Skoða breytingar á Excel skrá: leiðbeiningarnar sem þú þarft

Þegar við deilum töflureiknum er eðlilegt að velta fyrir sér hvað hver og einn hefur snert og hvenær. Skoða breytingar á Excel skráÍ dag höfum við nokkra möguleika: Sýna breytingar spjaldið, Útgáfusögu og, í hefðbundnari tilfellum, reynda „Fylgjast með breytingum“.

En este artículo te explicamos hvernig á að gera það, hvaða takmarkanir hver valkostur hefur og hvaða valkostir eru í boði Ef þú vinnur utan skýsins, ásamt öðrum hagnýtum ráðum.

Hvað þýðir „Sýna breytingar“ í Excel og hvaða upplýsingar birtast í því?

Eiginleikinn „Sýna breytingar“ safnar saman skrá yfir nýlegar breytingar í bók. Spjaldið sýnir nýjustu breytingarnar efst og gerir þér kleift að bera kennsl á þær í smáatriðum. hver gerði breytinguna, hvaða reitur var um að ræða, nákvæmur tími og fyrra gildiÞetta er sérstaklega gagnlegt þegar margir eru að breyta sameiginlegri skrá og þú þarft skýra tímalínu.

Þessi spjald gerir þér einnig kleift að skoða breytingar sem voru framkvæmdar „í einu lagi“. Í þessum tilfellum, Excel Það býr til spjald með fjöldaaðgerðinni og veitir aðgang að „Skoða breytingar“ innan þess spjalds, svo þú getir kafað dýpra í það. upplýsingar um hverja flokkaða breytingu án þess að missa samhengið.

Hafðu í huga að Excel geymir nýlega virkni í þessum glugga og býður upp á yfirsýn allt að um 60 dagaEf þú vilt lengja tímabilið til að skoða hvað var að gerast áður, þá kemur að útgáfusögunni, sem við munum ræða um síðar. ferðast til fyrri útgáfa og fara yfir þau án þess að koma á óvart.

Skoða breytingar í bókinni: fljótleg skref

Til að fá yfirsýn yfir vinnubókina og skoða breytingar á Excel-skrá er ferlið mjög einfalt og færir þig á spjaldið með öllum nýlega gerðar breytingum. Með þessum skrefum munt þú geta séð það strax. allt sem gerðist í skránni:

1. Á flipanum Endurskoðun skal velja Sýna breytingar til að opna gluggann með nýlegum breytingum.
2. Athugið að breytingarnar birtast í röð og rað, þannig að þær nýjustu eru efst, sem endurspeglar raunveruleg tímaröð af framkvæmd.
3. Þú munt geta greint hver breytti hverju og í hvaða reit, ásamt nákvæmri dagsetningu og tíma, sem auðveldar samstarf um endurskoðun.
4. Ef um fjöldabreytingar er að ræða, þá finnur þú spjald sem flokkar þá aðgerð og hnapp fyrir Sjá breytingar og fletta í gegnum hverja meðfylgjandi breytingu.

Sía breytingar eftir blaði, sviði eða tilteknum reit

Þegar þú vilt einbeita þér að sjónarhorninu geturðu skoðað breytingar í Excel-skrá fyrir aðeins tiltekið blað, svið eða jafnvel eina reit. Þessi síun hjálpar þér að rannsaka ítarlega. hvað gerðist á tilteknu svæði úr bókinni án viðbótar hávaða.

Til að sía fljótt úr blaðinu: veldu blað, svið eða eina reit, hægrismelltu síðan til að opna samhengisvalmyndina og veldu Sýna breytingarMeð þessari aðgerð takmarkar Excel spjaldið við það val.

Þú getur líka síað úr Breytingaspjaldinu sjálfu. Efst sérðu síutákn: með því að smella á það geturðu tilgreint hvort þú viljir sía eftir... Rango o por HojaEf þú velur Svið, sláðu inn sviðið eða reitinn í textareitinn og staðfestu með örvatákninu við hliðina á reitnum til að beita sía strax.

