir, aðgangur og samvinna

Að deila lista er eins auðvelt og búa til tengil eða bjóða tilteknum meðlimum. Þú getur veitt fullan aðgang (lesa + breyta) eða lesa eingöngu. Að auki geturðu stillt tengla sem rennur út, verndað hann með lykilorði og jafnvel valið hvort viðtakendur geti gert breytingar.

Þú getur líka deilt einu listaatriði, í stað alls gagnagrunnsins. Hægt er að skrifa athugasemdir við einstaka atriði, sem bætir samvinnu án þess að þurfa að senda tölvupóst.

Heimildum er stjórnað í gegnum SharePoint og erfst sjálfgefið á staðnum þar sem listinn er vistaður. Hins vegar geturðu breytt þeim til að laga aðgang aðeins að ákveðnum einstaklingum eða takmarka ákveðnar aðgerðir.

Microsoft Lists og samþætting þeirra við önnur forrit

Hinir raunverulegu möguleikar Lists koma í ljós þegar þeir eru sameinaðir öðrum verkfærum í Microsoft umhverfinu. Að vera algjörlega Samþætt við SharePoint, Microsoft Teams og Planner, getur þú gert eftirfarandi:

• Bættu við listum sem flipa á Teams rás, sem auðveldar beinan aðgang frá hópspjallinu.
• Notaðu lista sem vefhluta á SharePoint síðu til að birta lifandi upplýsingar á innra netinu þínu.
• Stilltu reglur eða sjálfvirkni sem tengja Lista við Power Automate eða Power Apps, fyrir sérsniðin flæði.
• Tengdu verkefni frá Planner eða To Do að miðstýra verkefnastjórnun.

Þetta er allt hluti af framtíðarsýn Microsoft 365 as tengdur vettvangur þar sem öll öpp tala saman að bæta framleiðni og gagnsæi í starfi.

Microsoft listar á farsímum

Farsímaútgáfan af Microsoft Lists er fáanleg fyrir Android y IOS. Það leyfir búðu til, ráðfærðu þig við og breyttu listum úr farsímanum þínum, hvort sem er á skrifstofunni, heima eða á ferðinni. Þetta eru nokkur atriði sem hægt er að gera:

• Skoðaðu nýlega og uppáhaldslista.
• Ljúka breytingum á listaatriðum.
• Aðgangur án nettengingar.
• Myndataka og QR kóða skönnun.
• Aðlagað viðmót, með stuðningi fyrir dökka stillingu og lárétta stefnu.

Það hefur einnig sömu öryggisgetu og á skjáborði, með Intune stuðningi fyrir MDM og MAM. Aðgangur krefst Microsoft viðskiptareiknings með aðgangi að SharePoint eða Office 365.

Microsoft skráir notkunartilvik

Eftir því sem tækið hefur þróast, Margar skapandi leiðir hafa verið þróaðar til að nýta Microsoft lista í mismunandi samhengi. Hér eru nokkrar af þeim eftirtektarverðustu:

• Skipulag efnis fyrir samfélagsnet. Með því að nota efnisskipulagssniðmátið geturðu skipulagt herferðir, tímasett færslur, látið myndir, tengla og útgáfudagsetningar fylgja með. Mjög gagnlegt fyrir markaðsteymi.
• Aðgangs- og gestaeftirlit. Listar gera þér kleift að búa til skrá fyrir hvern gest með nafni, auðkennismynd, komu- og brottfarardegi. Þú getur jafnvel forritað sjálfvirka tilkynningu til dyravarðarins þegar einhver fer.
• Fylgstu með miðum viðskiptavina. Með því að nota Lista sem mini-CRM geturðu úthlutað eigendum, skráð málið, forgangsraðað og skilið eftir athugasemdir um stöðu miða.
• Einföld verkefnastjórnun. Ef þú þarft ekki flókið tól, gerir Lists þér kleift að rekja grunninn með verkefnum, tímamörkum og dagatalssýnum. Þú getur jafnvel fengið viðvaranir þegar verkefni breytist.
• Birgðir og upplýsingatækniauðlindir. Með Listum geturðu fylgst með öllum fyrirtækjabúnaði og tengdum gögnum hans: kaupdagsetningu, ábyrgð, umsögnum, staðsetningu o.s.frv. Allt sjónrænt og hægt að sía með einum smelli.
• Innlimun nýrra starfsmanna eða birgja. Innskráningarlisti hjálpar til við að halda öllum verkefnum og skjölum nýja starfsmannsins í skefjum. Með því að merkja hluti sem „lokið“ er hægt að kalla fram tilkynningar til samsvarandi deildar.

Í stuttu máli, Microsoft Lists býður upp á fjölhæf, sjónræn og samvinnuleið til að stjórna kraftmiklum upplýsingum. Hvort sem það er rakningarlausn, skipulagstæki eða viðbót við aðra vettvang eins og Teams eða SharePoint, þá reynist það aðlagast fullkomlega að hvers kyns notanda eða fyrirtæki.