Hvernig á að reikna út fjölda vinnustunda í Excel

Í nútíma tímastjórnun er nauðsynlegt að hafa skilvirk tæki sem gera okkur kleift að reikna nákvæmlega og fljótt út fjölda vinnustunda. Microsoft Excel, með fjölbreytt úrval aðgerða og getu til að framkvæma flókna útreikninga, hefur orðið ómissandi tæki fyrir fagfólk um allan heim. Í þessari grein munum við kanna hvernig á að nýta þetta öfluga tól sem best til að reikna út fjölda vinnustunda í Excel tæknilega og nákvæmlega. Frá grunnformúlum til háþróaðra aðgerða munum við uppgötva hvernig á að einfalda og gera þetta mikilvæga ferli sjálfvirkt í vinnuferli okkar. Ef þú ert að leita að leiðum til að spara tíma og bæta vinnutímastjórnun þína, þá er þessi grein fyrir þig. Vertu með í þessari skoðunarferð um möguleika Excel og uppgötvaðu hvernig á að reikna út skilvirkt fjölda vinnustunda. [END

1. Kynning á vinnutímareiknivélinni í Excel

Í vinnuheiminum getur útreikningur vinnustunda verið leiðinlegt og villuhættulegt verkefni. Sem betur fer býður Excel upp á frábært tól til að einfalda þetta ferli. Í þessum hluta munum við kenna þér hvernig á að nota vinnutímareiknivélina í Excel, svo þú getir haldið nákvæma og skilvirka skrá yfir vinnutímann þinn.

Áður en byrjað er er mikilvægt að hafa í huga að til að nota vinnutímareiknivélina í Excel þarftu að hafa grunnþekkingu á þessu tóli. Ef þú þekkir ekki Excel mælum við með því að þú kynnir þér fyrst grunnaðgerðirnar áður en þú heldur áfram.

Til að byrja að nota vinnutímareiknivélina í Excel þarftu að ganga úr skugga um að þú hafir töflureikni opinn. Næst skaltu búa til dálk fyrir hvern þátt sem þarf til að reikna út vinnustundir: dagsetningu, upphafstíma, lokatíma og heildarvinnustundir. Sláðu síðan inn samsvarandi gögn í hvern dálk.

2. Gerð töflureikni til að skrá vinnutíma

Til að halda nákvæma skrá yfir vinnutíma er töflureikni gagnlegt og skilvirkt tæki. Hér sýnum við þér hvernig á að búa til töflureikni til að skrá vinnustundir á einfaldan hátt:

Skref 1: Opnaðu nýjan töflureikni í uppáhaldsforritinu þínu, eins og Excel eða Google töflureikna.

• Ef þú ert að nota Excel, smelltu á „Skrá“ og veldu „Nýtt“. Veldu síðan „Töflureiknir“ til að opna nýjan.
• Ef þú ert að nota Google Sheets skaltu opna reikninginn þinn Google Drive og smelltu á "Create" og veldu "Spreadsheet".

Skref 2: Í fyrstu röð töflureiknisins skaltu búa til hausa fyrir hvern dálk. Nokkur dæmi um algenga hausa eru: „Nafn,“ „Dagsetning,“ „Upphafstími,“ „Lokatími,“ „Heildarvinnustundir“.

Skref 3: Næst skaltu slá inn samsvarandi upplýsingar fyrir hvern reit í hverri röð. Mundu að þú getur notað formúlur til að reikna sjálfkrafa út heildarvinnustundir með því að nota summa fallið. Til dæmis er hægt að bæta við upphafs- og lokatíma til að fá heildarvinnutíma fyrir hvern starfsmann.

3. Handtaka upphafs- og lokatíma vinnudags

A skilvirk leið að fanga og skrá upphafs- og lokatíma vinnudagsins er notað stafræn verkfæri. Þessi verkfæri bjóða upp á þann kost að gera ferlið sjálfvirkt og útrýma mögulegum handvirkum villum. Það eru mismunandi valkostir í boði á markaðnum, bæði ókeypis og greiddir, sem laga sig að þörfum hvers fyrirtækis. Hér að neðan er dæmi um hvernig á að nota eitt af þessum verkfærum til að fanga og skrá vinnutíma.

1. Sæktu og settu upp forritið: Í fyrsta lagi er nauðsynlegt að hlaða niður og setja upp forritið á tæki hvers starfsmanns. Flest þessara forrita eru fáanleg fyrir tæki iOS og Android, sem gerir það auðveldara í framkvæmd í hvaða fyrirtæki sem er.

