Cos'è la modalità riservata di Gmail e quando è opportuno attivarla?

¿Cos'è la "modalità riservata" di Gmail e quando è opportuno attivarla? Questa speciale modalità di invio consente di limitare ciò che il destinatario può fare con la tua email.Impedisce agli utenti di inoltrare il messaggio, copiarne il testo, scaricarne allegati o stamparne il contenuto. È anche possibile impostare una data di scadenza o persino richiedere un codice SMS per aprirlo. Non è infallibile, ma se usato correttamente, riduce significativamente i rischi quando si lavora con informazioni sensibili.

La modalità riservata di Gmail è un modo speciale di inviare email In questa modalità, Google applica delle restrizioni al messaggio e ai suoi allegati, limitando la possibilità del destinatario di condividere informazioni. Quando attivi questa modalità, le consuete opzioni di condivisione del destinatario scompaiono. inoltra, copia, scarica e stampa il contenuto.

Oltre a bloccare queste azioni, Gmail consente di impostare una data di scadenza. Per il messaggio: trascorso tale periodo, il destinatario non potrà più visualizzarlo. Puoi anche revocare manualmente l'accesso in qualsiasi momento se ti penti di ciò che hai inviato o rilevi un errore da parte del destinatario. Questa funzionalità è particolarmente utile quando si tratta di documenti riservati, dati personali o comunicazioni interne sensibili.

La funzionalità incorpora anche un sistema di verifica della password aggiuntivoÈ possibile richiedere al destinatario di inserire un codice per aprire l'email: una semplice verifica (che in alcuni casi viene inviata via email) o un codice inviato tramite SMS al cellulare del destinatario. In questo secondo scenario, solo chi ha accesso a quel numero di telefono potrà visualizzarne il contenuto.

È importante capire che la modalità riservata non crittografa magicamente la posta elettronica end-to-end.Cambia invece il modo in cui il contenuto viene recapitato. Gmail non invia il testo e gli allegati direttamente come un normale messaggio; genera invece un link sicuro a cui è possibile accedere solo alle condizioni impostate (scadenza, verifica, ecc.).

Questa funzionalità è disponibile sia per gli account Gmail personali sia per Google Workspace.Negli ambienti aziendali, gli amministratori possono decidere se consentirne o meno l'uso, nell'intero dominio o solo in determinate unità organizzative (ad esempio, abilitandolo per il reparto legale e disabilitandolo per il resto).

Come funziona internamente la modalità riservata

Quando si invia un messaggio in modalità riservata, Gmail non consegna il corpo dell'email "così com'è". al server del destinatario. Ciò che fa è memorizzare il contenuto sui sistemi di Google e sostituirlo con un link controllato. Per chi utilizza Gmail, il risultato sembra una normale email, ma in realtà sta accedendo a quel contenuto ospitato in modo gestito.

Se il destinatario non utilizza Gmail, riceverà un messaggio con un link. del tipo "Visualizza email" o simile. Cliccandoci sopra si aprirà una pagina Google sicura dove dovrai effettuare l'accesso o inserire il codice di verifica, a seconda di come hai configurato la consegna. In questo modo, mantieni il controllo indipendentemente dal provider di posta elettronica del destinatario.

Le restrizioni tipiche di questa modalità interessano l'intero pacchetto di contenutiTesto, immagini incorporate e allegati. Il destinatario potrà leggerli e visualizzare in anteprima gli allegati se il formato è compatibile, ma non avrà accesso alle funzioni per salvarli sul proprio computer, inoltrarli a un'altra persona o stampare l'email da Gmail.

C'è un limite importante che devi tenere a mente.Anche se le opzioni di copia, download o stampa sono bloccate, Gmail non può impedire completamente a qualcuno di farlo. schermataFai uno screenshot con il tuo telefono o usa un software dannoso per copiare il contenuto. Google cerca di limitare gli screenshot in alcuni ambienti, ma nella pratica c'è sempre un modo per aggirare questa protezione.

