Se la tua casella di posta Gmail è piena zeppa, usa questi trucchi

Se la tua casella di posta sembra un'autostrada nell'ora di punta, non sei il solo: decine o migliaia di messaggi possono accumularsi nel giro di pochi giorni e sfuggire al controllo. La buona notizia è che Gmail ha strumenti nativi molto potenti per selezionare, filtrare, archiviare, posticipare ed eliminare in blocco, senza dover passare ore a cliccare.

Inoltre, Google ha perfezionato funzionalità chiave come l'annullamento dell'iscrizione e la gestione delle categorie per ridurre il disordine. Con qualche filtro, un pizzico di ordine e due o tre semplici abitudini Potrai mantenere una posta in arrivo efficiente, aumentare la produttività e, allo stesso tempo, liberare spazio nel cloud, così tutto continuerà a funzionare correttamente. Ti mostreremo cosa fare. Se la tua casella di posta Gmail è piena zeppa di messaggi, usa questi trucchi.

Controllare la valanga: filtri rapidi ed eliminazione di massa

La prima cosa da fare è occuparsi degli elementi più grandi e scomodi. Nell'elenco dei messaggi, è possibile contrassegnare più email e applicare azioni in batch; per impostazione predefinita, ne verranno visualizzate fino a 50 per pagina, quindi è consigliabile filtrare attentamente prima di selezionare tutto. Una scorciatoia molto utile è la ricerca per mittente o per età. per raggruppare in una sola volta i messaggi che vuoi eliminare.

Da qualsiasi email, quando apri il menu contestuale, troverai l'opzione per individuare tutti i messaggi provenienti da quel contatto. Una volta pronte le conversazioni, usa Seleziona tutto e sposta gli elementi non necessari nel cestino.In molti casi, ti libererai di intere catene che non contribuiscono più a nulla.

La barra di ricerca offre operatori molto utili: ad esempio, digitare from:sender per raccogliere informazioni da una specifica azienda o persona. Per l'età, utilizzare più vecchio: 1 anno o più vecchio: 6 mesi E così compaiono le email di un anno o sei mesi fa, pronte per la revisione di massa.

Quando le dimensioni sono un problema, concentrati sugli allegati e sui messaggi di grandi dimensioni. Prova più grande: 5M, più grande: 10M o taglia: 10M in modo che Gmail mostri solo gli elementi più grandi di quella dimensione e tu possa ridurre rapidamente lo spazio senza toccare gli elementi più leggeri.

Importante: dopo ogni pulizia, svuotare il cestino. Finché gli oggetti restano nella spazzatura per 30 giorni, continueranno a occupare spazio., quindi conferma l'eliminazione definitiva quando vuoi liberare spazio di archiviazione all'istante.

Basta con il marketing: cancella l'iscrizione, rimuovi la categoria e rimuovi lo spam

Promozioni e newsletter sono le regine del disordine. Gmail mostra un link per annullare l'iscrizione quando rileva un'email appartenente a un abbonamento. Passa il mouse sopra il messaggio e clicca sull'opzione Annulla iscrizione per interrompere il feed.; è il rimedio più efficace per impedire alla palla di ricrescere.

Un'altra tattica è quella di cercare email che contengano la frase "annulla iscrizione" per raggruppare le newsletter. Vedrai la quantità di email commerciali che si accumulano senza che tu te ne accorga.; eliminali in batch dopo averli selezionati e guadagnerai tonnellate di megabyte in pochi secondi.

Attiva e sfrutta le schede nella barra delle applicazioni per evitare che contenuti promozionali e social invadano la tua visualizzazione principale. Con la visualizzazione per categoria, Promozioni e Social vengono lasciati da parte, così puoi entrare, controllare e pulire frequentemente senza compromettere la tua concentrazione quotidiana.

Non dimenticare lo spam. Nel menu laterale c'è un'opzione per cancellarlo completamente. Fai clic su Elimina tutti i messaggi spam ora ogni tanto, in modo che questa cartella non conservi i megabyte di cui hai bisogno nella tua quota.

Se ti dà fastidio ricevere nella posta in arrivo alcune risposte automatiche del Calendario, puoi creare un filtro per archiviarle. Filtra per termini o mittenti del calendario e seleziona l'archiviazione automatica, quindi appariranno solo se li cerchi.

Filtri ed etichette che fanno il lavoro per te

I filtri sono il cuore dell'organizzazione di Gmail. Dalla casella di ricerca, apri le opzioni avanzate e definisci i criteri per mittente, destinatario, oggetto, dimensione, età e altro ancora. In Crea filtro, seleziona Applica etichetta e scegli l'etichetta appropriata in modo che le email arrivino già classificate.