2. Settu upp vinnutíma: Þegar forritið hefur verið sett upp verður hver starfsmaður að stilla vinnuáætlanir sínar. Þetta felur í sér að gefa til kynna upphafs- og lokatíma dagsins, svo og hléin eða hléin sem verða tekin yfir daginn. Þessi uppsetning er sérsniðin og hægt er að breyta henni hvenær sem er í samræmi við þarfir starfsmannsins.

4. Dagsetningar- og tímasnið í Excel fyrir nákvæman útreikning á klukkustundum

Í Excel er dagsetningar- og tímasniðið mikilvægt fyrir nákvæma tímaútreikninga. Ef ekki er rétt sniðið getur Excel túlkað dagsetningar og tíma rangt, sem getur leitt til villna í útreikningum. Hér munum við sýna þér hvernig á að nota dagsetningar- og tímasniðið rétt til að tryggja nákvæmni í útreikningum þínum.

1. Veldu reitinn eða svið hólfa sem þú vilt hafa dagsetningar- og tímasniðið í. Hægrismelltu síðan og veldu „Format Cells“ í fellivalmyndinni. Sprettigluggi mun birtast.

2. Í sprettiglugganum, veldu "Númer" flokkinn í "Númer" flipanum, og veldu síðan "Date" valmöguleikann á listanum yfir snið. Hér finnur þú mismunandi valkosti fyrir fyrirfram skilgreind dagsetningarsnið.

3. Ef ekkert af forskilgreindu sniðunum hentar þínum þörfum geturðu sérsniðið dagsetningar- og tímasniðið. Til að gera þetta skaltu velja „Sérsniðin“ valmöguleikann á listanum yfir snið. Textareitur birtist þar sem þú getur slegið inn þitt eigið snið.

Mundu að sniðið dagsetningu og tíma í Excel Það getur verið mismunandi eftir svæðisstillingum kerfisins þíns. Hafðu einnig í huga að dagsetningar í Excel eru táknaðar með tölum, þar sem heil talan táknar dagsetninguna og aukastafurinn táknar tímann. Gefið þessi ráð, þú munt geta notað dagsetningar- og tímasniðið í Excel rétt og framkvæmt nákvæma tímaútreikninga.

5. Hvernig á að reikna út daglegan vinnutíma í Excel

Þegar daglegur vinnutími er reiknaður út í Excel eru nokkrar formúlur og aðgerðir sem geta hjálpað þér að framkvæma þetta verkefni fljótt og auðveldlega. Næst mun ég sýna þér skrefin sem þú þarft að fylgja til að reikna út daglegan vinnutíma í Excel:

Skref 1: Opnaðu nýtt Excel skjal og búðu til töflu með dálkum sem samsvara upphafsdagsetningu, upphafstíma, lokadagsetningu og lokatíma hvers vinnudags.

Skref 2: Í viðbótardálki skaltu reikna út tímamismun á milli upphafstíma og lokatíma með því að nota aðgerðina «=DRAGNA«. Þessi aðgerð gerir þér kleift að fá fjölda klukkustunda sem þú vannst á dag.

Skref 3: Til að fá heildarfjölda vinnustunda á ákveðnu tímabili, notaðu aðgerðina «=SUMA«. Veldu reitina sem innihalda vinnustundagildin og Excel mun sjálfkrafa reikna heildarupphæðina.

6. Leggja saman vinnustundir alla vinnuvikuna

7. Útreikningur á yfirvinnu í Excel

Til að reikna út yfirvinnu í Excel þarftu að fylgja nokkrum lykilskrefum. Sem betur fer býður Excel upp á verkfæri og aðgerðir sem gera þennan útreikning auðveldari. Hér munum við útskýra hvernig á að gera það skref fyrir skref.

Fyrst af öllu er mikilvægt að hafa nauðsynleg gögn til að framkvæma útreikninginn. Gakktu úr skugga um að þú hafir dálk með dagsetningum og annan með vinnustundum á dag. Þegar þú hefur þessar upplýsingar geturðu haldið áfram að reikna út yfirvinnu.

Þú getur notað SUMIF aðgerðina til að fá summan af vinnustundum á ákveðnu bili. Til dæmis, ef þú vilt reikna út yfirvinnutíma starfsmanns í tilteknum mánuði, getur þú notað formúluna =SUMAR.SI(rango_fecha;"=mes_a_calcular"), þar sem „date_range“ táknar dagsetningarbilið og „month_to_calculate“ dagsetning mánaðarins sem þú vilt reikna út yfirvinnu. Þegar þú hefur fengið summan af vinnustundunum geturðu dregið frá þann fjölda klukkustunda sem tilgreindur er í samningnum til að fá yfirvinnutímana.