Un altro dettaglio tecnico fondamentale è che le e-mail in modalità riservata non possono essere programmate. da inviare in un secondo momento. Se utilizzi sempre "Pianifica invio" per inviare i messaggi a un orario specifico, tieni presente che questa funzione è incompatibile con la modalità riservata: dovrai inviarli immediatamente.

Vantaggi, limitazioni e quando attivarlo

Il vantaggio principale della modalità riservata è che riduce l'esposizione involontaria di informazioni sensibili.Se un destinatario clicca accidentalmente su "Inoltra" o tenta di scaricare un allegato per condividerlo, semplicemente non potrà farlo. Questo evita molti errori comuni, sia in ambito lavorativo che personale.

La scadenza dei messaggi è un altro punto molto interessantePuoi scegliere di rendere un'email accessibile solo per un giorno, una settimana, un mese o persino diversi anni (in genere, l'intervallo varia da 1 giorno a 5 anni). Trascorso tale periodo, sia il corpo del messaggio che gli eventuali allegati non saranno più disponibili per il destinatario, anche se potrebbe ancora visualizzarli nella posta in arrivo.

La possibilità di revocare l'accesso in qualsiasi momento rappresenta un'ulteriore sicurezza.Se hai inviato un'email alla persona sbagliata, hai incluso informazioni di cui ti sei pentito in seguito o hai semplicemente cambiato idea, vai alla cartella Posta inviata, apri l'email riservata e clicca sull'opzione per rimuovere l'accesso. Da quel momento in poi, il destinatario non potrà più aprirla.

Tuttavia, questa modalità non è uno scudo assoluto e presenta delle limitazioni evidenti.Come accennato in precedenza, non può bloccare in modo infallibile screenshot o foto e, se il destinatario intende tradire la vostra fiducia, troverà sempre il modo di salvare le informazioni. Inoltre, in ambienti aziendali rigorosi, può entrare in conflitto con le policy di archiviazione, auditing o eDiscovery, poiché alcuni accessi esulano dai flussi di lavoro standard.

Si consiglia di attivare la modalità riservata nelle situazioni in cui è necessario un controllo maggiore.Si sconsiglia di inviare contratti, certificati, documenti d'identità, informazioni finanziarie, dati medici, comunicazioni interne sensibili o link che devono cessare di funzionare a partire da una data specifica. Non dovrebbe essere utilizzato indiscriminatamente, poiché aggiunge passaggi per il destinatario e può complicare le cose se non ne ha bisogno.

Come inviare un'e-mail riservata da Gmail su un computer

La procedura per utilizzare la modalità riservata dalla versione web di Gmail è piuttosto intuitiva.Ma vale la pena di seguirla passo dopo passo per essere sicuri di non tralasciare nulla. L'idea è di scrivere l'email come di consueto e, poco prima di inviarla, attivare la modalità e modificare le impostazioni di scadenza e verifica.

Questi sono i passaggi di base su un computer:

• Apri Gmail e clicca su “Scrivi” per creare un nuovo messaggio.
• Scrivi il destinatario, l'oggetto e il contenuto dall'email e allega i file che devi inviare.
• Nella parte inferiore della casella di composizione, fare clic sull'icona del lucchetto con un orologio. (Questo è il pulsante della modalità riservata.) Se l'hai già utilizzato e vuoi modificare le impostazioni, vedrai l'opzione "Modifica".
• Si aprirà una finestra pop-up in cui potrai scegliere la data di scadenza. del messaggio e se si desidera che venga richiesta una password.
• Nella sezione password puoi scegliere tra due modalità:
  • “Nessuna password via SMS”Gli utenti che aprono l'email dall'app o dal sito web di Gmail potranno vederla direttamente; coloro che non utilizzano Gmail potrebbero ricevere un codice in un'altra email per verificare la propria identità.
  • “Password via SMS”Il destinatario dovrà inserire un codice che gli verrà inviato tramite SMS. È obbligatorio inserire il numero di telefono del destinatario, non il tuo.
• Una volta impostato tutto, clicca su "Salva" e poi invia l'e-mail come faresti normalmente.

Ricorda che l'impostazione della modalità riservata ha effetto sia sul testo che sugli allegati.Tutto il contenuto del messaggio è soggetto alle restrizioni di scadenza, verifica e copia o download appena definite.

