OCR: tutto sul riconoscimento ottico dei caratteri

Uno dei progressi che hanno rivoluzionato il modo in cui gestiamo le informazioni scritte nel mondo digitale è l' Tecnologia OCR. Una soluzione che consente di convertire documenti stampati o immagini in testo digitale, risparmiando tempo e fatica nelle attività ripetitive o in quelle legate alla gestione dei documenti.

Oggigiorno molte aziende gestiscono una grande quantità di scartoffie, fatture, contratti e documenti legali. La digitalizzazione di queste informazioni utilizzando la tecnologia OCR non solo migliora l'efficienzama anche semplifica la ricerca, la modifica e l'archiviazione. In questo articolo ti spiegheremo tutto quello che devi sapere sul riconoscimento ottico dei caratteri: cos'è, come funziona e a cosa serve.

Cos'è l'OCR e a cosa serve?

OCR sta per Riconoscimento ottico dei caratteri. Tradotto in spagnolo: Riconoscimento ottico dei caratteri. Questa tecnologia analizza i documenti contenenti testo, come immagini, fotografie o file PDF, e li converte in dati che possono essere interpretati da un computer.

Spiegata in modo molto breve, la tecnologia OCR è in grado di estrarre i caratteri visivi da un'immagine e tradurli in testo modificabile. Ciò significa che possiamo convertire un documento scansionato in un file. Parola, Eccellere, JSON o altri formati, semplificandone la modifica, la ricerca e l'elaborazione.

Perché è così interessante? La risposta è ovvia: la loro numerose applicazioni pratiche, che vanno dalla digitalizzazione di dai file fisici all'automazione delle attività in luoghi di lavoro quali banche, ospedali, compagnie assicurative, società di marketing, logistica... Qualsiasi azienda che lavora con grandi volumi di informazioni.

Come funziona la tecnologia OCR?

Il processo di riconoscimento ottico dei caratteri Si compone di diversi passaggi fondamentali in cui vengono combinati hardware (come uno scanner o una macchina fotografica) e software specializzati, che utilizzano algoritmi basati su modelli visivi e persino sull'intelligenza artificiale.

Questi sono i passaggi chiave della tecnologia OCR:

1. Acquisizione documenti: Un'immagine del documento viene ottenuta utilizzando uno scanner o una macchina fotografica.
2. Pre-elaborazione: Il software migliora la qualità dell'immagine regolando il contrasto, rimuovendo il rumore visivo e rilevando i bordi.
3. Segmentazione: Il sistema divide l'immagine in sezioni: blocchi di testo, linee, parole e infine caratteri.
4. Riconoscimento: Ogni carattere viene analizzato e confrontato con un database contenente schemi di lettere, numeri e simboli.
5. Post-elaborazione: Eventuali errori vengono corretti e il contenuto viene strutturato per l'esportazione in formato digitale, ad esempio testo normale o JSON strutturato.

Sebbene questo processo possa sembrare complesso a prima vista, la verità è che può essere eseguito in pochi secondi grazie al software moderno. Ciò ci consente di sfruttare la tecnologia OCR in tempo reale, anche dalle applicazioni mobili.

Tipi di tecnologia OCR

Ci sono varie varianti nell'ambito della tecnologia OCR, adattata a diversi utilizzi e tipologie di documenti. Non tutti i testi sono uguali e, pertanto, a seconda dei casi, si utilizzano metodi specifici per garantirne una lettura accurata.

• OCR tradizionale: Utilizzato per testi stampati, libri, relazioni o qualsiasi documento dattiloscritto.
• ICR (Riconoscimento intelligente dei caratteri): Specializzato nel riconoscimento di documenti scritti a mano, come moduli manoscritti. Utilizza l'intelligenza artificiale per migliorarne la precisione.
• OMR (Riconoscimento ottico dei segni): Identifica segni quali caselle spuntate, firme o loghi. Ampiamente utilizzato in sondaggi, esami o lotterie.
• OWR (Riconoscimento ottico delle parole): Identifica parole intere anziché singoli caratteri quando si lavora con testi chiari e ben strutturati.