8. Hvernig á að draga hvíldartíma frá vinnustundum í Excel

Í Excel getur það verið einfalt ferli að draga hvíldartíma frá vinnustundum með því að fylgja nokkrum skrefum. Hér munum við sýna þér hvernig á að gera það:

1. Í Excel töflureikninum skaltu búa til dálk fyrir vinnutíma og annan dálk fyrir hvíldartíma. Gakktu úr skugga um að þessir dálkar séu sniðnir sem klukkustundir, annars mun Excel ekki geta framkvæmt útreikningana rétt.

2. Notaðu formúluna í reitnum þar sem þú vilt fá niðurstöðu frádráttarins =SUMA(unnið klst. klefi) - VIÐBÓT(klefa hvíldartíma). Þetta mun draga heildar hvíldarstundir frá heildarvinnustundum og gefa þér tilætluðum árangri.

3. Til að tryggja að niðurstaðan sé birt rétt með tímasniðinu skaltu velja reitinn með niðurstöðunni og nota viðeigandi tímasnið. Þú getur gert þetta með því að hægrismella á reitinn, velja „Format Cells“, velja „Time“ úr fellilistanum og velja viðeigandi snið.

9. SUMIF aðgerðin til að reikna sjálfkrafa út heildarvinnustundir

SUMIF aðgerðin í Excel er mjög gagnlegt tæki til að reikna sjálfkrafa út heildarvinnustundir starfsmanns. Þessi aðgerð gerir þér kleift að leita að ákveðnu gildi í fjölda frumna og bæta við gildunum sem samsvara þeirri viðmiðun. Í okkar tilviki munum við nota SUMIF aðgerðina til að bæta við vinnustundum starfsmanns á tilteknu tímabili.

Til að nota SUMIF aðgerðina verðum við fyrst að hafa gögnin skipulögð í Excel töflureikni. Í A-dálki munum við setja nöfn starfsmanna og í B-dálki vinnustundir hvers og eins. Næst veljum við reit þar sem við viljum að heildarniðurstaða vinnustunda birtist og notum formúluna =SUMIF(nafnasvið, nafn, tímasvið) til að reikna út summan af vinnustundum tiltekins starfsmanns .

Mikilvægt er að hafa í huga að SUMIF fallformúlan verður að vera rétt slegin inn. Nafnasvið og tímasvið verða að hafa sama fjölda lína og verða að vera rétt tilgreind. Að auki verður nafnið sem notað er sem viðmið að vera skrifað nákvæmlega eins og nafnið sem birtist í nafnabilinu. Þegar formúlan er rétt slegin inn mun niðurstaðan sýna heildarvinnustundir viðkomandi starfsmanns á tilteknu tímabili. Mundu að þú getur notað sjálfvirkar síur til að sía gögnin og gera það auðveldara að leita að tilteknum nöfnum.

10. Notaðu sérsniðna klefann til að sýna fjölda vinnustunda

Töflureiknar bjóða upp á fjölbreytt úrval af sniðmöguleikum til að sérsníða mismunandi þætti töflureiknisins. gögnin þín. Einn af þessum valkostum er sérsniðið frumusnið, sem gerir þér kleift að sýna fjölda vinnustunda á tilteknu sniði. Hér sýnum við þér hvernig þú getur notað þennan eiginleika til að bæta framsetningu gagna þinna.

1. Veldu fyrst hólfin sem innihalda vinnustundagögnin.
2. Næst skaltu hægrismella og velja „Format Cells“ valmöguleikann í fellivalmyndinni.
3. Gluggi opnast með mismunandi flipa, veldu "Númer" flipann. Hér finnur þú lista yfir sniðflokka, veldu „Sérsniðið“ neðst á listanum.
4. Nú, í „Tegund“ hlutanum muntu sjá textareit með röð sjálfgefna sniðkóða. Þú getur notað þessa kóða sem upphafspunkt til að búa til þitt eigið sérsniðna snið.
5. Til dæmis, ef þú vilt sýna vinnustundirnar á sniðinu „HH:MM“, geturðu notað eftirfarandi kóða: klst:mm. Þetta mun birta tímana á 24 tíma sniði ásamt mínútum.
6. Þegar þú hefur slegið inn sniðkóðann sem þú vilt, smelltu á „OK“ til að nota sniðið á valdar frumur.