Come attivare la modalità riservata dal tuo cellulare

Se di solito utilizzi Gmail dal tuo dispositivo mobile (Android o iOS), hai a disposizione anche la modalità riservata.La posizione dell'impostazione cambia leggermente rispetto alla versione desktop, ma la logica è la stessa: si compone l'email e, prima di inviarla, si attiva l'opzione e si sceglie come si desidera proteggerla.

Per utilizzare la modalità riservata nell'app GmailQuesto flusso generale è il seguente:

• Apri l'app Gmail sul tuo smartphone e clicca sul pulsante per scrivere una nuova email.
• Scrivi il destinatario, l'oggetto e il messaggioe allegare i file se necessario.
• Tocca il menu a tre punti nell'angolo in alto a destra dallo schermo mentre stai digitando.
• Seleziona l'opzione "Modalità riservata" nel menu a discesa.
• Si aprirà una schermata per configurare la data di scadenza e la password., con intervalli di scadenza simili a quelli presenti sul web (da 1 giorno a 5 anni) e due opzioni di verifica (standard o SMS).
• Configura le impostazioni che desideri e clicca su “Salva”.
• Invia l'e-mail normalmenteDa quel momento in poi saranno valide tutte le restrizioni definite.

Nelle operazioni quotidiane, questa procedura richiede solo pochi secondi in più rispetto a una normale spedizione.Pertanto, è possibile utilizzarlo regolarmente, purché il contenuto lo giustifichi. Tuttavia, ricordatevi di informare il destinatario se non ha familiarità con questo sistema, in modo che non si allarmi quando gli viene richiesto un codice o non scopra di non poter inoltrare il messaggio.

Come aprire un'e-mail riservata come destinatario

L'esperienza di qualcuno che riceve un'e-mail riservata dipende da due fattori chiaveL'utilizzo o meno di Gmail e l'attivazione della verifica della password da parte del mittente (soprattutto se la comunicazione avviene tramite SMS) sono fattori da considerare. Ciononostante, il processo è solitamente guidato e l'interfaccia spiega cosa fare a ogni passaggio.

Se utilizzi un account Gmail e il mittente non ha richiesto una password tramite SMSNella maggior parte dei casi, puoi aprire l'email direttamente dal sito web o dall'app aggiornata senza ulteriori passaggi. Visualizzerai il messaggio come di consueto, ma senza i pulsanti "Inoltra", "Scarica" ​​o "Stampa". Se utilizzi un altro client di posta elettronica connesso a Gmail (ad esempio, Veduta), potrebbe apparire un collegamento come "Visualizza email" che ti porterà a una pagina di Google dove dovrai effettuare l'accesso.

Quando il mittente attiva l'opzione "Password via SMS"Il processo aggiunge un ulteriore livello di sicurezza. Quando provi ad aprire il messaggio, il sistema visualizzerà un pulsante simile a "Invia password"; premendolo, verrà inviato un codice tramite SMS al numero di telefono configurato. Dovrai inserire il codice sullo schermo per accedere al contenuto.

Se il tuo indirizzo non è un indirizzo Gmail (ad esempio, utilizzi un indirizzo email aziendale o di un altro provider)Riceverai anche un messaggio con un link per "Visualizza email" nell'interfaccia sicura di Google. Da lì, potresti essere invitato a cliccare su "Invia password" e a controllare i tuoi SMS oppure, a seconda delle impostazioni del mittente, a controllare un'email aggiuntiva contenente un codice di verifica.

In ogni caso, rimarranno in vigore le restrizioni relative alla copia, all'inoltro, al download o alla stampa.Potrai leggere l'email e, se non è scaduta e l'accesso non è stato revocato, visualizzare in anteprima eventuali allegati compatibili; tuttavia, non avrai accesso alle consuete funzionalità per condividere o salvare contenuti direttamente da Gmail.

Cosa succede quando un'e-mail scade o l'accesso viene revocato?

Una volta raggiunta la data di scadenza impostata dal mittente, il messaggio non è più accessibile. Per il destinatario, anche se l'email potrebbe ancora apparire nella posta in arrivo o nell'archivio, quando prova ad aprirla scoprirà di non poterne più visualizzare il contenuto o troverà un messaggio che indica che l'email è scaduta.