È possibile aggiungere azioni automatiche: archiviare, contrassegnare come importante, aggiungere a Speciali, inoltrare a un altro indirizzo, ecc. Questo sistema consente, ad esempio, di separare fatture, newsletter o notifiche bancarie non appena arrivano., creando vassoi di lavoro puliti e specifici.

Se ti piace la Posta prioritaria, Gmail la suddivide in tre gruppi: Importanti e non letti, Speciali e Tutto il resto. Puoi insegnare a Gmail regolando il marcatore di importanza quando commette un errore: in questo modo imparerà ciò che ritieni rilevante.

Un'idea che funziona bene: creare vassoi separati in base a tag chiave come azione, follow-up o successivo. Imposta viste separate per ogni etichetta e applica l'etichetta durante la letturaRisponderai prima alle domande urgenti e lascerai il resto per quando avrai tempo.

Se invii email che non richiedono una risposta, attiva il pulsante Invia e archivia nelle impostazioni. Ecco come inviare un messaggio e farlo uscire dalla posta in arrivo in un colpo solo., riducendo il rumore quotidiano.

E quando una conversazione di gruppo diventa irrilevante, disattivala. Disattiva l'audio e impedisce che le nuove risposte vengano restituite nella posta in arrivo., ma puoi sempre trovare il thread cercandolo.

Gestisci più account, firme e varianti di indirizzo

Se passi da un account personale a uno di lavoro, non devi disconnetterti. Aggiungi più account e passa da uno all'altro tramite la tua immagine del profilo. Vai su Aggiungi account, accedi e cambia profilo dall'angolo in alto con due tocchi.

Puoi anche inviare messaggi da indirizzi diversi senza uscire dalla posta in arrivo principale. Imposta Invia posta come in Account e importazione e il destinatario vedrà l'indirizzo che hai scelto per ogni email.

Gmail ti consente di avere più firme e di sceglierne una durante la composizione. Per una firma più visiva, puoi creare una tabella a due colonne in Google Documenti: il logo a sinistra e la firma a destra, rimuovere il bordo e incollarla nella tua firma Gmail. Otterrai una firma e un logo ordinati, senza layout complessi. e con un aspetto coerente.

Gli alias con il segno più aiutano nella classificazione. Se il tuo indirizzo è [email protected], puoi usare [email protected] o [email protected]. Quindi, crea filtri tramite il campo A per contrassegnare, archiviare o contrassegnare con un asterisco in base all'alias. e automatizza il flusso.

Android al massimo: gesti, privacy, assenza e snooze

Per i messaggi sensibili, attiva la modalità riservata durante la composizione. Puoi impostare date di scadenza e bloccare azioni come l'inoltro o il download, e persino richiedere un codice via SMS. Si tratta di un ulteriore livello di sicurezza quando si condividono dati sensibili. con terze parti.

Se stai andando in vacanza, usa la funzione di risposta automatica su Android. Attivala per un intervallo di tempo specifico, scrivi un messaggio professionale e, se preferisci, limita la risposta ai tuoi contatti. Quindi chiunque ti scriva saprà subito che non sei disponibile. e quando pensi di tornare?

La funzione Posticipa rimuove dalla visualizzazione le email a cui ti rivolgerai in seguito e te le rimanda alla data e all'ora che hai scelto. Non è dimenticare, è gestire la tua attenzione con intenzione, impedendo loro di diventare un rumore costante.

Liberare spazio senza pagare: la strategia che funziona

Prima di procedere all'eliminazione cieca, visita il pannello di gestione ufficiale dello spazio di archiviazione all'indirizzo one.google.com/storage/management. Questo pannello mostra cosa occupa spazio e suggerisce le azioni da intraprendere. Verrà visualizzato un grafico per servizio, una barra di avanzamento e contatori per lo spazio utilizzato e libero., nonché scorciatoie per gli elementi che vale la pena esaminare.

I suggerimenti includono elementi di grandi dimensioni, bozze inutilizzate, vecchie email che è possibile eliminare e potenziali duplicati in Drive. Il vantaggio è che centralizza la pulizia e dà priorità a ciò che ha il maggiore impatto., riducendo i tempi di immersione con filtri manuali.

In Gmail, filtra per peso con larger:XM per arrivare al punto. Inizia con gli allegati di grandi dimensioni e controlla le cartelle Inviati e Spam, che spesso accumulano dimensioni senza che tu te ne accorga. Una volta terminato, svuota il Cestino e la cartella Spam per liberare davvero spazio., non semplicemente spostarlo da un posto all'altro.

