DMS hugbúnaður: Forrit sem leyfa þér að geyma skjöl á öruggan hátt

La stjórnun lögfræðilegra skjala Það er ekki lengur skilið án þess að DMS hugbúnaður sem miðstýra, vernda og gera skrár aðgengilegar úr hvaða tæki sem er. Þó að margar lögmannsstofur eigi enn í erfiðleikum með pappírsvinnu, þá er raunveruleikinn sá að lögfræðileg mál eru flókin og krefjast nútíma hugbúnaðar til að hagræða vinnuflæði, lágmarka áhættu og bæta samskipti við viðskiptavini. Hvaða öpp leyfa þér að geyma lögfræðileg skjöl? Við ræddum um það í þessari grein.

Þar útskýrum við hvernig á að nota þau á öruggan hátt, helstu eiginleika þeirra og bestu lausnirnar sem við getum notað.

Hvaða hugbúnaður er notaður til að stjórna og geyma lögfræðileg skjöl?

Hugbúnaður fyrir stjórnun lögfræðilegra skjala (DMS) er Sérhæft tól til að geyma, skipuleggja, útgáfustýra og rekja stafrænar skrár innan fyrirtækja, ráðgjafarstofa og lögfræðideilda.Markmið þess er að mikilvæg skjöl eru örugg en samt auðfundin, með ítarlegri leit, hlutverkatengdum heimildum og rekjanleika.

Þessir verkvangar innihalda yfirleitt öfluga leit, samvinnu í rauntíma, útgáfustýringu og samræmisaðgerðir. lagasviðAð auki er lykilatriði að kerfið styðji sjálfvirkni vinnuflæðis, örugg samskipti við viðskiptavini, rafrænar undirskriftir og endurskoðun aðgerða.

Handan við lagalega sviðið, DMS eru hluti af vistkerfi efnisstjórnunar fyrirtækja (ECM), sem felur í sér stafræna umbreytingu (skannir og OCR), rafræna skjalavörslu, afritun og öryggislög á fyrirtækjastigi til að uppfylla GDPR og ISO staðla.

Lykilatriði sem þú ættir að krefjast frá löglegu DMS

• Stjórnun og geymsla í skýinu og/eða eigin netþjónumAðgangur allan sólarhringinn, bæði úr vefnum og farsímum, með öruggri samstillingu og stigstærðanlegum áætlunum sem byggjast á gagnamagni, og möguleika á blönduðu skýjalausnum á staðnum ef upplýsingatæknistefna þín krefst þess.
• Auðveld notkun og innleiðingInnsæi og notendavænt viðmót flýtir fyrir notkun og styttir námsferilinn; því fyrr sem þú skilar verðmætum, því betri verður ávöxtunin og því minni innri mótspyrna verður.
• Sérsniðin sniðmát, mælaborð og lýsigögnStaðlaðu samninga, kröfur eða skjöl með endurnýtanlegum sniðmátum og mælaborðum til að skoða framvindu, áfanga og tengsl; lýsigögn og merki eru lykilatriði í flokkun.
• Sjálfvirkni flæðisSkipta út handvirkum skrefum fyrir reglur og kveikjur (samþykki, viðvaranir, úthlutun), fyrir útgáfustjórnun og virkniskrár fyrir endurskoðun.

Tegundir DMS og algengar aðgerðir

• Með dreifinguÍ skýinu (algengur aðgangur, minni núningur og ósjálfstæði gagnvart þriðja aðila) eða á staðnum (full stjórn, innri fjárfesting og viðhald). Einnig eru til blendingar til að sameina kosti.
• Með leyfiEigin hugbúnaður (opinber stuðningur, þjálfun, þjónustustigssamningur, hærri kostnaður) samanborið við opinn hugbúnað (sveigjanleiki og samfélag, krefst reynds söluaðila eða innra teymis fyrir viðhald).
• LykilhæfileikarSkönnun og OCR, flokkun lýsigagna, leit að efni eða leitarorðum, útgáfustjórnun, heimildir og endurskoðun, samþættingar (ERP, CRM, tölvupóstur) og vinnuflæði (samþykki).