Þessi síunaraðferð sparar þér mikinn tíma þegar þú rannsakar atvik eða þegar þú þarft að einbeita þér að mikilvægt svæði blaðsins (til dæmis sviðið þar sem samtölur eru reiknaðar eða þar sem einhver breytti tilvísunum).

Hvar virkar „Sýna breytingar“ og hverjar eru kröfurnar til að allt sé skráð?

Sýna breytingar er í boði bæði í Excel fyrir skjáborð og Excel fyrir vefinn og endurspeglar í glugganum breytingar sem gerðar voru úr Excel forritum sem styðja það. meðhöfundurÞetta þýðir að til að sjá sem heildstæðasta sögu í mælaborðinu verða allir notendur að nota samhæft Excel-forrit og vinna með skrána á stöðum sem... viðhalda samútgáfu virkt (til dæmis OneDrive eða SharePoint).

Hvað ef mælaborðið virðist tómt þó þú vitir að það hefur verið virkni? Ákveðnar aðgerðir geta valdið því að Excel hreinsar þá skrá. Þú munt sjá autt mælaborð ef einhver, til dæmis, breytti með einskiptiskaupum eða eldri útgáfu af Excel sem er ekki samstillt við samhöfundarrétt, eða ef föll voru notuð sem... no son compatibles með samútgáfu eða ef skráin er skipt út eða afrit var vistað, sem rofnar samfellu eftirlitsins.

Góðu fréttirnar eru þær að frá þeim tímapunkti verða allar nýjar breytingar sem þú eða einhver annar gerir úr samhæfum forritum skráðar aftur í Breytingaspjaldinu. Þetta endurheimtir sýnileika fyrir síðari atburði og gerir þér kleift að fylgdu slóðinni án þess að þurfa að endurgera skjalið.

Hvaða breytingar eru skráðar og hvaða birtast ekki á spjaldinu

Breytingaspjaldið einbeitir sér að formúlum og reitum, sem og aðgerðum eins og að færa, raða, setja inn eða eyða reitum og sviðum. Þess vegna finnur þú greinilega bæði stakar breytingar og skipulagsbreytingar sem hafa áhrif á gagnablokkir.

Hins vegar eru sumar aðgerðir ekki birtar eins og er: breytingar á grafík, formum eða öðrum hlutum, hreyfingum eða stillingum í tablas dinámicasÞetta felur í sér breytingar á sniði (litum, leturgerðum, stílum), fela reiti/svið og nota síur. Hafðu þetta í huga, því þetta „sjónræna lag“ endurspeglast ekki í spjaldinu, sem einbeitir sér að helstu aðgerðum. töluleg og hagnýt.

Ennfremur, til að veita sem heildstæðasta mögulega sögu, gæti Excel skilið eftir eyður í tímalínunni ef ákveðnar breytingar eru ekki tiltækar. Þar af leiðandi gætirðu tekið eftir „hoppum“ þegar ekki var hægt að gera breytingar, vegna eðlis þeirra eða verkfærisins sem notað var. taka upp á spjaldinu.

Hvers vegna vantar stundum fyrri gildi í sumum færslum? Þetta getur gerst þegar gögnum er breytt með kóða (til dæmis VBA eða viðbótum) eða ef einhver breytti vinnubókinni með Excel án þess að uppfæra hana. nýjasta útgáfaÍ slíkum tilfellum gæti rekjanleiki „virðis fyrir/virðis eftir“ glatast fyrir þá tilteknu aðgerð.

Hvernig á að skoða eldri breytingar: Útgáfusaga

Breytingaspjaldið sýnir nýjustu breytingarnar; ef þú þarft að framlengja tímabilið skaltu nota Historial de versionesFrá Skrá > Upplýsingar > Útgáfusaga er hægt að opna fyrri útgáfu til að forskoða hana og, ef þörf krefur, endurheimta hana. Þetta er mjög gagnlegt þegar verið er að rannsaka eventos anteriores á það svið sem Sýna breytingar nær yfir.