Anche Google Foto e Drive consumano la stessa quantità di spazio di 15 GB. In Foto, vai alla sezione "Archiviazione" per trovare screenshot sfocati, video di grandi dimensioni e contenuti di altre app. Seleziona ed elimina ciò che non ti serve e vedrai come aumenta lo spazio disponibile. sull'intero account.

In Drive, ordina per dimensione dalla visualizzazione di archiviazione e inizia eliminando gli elementi più grandi. È il modo più veloce per guadagnare gigabyte con pochi clic., soprattutto se hai conservato vecchie copie o file che non usi più.

Se sei al limite e non puoi permetterti Google One, esiste una soluzione temporanea: crea un nuovo account e imposta l'inoltro automatico dal tuo account originale. Aggiungi l'indirizzo di inoltro in Inoltro e POP/IMAP e conferma per avere un backup che continua a ricevere nuova posta mentre esegui la pulizia.

Nella sezione Sicurezza del tuo Account Google, controlla Accesso ad altri siti per vedere dove utilizzi la tua email e revocare le connessioni di cui non hai più bisogno. Eliminare i servizi che non utilizzi aiuta a ridurre le email automatiche future. ora hai un maggiore controllo sui tuoi dati.

Se hai bisogno di più spazio contemporaneamente, sono disponibili piani Google One con più spazio di archiviazione e talvolta periodi di prova promozionali per i nuovi utenti. Se ti salva da un blocco, prendi in considerazione un piano di prova temporaneo o scontato. nei momenti critici dello studio o del lavoro.

Produttività ottimale: scorciatoie, modelli, estensioni e visualizzazioni

Attiva Annulla invio per evitare sorprese: avrai qualche secondo per annullare le tue azioni. È quella linea di salvataggio che ti salva da un allegato dimenticato o da un destinatario sbagliato. prima che sia troppo tardi.

Le risposte predefinite ti evitano di ripetere il testo. Crea modelli per le risposte più comuni e applicali durante la scrittura. Basta personalizzare i dettagli e il gioco è fatto., risparmiando tempo nelle attività ripetitive.

Gmail Offline ti consente di leggere, cercare e scrivere offline quando utilizzi Chrome con l'estensione Chrome. Perfetto per viaggiare o in luoghi con scarsa copertura, impedendo l'interruzione del flusso di lavoro.

Per controllare questo flusso continuo di messaggi, sono molto utili strumenti come la messa in pausa della posta in arrivo (come Inbox Pause) o la programmazione delle caselle di posta con servizi come Boomerang. Puoi decidere quando ricevere le email e quando inviarle., adattando la tua posta elettronica ai tuoi impegni e non il contrario.

Se desideri annullare l'iscrizione a più newsletter contemporaneamente, i servizi di gestione delle iscrizioni ti mostrano un elenco di tutto ciò che ricevi. In questo modo puoi annullare rapidamente ciò che non ti interessa. e ridurre il rumore in entrata.

Se non ti piacciono le schede categoria, puoi sempre disattivarle nelle impostazioni della Posta in arrivo. Alcuni preferiscono un singolo vassoio con filtri ed etichette per mantenere un controllo più personalizzato.

Per le e-mail top secret sul web, esistono estensioni che inviano messaggi che si autodistruggono dopo pochi secondi. Utilizzateli con saggezza e ricordate che nulla impedisce di fare uno screenshot. sul dispositivo del destinatario.

Esistono anche estensioni che ti avvisano se un'e-mail contiene pixel di tracciamento. Verrà visualizzato un avviso prima di aprire messaggi potenzialmente tracciati. e puoi decidere se interagire con loro.

Attiva gli indicatori personali per distinguere ciò che è stato inviato solo a te da ciò che è in blocco. Una freccia singola o doppia ti fornisce indizi prioritari rapidi senza aprire i messaggi.

Se desideri contrassegnare un collegamento come letto, aggiungi il pulsante dalle impostazioni avanzate, quando disponibile. Per aumentare la velocità, cancella le notifiche che hai già letto velocemente. senza dover inserire ogni thread.

Trascinare e rilasciare i messaggi tra le schede aiuta ad addestrare Gmail. Sposta una newsletter da Promozioni a Principale se vuoi che sia lì e confermare la modifica per le occasioni future.

Integra il tuo calendario nella visualizzazione della posta elettronica con un pannello laterale o un gadget. In questo modo puoi vedere eventi e attività senza uscire dal vassoio, tenendo a portata di mano il contesto.

Se rispondi alle discussioni di gruppo, imposta "Rispondi a tutti" come impostazione predefinita, se è adatto al tuo lavoro. Eviterai dimenticanze nelle conversazioni con più destinatari e ti risparmierai le successive rispedizioni.

