Þriggja möppu aðferðin: Hin fullkomna handbók um að skipuleggja upplýsingar þínar

La skráa- og skjalastjórnun Þetta er enn ein af helstu áskorununum í starfs- og einkalífi, sérstaklega í stafrænu umhverfi þar sem upplýsingar safnast upp á svimandi hraða. Fjöldi Að hafa skilvirkt kerfi til að geyma, nálgast og halda skjölum okkar skipulögðum getur skipt sköpum hvað varðar skilvirkni og hugarró. Ein vinsælasta og hagnýtasta aðferðin til að ná þessu er sú vel þekkta... þriggja möppu aðferð, lausn hönnuð fyrir fagfólk, nemendur, sjálfstætt starfandi einstaklinga eða alla sem vilja skipuleggja daglegt vinnuflæði sitt.

Í þessari grein munum við skoða hvað þessi aðferð felur í sér, kosti hennar, hvernig hægt er að beita henni á mismunandi sviðum eins og lögfræði- og fræðasviðinu, og hvaða aðrar aðferðir geta bætt hana upp til að lyfta fyrirtækinu þínu á næsta stig.

Hver er þríþætta aðferðin?

Þriggja möppu aðferðin er einföld en afar áhrifarík aðferð til að skipuleggja skjöl, verkefni eða upplýsingar í hvaða samhengi sem er. Lykillinn liggur í skipta frumefnunum í þrír meginflokkar, hver táknuð með efnislegri eða stafrænni möppu. Venjulega samsvara þessir þrír flokkar:

• Mappa 1: Í vinnslu eða til vinnslu – Þetta er þar sem öll skjöl, verkefni eða atriði sem þarfnast tafarlausra aðgerða, endurskoðunar eða flokkunar fara.
• Mappa 2: Í vinnslu eða eftirliti – Þetta rými er frátekið fyrir þau mál sem þegar eru í gangi en hafa ekki enn verið lokuð, geymd eða endanlega afgreidd.
• Mappa 3: Lokið eða geymt – Þessi hópur geymir skjöl sem þegar hafa verið leyst, svo hægt sé að skoða þau síðar ef þörf krefur.

Helsti kosturinn við þessa aðferð er sá að einfaldar ákvarðanatöku um hvert allt fer, forðast útbreiðslu undirmöppur endalaus eða flókin, erfið viðurkennd flokkunarkerfi. Það veitir einnig skýra mynd af stöðu hvers skjals eða verkefnis hvenær sem er.

 

Umsóknir í faglegum og fræðilegum heimi

Þriggja möppu aðferðin hægt að aðlaga að mismunandi geirum og starfssviðumTil dæmis, á sviði lögfræði standa lögfræðingar oft frammi fyrir stöðugum ófullnægjandi skjölum, málum og trúnaðargögnum. Innleiðing þessa kerfis hjálpar þeim að draga úr streitu og tryggja að engar viðeigandi upplýsingar glatist í daglegu vinnuferli þeirra.

Í fræða- eða rannsóknargeiranum gerir það mögulegt að skipuleggja möppur og skrár stigveldislega sparar tíma og auðveldar leit að gögnum, ritum eða skýrslumAlgeng ráðlegging er að aðgreina upplýsingar eftir skjalagerð (gögn, fylgiskjöl, útgáfur o.s.frv.) og innan hverrar aðalmöppu nota þriggja möppu aðferðina til að stjórna núverandi stöðu skráanna.

Dæmigert dæmi fyrir grunnnema eða vísindamenn:

• Mappa „Óunnin gögn“: hráar skrár eða frumlegt efni.
• Mappa „Unnið“skjöl í greiningar-, ritstjórnar- eða endurskoðunarfasa.
• Mappa „Lokið“Skýrslur, útgáfur eða niðurstöður eru tilbúnar til dreifingar eða geymslu.

Þetta kerfi gerir kleift að Stigveldisskipulag eftir möppum, ásamt þriggja möppu reglunni, margfaldar röð og skilvirkni við stjórnun mikils upplýsingamagns..