Il mittente può anche prendere l'iniziativa e revocare l'accesso prima della data di scadenza.Per farlo, apri Gmail su un computer, vai alla cartella "Inviati", individua l'email riservata e clicca sull'opzione "Rimuovi accesso". Da quel momento in poi, qualsiasi tentativo da parte del destinatario di aprire il messaggio visualizzerà un errore o un avviso che indica che non ha più l'autorizzazione.

Se sei tu quello che riceve l'errore di e-mail scaduta o di accesso eliminatoÈ molto probabile che il mittente abbia deciso di interrompere l'accesso o che tu abbia superato il limite di tempo inizialmente configurato. In tal caso, l'unica opzione è contattare quella persona per prorogare la data di scadenza o chiederle di reinviare le informazioni in un nuovo messaggio riservato.

Potrebbero verificarsi errori anche in relazione ai numeri di telefono utilizzati per la verifica tramite SMS.Gmail supporta i codici inviati solo a determinati Paesi e regioni (come Nord America, gran parte del Sud America, Europa, Australia e alcuni territori asiatici come Corea, India e Giappone). Se provi a impostare un numero che non si trova in una regione supportata, verrà visualizzato un messaggio che indica che non può essere utilizzato.

Questi meccanismi di scadenza e revoca sono particolarmente utili nei contesti lavorativi dove vengono condivisi documenti temporanei, report sensibili o dati personali che non dovrebbero rimanere accessibili a tempo indeterminato. Impostando attentamente limiti di tempo, è possibile ridurre significativamente la finestra temporale di esposizione delle informazioni.

Gestione della modalità riservata per gli amministratori di Google Workspace

Negli ambienti aziendali, l'ultima parola sulla disponibilità o meno della modalità riservata spetta agli amministratori. Per gli utenti. Dalla Console di amministrazione di Google, è possibile abilitare o disabilitare questa funzionalità a livello di dominio oppure applicarla solo a determinate unità organizzative, in base alle policy interne dell'azienda.

Per gestire questa funzione a livello globale all'interno dell'organizzazione, l'amministratore deve:

• Accedi alla console di amministrazione con un account che dispone di privilegi di amministratore.
• Vai alla sezione “Applicazioni”, poi a “Google Workspace” e poi a “Gmail”.
• Apri la sezione “Impostazioni utente” e scorri verso il basso fino a “Modalità riservata”.
• Seleziona o deseleziona la casella "Abilita modalità riservata"e salva le modifiche.

Di solito i cambiamenti non sono immediati.Google indica che la propagazione completa di queste modifiche nell'intero dominio può richiedere fino a 24 ore, sebbene nella pratica vengano spesso applicate molto prima. È consigliabile tenerlo presente quando si pianifica un'implementazione o una modifica delle policy.

Se si desidera gestire la modalità riservata per unità organizzative (OU)Il processo è simile, ma prima di modificare le impostazioni, è necessario selezionare l'unità organizzativa specifica nel pannello di sinistra (ad esempio, "Risorse umane", "Finanza", "Marketing", ecc.). Quindi, andare alla sezione "Modalità riservata", abilitarla o disabilitarla e salvare le modifiche per quella specifica unità.

La disattivazione della modalità riservata impedisce agli utenti di inviare e-mail utilizzando questa modalità.Tuttavia, di per sé non ne blocca la ricezione. Se un'organizzazione ritiene che i messaggi riservati in arrivo siano problematici per scopi di audit, conformità o archiviazione, deve creare regole di conformità specifiche per la gestione di questo tipo di email.

Bloccare i messaggi in arrivo in modalità riservata nelle aziende

Alcune organizzazioni preferiscono impedire che le e-mail riservate raggiungano i propri utentiPoiché questi tipi di messaggi limitano l'ispezione dei contenuti, l'archiviazione o i processi legali di eDiscovery, Google Workspace offre un sistema di regole di conformità che consente di identificare e rifiutare queste tipologie di email al momento dell'arrivo nel dominio.