Besti hugbúnaðurinn fyrir stjórnun lögfræðilegra skjala (DMS)

Við höfum tekið saman lausnir sem lögfræðiteymi nota fyrir málastjórnun, skjölun, vinnuálag og samskipti við viðskiptavini. Við höfum tekið með styrkleika, takmarkanir, verðlagningu og einkunnir til að gera samanburðinn nákvæman.

Smelltu á Upp

Smelltu á Upp skjöl býður upp á sveigjanlega leið til að búa til, leita og vinna saman að lagalegum skjölum innan sama verkefnaumhverfis. Öflug leitarvél þess flýtir fyrir skráarstaðsetningu og Öryggi og aðgengi eru framúrskarandi. Losa sig við lagaleg sniðmát (viðskiptavinastjórnun, málsvörn og reikningsfærsla) og ClickUp AI að skrifa samantektir og uppfærslur.

VerðÓkeypis að eilífu; Ótakmarkað $7/notandi/mánuði; Fyrirtæki $12/notandi/mánuði; Fyrirtæki (samband). ClickUp AI +5 dollarar á mánuði á hvern meðlim með greiddum áætlunum.

ProProfs verkefnið

Einföld pakka fyrir verkefni, dagatöl og úrræði, ekki lagalega sértækt, en gagnlegt ef þú ert að leita að einfaldleiki og gott verð. ProProfs verkefnið Það býr til reikninga og skýrslur, skráir tíma og býður upp á Gantt og Kanban töflur. Það skortir háþróaða CRM og teymisspjall.

verð: $39,97/mánuði fyrir ótakmarkaða notendur (árlega).

Asana

Asana er Alhliða vinnuflæðisvettvangur með sjálfvirkni, ósjálfstæði og skýrslugerð.Það gerir þér kleift að skoða málefni á tímalínu, lista eða töflu, setja þér snjall markmið og búa til reglur án kóðunar. Upphafleg námsferill þess og flókin stigveldi geta verið hindrun fyrir suma notendur.

VerðGrunnútgáfa (ókeypis), Premium $10,99/notandi/mánuði (árleg), Fyrirtæki $24,99/notandi/mánuði (árleg).

Redbooth

Áhersla á lið sem sameinast Verkefni, HD myndsímtöl og sérsniðin flæði á einum vettvangi. Redbooth Inniheldur sniðmát, Gantt og neyðarflagga fyrir mikilvæg verkefni.

VerðPro $9; Fyrirtæki $15/notandi/mánuði (árlegt); Fyrirtæki (samskiptatengiliður).

Trello

Trello er þekkt fyrir einfalda Kanban-ið sitt, nú með Sjálfvirkni Butler og margar yfirlitsmyndir (tímalína, dagatal, tafla, kort)DMS hugbúnaður með frábæru vistkerfi af aflgjöfum og samþættingum.

VerðÓkeypis; Staðlað $5; Premium $10/notandi/mánuði (árlegt); Fyrirtæki (samskiptatengt).

Evernote

Þótt það hafi upphaflega verið búið til fyrir minnispunkta, nota margar lögmannsstofur það Evernote sem Létt og samvinnuþýð geymslaSkannaðu, vistaðu og leitaðu með ítarlegri leit. Samþættu dagatöl og verkefni.

VerðÓkeypis; Einstaklingar $10,83; Fagfólk $14,17/notandi/mánuði (árlega).

DMS, ECM og CMS: munur sem ætti að vera skýr

Þegar þú velur DMS hugbúnað er gagnlegt að skýra ákveðin hugtök sem oft eru rugluð saman:

• DMS leggur áherslu á líftíma skjalsins (skönnun, flokkun, geymsla, útgáfustjórnun, birting og miðlun).
• ECM nær yfir allt efni fyrirtækisins (skjöl, tölvupóstur, margmiðlun, gögn), með upplýsingaflæði og stjórnun.
• CMS er venjulega miðað við vefefnisstjórnun (vefsíður, blogg, innranet).