Lykilatriði fyrir skilvirka möppu- og skráaruppbyggingu

Þó að þriggja möppu aðferðin sé einföld í notkun, þá eru nokkrar... Grunnreglur sem geta hjálpað þér að fá sem mest út úr skipulagi þínu:

• Minna er meiraHinn frægi setning eftir Mies van de Rohe Þetta á einnig við í þessu tilfelli. Reyndu að nota eins fáar möppur og mögulegt er og forðastu að búa til óþarfa undirmöppur. Með rökréttri og samræmdri uppbyggingu muntu draga úr þeim tíma sem þú eyðir í að flokka og leita að skrám.
• Einsleitni í nöfnumNotaðu skýrar, samræmdar og samræmdar nafngiftir fyrir allar möppur þínar. Þannig finnur þú það sem þú ert að leita að auðveldara og auðveldar samþættingu við stýrikerfi eða leitartæki.
• Grunnflokkun og öflug leitÍ stað þess að eyða of miklum tíma í tæmandi flokkanir, notaðu einfaldlega nokkrar aðalmöppur og notaðu leitarmöguleika til að finna hvaða skjal sem er á nokkrum sekúndum.
• Númerun eftir þörfumEf þú vilt viðhalda ákveðinni röð (eftir dagsetningu, forgangi eða verkefnisstigi) geturðu númerað möppur þannig að þær birtist alltaf í þeirri röð sem þú vilt.

Til dæmis, að búa til nöfn eins og „1. Í vinnslu“, „2. Í vinnslu“, „3. Geymt“ hjálpar til við að viðhalda röð og reglu og kemur í veg fyrir að stýrikerfið raði skrám eingöngu eftir stafrófi.

Viðbætur og afbrigði: fjölmöppukerfi og hagnýt ráð

Þó að aðaláherslan í þessari grein sé á þriggja manna aðferðina, Það eru til aðrar aðferðir og afbrigði sem hægt er að aðlaga eftir þörfum hvers einstaklings eða verkefnis.Til dæmis kjósa sumar stofnanir sjö möppukerfið, sem bætir við auknu smáatriði, sérstaklega gagnlegt fyrir stórar skrár eða flókin verkefni.

Hins vegar er mikilvægt að viðhalda einfaldleiki og aðgengileikiOf flókið kerfi getur verið gagnslaust og tímafrekt að rata á milli stiga og undirstiga.

Fleiri ráð til að fá sem mest út úr möppukerfinu þínu:

• Notaðu flýtileiðirBúðu til flýtileiðir í möppur eða skrár sem þú notar oft til að forðast tvítekningar og spara pláss.
• Taktu afrit af gögnunum þínumSkipulögð uppbygging þýðir ekki endilega að hún sé örugg. Haltu reglulega afritum af mikilvægum möppum og skjölum.
• Athugaðu og þrífðu reglulegaUppfærðu kerfið þitt, eyddu óþarfa skrám og færðu skjöl sem hafa breyst í lok hverrar viku.

Sjónrænt og stigveldisskipulag: mikilvægi yfirsýnar og flýtileiða

Auk rökréttrar skipulagningar, Það hvernig þú skoðar skrárnar þínar í tölvunni þinni getur hraðað aðgangi að upplýsingum til muna.Stilltu möppusýnina þína á þann hátt sem er innsæi fyrir þig: eftir dagsetningu, stafrófsröð eða forgangi.

Flýtileiðir eru nauðsynlegar þar sem þær gera þér kleift að hafa skjölin sem þú notar oftast við höndina án þess að afrita skrár. Það mikilvægasta er að geyma aðeins eitt eintak af hverju skjali og búa til flýtileiðir á þægilegum stöðum., eins og á skjáborðinu, hliðarstikunni eða í möppum sem tengjast öðrum verkefnum.

Gefðu þér tíma til að halda stafrænu umhverfi þínu skipulögðu og forðastu uppsöfnun dreifðra tákna og skráa sem geta skapað ringulreið.

Mismunur á öðrum skráningarkerfum og ráðleggingar um skilvirkni

Þó að það séu til flóknari kerfi, eins og sjö möppukerfið, Reynslan sýnir að einfaldleiki er lykillinn að meiri skilvirkniÞriggja fléttu aðferðin býður upp á hraða, sveigjanleika og auðvelda viðhald.

Nokkur ráð til að fá sem mest út úr hvaða skipulagskerfi sem er:

• Notið nöfn sem innihalda dagsetningar eða viðeigandi upplýsingar til að raða sjálfkrafa eftir tímaröð eða verkefni.
• Forðastu of sértækar flokkanir nema brýna nauðsyn beri til.
• Treystu á leitarmöguleika stýrikerfisins þíns að finna skrár án þess að reiða sig á nákvæma uppbyggingu þeirra.
• Skipuleggðu margmiðlunarskrárnar þínar með nöfnum sem innihalda atburð og dagsetningu til að auðvelda náttúrulega röð.

Með því að beita þessum ráðum og þriggja möppu aðferðinni munt þú ná árangri Rökrétt, lipur og persónuleg uppbygging til að stjórna hvaða upplýsingamagni sem erLykilatriðið er að halda hlutunum einföldum, úthluta hverri möppu skýru markmiði og fara reglulega yfir hana til að halda henni uppfærðri. Þannig sparar þú tíma og bætir framleiðni þína og andlega skýrleika daglega.