La procedura generale per bloccare i messaggi riservati in arrivo è la seguente:

• Nella console di amministrazione, accedi alle impostazioni di Gmail. ed entrare nella sezione dedicata al “Conformità agli standard dei contenuti”.
• Fare clic su "Configura" per creare una nuova impostazioneSe esistono già delle regole, puoi selezionare "Aggiungi un'altra regola".
• Assegna un nome descrittivo alla regola (ad esempio, "Blocco modalità riservata in arrivo").
• Nella sezione "Messaggi interessati", seleziona l'opzione "In arrivo". in modo che la regola si applichi solo alle email che arrivano al dominio.
• Nella sezione espressioni, aggiungi una condizione basata sui metadati e scegli come attributo “Modalità riservata di Gmail”, con il tipo di corrispondenza “Il messaggio è in modalità riservata di Gmail”.
• Nel blocco azioni, seleziona "Rifiuta messaggio" e, se lo si desidera, redigere un testo personalizzato che verrà automaticamente inviato al mittente per spiegare il motivo del rifiuto.
• Mantieni la regola e aspetta che si diffonda (anche in questo caso, il tempo massimo stimato è di circa 24 ore).

Questo approccio consente l'applicazione di policy di sicurezza e conformità molto precise.Ad esempio, è possibile bloccare la ricezione di e-mail riservate dall'esterno dell'organizzazione, consentendone comunque l'uso interno, oppure limitarne l'accesso solo a determinati reparti. Tutto dipende dalle esigenze legali e operative di ciascuna organizzazione.

Buone pratiche e suggerimenti sulla sicurezza quando si utilizza la modalità riservata

Sebbene la modalità riservata fornisca ulteriori livelli di protezione, non sostituisce il buon senso.Prima di inviare un'e-mail con informazioni altamente sensibili, vale la pena valutare se sia davvero necessario inviarla tramite e-mail o se sarebbe più prudente utilizzare altri metodi più efficaci di crittografia o di condivisione sicura dei file.

Una raccomandazione fondamentale è quella di modificare attentamente la data di scadenza.Per documenti estremamente sensibili, è consigliabile stabilire scadenze brevi (un giorno, una settimana); per altre comunicazioni, come i contratti in fase di revisione, che richiedono tempo, è preferibile concedere al destinatario un lasso di tempo ragionevole. L'utilizzo di scadenze eccessivamente brevi non fa altro che frustrare il destinatario e causare ulteriori reinvii o confusione.

Quando il rischio è elevato, è altamente consigliata l'opzione password tramite SMS.A condizione che tu possa gestire in modo sicuro il numero di telefono del destinatario e che quest'ultimo si trovi in ​​un'area geografica supportata da Google. Questo passaggio aggiuntivo rende più difficile per chi ha ottenuto l'accesso all'email (ad esempio, accedendo all'account senza autorizzazione) leggerne il contenuto senza conoscere anche il numero di telefono del destinatario.

È essenziale ricontrollare gli indirizzi e-mail e i numeri di telefono prima dell'invio.Un singolo errore nella cifra può inviare le informazioni alla persona sbagliata o impedire al destinatario di aprire il messaggio. È inoltre consigliabile avvisare in anticipo il destinatario che riceverà un'email riservata con verifica, in modo che non pensi che si tratti di phishing o spam.

Nelle aziende, l'implementazione della modalità riservata dovrebbe essere accompagnata da una formazione minima.Spiegare cosa fa e cosa non fa questa funzione, quando è consigliabile utilizzarla, quali sono le date di scadenza tipiche e come gestire problemi come l'accesso scaduto o i messaggi SMS non recapitati. In questo modo si evita che gli utenti ricorrano a soluzioni non sicure a causa della mancanza di conoscenze.

La modalità riservata di Gmail diventa uno strumento molto pratico Per ottenere il controllo sulla diffusione di informazioni via e-mail, soprattutto se abbinata a policy chiare, buon senso e altre misure di sicurezza complementari. Utilizzata con giudizio, consente ai dati sensibili di circolare in modo più sicuro e con meno inutili timori, sia a livello personale che professionale.