Come creare una sequenza temporale in Excel passo dopo passo

Crea una sequenza temporale in Excel Excel è uno dei modi migliori per organizzare visivamente le fasi o le milestone di un progetto, pianificare attività o mostrare una sequenza di eventi. Sebbene Excel possa sembrare uno strumento orientato ai fogli di calcolo e ai calcoli numerici, offre diverse funzioni e opzioni per trasformare semplici elenchi in accattivanti cronologie.

Di solito associamo le tempistiche a specifici programmi di gestione dei progetti, ma la realtà è che Excel ha abbastanza flessibilità per soddisfare le esigenze personali e aziendali. La chiave è comprendere le risorse che offre, combinare i modelli e sfruttare la personalizzazione in modo che il risultato finale sia chiaro, visivo e altamente utile. Di seguito è riportata la guida più completa e aggiornata per imparare a creare una timeline in Excel passo dopo passo, utilizzando sia metodi manuali che modelli e componenti aggiuntivi. Vedremo anche come migliorare il design ed esplorare alternative. Iniziamo con come creare una sequenza temporale in Excel. 

Cos'è una linea temporale e perché crearne una in Excel?

Una linea del tempo, che è anche chiamata orario, è uno strumento visivo che mostra una serie di eventi, attività o traguardi disposti cronologicamente lungo una scala. La sua funzione principale è consentire una rapida comprensione dello stato di avanzamento di un progetto o la sequenza di azioni importanti, facilitando la gestione dei compiti, delle scadenze e dei responsabili.

Visualizza le tappe fondamentali Un progetto aiuta i team a comprendere a colpo d'occhio lo stato generale, ad anticipare i colli di bottiglia e a comunicare progressi e scadenze alle parti interessate. Sebbene strumenti come Microsoft Project o programmi online come GanttPRO siano specializzati in questo, Excel è un'alternativa accessibile e flessibile che la maggior parte degli utenti e delle aziende hanno a portata di mano.

Opzioni per la creazione di una sequenza temporale in Excel

È possibile sviluppare un programma da zero utilizzando le funzioni di Excel, principalmente utilizzando grafici a dispersione o a linee; oppure è anche possibile scegliere modelli predefiniti con design professionale che rendono il lavoro molto più semplice. Inoltre, ci sono alternative esterne a Excel se si desidera una velocità ancora maggiore.

• Grafico a dispersione manuale: Consente di progettare una cronologia completamente personalizzata a partire dalle proprie tabelle e dai propri dati.
• Modelli ufficiali di Excel o Office.com: Sono una soluzione rapida e di grande impatto visivo, ideale per chi dà priorità al design e alla praticità.
• Plugin e app esterne: Programmi come GanttPRO consentono di creare una timeline in pochi clic e offrono molte altre opzioni grafiche.

Guida passo passo per creare una cronologia manuale in Excel

1. Inserisci le tue tappe e date in una tabella

Il primo passo è definisci gli eventi chiave del tuo progettoCrea una piccola tabella in Excel con almeno due colonne chiave: la descrizione della milestone e la data associata. Puoi aggiungere una colonna aggiuntiva per assegnare un valore numerico a ciascuna milestone, in modo da posizionarle a diverse altezze all'interno del grafico ed evitare sovrapposizioni di etichette:

• Colonna A: Descrizione della milestone (esempio: "Inizio", "Consegna fase 1", "Riunione finale").
• Colonna B: Data fondamentale.
• Colonna C (facoltativa): Una sequenza di numeri come 1, 2, 3, 4, ripetuta se si hanno più punti di riferimento. In questo modo, i punti appariranno a diverse altezze.

Consiglio: Se hai molti eventi, alterna i valori numerici (ad esempio 1, 2, 1, 2) in modo che le etichette siano sfalsate e non si sovrappongano.

2. Inserire un grafico a dispersione

Una volta che la tabella è pronta, seleziona una cella vuota nel foglio e fai clic sulla scheda InserireAll'interno del gruppo grafico, scegli dispersione ("Grafico a dispersione") o "Grafico a bolle". Apparirà un grafico vuoto, in attesa di essere configurato.

Questo tipo di grafico è perfetto per le linee temporali, perché È possibile definire sia l'asse X (date) che l'asse Y (valore/milestone) in modo molto personalizzato.

3. Aggiungi i tuoi dati al grafico

Fare clic con il tasto destro del mouse sull'area bianca del grafico e selezionare seleziona i datiSi aprirà la finestra delle fonti dati. Fare clic su aggiungere per creare una nuova serie.