La scelta della variante dipenderà dal tipo di documento e dalla complessità del suo contenuto visivo. Ad esempio, per leggere le firme di un passaporto è necessario l'ICR, mentre per un modulo a risposta multipla è necessario l'OMR.

Vantaggi dell'utilizzo dell'OCR in aziende e organizzazioni

L'implementazione della tecnologia OCR offre chiari vantaggi per qualsiasi organizzazione che gestisca documenti. Grazie a questo sistema, processi che prima richiedevano lavoro manuale ed erano altamente soggetti a errori possono essere automatizzati. Ecco alcuni dei principali vantaggi:

• Risparmio di tempo: L'elaborazione automatica dei documenti consente di risparmiare ore di digitazione manuale.
• Riduzione degli errori: Riduce gli errori insiti nel lavoro umano, come gli errori di battitura.
• Accesso rapido alle informazioni: Consente di cercare nomi, date o dati chiave all'interno dei file digitalizzati.
• Costi operativi inferiori: Riduce la necessità di stampare, archiviare o spedire documenti fisici.
• Maggiore sicurezza: I documenti digitali possono essere crittografati e protetti con accesso limitato.
• Migliorare l'esperienza del cliente: Processi quali la verifica dell'identità e il servizio clienti vengono semplificati.

Utilizzi più comuni della tecnologia OCR

L'OCR trova applicazioni pratiche in molteplici settori. E con l'evoluzione del software, sempre più attività possono essere automatizzate grazie a questo strumento. Alcuni degli usi più comuni sono:

• Verifica dell'identità: Scansione di documenti d'identità, passaporti o patenti di guida per verificare le informazioni personali.
• Onboarding digitale: Registra nuovi clienti presso banche o aziende scansionando documenti da app mobili.
• Elaborazione fatture: Estrarre informazioni sulle spese per sistemi contabili o ERP.
• Riconoscimento del numero di registrazione: Controllo dei veicoli nei sistemi di traffico o di parcheggio.
• Leggere le prescrizioni mediche: Estrarre dati dalle istruzioni mediche negli ospedali o nelle farmacie.
• Accessibilità per persone con disabilità visiva: Trasforma il testo in formati vocali o accessibili.

Documenti che possono essere elaborati con OCR

Grazie alla versatilità dell'OCR, è possibile applicarlo a diverse tipologie di documenti. Possono essere inviati tramite applicazioni web, e-mail o dispositivi mobili, purché siano in un formato visivo riconoscibile.

Tra i supporti più comuni troviamo:

• PDF (scansionato o generato da immagine)
• Immagini nei formati JPG, PNG, BMP, TIFF

I tipi di documenti più elaborati sono:

• Fatture e ricevute
• Documenti d'identità (carta d'identità, passaporto, patente)
• Contratti e moduli
• Note di consegna e prova di consegna
• Prescrizioni, targhe dei veicoli ed estratti conto bancari

Strumenti e servizi OCR disponibili

Esistono diverse possibilità per applicare l'OCR, a seconda delle esigenze. Da strumenti gratuiti per lavori una tantum a soluzioni aziendali integrate.

• Software desktop: Programmi come ABBYY FineReader consentono di applicare l'OCR in modo professionale.
• Applicazioni mobili: App che utilizzano la fotocamera del telefono per scansionare e convertire il testo in tempo reale.
• Servizi online: Siti web in cui è possibile caricare un file e scaricarlo già elaborato, senza dover installare nulla.

Oltretutto, Molte piattaforme di gestione dei documenti includono moduli di tecnologia OCR integrati. Ciò ne semplifica l'uso regolare nei flussi di file, nella gestione della contabilità o nell'archiviazione sicura.

La digitalizzazione dei documenti non è mai stata così necessaria come adesso. Sia per ragioni di efficienza che di sostenibilità. L'applicazione dell'OCR è senza dubbio uno dei metodi più efficaci per ridurre l'uso della carta, migliorare l'accesso alle informazioni e ottimizzare i processi ripetitivi che in precedenza richiedevano ore di intervento umano.