Með sérsniðnu klefisniði geturðu skoðað fjölda vinnustunda á leiðandi og auðskiljanlegri hátt. Gerðu tilraunir með mismunandi snið og finndu það sem hentar þínum þörfum best! Mundu að þú getur líka notað þessa aðgerð til að nota önnur sérsniðin snið, eins og prósentur, dagsetningar eða gjaldmiðla. Möguleikarnir eru endalausir!

11. Hvernig á að reikna út uppsafnaðan tíma fram að núverandi dagsetningu í Excel

Ef þú þarft að reikna út uppsafnaðan tíma til núverandi dagsetningar í Excel, þá eru nokkrar leiðir til að gera það. Hér að neðan kynnum við skref-fyrir-skref aðferð til að leysa þetta vandamál á einfaldan og skilvirkan hátt.

1. Fáðu núverandi dagsetningu: Til að byrja verður þú að slá inn formúluna „= Í DAG()“ í reitinn þar sem þú vilt sýna núverandi dagsetningu. Þessi formúla mun skila núverandi kerfisdagsetningu.

2. Dragðu frá viðeigandi dagsetningar: Næst þarftu að draga frá uppsafnaðar dagsetningar fyrir núverandi dagsetningu. Gerum ráð fyrir að viðeigandi dagsetningar séu í dálki A. Til að draga núverandi dagsetningu frá tiltekinni dagsetningu í reit A2, verður þú að slá inn formúluna „=TODAY()-A2“. Þessi formúla mun sjálfkrafa reikna út muninn á dögum á milli núverandi dagsetningar og dagsetningar í reit A2. Þú getur dregið þessa formúlu niður til að nota hana á allar frumur í dálki A þar sem þú hefur slegið inn uppsafnaðar dagsetningar.

3. Forsníða niðurstöðuna: Að lokum er hægt að forsníða dálkinn sem sýnir uppsafnaðan tíma. Til að gera þetta skaltu velja niðurstöðudálkinn og hægrismella. Veldu síðan „Format Cells“ og veldu sniðið sem þú vilt, annað hvort „Number“, „General“ eða „Custom“. Þannig muntu geta skoðað uppsafnaðan tíma á viðeigandi hátt.

12. Formúla til að reikna út orlofstíma eða fjarvistir í Excel

Til að reikna út frí eða fjarvistartíma í Excel geturðu fylgst með þessum einföldu skrefum:

1. Opnaðu nýja Excel skrá og búðu til dálk til að skrá upphafs- og lokadagsetningar fría eða fjarvista. Þú getur notað dálka A og B í þessu skyni.
2. Í dálki C skaltu draga upphafsdagsetninguna frá lokadagsetningu með því að nota eftirfarandi formúlu: =B2-A2 (þar sem B2 er hólfið sem inniheldur lokadagsetninguna og A2 er hólfið sem inniheldur upphafsdagsetninguna).
3. Forsníða reitinn í dálki C sem tímalengd með því að velja „Tímalengd“ valmöguleikann á frumsniðsflipanum.

Þegar þú hefur fylgt þessum skrefum geturðu auðveldlega reiknað út frí eða fjarvistartíma í Excel. Mundu að þú getur dregið formúluna niður til að reikna út frí eða fjarvistartíma fyrir margar skrár.

Ef þú vilt fá heildarfrí eða fjarvistartíma fyrir mismunandi dagsetningar geturðu notað SUM aðgerðina í Excel. Veldu einfaldlega reitinn þar sem þú vilt birta heildartöluna og notaðu formúluna =SUMA(C2:C10), miðað við að C2 er fyrsta reitið í dálki C þar sem frí eða fjarvistartími er að finna og C10 er síðasta reit. Þetta mun sýna þér heildarsummu orlofstíma eða fjarvista fyrir það svið.

13. Rekja vinnustundir eftir verkefnum í Excel

Að fylgjast með vinnustundum eftir verkefnum í Excel getur verið mjög gagnlegt verkefni til að halda nákvæma skrá yfir þann tíma sem fer í hvert verkefni. Næst verða nauðsynlegar aðgerðir kynntar til að framkvæma þetta eftirlit með skilvirk leið:

1. Búðu til töflureikni í Excel: Til að byrja með þarftu að opna nýja Excel skrá og búa til töflureikni til að skrá vinnustundirnar. Það er ráðlegt að úthluta dálkum fyrir heiti verkefnisins, dagsetningu, eyðslustundir og allar aðrar viðeigandi upplýsingar.