Útgáfusaga er ekki það sama og „sjónrænn samanburður“ milli tveggja tímapunkta: tilgangur hennar er að leyfa leiðsögn í gegnum skráarstöður, með möguleikanum á að opna fyrri útgáfu og vinna í henni. Engu að síður getur það að sameina þennan eiginleika við Sýna breytingar gefið jafnvæg yfirsýn. hraðvirkt og nýlegt með langtímaúttekt.

Ef skráin þín er í SharePoint skaltu hafa í huga að útgáfustýring hefur stillanleg takmörk. Við uppsetningu geturðu stillt hámarksfjölda útgáfa sem þú vilt geyma og þegar kerfið nær takmörkunum eyðir það síðustu útgáfunni. elsta til að rýma fyrir þeim nýju. Ef þú þarft meira svigrúm er hægt að auka það magn upp að kerfismörkum, sem bætir möguleikann á að fara aftur í tímann til ítarlegar rannsóknir.

Fyrir teymi sem reiða sig á eldri útgáfur er ráðlegt að fara reglulega yfir þessa stillingu í SharePoint bókasafninu og aðlaga hana að vinnuflæðinu: því fleiri daglegar breytingar, því skynsamlegra er að auka fjölda þeirra. útgáfur sem ekki voru leyndar til að missa ekki gagnlega slóð.

Endurstilling breytingagluggans: Hvenær og hvernig

Í Excel fyrir vefinn er möguleiki á að hreinsa breytingasöguna sem þú sérð í mælaborðinu. Hann er staðsettur undir Skrá > Upplýsingar og staðfesting þess mun... þrífa spjaldið fyrir alla notendur bókarinnar. Þetta er óafturkræf aðgerð og því ætti að íhuga hana vandlega áður en hún er framkvæmd ef þú þarft að varðveita sönnunargögn um nýlegt samstarf.

Jafnvel þótt þú eyðir þeirri færslu úr glugganum geturðu samt opnað eða endurheimt fyrri útgáfur í gegnum Útgáfusögu. Með öðrum orðum, þú fjarlægir „atburðalistann“ úr glugganum en missir ekki möguleikann á því. snúa aftur til fyrri ástanda skráarinnar svo lengi sem þessar útgáfur eru til á kerfinu.

Klassískt „breytingaeftirlit“ í Excel: hvað það býður upp á og hvernig á að skoða það

Í mörg ár notaði forritið hefðbundið „breytingaeftirlit“ kerfi sem nú er talið vera gamalt. Það var góð leið til að skoða breytingar á Excel skrá. Í vinnubókum sem voru stilltar með þessum eiginleika skildi vistun og deiling hverrar breytingar eftir merki í reitum (bláir þríhyrningar) og sprettiglugga. lýsing á breytingunni og ábyrga notandann. Þótt það sé enn til staðar í ákveðnum tilfellum hefur það í nútíma samhöfundarumhverfum verið skipt út fyrir Sýna breytingar.

Ef fyrirtækið þitt notar enn þá aðferð geturðu skráð breytingarnar á sérstakt blað. Til að gera þetta skaltu opna „Fylgjast með breytingum“ á flipanum „Endurskoða“ og velja auðkenna breytingarVeldu valkostinn „Sýna breytingar í nýju blaði“ og staðfestu með Í lagi: Excel mun bæta við blaði sem heitir „Saga“ með Upplýsingar um breytingar dregið úr bókinni.

Yfirferð þessara breytinga var einnig stjórnað úr Yfirferð > Fylgjast með breytingum > Samþykkja eða hafna breytingum. Þar er hægt að samþykkja eða hafna þeim einni í einu, eða nota valkostina „Samþykkja allt“ eða „Hafna allt“ til að vinna úr þeim í hópum, með möguleika á að loka hvenær sem er. fara aftur á síðuna.

Þessi aðferð hefur gildi í bókum sem þegar voru búnar til með því kerfi, en hún býður ekki upp á þá samþættingu og samhöfundarupplifun sem skýið og Sýna breytingar-spjaldið bjóða upp á í dag, þar sem upplýsingar eru betur samræmdar við ... samvinnu klippingu í rauntíma.

