È uno dei programmi meno conosciuti della suite per ufficio Microsoft 365, nonostante sia incluso fin dalla versione del 1992. Si tratta comunque di uno strumento molto utile. In questo post spieghiamo Cos'è Microsoft Access e a cosa serve?.
La versione più recente di Microsoft Access, di cui parleremo qui, è stato rilasciato il 5 ottobre 2021 per essere utilizzato in Windows 10 e Windows 11. Occupa tra 44 MB e 60 MB sul disco rigido, a seconda delle opzioni di installazione scelte.
Cos'è Microsoft Access?
Microsoft è un sistema di gestione database incluso nella suite di applicazioni Microsoft Office (ora Microsoft 365). È uno strumento volto ad aiutare gli utenti a creare e gestire database con l'obiettivo di archiviare, organizzare e analizzare le informazioni.
Il motivo per cui questa applicazione è così poco utilizzata è dovuto principalmente al fatto di non conoscerne la reale utilità. Molti utenti credono erroneamente che qualsiasi cosa fatta con Access possa effettivamente essere fatta con Access. Excel.
Anche se è vero che entrambi i programmi hanno dei punti in comune, Excel è più adatto per gestire dati numerici ed eseguire calcoli su tali dati. L'accesso, da parte sua, aggiunge un maggior grado di specializzazione e include funzioni specifiche per gestire diverse tipologie di dati. Inoltre, consente di limitare i dati che gli utenti inseriscono in ciascun campo, nonché di collegare i dati correlati in più tabelle.
I database salvati con Microsoft Access mostrano il file estensione del file ".accdb". Nonostante questa sia la più comune e anche la più attuale, è comunque possibile trovare altre estensioni (".mdbe" o ".mde"), che corrispondono a versioni precedenti al 2007. In alcune occasioni, per aprire questo tipo di estensioni, l'utente deve prima utilizzare uno strumento di conversione per convertirlo in «.accdb».
Cose che possiamo fare con Access
Come puoi utilizzare Access per gestire un database? Di seguito, spieghiamo alcune delle attività più comuni che possiamo eseguire con questo strumento.
Crea un database
Nella schermata iniziale di Access, fai clic su "File" e nella colonna delle opzioni a sinistra seleziona "Nuovo". Tra le diverse opzioni mostrate sullo schermo, dobbiamo scegliere quella intitolata come "Database desktop vuoto".
È possibile assegnare un nome a questo database appena creato come passaggio preliminare per accedere al nuovo modello e iniziare a utilizzarlo.
Crea una tabella
Per aggiungere una tabella dati al database che abbiamo creato, è necessario andare sulla barra multifunzione degli strumenti e fare clic sulla scheda "Tavolo". Tutti i campi che vogliamo possono essere aggiunti a questa nuova tabella. Per fare questo devi fare clic con il tasto destro e selezionare l'opzione «Clicca per aggiungere».
La sezione della casella combinata viene utilizzata per elencare i diversi tipi di dati che possono essere assegnati a un campo (in Access è obbligatorio assegnare un tipo di dati a ciascun campo).
Aggiungi dati alla tabella
Esistono molti modi per aggiungere dati a una tabella di Access: utilizzando un modulo, importandolo da un file esterno, utilizzando SQL o inserendo i dati direttamente (ovvero manualmente). L'opzione più comune è il importare tramite file ".Csv". Ecco come lo fai:
- Sulla barra multifunzione dello strumento, fare clic su «Dati esterni».
- Quindi clicchiamo su «File di testo».
- Successivamente selezioniamo il file sorgente e la tabella di destinazione.
- Prima di procedere con l'importazione, possiamo rivedere tutti i dettagli del file (uso di punti o virgole come delimitatori, necessità di omettere alcuni campi.
- Infine, premiamo il pulsante "Fine" per eseguire l'importazione.
Da qui, ci sono molte azioni che possiamo eseguire nell'applicazione con le diverse tabelle che abbiamo introdotto. Ad esempio, è possibile creare relazioni tra tabelle per interrogare dati da tabelle diverse. Puoi anche creare un file tabella di ricerca, che contiene dati a cui fa riferimento un'altra tabella, o addirittura creare query complesse su più tabelle con diversi tipi di dati.
Altre azioni possibili sono eseguire backup, creare database eseguibili (che gli utenti esterni non possono modificare) crea macro per automatizzare attività complesse o esportare i dati in Excel, tra molte altre possibilità.
Per eseguire tutte queste azioni, Microsoft Access include un pratico asistente il che è senza dubbio di grande aiuto per chi utilizza questa applicazione per la prima volta.
Conclusione
Microsoft Access è un'opzione altamente consigliata per le piccole e medie imprese che ne hanno bisogno uno strumento di gestione dei dati semplice e facile da usare. Ideale per compiti come ggestione dell'inventario o monitoraggio del progetto. Per tutti questi casi, vale la pena imparare ad usarlo.
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