2. Skráðu vinnutímana: Í hverri röð töflureiknisins skal færa inn upplýsingar sem samsvara hverri unninni klukkustund. Hægt er að nota dagsetningar- og tímasnið til að auðvelda upptöku. Að auki er hægt að nota formúlu til að reikna sjálfkrafa út heildartíma sem varið er í hvert verkefni, sem mun einfalda mælingarferlið.

3. Búa til skýrslur og greiningu: Þegar skráningu vinnustunda hefur verið lokið er hægt að búa til skýrslur og greiningu til að meta framvindu hvers verkefnis. Þetta er hægt að gera með því að nota síunar- og kortaverkfærin sem til eru í Excel. Þessar skýrslur munu nýtast mjög vel til að greina möguleg frávik á fyrirhuguðum tíma og gera lagfæringar ef þörf krefur.

Að rekja vinnustundir eftir verkefnum í Excel er einfalt verkefni sem getur veitt tímastjórnun og verkstýringu marga kosti. Með því að fylgja þessum skrefum munt þú geta haldið nákvæma og nákvæma skrá yfir tímana sem varið er í hvert verkefni, sem auðveldar þér að taka ákvarðanir og meta framfarir. Ekki gleyma að nota verkfærin og aðgerðir sem til eru í Excel til að flýta fyrir og gera þetta ferli sjálfvirkt. Ekki bíða lengur og byrjaðu að nota þetta skilvirka mælingartæki!

14. Útflutningur vinnustundagagna úr Excel til greiningar eða launaskrár

Greining á vinnustundum er grundvallarskref til að meta vinnuframmistöðu og reikna út launaskrá starfsmanna stofnunarinnar. Í þessum skilningi býður Excel upp á skilvirka lausn til að flytja út gögn um vinnustundir og auðvelda síðari greiningu þeirra eða notkun í launaútreikningi. Skrefin sem nauðsynleg eru til að framkvæma þennan gagnaútflutning verða lýst ítarlega hér að neðan. á áhrifaríkan hátt.

1. Uppsetning Excel blaðs: Til að byrja með er mikilvægt að tryggja að Excel blaðið sé rétt stillt til að flytja út tímavinnugögn. Mælt er með því að þú notir sérstaka dálka fyrir dagsetningu, upphafstíma og lokatíma hvers vinnudags.

2. Skipuleggja gögn: Þegar Excel blaðið hefur verið sett upp er kominn tími til að skipuleggja vinnustundagögnin. Lagt er til að nota eina línu fyrir hvern vinnudag og einn dálk fyrir hvern upplýsingareit (dagsetning, upphafstími, lokatími o.s.frv.). Sömuleiðis er mikilvægt að tryggja að gögnin séu tæmandi og villulaus.

3. Gagnaútflutningur: að lokum geturðu haldið áfram að flytja út vinnutímagögnin. Excel býður upp á mismunandi valkosti til að framkvæma þetta verkefni, svo sem að vista skrána á sniði sem er samhæft við önnur greiningarforrit eða búa til ítarlega skýrslu í PDF-snið. Það er ráðlegt að gera rannsóknir þínar og nota þann möguleika sem hentar best launaskrá eða greiningarþörfum fyrirtækisins.

Mundu að réttur útflutningur vinnustundagagna úr Excel mun gera nákvæmari greiningu og skilvirkari umsjón með launaskrá starfsmanna. Fylgdu skrefunum sem nefnd eru hér að ofan og nýttu þér möguleika Excel til fulls. Þú munt fá skjótar og nákvæmar niðurstöður til að bæta árangur fyrirtækisins!

Að lokum býður Excel upp á skilvirka og nákvæma leið til að reikna út fjölda vinnustunda. Með því að nota viðeigandi aðgerðir og formúlur er hægt að framkvæma sjálfvirka útreikninga sem spara tíma og lágmarka villur. Með möguleika á að setja inn breytur eins og yfirvinnu, óvinnudaga og mismunandi vinnuvaktir, gerir Excel þér kleift að laga sig að sérstökum þörfum hvers vinnuaðstæður. Að auki gerir hæfileikinn til að búa til skýrslur og línurit byggða á útreikningunum sem gerðir eru auðveldara að greina og fylgjast með vinnutímanum.

Í stuttu máli má segja að það að læra hvernig á að reikna út fjölda vinnustunda í Excel getur verið dýrmæt kunnátta fyrir þá sem vilja hagræða tímastjórnun í vinnuumhverfi sínu. Með smá æfingu og þekkingu á grunnaðgerðum getur hver sem er notið góðs af kostunum sem þetta öfluga útreikningstæki býður upp á.