Guida completa a Microsoft Lists: cos'è e come funziona

All'interno dell'ecosistema Microsoft 365, Elenchi Microsoft È uno degli strumenti essenziali per organizzare, tracciare e condividere le informazioni in modo strutturato. Dal monitoraggio dei problemi e dei progetti all'inserimento dei dipendenti e alla gestione delle risorse, questa applicazione si distingue per la sua flessibilità e facilità d'uso.

Se lavori in team o semplicemente vuoi mantieni le tue informazioni organizzate e accessibili da qualsiasi luogo, ecco una soluzione che non dovresti trascurare. In questo articolo ti raccontiamo in dettaglio cosa puoi fare con Elenchi Microsoft e come utilizzare i loro modelli. Esamineremo anche la tua interazione con altre applicazioni come SharePoint o Teams.

Che cosa sono gli elenchi Microsoft e come funzionano?

Microsoft Lists è un'app di Microsoft 365 progettata per monitoraggio intelligente delle informazioni. Grazie alla sua completa integrazione, puoi utilizzarlo dal web, dai dispositivi mobili o addirittura direttamente da Microsoft Teams.

In realtà, agisce come un database semplice e visivo, composto da righe e colonne in cui è possibile includere testo, immagini, file, date, persone assegnate, collegamenti ipertestuali e molto altro. Grazie al suo sistema di visualizzazione, è possibile visualizzare le informazioni in diversi modi, a seconda dell'obiettivo: griglia (opzione predefinita), elenco, calendario o galleria. L'elenco è simile ma senza la possibilità di modificarlo online. La galleria è adatta ai contenuti visivi e il calendario è perfetto se si desidera visualizzare gli elementi ordinati per data.

Quando crei un nuovo elenco, puoi partire da zero, utilizzare un elenco esistente come modello o importare una tabella Excel. Puoi anche contare sui numerosi modelli predefiniti che Microsoft offre per casi d'uso specifici.

Tutti gli elenchi possono essere personalizzati visivamente: Cambia i colori di sfondo, assegna icone specifiche e applica regole che modificano il loro aspetto in base al loro stato. Ad esempio, un elemento con lo stato "Approvato" potrebbe apparire con uno sfondo verde, mentre uno con lo stato "In fase di revisione" apparirà arancione.

 

Modelli predefiniti per ogni esigenza

Se hai poco tempo per creare una lista da zero, Microsoft Lists include modelli utili adatti a diversi scenari. Questi modelli sono progettati per essere utilizzati con pochi clic, mantenendo struttura specifica, campi personalizzati, visualizzazioni e stili visivi.

Questi sono alcuni dei più popolari:

• Modello di gestione dei problemi: Ideale per monitorare gli incidenti in base al loro stato, priorità e responsabili.
• Modello di itinerario dell'evento: organizza tutti i dettagli di un evento in una struttura chiara e modificabile.
• Modello paziente: In ambito sanitario, consente di registrare lo stato, le osservazioni e le esigenze di ciascun paziente.
• Modello di richiesta di prestito: monitorare e controllare il processo di approvazione del prestito.

Opzioni di organizzazione, formattazione e regole

Oltre alle opinioni già menzionate, Puoi adattare ogni elenco al tuo flusso di lavoro stabilire filtri, raggruppamenti, ordinamenti e regole automatizzate. Alcune delle possibilità sono:

• Imposta avvisi e-mail quando cambia uno stato o viene aggiunto un nuovo elemento.
• Cambia il formato in modo condizionale in base al contenuto: colori, icone, stili.
• Elementi del gruppo per priorità, data, stato, ecc.
• Crea nuovi elenchi da altri elenchi, copiandone il design e la struttura.
• Importa dati da Excel con riconoscimento automatico delle colonne.

Tutte queste funzioni ti permettono di risparmiare tempo e garantire la coerenza visiva e dei dati all'interno del team, soprattutto nei progetti collaborativi in ​​cui sono coinvolte più persone.

Salva e accedi alle liste

Uno dei vantaggi di Microsoft Lists è la sua integrazione nativa con l'ecosistema Microsoft 365. Puoi salvare le tue liste su siti come SharePoint o in OneDrive per uso personale. Se si lavora in team, la soluzione più comune è ospitarli su un sito di SharePoint condiviso con tutti i membri.

Gli elenchi si aprono in modalità a schermo intero per facilitarne la modifica; inoltre, è possibile vedere esattamente dove è archiviato l'elenco tramite l'URL o la barra degli strumenti. Dall'interfaccia standard è possibile crea, modifica, condividi ed esporta facilmente elementi.