• Valori X: Seleziona l'intera colonna data dalla tabella.
• Valori Y: Seleziona la colonna dei valori numerici. Se non hai creato questa colonna, puoi posizionare tutti i punti sullo stesso livello, anche se è consigliabile alternare i valori per separare gli eventi all'interno dell'asse del grafico.

stampa Accettare e il grafico a dispersione verrà aggiornato mostrando i punti posizionati in base alla data e al valore numerico.

4. Trasforma il grafico in una linea del tempo

Hai già i punti, ma per far sì che il grafico funzioni come una linea temporale devi modificarne il formato:

• Rimuovi gli elementi non necessari: Fare clic sul pulsante delle opzioni del grafico (segno +) e rimuove le linee della griglia, il titolo del grafico e l'asse verticale (Y), lasciando solo l'asse della data.
• Aggiungere etichette e barre di errore: Controlla le opzioni Etichette dati per visualizzare i nomi delle pietre miliari e Barre di errore per collegare i puntini alla linea temporale.
• Personalizza le barre di errore: Fare clic con il pulsante destro del mouse su una barra di errore, selezionare Formato e impostarli come linee verticali (opzione "Meno") e impostarli al 100% in modo che attraversino il punto di riferimento fino alla fascia della sequenza temporale.

Ti accorgi che le barre orizzontali sono inutili o ti serve solo quella verticale? Configura il formato per rimuovere la barra orizzontale e lasciare solo quella verticale, regolando il colore, lo spessore e la trasparenza per migliorare la visibilità.

5. Adatta il design e la personalizzazione

A questo punto puoi già personalizza il più possibile la tua cronologia:

• Colori dei punti: Fai clic con il pulsante destro del mouse su un indicatore e seleziona "Formato serie dati". Dal menu, scegli il colore dell'indicatore con cui desideri evidenziare ogni milestone.
• Trasparenza dei connettori: Se i connettori verticali sembrano troppo intensi, regolane la trasparenza utilizzando il formato della barra di errore verticale.
• Posizione delle pietre miliari: Ricorda che puoi modificare i valori numerici nella colonna "Altezza" della tabella di base per spostare le milestone verso l'alto o verso il basso ed evitare che le etichette si sovrappongano.
• Regola i limiti di data: Fare clic con il pulsante destro del mouse sull'asse delle date e selezionare "Formato asse" per modificare i valori minimo e massimo e adattare il grafico al periodo di interesse.

Importante: Puoi utilizzare i temi e gli stili di Excel Per modificare rapidamente i colori, i caratteri e gli stili del grafico dalla scheda Progettazione pagina o Progettazione grafico, basta scegliere un tema o una tavolozza di colori per aggiornare l'aspetto generale della cronologia.

Come creare una sequenza temporale in Excel?

6. Aggiungere titoli ed etichette descrittive

Non dimenticare che le milestone devono essere facili da identificare. Per visualizzare i nomi delle milestone:

• Fare clic con il pulsante destro del mouse su qualsiasi etichetta nel grafico e scegliere Formato dell'etichetta dati.
• selezionare Valore della cella e indica l'intervallo in cui sono presenti le descrizioni delle milestone nella tabella.
• È possibile rimuovere l'opzione "Valore Y" in modo che venga visualizzato solo il nome della milestone.

Il risultato è una sequenza temporale che include punti evento, linee di collegamento ed etichette descrittive, il tutto allineato alla scala temporale di cui hai bisogno.

7. Personalizza e migliora la tua cronologia in Excel

Una volta impostata la struttura di base, puoi dedicare qualche minuto a rendere la tua cronologia davvero professionale:

• Personalizza colori e caratteri: Vai a "Progettazione pagina" > "Temi" per modificare rapidamente l'intero aspetto grafico. Puoi modificare colori e font singolarmente.
• Utilizza la tavolozza dei colori del grafico: Dalla scheda Progettazione grafico, fare clic sulla tavolozza dei colori etichettata "Cambia colori" per applicare schemi di colori globali.
• Regola la distribuzione: Se vedi uno spazio vuoto a sinistra o a destra, regola i limiti degli assi per sfruttare l'intera larghezza del grafico.
• Stampa o esporta: Una volta completata, la tua cronologia può essere facilmente stampata, salvata come PDF o integrata nelle presentazioni.

Un suggerimento chiave è condividere il modello della cronologia Con collaboratori o superiori, puoi fornire una panoramica delle milestone e dei progressi del progetto. Questo aiuta a mantenere tutti informati e allineati con gli obiettivi. Se desideri continuare a imparare a usare Excel, consulta questo altro articolo su Le formule Excel più importanti per iniziare da zero come un professionistaNe abbiamo innumerevoli in Tecnobits, basta usare il motore di ricerca.