Guida completa alle etichette di Gmail: come organizzare la posta elettronica come un professionista

Oggigiorno gestire la posta elettronica in modo efficiente è fondamentale, soprattutto se si utilizza Gmail sia per scopi personali che professionali. Se ti è mai capitato di sentirti sopraffatto dal numero di messaggi che ricevi o di non riuscire a trovare un'e-mail quando ne hai più bisogno, probabilmente non stai ancora sfruttando appieno le etichette di Gmail. Imparare a usare le etichette ti consentirà di categorizzare, trovare e gestire la posta in arrivo in modo molto più intelligente., risparmiando tempo e portando ordine nella tua vita quotidiana.

In questo articolo vi racconterò Tutto quello che devi sapere sulle etichette di Gmail. Da cosa sono esattamente e in che cosa differiscono dalle cartelle, a come creare, personalizzare, configurare e utilizzare i filtri per rendere l'organizzazione delle email praticamente automatica. Inoltre, ti mostrerò alcuni trucchi per mostrare o nascondere le etichette e come sfruttare funzionalità avanzate come l'annidamento e la corrispondenza dei colori.

Cos'è un'etichetta in Gmail e a cosa serve?

Le etichette in Gmail sono uno strumento di classificazione unico che sostituisce le cartelle tradizionali utilizzate in altri gestori di posta elettronica. A differenza di quelle cartelle, in cui è possibile salvare solo un'e-mail alla volta, In Gmail, un singolo messaggio può avere più etichette contemporaneamente., che ti consente di organizzare le tue email in base a criteri diversi. Ad esempio, puoi assegnare un'etichetta per ogni cliente e progetto alla stessa e-mail e accedervi tramite una delle due categorie ogni volta che ne hai bisogno.

È come se avessi post-it digitali di diversi colori e nomi incollati sui tuoi messaggi, rendendoli più facili da individuare e classificare senza limitazioni. Questa funzionalità è particolarmente utile per chi gestisce un volume elevato di posta elettronica o desidera filtrare e cercare i messaggi in base a vari argomenti o contesti.

Differenze chiave tra etichette e cartelle

È importante essere chiari sul fatto che Etichette e cartelle non sono la stessa cosa. Sebbene entrambi vengano utilizzati per organizzare i messaggi, le etichette offrono maggiore flessibilità. Quando elimini un'email in Gmail, questa scompare da tutte le etichette a cui era assegnata e dalla posta in arrivo. Oltretutto, È possibile applicare una o più etichette a un singolo messaggio, cosa impossibile con il tradizionale sistema di cartelle.

Inoltre, le etichette non influiscono fisicamente sull'archiviazione dei messaggi.; Sono semplicemente indicatori visivi che facilitano la successiva classificazione e ricerca. In questo modo, guadagnerai in efficienza e organizzerai la tua casella di posta nel modo che preferisci.

Vantaggi dell'utilizzo delle etichette in Gmail

• Classificazione multipla:La stessa conversazione o email può avere più tag, così da poterla trovare in contesti diversi.
• Personalizzazione: Scegli nomi, colori e tag annidati uno sotto l'altro per creare sottocategorie.
• Ordine visivo: Grazie ai colori e al posizionamento nella barra laterale, le etichette saranno facili da identificare a colpo d'occhio.
• Automazione:Con i filtri di Gmail puoi assegnare automaticamente etichette alle email che soddisfano determinati criteri.

Come creare un'etichetta in Gmail

È possibile creare nuove etichette principalmente in due modi, a seconda che si desideri assegnarle durante la creazione di un'e-mail o semplicemente organizzarle dalla barra laterale. Di seguito spiegherò passo dopo passo entrambe le opzioni, così non vi sfuggirà nulla.

Crea e assegna un'etichetta a un'e-mail specifica

1. Apri l'e-mail o seleziona più messaggi nell'elenco.
2. Clicca sull'icona di "Etichette" (sembra un cartellino del prezzo, solitamente in alto).
3. Nel menu a discesa vedrai l'elenco dei tag esistenti e l'opzione per creare una nuova etichetta.
4. Inserisci il nome della nuova etichetta. Se lo desideri, puoi annidarlo sotto un tag esistente per trasformarlo in un sottotag.
5. Clicca su «Creare» e infine clicca su «Fare domanda a» per assegnare quell'etichetta ai messaggi selezionati.