Gert er ráð fyrir að ECM-markaðurinn nái um það bil 67.590 milljörðum dala árið 2023 og gæti farið yfir 131.200 milljarða dala eftir fimm ár., með 14% árlegum vexti. Mörg lítil og meðalstór fyrirtæki sóa fjármagni vegna óhagkvæmni: allt að 20.000 Bandaríkjadölum á ári vegna skjalavandamála og að meðaltali tekur það 18 mínútur að finna skrá.

Opinn hugbúnaður og sjálfhýsing: lausnir sem skipta máli

Ef þú þarft Full gagnastjórnun og sérstilling, opinn hugbúnaður býður upp á öfluga valkostiHér eru 10 framúrskarandi valkostir og helstu atriði þeirra.

• PappírsmerkiOpinn hugbúnaður, sjálfhýst, ótakmarkað magn skjala og möppna, hvítmerkingar, sérsniðin lén og vatnsmerki. Verðlagning: Ókeypis áskrift; $29 (3 sæti) fyrir skjaladeilingu; $59 öruggt gagnaherbergi; $149 ótakmarkað magn herbergja; full sjálfhýst útgáfa.
• NextcloudSamvinnupakki með Files, Talk, Groupware og Office (ritstjórn á netinu, dagatal, tengiliði og tölvupósti). Öryggi og aðgangsstýring á fyrirtækjastigi, og samþætting við núverandi innviði. Verð: €37,49–€195/notandi/ár eftir áskrift.
• Documento: Opinn hugbúnaður fyrir undirritun skjala, Sjálfhýst með snjöllum sniðmátum og reglum; samþættist við Zapier. Staflað TS/Next.js/Prisma/Tailwind. Verðlagning: Enterprise $1188 á sæti/ár; Einstaklingsspil (engin opinber verðlagning).
• OpenDocMan: vefstjórnunarkerfi fyrir vefstjórnun í samræmi við PHP ISO 17025 og OIE, með aðgangsstýringu, sjálfvirk endurskoðun, lýsigögn, leitir eftir höfundi/deild/flokki og Öruggar vefslóðir. Takmarkanir: Notendaviðmót með takmörkuð sérstilling og beygja fyrir ÞIG. 
• PappírssameiningHannað fyrir skönnuð skjöl með OCR og leit í fullum texta; fjölnotenda, útgáfustjórnun, REST API og nákvæmum heimildum. Takmarkanir: Einblínir á skannanir og gæti skort háþróaða eiginleika.

Hvernig á að velja DMS hugbúnaðinn þinn

Þetta eru þættirnir sem þarf að hafa í huga áður en þú velur einn DMS hugbúnað:

• Reynsla birgjaLeitaðu að samstarfsaðilum sem skilja lagaleg ferli og geta aðstoðað þig við innleiðingu, þjálfun og rekstrarstöðugleika.
• Auðvelt í notkunNothæft verkfæri dregur úr innri mótstöðu; með stuttri þjálfun ætti hver sem er að geta tekist á við grunnatriðin (frá bókhaldi til sölu).
• PersónuverndForgangsraðaðu dulkóðun, afritun, aðgangsstýringu, virkniskrám og samræmi við GDPR/ISO; öryggi er óumdeilanlegt.
• Farsíma- og fjaraðgangurÞannig geturðu hafið flæði og tekið ákvarðanir úr farsímanum þínum utan skrifstofunnar án vandræða.
• StærðMetið getu þess til að vaxa með ykkur (notendum, stórum/fulltrúum, nýjum deildum) og sveigjanleika þess til að samþætta við ERP/CRM/tölvupóst.

Góður DMS hugbúnaður miðstýrir, flokkar og sjálfvirknivæðir, en tryggir um leið öryggi, samræmi og ítarlega leit sem finnur skjalið á nokkrum sekúndum.Með öllu því sem hér er rætt, þá hefur þú sannað úrval verkfæra til að innleiða traustan og afkastamikla stafrænan grunn sem styður allt frá eins manns skrifstofu til kröfuharðustu fyrirtækja.