Gli alias con punti e segni più sono perfetti per organizzare gli abbonamenti. Gmail Ignorare questi punti e il testo dopo il segno più per la consegna., ma puoi poi filtrare in base al campo A e automatizzare tag e azioni.

Per cercare elementi in sospeso, cerca is:unread ol:^uy; se vuoi restringere la ricerca per persona, aggiungi from:name. Individua gli elementi non letti in pochi secondi ed evita che qualcosa sfugga alla rete. tra tanta posta.

Nelle Impostazioni generali puoi visualizzare più conversazioni per pagina, fino a un certo limite. Visualizzare più email per schermata velocizza le pulizie in batch e la revisione quotidiana.

La tua firma è importante: aggiungi link e un'immagine leggera se si adatta al tuo marchio. Una firma chiara migliora la presenza e facilita il contatto senza ricaricare i messaggi.

Attiva le notifiche sul desktop se tieni sempre aperta la posta elettronica. Ti informeranno solo di ciò che ritieni importante, senza invadere altri compiti.

Se la tua connessione è lenta, usa la versione HTML leggera di Gmail. L'interfaccia di base riduce il carico e consente di operare senza lunghe attese. per caricare tutto.

Per inserire immagini nel corpo del messaggio, usa il pulsante "Aggiungi foto" oppure incolla un indirizzo web. Usatelo con parsimonia per evitare di sovraccaricare l'email del destinatario. né rendere difficile la lettura.

Ricorda che il limite massimo per gli allegati email è di 25 MB. Con Drive puoi inviare link a file di dimensioni pari a diversi gigabyte o addirittura terabyte, a seconda del formato. Allegando da Drive elimini il problema delle dimensioni e garantisce la consegna.

Salva gli allegati direttamente su Drive dalla tua posta elettronica, così non dovrai scaricarli sul computer. Quindi ordinali in cartelle e condividili con chi vuoi. senza duplicare i file in ogni spedizione.

Per restringere la ricerca, usa has:attachment e, se stai cercando un tipo specifico, filename:.pdf o filename:.txt. Ecco come filtrare gli allegati in pochi secondi, senza perdere tempo. attraversando fili eterni.

Attiva la risposta automatica alle ferie con date di inizio e fine. Viene inviata una sola volta per mittente, a meno che non ti scriva di nuovo dopo qualche giorno., evitando lo spam nelle risposte.

Se cambi provider, importa email e contatti da Account e Importa. È un passaggio fondamentale per una migrazione ordinata senza perdere thread né rubriche.

Per rilevare rapidamente le email di grandi dimensioni, prova has:attachment size:5m e regola la soglia di conseguenza. Lavorare in base alle dimensioni è la leva più efficace per liberare gigabyte in breve tempo.

Controlla l'attività recente del tuo account nel piè di pagina della posta in arrivo: vedrai l'indirizzo IP, l'ora e la posizione approssimativa. Se qualcosa ti dà fastidio, cambia la password ed esci. su dispositivi sospetti.

Delegare l'accesso consente a qualcuno di leggere, inviare o eliminare per tuo conto senza modificare la tua password. Utile per team e assistenza, con controllo e revoca quando non è più necessario.

Con Google Takeout puoi scaricare una copia dei tuoi dati, inclusa la tua email. Esporta per tag o categorie se non ti serve l'intero file. e conservare una copia di backup aggiornata.

Domande frequenti rapide

Qual è il limite del mio account Google gratuito? Ogni account include 15 GB condivisi tra Gmail, Drive e Foto, quindi tutto conta.

Cosa succede se riempio lo spazio di archiviazione? Una volta raggiunto il limite, non potrai più inviare o ricevere email e nemmeno caricare o copiare dati su Drive e Foto.

Come faccio a trovare le cose più importanti in Gmail? Utilizzare larger:XM, ad esempio larger:10M, per elencare le email di dimensioni maggiori ed eliminarle o scaricare gli allegati.

L'eliminazione libera spazio all'istante? Non se resta nel cestino: svuotalo subito per liberare spazio, senza aspettare 30 giorni.

Come liberare spazio in Gmail? Ecco una guida per aiutarti a saperne di più.

Grazie a queste tecniche, filtri e abitudini, la tua posta elettronica passerà dall'essere un caos a uno strumento perfettamente ottimizzato. Gmail offre tutto ciò che ti serve per controllare il volume, recuperare spazio e lavorare con concentrazione. senza dover pagare di più e con la possibilità di espanderlo solo se ne hai realmente bisogno.