Samanburður á útgáfum og takmörkunum: hvað þú getur og getur ekki búist við frá Excel

Í stað þess að skoða breytingar á Excel-skrá vilja margir notendur einfaldlega vita „í fljótu bragði“ hvað hefur breyst milli síðustu útgáfu og þeirrar núverandi án þess að þurfa að opna tvær skrár hlið við hlið. Í reynd inniheldur Excel ekki innbyggt tól sem framkvæmir þetta hlutverk. ítarleg mismunur á milli tveggja staðbundinna skráa. Það býður upp á að sýna breytingar fyrir bækur sem eru skrifaðar saman (nýlegur og mjög hagnýtur eiginleiki) og útgáfusögu til að opna fyrri útgáfur og, ef við á, restaurarlos.

Sumir notendur nefna tól sem kallast Spreadsheet Compare (sem er hluti af ákveðnum Office uppsetningum) til að bera saman tvær vistaðar skrár. Til að nota það þarftu afrit af fyrri útgáfunni á tölvunni þinni; það er ekki „töfrahnappur“ í Excel, heldur sérstakt tól sem ber saman vinnubækur og birtir niðurstöðurnar. mismunurÞað er gagnlegt ef þú vinnur ekki í skýinu, þó það krefjist þess auka skrefs að geyma staðbundnar útgáfur.

Það er algengt að lesa á spjallsíðum að „það sé engin innbyggð, hraðvirk og alhliða leið“ til að bera saman útgáfu við þá núverandi án þess að undirbúa efnið fyrirfram. Og það er rökrétt: til að skrá hverja einustu örlitlu breytingu þyrfti skjalasafnið að geyma gríðarlegt magn af lýsigögnÞetta myndi auka stærð þess verulega og flækja stjórnun þess, sérstaklega í bókum sem eru uppfærðar daglega.

Ef þú vinnur í Windows, þá gerir File Explorer þér kleift að bæta við upplýsingadálkum (stofnunardagsetningu, breytingardagsetningu o.s.frv.), en þetta eru lýsigögn á skráarstigi, ekki saga breytingar á hverri frumuAnnar valkostur kerfisins er Historial de archivossem tekur afrit af breyttum skrám svo hægt sé að endurheimta þær; í staðinn notar það diskpláss og er ekki lesandi á nákvæmar breytingar como tal.

Í stuttu máli: ef þú ert að vinna saman með Excel (OneDrive/SharePoint), notaðu „Sýna breytingar“ fyrir nýlegar breytingar og „Útgáfusögu“ fyrir lengri tímabil. Ef vinnuflæðið þitt er staðbundið skaltu vista útgáfur og þegar þú þarft að bera saman skaltu íhuga að nota samanburðartól eins og „Töflureiknissamanburð“ til að fá kort af breytingunum. mismunur á milli skráa.

Vistkerfið til að skoða breytingar á Excel-skrá býður upp á öflugar lausnir þegar unnið er í skýinu og með samhöfundun: Sýna breytingar gluggann gefur þér „hér og nú“, á meðan útgáfusaga og SharePoint stillingar lengja tímarammann. Í staðbundnum aðstæðum krefst samanburður þess að vista eintök og reiða sig á utanaðkomandi tól. Með því að vita hvað er skráð og hvað ekki, og tryggja viðeigandi stillingar, geturðu haft raunhæfa og skilvirka stjórn á ferlinu. spor af Editjón í töflureiknunum þínum.

Tengd grein:

Office opnast ekki vegna AppVIsvSubsystems64.dll: sannaðar lausnir

Daníel Terrasa

Ritstjóri sérhæfður í tækni- og netmálum með meira en tíu ára reynslu í mismunandi stafrænum miðlum. Ég hef starfað sem ritstjóri og efnishöfundur fyrir rafræn viðskipti, samskipti, markaðssetningu á netinu og auglýsingafyrirtæki. Ég hef einnig skrifað á vefsíður hagfræði, fjármála og annarra geira. Vinnan mín er líka ástríða mín. Nú, í gegnum greinar mínar í Tecnobits, Ég reyni að kanna allar fréttir og ný tækifæri sem tækniheimurinn býður okkur á hverjum degi til að bæta líf okkar.