Crea un'etichetta direttamente dalla barra laterale

1. Vai all'elenco delle etichette sul lato sinistro della schermata iniziale di Gmail.
2. Scorri fino alla fine dell'elenco e seleziona "Nuova etichetta".
3. Inserisci il nome desiderato e, se vuoi, seleziona un tag padre sotto cui annidarlo.
4. Clicca su «Creare» e la tua nuova etichetta potrà essere utilizzata in qualsiasi momento.

Assegnare colori alle etichette

Personalizza le etichette con i colori È un modo eccellente per identificarli rapidamente e dare loro un piacevole tocco visivo. Gmail consente di assegnare colori base o personalizzati a ciascuna etichetta, il che è molto utile quando si hanno molte etichette e si desidera distinguerle a colpo d'occhio.

1. Passare il mouse sull'etichetta desiderata nella barra laterale sinistra finché non appare l'icona. tre punti verticale.
2. Fare clic su quell'icona e selezionare l'opzione «Colore dell'etichetta"
3. Scegli tra i colori predefiniti oppure definirne uno personalizzato.

I colori aiutano a evidenziare le etichette più importanti oppure raggruppare visivamente i tag correlati, semplificando la gestione quotidiana.

Rinomina, elimina e organizza le etichette in Gmail

Oltre a creare e personalizzare, È possibile modificare, eliminare o annidare i tag ogni volta. Questa flessibilità ti consente di organizzare la tua posta elettronica in Gmail in modo da adattarla alle tue esigenze, anche quando le tue priorità cambiano.

Rinominare un tag

1. Passa il mouse sull'etichetta in questione e fai clic clicca sull'icona dei tre puntini.
2. Selezionare "Modificare" e modifica il nome dell'etichetta in base alle tue preferenze.

Tag annidati (creazione di sottotag)

1. Passa il mouse sopra l'etichetta e accedi nuovamente al menu a tre punti.
2. Scegli l'opzione "Modificare" e ora puoi selezionarne uno etichetta principale sotto il quale annidare quello che stai modificando.

Ciò consente di creare strutture gerarchiche o tematiche per le email, raggruppando le sottoetichette sotto etichette generali come "Clienti", "Progetti", "Fatture", ecc.

Rimuovi un'etichetta

1. Proprio come nei passaggi precedenti, passa il mouse sull'etichetta e fai clic Clicca sui tre punti.
2. Seleziona l'opzione "Rimuovi etichetta".

Ricorda che L'eliminazione di un'etichetta non elimina i messaggi associati; Semplicemente perdono il segno, ma saranno ancora visibili nel vassoio o sotto altre etichette applicate.

Suggerimenti per sfruttare al meglio le etichette di Gmail

• Rivedi e aggiorna frequentemente le tue etichette in modo che non perdano la loro utilità e continuino ad adattarsi alla tua routine.
• Utilizzare il colori in modo logico, assegnando un intervallo simile allo stesso gruppo tematico per identificare facilmente le tue email.
• Combina tag e filtri per evitare un sovraccarico manuale e tenere tutto in ordine con il minimo sforzo.
• Nascondi le etichette che usi raramente e visualizzarli solo quando necessario, così avrai un'interfaccia più pulita e veloce da consultare.

Limitazioni d'uso e raccomandazioni

Sebbene Gmail consenta un numero impressionante di etichette, dovresti sapere che un eccesso può rallentare il caricamento del vassoio laterale se superi i 500 visibili. Pertanto, è consigliabile eliminare i vecchi tag o consolidare quelli che hanno perso il loro significato, per evitare di sovraccaricare il sistema.

Un'altra limitazione rilevante è che, sebbene un messaggio possa avere più etichette, Eliminando l'email questa verrà rimossa contemporaneamente da tutte le etichette e dalla posta in arrivo.. È importante tenerlo a mente per non perdere accidentalmente informazioni rilevanti.

Comprendere e padroneggiare l'uso delle etichette in Gmail trasforma completamente l'esperienza utente, consentendo di organizzare, individuare e gestire la posta elettronica in modo molto più pratico e intuitivo. Grazie a questo, puoi tenere organizzata la tua casella di posta, ridurre i tempi di ricerca e gestire i tuoi messaggi in modo più efficiente..

Alberto Navarro

Sono un appassionato di tecnologia che ha trasformato i suoi interessi "geek" in una professione. Ho trascorso più di 10 anni della mia vita utilizzando tecnologie all'avanguardia e armeggiando con tutti i tipi di programmi per pura curiosità. Ora mi sono specializzato in informatica e videogiochi. Questo perché da più di 5 anni scrivo per vari siti web di tecnologia e videogiochi, creando articoli che cercano di darti le informazioni di cui hai bisogno in un linguaggio comprensibile a tutti.

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