Condivisione di elenchi: autorizzazioni, accesso e collaborazione

Condividere un elenco è semplicissimo generare un collegamento o invitare membri specifici. Puoi concedere l'accesso completo (lettura + modifica) o solo lettura. Inoltre, puoi impostare una data di scadenza per il collegamento, proteggerlo con una password e perfino scegliere se i destinatari possono apportare modifiche.

È anche possibile condividere un singolo elemento dell'elenco anziché l'intero database. È possibile lasciare commenti sui singoli articoli., che migliora la collaborazione senza la necessità di inviare e-mail.

Le autorizzazioni vengono gestite tramite SharePoint e vengono ereditate per impostazione predefinita. dal sito in cui è salvato l'elenco. Tuttavia, è possibile modificarli per riservare l'accesso solo a determinate persone o limitare determinate azioni.

Microsoft Lists e la sua integrazione con altre app

Il vero potenziale degli elenchi emerge quando vengono combinati con altri strumenti nell'ambiente Microsoft. Essere completamente integrato con SharePoint, Microsoft Teams e PlannerPuoi fare quanto segue:

• Aggiungere elenchi come schede all'interno di un canale Teams, facilitando l'accesso diretto alla conversazione del team.
• Utilizzo di elenchi come Web part in una pagina di SharePoint per visualizzare informazioni in tempo reale sulla tua intranet.
• Imposta regole o automazioni che collegano gli elenchi con Power Automate o Power Apps, per flussi personalizzati.
• Collega le attività da Planner o To Do per centralizzare la gestione delle attività.

Tutto questo fa parte della visione di Microsoft 365 come una piattaforma connessa in cui tutte le app comunicano tra loro per migliorare la produttività e la trasparenza del lavoro.

Elenchi Microsoft sui dispositivi mobili

La versione mobile di Microsoft Lists è disponibile per Android y iOSPermette crea, visualizza e modifica elenchi dal tuo cellulare, sia in ufficio, a casa o in viaggio. Ecco alcune cose che puoi fare:

• Visualizza gli elenchi recenti e preferiti.
• Modifica completa degli elementi dell'elenco.
• Accesso offline.
• Scatta foto e scansiona codici QR.
• Interfaccia adattiva, con supporto per la modalità scura e l'orientamento orizzontale.

Offre inoltre le stesse funzionalità di sicurezza del desktop, con il supporto di Intune per MDM e MAM. Per accedere è necessario un account Microsoft aziendale con accesso a SharePoint o Office 365.

Microsoft elenca i casi d'uso

Con l'evoluzione dello strumento, Sono stati sviluppati diversi modi creativi per sfruttare gli elenchi Microsoft in contesti diversi. Ecco alcuni dei più notevoli:

• Organizzazione dei contenuti per i social network. Utilizzando il modello di pianificazione dei contenuti, puoi organizzare campagne, programmare post, includere immagini, link e pubblicare date. Molto utile per i team di marketing.
• Controllo degli accessi e dei visitatori. Gli elenchi consentono di generare un record per ogni visitatore con il relativo nome, foto identificativa e date di ingresso e uscita. È anche possibile programmare una notifica automatica al portiere quando qualcuno esce.
• Monitoraggio dei ticket dei clienti. Utilizzando Lists come mini-CRM, puoi assegnare responsabili, registrare problemi, stabilire le priorità e lasciare feedback sullo stato dei ticket.
• Gestione semplice del progetto. Se non hai bisogno di uno strumento complesso, Lists ti consente di effettuare un monitoraggio di base con attività, scadenze e visualizzazioni del calendario. Puoi anche ricevere avvisi quando un'attività cambia.
• Inventario e risorse IT. Con Lists puoi tenere traccia di tutte le tue apparecchiature aziendali e dei relativi dati: data di acquisto, garanzia, assistenza, ubicazione, ecc. Tutto visibile e filtrabile con un clic.
• Inserimento di nuovi dipendenti o fornitori. Una checklist di onboarding aiuta a tenere traccia di tutte le attività e dei documenti di un nuovo dipendente. Contrassegnando gli elementi come "completati" è possibile attivare notifiche al reparto competente.

In breve, Microsoft Lists offre un modo versatile, visivo e collaborativo per gestire informazioni dinamiche. Che si tratti di una soluzione di monitoraggio, di uno strumento organizzativo o di un complemento ad altre piattaforme come Teams o SharePoint, si rivela perfettamente adatto a qualsiasi tipo di utente o azienda.